1、 盾安控股集团有限公司飞扬数字档案馆系统功能测试操作手册目 录1 桌面快捷方式和背景以及系统主题设置 11.1 概述 11.2 界面概览 11.3 操作说明 22 设置系统门户模式和注销等 52.1 概述 52.2 界面概览 52.3 操作说明 53 编辑用户信息 73.1 概述 73.2 界面概览 73.3 操作说明 74 即时通讯 94.1 概述 94.2 界面概览 94.3 操作说明 95 档案收集整理 125.1 档案收集整理 125.1.1 概述 125.1.2 界面概览 125.1.3 操作说明 126 档案著录 136.1 概述 136.2 界面概览 136.3 操作说明 146
2、.3.1 数据“添加”操作 146.3.2 数据“修改”操作 156.3.3 数据“删除”操作 166.3.4 “数据导入”操作 176.3.5 “综合查询” ， “数据还原”操作 186.3.6 “组合字段”操作 196.3.7 “报表打印”操作 196.3.8 “批量挂接”操作 216.3.9 “数据导出”操作 226.3.10 “自动鉴定”操作 236.3.11 “手动鉴定”操作 246.3.12 “启动流程”操作 246.3.13 “分组检索”操作 247 库房管理 277.1 库房实体 3D 显示 277.1.1 概述 277.1.2 界面概览 277.1.3 操作说明 278 档案
3、销毁管理 368.1 概述 368.2 界面概览 368.3 操作说明 369 档案借阅登记 389.1 概述 389.2 界面概览 389.3 操作说明 3810 档案借阅归还 4010.1 概述 4010.2 界面概览 4010.3 操作说明 4011 利用统计 4211.1 概述 4211.2 界面概览 4211.3 操作说明 4212 元数据管理 4412.1 模板定义 4412.1.1 概述 4412.1.2 界面概览 4412.1.3 操作说明 4413 关键词检索 4713.1 概述 4713.2 界面概览 4713.3 操作说明 4714 综合业务查询 4914.1 概述 49
4、14.2 界面概览 4914.3 操作说明 4915 全文检索 5815.1 概述 5815.2 界面概览 5815.3 操作说明 5816 档案编研 5916.1 档案编研管理 5916.1.1 概述 5916.1.2 界面概览 5916.1.3 操作说明 5916.2 查看编研文档 6716.2.1 概述 6716.2.2 界面概览 6716.2.3 操作说明 6717 权限管理 6917.1 角色管理 6917.1.1 概述 6917.1.2 界面概览 6917.1.3 操作说明 7018 日志管理 7418.1 概述 7418.2 界面概览 7418.3 操作说明 7418.3.1 添
5、加日志 7418.3.2 删除日志 7518.3.3 批量删除日志 7518.3.4 综合查询日志 7518.3.5 日志还原按钮 7618.3.6 日志备份 7618.3.7 日志恢复 7618.3.8 日志统计 7719 消息管理 7819.1 概述 7819.2 界面概览 7819.3 操作说明 7819.3.1 删除消息 7819.3.2 清空消息 7819.3.3 检索消息 7919.3.4 在线帮助 79系统使用帮助第 1 页 共 85 页1 桌面快捷方式和背景以及系统主题设置1.1 概述本功能可以让当前登陆系统的用户快速地进入经常使用的系统功能中。只要将经常使用到的系统菜单设置到
6、桌面上，当登陆系统后，单击桌面上功能，就能进入功能操作界面。用户也可以根据自己的喜好，设置桌面背景。1.2 界面概览从主页面进入，点击“开始“如下图： 系统使用帮助第 2 页 共 85 页1.3 操作说明1. 点击“开始”进入菜单。2. 鼠标移到需要设置的菜单项，点击右键，出现“发送到桌面快捷”：3. 点击“发送到桌面快捷”，“编辑用户信息”快捷方式则发送到了桌面4. 快捷删除：右键点击桌面上需要删除的功能，点击“删除桌面快捷 ”，快捷方式则被删除。5. 在桌面的空白处，点击右键，如图：6. 点击“设置”，打开设置首页，如下图：7. 窗口右上侧的四个按钮分别为“帮助”、“最小化”、“最大化”、
7、“关闭”，“最小化”可将页面折叠，最小化到系统底部托盘，如图：系统使用帮助第 3 页 共 85 页“最大化”可使窗口最大化显示，“关闭”可关闭该窗口。8. 点击设置窗口上边工具栏的“后退” 、 “前进”可以在设置的首页面和设置系统主题或桌面背景页面切换。9. 点击“系统主题”或“桌面背景”可分别设置系统的主题、桌面背景：10. 如上图，点击所列的系统主题，可以预览系统主题效果，拖动状态栏透明度滚动按钮更改百分比可更改系统主题显示效果。如上图，点击所列的桌面背景，可以预览桌面背景效果，还可以点击墙纸显示方式的单选按钮设置墙纸显示方式。系统使用帮助第 4 页 共 85 页如上图，点击桌面背景颜色或
8、桌面字体颜色，弹出颜色窗口，可以拖动右侧的滚动条选取颜色，也可以在右下的各文本框里输入合适的值设置颜色。11. 点击“保存”，将保存更改的系统主题或桌面背景设置，提示保存成功。12. 点击“关闭” ，将关闭打开的设置窗口，不会保存更改的系统主题或桌面背景设置。系统使用帮助第 5 页 共 85 页2 设置系统门户模式和注销等2.1 概述当登陆系统后，默认是桌面模式，用户可以根据自己的喜好，从开始菜单处切换到门户模式，也可以进到“设置”首页进行桌面快捷方式、桌面背景以及系统主题的设置，还可以注销系统，或者进到“在线帮助播放列表”页面。2.2 界面概览从主页面进入，点击“开始“如下图： 2.3 操作
9、说明1. 如图点击“门户模式”按钮 可以切换到门户模式，如下图：系统使用帮助第 6 页 共 85 页2. 如图 点击“设置”按钮可以进到“设置”首页。3. 如图 点击“ 注销”按钮，将会注销系统。4. 如图 点击“帮助”按钮，将会进到“在线帮助播放列表”页面，如下图：系统使用帮助第 7 页 共 85 页3 编辑用户信息3.1 概述编辑用户信息功能可以实现对当前登陆用户的信息，如用户名、密码、姓、名、机构、E-Mail、办公电话、密码提示、家庭电话、手机进行编辑，并显示出当前用户的角色。3.2 界面概览点击我的个人空间-编辑用户信息，进入到编辑用户信息页面（如下图）:3.3 操作说明1. 进入到
10、编辑用户信息页面，会显示出当前用户的相关信息,如下图:2. 窗口右上侧的三个按钮分别为“帮助” 、 “最小化” 、 “关闭” ，点击帮助可进到“编辑用户信息在线帮助”页面， “最小化”可将页面折叠，最小化到系统底部系统使用帮助第 8 页 共 85 页托盘， “关闭”可关闭该窗口。3. 用户可对各字段编辑，其中红色显示的框必须按页面提示要求输入合适的值，否则无法保存,鼠标停在 上会显示提示信息，如下图：4. 填写完“编辑用户信息”的相关信息后，点击“保存”按钮可对用户信息进行保存，点击“返回”按钮则关闭“编辑用户信息”窗口。系统使用帮助第 9 页 共 85 页4 即时通讯4.1 概述即时通讯功能
11、，该模块提供在线用户列表，用户可选择列表中的其他用户进行临时会话，可发送系统数据（pkg）、消息、电子文件，会话记录持久化，提高在线用户之间进行实时交流的能力。4.2 界面概览从菜单栏的开始我的个人空间即时通讯，进入到“即时通讯”窗口，如图：4.3 操作说明1. 用户打开“即时通讯”页面，显示当前在线的所有用户。2. 点击如图 左侧按钮可以刷新用户列表，右侧按钮用户展开或折叠在线用户列表。3. 鼠标停在某个用户上显示该用户的所属机构，如下图：4. 双击用户“黄恒” ，打开“与 huangheng 对话中”窗口，如下图：系统使用帮助第 10 页 共 85 页5. 点击按钮 ，打开“ 与多人对话中
12、”窗口，可以进行消息、数据、文件的群发。6. 点击“发送文件”按钮 选择文件发送给对方。7. 如右图点击下拉框，可以设置发送消息的字体，8. 如右图 可分别进行文字 “加粗”、“倾斜”、“下划线”、“字体变大”、“字体变小”、“字体颜色”、“字体背景色”的设置。9. 点击“发送”完成消息、电子文件、档案数据的发送。10. 打开档案著录合同档案2009 年度合同，从“档案著录”右侧窗口选择一条记录拖动到“与 huangheng 对话中”窗口的右侧“您要发送记录的路径 ”， 如下图：11. 档案数据 pkg 会被加到“您要发送记录的路径”的“路径”下。系统使用帮助第 11 页 共 85 页12.
13、可以继续同 10 的操作增加路径，也可以点“取消”减少路径，或“全部取消”去除所有路径。13. 点击左下 “全部记录” 按钮，打开“全部对话记录”窗口，可以查看全部对话记录。14. 点击“关闭”按钮，关闭“与 huangheng 对话中”窗口。15. 在线用户“huangheng”会实时收到提示信息，进入即时通讯界面，查看到信息，未在线的用户登陆信息后可以查看到信息，如下图：16. 点击“记录连接” ，进到“数据浏览”页面，可以查看用户“admin”发送的档案数据。17. 点击“接收”可以接收 admin 用户发送的“东方飞扬.doc”文件，点击“拒收”则拒收。系统使用帮助第 12 页 共 8
14、5 页5 档案收集整理5.1 档案收集整理5.1.1 概述档案收集整理模块管理从接口接收的文件数据，档案管理员在这里可以对接收的文件数据进行审核，并对数据信息的进行补充，包括添加、删除、查询、还原、打印、批量导入和导出数据、批量修改、批量删除、组合字段、文件归档、搜索数据操作。5.1.2 界面概览如下图，从开始接收中心档案收集整理，进到“档案收集整理”页。“档案收集整理”的首页，如下图所示：5.1.3 操作说明与“档案著录”页面的操作相同，参见“档案著录”的相关操作说明。第 13 页 共 85 页6 档案著录6.1 概述档案著录是档案数据的管理模块，实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等
15、功能。左侧使用档案数据组织树的形式展现，对于档案管理员在档案著录时可以按照树结构的方式展现，便于管理员掌握数据的全部情况。右侧是数据的详细信息。6.2 界面概览从开始管理中心档案业务管理档案著录，进入到“档案著录”页面：档案著录界面：第 14 页 共 85 页6.3 操作说明6.3.1 数据“添加 ”操作1. 进入菜单“档案著录”页面显示档案业务数据组织树的形式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 点击“添加”按钮。弹出添加数据窗口。如图第 15 页 共 85 页4. 填写完信息后，点击“保存”按
16、钮，提示数据增加成功。6.3.2 数据“修改 ”操作1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 点击“档号”为“ES01-2000-w-0001”的行前端的编辑图标 。4. 在右侧上方表单中修改盒信息第 16 页 共 85 页5. 在此界面进行数据编辑，编辑完毕，点击“保存”按钮，系统提示保存结果。6.3.3 数据“删除 ”操作1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，
17、点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 选中“档号”为“ES01-2000-w-0001”的盒级目录 。如下图：第 17 页 共 85 页4. 点击 “删除”按钮，将所选盒级目录删除。6.3.4 “数据导入 ”操作如果同时导入案卷级及卷内级的 excel 文件，则需进入档案模版定义菜单，查看相应结构的的关联规则是否设置，如确认设置，可进行导入。本操作以导入 excel 文件为例。1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3
18、. 点击“批量操作-数据导入”按钮 显示如下页面：4. 点击“浏览”按钮，选择导入案卷级及卷内级的 excel 文件点击“确定”按钮，第 18 页 共 85 页系统进行数据导入，将文件中的数据上传到选中的节点下。6.3.5 “综合查询 ”， “数据还原”操作1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 点击“查询”按钮 ，显示查询页面。4. 字段名选择“件号” ；比较符选择“等于” ；输入值：输入“0002” ，当选择的是“综合查询”时，界面如下：当
19、选择的是“卡片查询”时，界面如下：5. 点击“确定”或者“查询”按钮，显示“件号”等于“0002”的盒级目录数据。6. 点击“数据还原”按钮，系统将回到没有输入查询条件的数据显示界面。第 19 页 共 85 页6.3.6 “组合字段” 操作实现自动生成“档号”的操作。1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 点击“批量操作-组合字段”按钮 显示“检索条件输入页面”页面4. 选择需要组合的字段，选择“档号”字段名选择“档案类型” ；比较符选择“等于
20、” ；输入值：输入“G”5. 点击“确定”按钮。显示“档案类型”等于“G”的所有盒级目录数据的“档号”已重新生成。6. 并显示“批量生成组合字段成功.”提示信息6.3.7 “报表打印 ”操作1 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。第 20 页 共 85 页3 点击“打印”按钮 4 出现 报表打印 页面5 报表打印 页面 上部 可选择的条件(来筛选您需要打印的其他盒级信息)；下部 是 该结构下已有的报表 和 报表可导出的文件类型。第 21 页 共 85 页
21、6 在条件输入区域选择:” 盒号” “小于”输入 “004”和“年度” “等于” “2005；再选择报表: 文书档案盒脊背 2CM（立）报表样式选择 pdf，点击“打印”按钮。弹出 报表文件的存放路径窗口供您选择 生成的报表文件的存放路径,至此报表打印完成6.3.8 “批量挂接 ”操作批量挂接可以根据结构设置的电子文件规则挂接 ftp 服务器上的电子文件。1. 在档案著录模块应设置的扫描规则，如下图所示：第 22 页 共 85 页2. 进入菜单：档案著录，页面显示档案业务数据的组织方式。3. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年
22、度”包含的盒级目录。4. 选择需要进行批量挂接的条目信息，点击“批量操作-批量挂接” ，系统将根据设置的文件规则查找 ftp:/arc3/data 目录下的电子文件。6.3.9 “数据导出 ”操作1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。3. 点击“批量操作-数据导出” 第 23 页 共 85 页4. 选择要到处的数据，并选择下载的文件格式，点击“数据导出” ，并保存文件，查看导出后的文件。6.3.10 “自动鉴定 ”操作实现自动鉴定是否有过期档案的操
23、作。1. 在档案著录模块应设置的扫描规则，如下图所示：第 24 页 共 85 页2. 进入菜单：档案著录，页面显示档案业务数据的组织方式。3. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。4. 点击“自动鉴定” ，系统自动查找是否有过期的档案记录，若有将自动转入档案销毁库中6.3.11 “手动鉴定 ”操作类似自动鉴定，实现手动鉴定是否有过期档案的操作，同样需要在档案著录模块应设置相应结构的扫描规则，与 20.3.13 “自动鉴定”操作 不同的是鉴定时需要选中需要鉴定的数据。6.3.12 “启动流程 ”操作在有档案鉴定销毁流程的情况下使用，用来启动档案销毁流程。6.3.13 “分组检索 ”操作1. 进入菜单：档案著录 页面显示档案业务数据的组织方式。2. 在左侧页面的档案目录树中，展开“文书档案-传统立卷库” ，点击“2005 年度” ，显示“2005 年度”包含的盒级目录。
