1、材料物资管理BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 1 -目 录系统启动.3系统操作方法.31. 定义代码 31.1. 材料物资定义代码 32. 材料物资 42.1. 定义材料物资 42.2. 材料物资查询 52.3. 材料分类帐查询 62.4. 入库单管理 6(1) 入库单录入 .6(2) 入库单审核 .7(3) 入库单查询 .72.5. 出库单管理 7(1) 出库单录入 .7(2). 出库单审核 8(3). 出库单查询 93. 材料物资盘点 93.1. 生成盘点表 93.2. 材料物资录入盘点结果 93.3. 材料物资盘点报告 103.4. 查询盘点表 114. 发票管理 114.
2、1. 定义发票类别 114.2. 发票购进单 11(1) 录入发票购进单 .11(2) 审核发票购进单 .124.3. 发票领用单 12(1) 录入发票领用单 .12(2) 审核发票领用单 .134.4. 发票返还单 13(1) 录入发票返还单 .13(2) 审核发票返还单 .144.5. 生成发票领用存月报表 144.6. 查询发票领用存月报表 154.7. 发票使用 15(1) 录入发票 .15(2) 审核发票 .174.8. 发票报表 17(1) 增值税抵扣明细表 .17(2) 增值税使用明细表 .17(3) 打印报表 .174.9. 发票作废 184.10. 查询发票 18BFV7.5
3、 操作手册- 材料物资 长益科技- 2 -材 料 物 资材料物资、包装物、低值易耗品统称为用品资产，属于企业的流动资产，是企业开展业务经营的重要物质条件。材料物资系统以商业企业中的用品资产为管理对象，登记保存三项资产的购进、领用、消耗等方面的情况；并根据三者的特点进行分类管理，提供类别统计信息，向财务子系统提供记帐凭证。同时，进行定期的资产清查盘点，确保用品资产在商业流通环节中的管理完备，防止资产的损失。 BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 3 -系 统 启 动登陆此系统之前，商友首先要求您选择您所使用的财务帐套。帐套选择选择财务帐套时，此操作员必须具有所选财务帐套的使用权限。关于
4、财务人员使用财务帐套的权限设置在财务帐务管理说明中有详细介绍。系 统 操 作 方 法1. 定义代码1.1. 材料物资定义代码功能说明：材料物资分为三大类：材料物资、包装物、低值易耗品。每类物资还可以分细类，此功能完成三类物资的细类定义。界面：图 1.1 材料物资定义代码界面填写说明：存货分类：在本系统中，将材料物资分为三大类：材料物资、包装物、低值易耗品。定义代码时，首先应确定物资类别。细类名称：选择好物资类别后，单击“添加”按钮，进入编辑状态，细类代码由系统自动生成，在右下侧编辑栏中输入细类名称。单击“确认”按钮，信息存盘，并显示在左侧列表中。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技-
5、4 -2. 材料物资2.1. 定义材料物资功能说明：在系统中登记各类材料物资档案。为购置材料作准备。界面：图 2.1 定义材料物资操作说明：【前翻】查询当前界面前一条的记录信息【后翻】查询当前界面后一条的记录信息【查询】查询定义好的物资信息，系统给出查询对话框，可指定材料名称进行定向查询【添加】增加一条新的物资记录【取消】不保存当前录入/修改好的物资信息【确认】保存当前录入/修改好的物资信息【修改】修改已保存的物资记录，除材料代码项不能修改，其他各项均可修改【退出】退出当前操作界面界面填写说明：存货分类：选择材料物资所属的类别，包括材料物资、包装物、低值易耗品等。材料细类：选择材料物资所属的细
6、类类别。此处的信息由系统中“定义材料物资代码”中取值显示，根据实际情况选择即可。材料代码：保存材料信息时，由系统自动生成，不能再修改。材料信息：用户还可为材料信息录入材料名称、计量单位、成本单价、最低库存等信息。其中，材料名称与成本单价为必输项，不可忽略。初始余额：在系统中录入材料的初始帐，即初始数量及金额。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 5 -初始余额录入录入材料物资的年初结存数量/金额，与累计结存数量/ 金额等信息。系统在进行库存计算时，将把此处的设置一并计算在内。收支帐：查询材料的收入支出情况，即材料的购进、领用等信息。材料收支帐_查询结果系统给出“材料收支帐查询”的对话
7、框，用户根据情况进行查询即可。查询结果的数据来源于材料物资入库与出库的操作管理。2.2. 材料物资查询功能说明：详细查询库存材料情况。界面：图 2.2_1 查询材料物资_查询条件 图 2.2_2 查询材料物资_查询结果界面填写说明：查询条件：系统提供了多种查询条件信息，用户可对其进行组合设置，通过“查询”按钮得到所需要的结果信息列表。具体的查询操作方法请参见“概述”中的详细介绍，本文不再赘述。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 6 -查询结果：结果列表显示了各类材料物资的详细状况，包括材料名称、年初数据、当前库存，库存限量等信息。双击某条记录，可调出“定义材料物资”界面进行查看。2
8、.3. 材料分类帐查询功能说明：查询各类材料收支帐情况。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中显示了材料代码/名称、分类、材料类别、单价、收入数量/ 金额、发出数量/金额、结存数量/金额等信息。2.4. 入库单管理材料物资档案入册后，管理人员便要开始处理日常的材料购置工作。系统按排材料入库的流程是：(1) 录入入库单。 (2) 审核入库单。入库单经审核后方可生效。(1) 入库单录入功能说明： 在系统中录入材料物资的入库信息。界面：图 2.4.1 入库单录入界面填写说明：票头内容：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态。入库单编号、凭证号、入库日期由系统自动产生。其中入库日期系统默认为
9、单据输入时的登录日期，可以手工修改。采购员：必输项，根据实际情况选择即可。入库单清单：在材料列表中，输入“材料代码”信息，系统自动将此材料的名称规格、单位、单价等显示列表中。用户需要输入“计划数量”、“入库数量”，由系统自动计算“入库金额”。一张入库单可以输入多件材料入库信息。一条信息输入完毕，按键，开始输入一条记录。修改入库单：入库单未审核时，可以修改某些信息，如清单中材料、材料入库数量等。单据票头由系统自动生成的部分则不能修改。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 7 -(2) 入库单审核 功能说明：入库单录入后，经审核后方能生效。系统根据审核生效的入库单，对材料物资的库存状况进
10、行记录。界面：图 2.4.2 入库单审核界面填写说明：查询待核入库单：用“前翻”、“后翻”按钮查出需要审核的入库单，系统将其信息显示在界面上。审核入库单：查看当前单据是否属实，确认无误后单击“审核”按钮，系统自动签署审核人姓名，入库单生效。审核生效后的单据不能再修，且审核按钮置灰。(3) 入库单查询功能说明：查询材料入库情况。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中记录了入库单的详细情况，包括入库单编号、凭证号、材料代码/名称、入库数量/金额、采购员等信息。双击某条记录，可调出“入库单录入”界面进行查看。2.5. 出库单管理材料的购入必然伴随着材料的消耗，在这个循环过程中出库单记录
11、了每件材料的领用情况。与入库单管理相呼应，材料出库流程是：(1) 录入出库单。 (2) 审核出库单。同样，出库单审核后生效。(1) 出库单录入功能说明： 在系统中录入材料物资的出库信息。界面：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 8 -图 2.5.1 出库单录入界面填写说明：票头内容：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态。对管员、领用人、领用部门等项进行填写，以上三项为必输项，不可忽略。出库单清单：在材料列表中，输入“材料代码”信息，系统自动将此材料的名称规格、单位、单价等显示列表中。用户需要输入“请领数量”、“领用数量”，由系统自动计算“出库金额”。一张出库单可以输入多件材料入库信息
12、。一条信息输入完毕，按键，开始输入一条记录。修改出库单：入库单未审核时，可以对其进行修改。(2). 出库单审核功能说明：出库单录入后，经审核后方能生效。系统根据审核生效的出库单，分领用部门对材料物资的库存状况进行记录。界面：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 9 -图 2.5.2 出库单审核界面填写说明：查询待核出库单：用“前翻”、“后翻”按钮查出需要审核的出库单，系统将其信息显示在界面上。审核出库单：查看当前单据是否属实，确认无误后单击“审核”按钮，系统自动签署审核人姓名，出库单生效。审核生效后的单据不能再修改，且审核按钮置灰。(3). 出库单查询功能说明：查询材料领用情况。操作
13、界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中记录了出库单的详细情况，包括出库单编号、领用部门、材料代码/名称、出库数量/金额、保管员、领用人等信息。双击某条记录，可调出“出库单录入”界面进行查看。3. 材料物资盘点材料物资的特点是：价值低、品种多、易损耗、更换补充频繁。定期进行盘点，可以及时掌握材料的入出状况，随时保持清晰的帐目，利于材料的保管和储存。材料物资盘点流程：(1) 生成盘点表；(2) 录入盘点结果；(3) 盘点报告3.1. 生成盘点表功能说明：材料物资盘点的第一步，在系统中制作盘点表。界面。图 3.1 生成盘点表界面填写说明：盘点日期：系统当前的登录日期，不能修改。且盘点表一天
14、只能制作一次，请谨慎操作。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 10 -生成盘点表：单击“确认”按钮，系统进行盘点。盘点结束时，系统将统计出各项材料物资的帐面数据。3.2. 材料物资录入盘点结果功能说明：录入材料物资实际盘点数据，与帐面数据进行核对，统计盘盈/盘亏状况。此项工作待盘点表制作完成后进行。界面：图 3.2 材料物资录入盘点结果界面填写说明：盘点数据：界面中根据已生成的盘点表显示了材料物资的帐面数据，系统默认实存数量与帐面数量一致。实盘数据：将实盘数填入相应的实存数量栏。单击“制作”按钮，系统盘点统计开始，最终计算出盈亏数据，表中显示数量为“正”时，表示盘盈，数量为负时，表
15、示盘亏。盘点结果录入后，还需进行审核，方能生效并更新相应的材料库存。3.3. 材料物资盘点报告功能说明：查询材料物资盘点情况，更新库存数据。界面：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 11 -图 3.3 材料物资盘点报告界面填写说明：查询待核盘点表：用“前翻”、“后翻”按钮查出需要审核的盘点表，系统将其信息显示在界面上。审核盘点表：查看当前盘点表是否属实，确认无误后单击“审核”按钮，盘点表生效，系统即据此更新库存。审核生效后的盘点表不能再修改，且审核按钮置灰。3.4. 查询盘点表功能说明：查询材料物资盘点情况。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中记录了盘点表的详细情况
16、，包括记录编号、盘点日期、材料代码/名称、帐面数量/金额、实存数量/金额，盘盈 /盘亏等信息。4. 发票管理发票管理针对企业开出、开回的发票进行管理。4.1. 定义发票类别功能说明：定义发票的类别，如:普通发票、千元票等。图 4.1 定义发票类别界面填写说明：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 12 -类别代码：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态，系统自动生成类别代码。此代码不能修改。类别名称：必输项，根据实际情况录入即可。类别数量：此类发票的期初库存数量。此处的数量亦计入该类发票的库存信息中进行计算。4.2. 发票购进单发票购进单的管理作用在于，在系统中记录本单位购进各类发票的情
17、况。包括两个步骤：(1)录入发票购进单；(2)审核发票购进单(1) 录入发票购进单功能说明：在系统中录入发票的购进信息。界面：图 4.2.1 录入发票购进单界面填写说明：单据头：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态。购进单编号、日期由系统自动产生，不能修改。采购员：必输项，根据实际情况录入即可。单据列表：录入发票类别代码，系统据此显示发票的类别名称。填写发票开始号、 结束号。发票张数系统自动计算。若还有其类型的发票，按“”键，在下一行中输入购进信息。提示：列表中黄色栏为系统自动取值显示，白色栏为手工输入栏 。(2) 审核发票购进单功能说明：发票购进单录入后，经审核后方能生效。审核生效的购进单，才
18、能进行领用等处理。购进单审核的界面与录入界面基本相同，其操作方法可参见“出库单审核“的有关介绍，此处不再赘述。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 13 -4.3. 发票领用单发票领用单的管理作用在于，在系统中记录本单位记录各类发票领用的情况。包括两个步骤：(1)录入发票领用单；(2) 审核发票领用单(1) 录入发票领用单功能说明：在系统中录入有效发票的领用信息。界面：图 4.3.1 录入发票领用单界面填写说明：单据头：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态。领用单编号、日期由系统自动产生，不能修改。领用人：必输项，根据实际情况录入即可。单据列表：此处领用的发票必须是已购进的有效发票。在
19、列表中，录入发票类别代码，系统据此显示发票的类别名称。填写发票开始号、 结束号。发票张数系统自动计算。提示：列表中黄色栏为系统自动取值显示，白色栏为手工输入栏 。(2) 审核发票领用单功能说明：发票领用单录入后，需有关部门审批通过方可使用。审核生效的领用单，才能进行使用、返还等处理。领用单审核的界面与录入界面基本相同，其操作方法可参见“出库单审核“的有关介绍，此处不再赘述。4.4. 发票返还单返还分两种: 返还到财务部及税务局。各领用部门将未使用完或填写错误的发票返还到财务部，其中未使用的发票由财务部返还到税务局。发票返还包括两个步骤：(1)录入发票返还单；(2)审核发票返还单BFV7.5 操
20、作手册- 材料物资 长益科技- 14 -(1) 录入发票返还单功能说明：在系统中录入有效发票的返还信息。界面：图 4.4.1 录入发票返还单界面填写说明：单据头：单击“添加”按钮，界面进入编辑状态。返还单编号、日期由系统自动产生，不能修改。经手人：必输项，根据实际情况录入即可。返还去向：必选项，包括财务部与税务局两个选项，用户根据实际情况选择即可。单据列表：此处返还的发票必须是已领用的有效发票。在列表中，录入返还发票类别代码，系统据此显示发票的类别名称。填写发票开始号、 结束号。发票张数系统自动计算。提示：列表中黄色栏为系统自动取值显示，白色栏为手工输入栏 。(2) 审核发票返还单功能说明：发
21、票返还单录入后，需有关部门审批通过方可生效。审核生效的领用单，其中返还财务部的空白发票可以重新领用。返还单审核的界面与录入界面基本相同，其操作方法可参见“出库单审核“的有关介绍，此处不再赘述。4.5. 生成发票领用存月报表功能说明：统计本月发票购进、开具、作废、返还等情况，并生成相应的汇总分析月报表。界面：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 15 -图 4.5 生成发票领用存月报表界面填写说明：报表月份：录入要生成报表的月份。已制作报表的月份，可根据需要，重新生成相关的月报表数据。报表信息：生成的发票月报表记录了发票在生成月的购进信息。用户还可在“查询发票领用存月报表”功能中对该报
22、表信息进行相关查询。4.6. 查询发票领用存月报表功能说明：查询发票的领用存情况。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。该查询结果的数据来源于“生成发票领用存月报表”功能的处理，其结果列表中记录了发票的领用存的详细情况，包括发票类别、期初、领用、开具、作废、返还等数量、销售金额等信息。4.7. 发票使用发票分为进项发票和销项发票。进项发票是指企业从其它单位购进商品时开回的发票；销项发票是指单位或个人从商场购买商品时，商场所开具的发票。其中，进项税发票由税务局抵扣，销项税发票则需交纳费用。(1) 录入发票功能说明：在系统中录入发票信息，包括发票所涉及的货物信息，以及记帐凭证和付款凭证记录等。
23、界面：BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 16 -图 4.7.1 录入发票_发票信息界面填写说明：本功能包括发票信息与发票细节两个页面，页面间通过页签进行切换。发票信息税率：选择发票适用的税率。相关税率由系统自动设定，缺省为 17%，用户直接选择即可。发票类别：选择发票使用的类别。此处的类别由系统从“定义发票类别”功能中取值显示，根据情况选择即可。发票号码：录入实际的发票号码信息。开票日期：实际的发票开具日期，系统缺省为当前登录日期，可以修改。往来单位：选择开具发票的往来单位信息，一张发票与一个往来单位相应。付款凭证号码：必输项，记录本单位涉及该张发票的付款凭证号码。发票细节录入发
24、票_发票细节商品明细：记录发票所涉及的商品明细信息。付款金额：必输项，实际的含税付款金额。上述信息录入完成后，该张发票还应经过审核方能正式生效。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 17 -(2) 审核发票功能说明：发票使用录入后，审核后才能作为正式发票发出或接收。发票录入审核的界面与录入界面基本相同，其操作方法可参见“出库单审核“的有关介绍，此处不再赘述。4.8. 发票报表(1) 增值税抵扣明细表功能说明：此查询是针对系统中录入的进项增值税发票而言，数据来源于“发票录入”中进项发票的录入，主要查询某日或某区间取得的增值税票应抵扣商品明细表。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。
25、结果列表中记录了发票类别、发票编号、发货日期、商品名称、往来单位、税率、金额、付款凭证号码、付款金额等信息。(2) 增值税使用明细表功能说明：此查询是针对系统中录入的销项增值税发票而言，数据来源于“发票录入”中销项发票的录入，主要查询某日或某区间开出增值税发票的商品明细表。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中记录了发票类别、发票编号、发货日期、商品名称、往来单位、税率、金额、记帐凭证号码、收款人等信息。(3) 打印报表功能说明：根据用户要求的标准格式打印增值税抵扣明细表、增值税使用明细表。界面：图 4.8.3 打印报表界面填写说明：报表类型：选择要打印的报表类型。包括增值税抵扣
26、明细表与增值税使用明细表两种报表。打印时间范围：确定要打印报表的时间范围。根据此范围，系统在打印时，只打印在此区间内所发生的增值税发票信息。打印报表：上述条件确定后，即可进行打印。打印前，可对报表进行打印预览。BFV7.5 操作手册- 材料物资 长益科技- 18 -4.9. 发票作废功能说明：本单位购进、领用、由各部门返还到财务部的发票，由财务部统一作废。作废的发票不能再进行任何操作。界面：图 4.9 发票作废界面填写说明：选择发票：填写发票编号，选择类别，单击“选择”按钮，列出符合条件的发票列表。系统对处于购进、领用、返还财务部状态的发票，均允许对其进行作废处理。作废发票：在发票列表中选择要作废的发票，使其作废栏出现“”标记，单击“执行”按钮。所选中的发票即被作废。作废的发票不能恢复，亦不能再执行任何操作。4.10. 查询发票功能说明：查询发票各使用环节的情况。操作界面可参见“查询材料物资”的相关介绍。结果列表中记录了发票类别、发票编号、开票审核、状态、往来单位等信息。
