1、江苏省无锡立信职教中心校会计电算化内部管理制度 第一章 总 则第一条 为规范我校会计电算化工作，根据会计法、会计电算化管理办法和会计电算化工作规范等规定，结合我院实际，特制定本制度。第二章 会计电算化岗位责任制第二条 学院计财处会计核算实行会计电算化。会计电算化岗位设置为：电算主管岗位、软件操作岗位、审核记帐岗位、电算维护岗位、电算审查岗位、数据分析岗位、现金出纳岗位和银行出纳岗位等第三条 电算主管的岗位职责和要求：1负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行；2协调电算化各类人员
2、之间的工作关系，制定岗位责任制与经济责任制；3负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。4建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。第三条 软件操作员岗位职责和要求：1负责用计算机编制记帐凭证及其他会计数据资料的录入，按期打印输出会计账簿、对外报送的会计报表及内部会计报表。2严格按照操作程序操作计算机的会计软件。3数据输入操作完毕，应进行自检工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核记帐员提出的会计数据输入错误，应及时修改。4每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。5注意安全保密，各自的操作口令不得泄露，定期更换自己的密码。6操作过
3、程中发现问题，应记录故障情况并及时向电算维护员或电算主管报告。第四条 审核记帐员的职责和要求：1审核原始凭证的真实性、合法性、合理性和正确性，对不合法的原始单据不作为记账凭证依据。对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向电算主管或计财处领导报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，待按照有关规定更正、补充后，再进行审核。2禁止“白条”报销。但对于金额较小而又确实无法取得正式发票的经济事项，须有收款人、经办人、证明人和岗位职责签字。对于需入库验收的办公用品、材料物及固定资产，还需填制入库单据，有验收人签字。3对软件操作员输入的记帐凭证进行审核。包括审核各类代码的合法性、摘要的规范性、会计
4、科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。对不符合要求的记帐凭证不予签章确认。4审核记账人员不得兼任出纳工作。第五条 电算维护员的职责和要求：1定期检查电算化系统的软件、硬件的运行情况。2及时对电算化系统运行中软件、硬件的故障进行排除。3负责电算化系统升级换版的调试工作。4会计电算化系统人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。第六条 会计档案保管员的职责和要求：1负责会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料的装订、归档和保管。2负责电算化系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的装订、存档保管工作。3做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。经批准允许借阅的会计资料，
5、应认真进行借阅登记。4按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料的账表凭证等会计档案资料归档。5按会计档案管理办法的规定办理会计档案的移交等第七条 电算审查员的职责和要求：1负责监督计算机及会计软件的运行，防止利用计算机进行舞弊。2审查电算化系统各类人员的工作岗位设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越权使用软件，防止利用计算机进行舞弊。3发现系统问题或隐患，应及时向计财处领导反映，提出处理意见。第八条 数据分析员的职责和要求：1负责对计算机处理的会计数据进行分析，为计财处领导或院领导提供管理、决策所需的财务信息。2学期结束及年度终了，写出学期及年度综合财务分析报告
6、。第九条 出纳岗位分为现金出纳和银行出纳。出纳人员的主要职责和要求：1出纳人员根据收付记帐凭证办理收付款项时，应对核对记帐凭证与所附原始凭证金额是否相符，若发现问题应立即向审核记帐人员和软件操作员提出纠正。对不符合规定的凭证有权提出更正或拒绝收付；2出纳人员应在已经受理的收付款记帐凭证上签字，并在收付款记帐凭证上加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”印章；3现金出纳员应严格按照现金管理暂行条例的规定和其他财经制度的有关规定办理现金收支；对超出规定限额的库存应及时送存指定银行，不得坐支现金；登记现金日记帐；保管好库存现金及有价证券；保管好空白收票。4银行出纳员应严格按照银行结
7、算办法和其他财经制度的有关规定办理银行结算业务；登记银行存款日记帐；随时掌握银行存款动态及其余额，不允许开出空头支票、远期支票和未写明限额的空白支票，严禁出租、出借或转让帐户给其他单位或个人使用；保管好空白支票。5出纳人员应该做到“日清月结”，现金出纳员每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对一致；收到的现金，应及时送存银行；银行出纳员按月与开户银行核对帐目，并及时编制、报送银行存款余额调节表；6支票印鉴由审核出纳科长保管。出纳人员对空白支票和空白收据，应专设备查簿，登记票据的领用和注销手续。票据作废加盖作废戳记后与存根一起保存。如发生支票遗失，须及时向计财处领导汇报，迅速向有关部门办理
8、挂失手续。第十条 本院财会人员岗位有计划地进行轮换，一般应每三年轮换一次岗位，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。第三章 会计电算化操作管理第十一条 计算机系统使用管理1保护计算机设备，防止各种非指定人员操作计算机和计算机软件，保证机内的程序与数据的安全。2定期检查保养计算机硬件设备，保证硬件系统正常运行。第十二条 上机操作管理1杜绝未经授权人员操作会计软件，防止操作人员越权使用软件。2按软件的操作功能和会计业务处理流程操作软件，软件操作员按规定录入原始数据和各种代码。3软件操作员离开计算机，应执行相应的命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去了作用，给无关人员操作软件留下机会。4软
9、件操作员每次上机完毕应及时作好所需的各项备份工作，以防止发生意外事故，保持会计数据的安全与完整，备份的会计数据，交给会计档案员存入保存柜妥善保管。各种备份的数据均要标明类型、年、月、日及备份人等有关标识，以便查找并能及时恢复数据，避免会计数据随着会计人员的变更丢失。第十三条 会计业务处理程序管理1软件操作员根据已审核的原始凭证编制记帐凭证，并将记帐凭证传递给审核记帐员复核确认，方可登记帐簿。已输入计算机的记账凭证未经审核记帐员复核，不得登记账簿，以保证会计数据正确、合法。2软件操作员编制的会计记账凭证应连续编号。3软件操作员月末应及时结账并及时生成和打印输出会计报表，打印输出会计报表应防止本期
10、还有未记账的凭证。4会计档案员按月装订原始凭证和记账凭证，按年打印输出账簿并按年装订帐簿、会计报表及其他会计资料。第四章 计算机硬件、软件和数据管理第十四条 计算机硬件设备的维护1电算维护员应经常对计算机和有关设备进行维护和保养，软件操作员应保持所用计算机及有关设备的整洁，防止意外事故的发生。2电算维护员应经常对计算机场地的安全措施进行检查，如对消防和报警设备、地线和接地、防电击、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施的有效性。在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，尽快排除故障，并做好检查记录。3机房应该设置必要的防火设备，经常检查其完好性。第十五条 会计软件
11、和系统软件的维护1软件维护人员负责会计软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行。2系统维护员对日常使用软件过程中的发现问题，应尽早排除故障，如不能排除，应马上求助于财会电算公司的专职维护人员。3软件维护员应定期与软件开发销售单位进行联系，了解新版本会计软件的修改、升级等情况，以便及时得到新版本会计软件。4在会计软件修改、升级和硬件更换的过程中，要注意保证会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。第十六条 会计数据的安全维护1软件操作员必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失，每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份。需要做备份的内容，一般包括系统设置文件、科
12、目代码文件、期初余额文件、凭证、各种账簿、报表及其他核算子系统的数据文件。2对磁性介质存放的数据要保存双备份，备份盘一般按月复制，以保证数据没有丢失。3系统维护由电算维护员负责，软件操作员及其他人员不得进行系统的维护操作。4在软件修改、升级和硬件更换过程中，要制定保证实际会计数据的连续和安全的工作程序。5健全必要的防治计算机病毒的措施，预防、检测、清除计算机病毒。应避免使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，以及在财务专用计算机上玩游戏，以防止计算机病毒的感染与传入。另外，采用如安装防病毒卡等外部措施，以避免计算机病毒进入的危险。第五章 会计挡案管理第十七条 会计帐簿、报表的生成与管理1现金日
13、记账和银行存款日记账一般应每天登记并打印输出，做到日清月结，若每天业务较少，现金日记账和银行存款日记账不能满页打印的，也可按周打印输出，采用活页账页，按年装订成册。2一般账簿按年打印输出，装订成册。3在原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、审核出纳科长的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。4采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，不再定期打印会计账簿，但应征得同级财政部门的同意。5计财处每年形成的会计档案，由会计档案员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度
14、终了后，在计财处暂时保管一年，期满后，编造成册移交给学院档案部门保管。第十八条 安全与保密措施1对存档的会计资料要检查记账凭证上软件操作员的签名或盖章、复核人员的签名或盖章，审核出纳科长的签名和盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。2对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案备份双份，存放在两个不同的地方。3采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查、定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计数据丢失。4应尽量用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质进行存储会计数据，尽量少用软盘存储会计档案。5存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印
15、成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案保存，直至其中会计信息完全过时为止。6严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。7各种会计资料包括打印出来的会计资料及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、缩微胶片等，未经计财处领导及主管财务副院长同意，不得外借。8经有关领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。第六章 附 则第十九条 本制度未规定事项概依国家有关法规及学院有关规定办理。第二十条 本制度由财经教研室负责解释。第二十一条 本制度从 2001 年 9 月 1 日起施行
