1、三、简答题(每小题 10 分，共 20 分)1文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答： 有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。2提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本3文员所作的完整的会议记录应该包括哪
2、些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间） ；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。4办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； （2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机； （3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿
3、以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况） ；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（7）为让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己） ；（8）不可伤害对方的自尊心。5什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？（1）受意是文员接受和领会上司意图。 （2）一种是直接受意，另一种是间接受意。 （3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：
4、备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。6公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。（1）版头、发文字号、印刷顺序号。 （2）密级、紧急程度。 （3）签发人姓名。 （4）公文标题。 （5）主送机关。 （6）正文、附件。 （7）发文机关、成文日期、机关印章。 （8）注释、阅读（发送）范围。（9）主题词。 （10）抄送单位、印发说明。7文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间
5、（开始时间、结束时间） ；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；10）下次会议预定日期。8办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；（2）说服时，要尽量具休客观，使对方产生了解的动机；（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服 5）主动发
6、问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况） ；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己） ；（8）不可伤害对方的自尊心。9单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的
7、负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。10按照 2000 年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答：（1）命令（令） ；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通 知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。11文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：（1）拟稿。 （2）核稿。是指
8、拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 （3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。 （4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或排版印刷。 （6）校对。指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 （7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。 （8）登记。 （9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。12文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？答：（1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。 （3）要正确告知对方赴约者的姓名、职
9、务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等） 、所要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。 （5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。13什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎样做？答:对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原
10、因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 （1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。14文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？答：合适的话题：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题；（2）一般人喜闻乐见的话题；（3）显示地方或民族色彩的话题；（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等；（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、
11、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题；（2）令人不快的话题。过于敏感的话题；（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题；（4）庸俗的、色情的话题；（5）不宜谈论的保密的话题。15文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。16文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法
12、和要求是什么？答: （1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3）适事、适时、适地、适度。17文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间） ；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。18来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?答：(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时
13、，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗 或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)
14、及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 19文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?答：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。 ” (4)一定要简短、扼要、流畅 (5)如报告过于复杂，应事先以 5W2H 的原则检查是否有遗漏；(
15、6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 20.什么是文书立卷的特征？通常可以按照哪几类特征立卷？（1）文秘或案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”（2）按问题特征立卷；（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个和两个以上的特征组合每一个案卷。21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上；二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒
16、适的工作生活环境；三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?(1)会议名称; (2)会议记录人的姓名、盖章; (3)时间(开始时间、结束时间); (4)会议地点; (5)议题; (6)主持人、主席; (7)出席者名单; (8)会议的经过情形及结论 ; (9)相关的资料; (10)下次会议预定日期.23、简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?要点: 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况z也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两
17、种形式：(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。24、制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些?(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。(2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。(4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。25、简述文员向上司做请示的注意事项。(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。(2)请示要单一。遵守一文一事
18、的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。26、核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查“请简述六查内容。(1)查是否需要行文，以什么名义行文。(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。(3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。(5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。27.简述办公室的四种含义。(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内
19、的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。28会见与会谈的前期准备工作有哪些？(1)确定议题和明确目标。(2)收集信息和分析双方材料。(3)确定参加人员。(4)双方协商时间、地点。(5)布置座位。29、简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。30、简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。（1）剪彩的准备红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、
20、红色地毡。(2)剪彩的程序-请来宾就位宣布仪式正式开始奏国歌进行发言进行剪彩连行参观。31、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。(1)办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务，要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领号”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面，要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导 32、简述会务管理中对会务工作人员的要求，（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）； （2)组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；(3)做好联络协调(沟通协调能力强)；(4)会议记录与保密（业务素质强，有原则）；(5)会议后勤保障（服从分配具有协作意识）。
