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如何给教授发邮件.doc

上传人:hskm5268 文档编号:8770558 上传时间:2019-07-11 格式:DOC 页数:2 大小:27.50KB
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1、1. 邮件主题(subject )不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。 2. 在第一封邮件中称呼对方,两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云) Dear Dr. * Dear Professor *(* 是姓) 3. 收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。不过,在任何时候,用正式称呼都是保险的。 4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必

2、然要遵循这个格式:My name is * (全名),and I am 例如: My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queens College, Oxford. 5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况:有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。 6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negative politeness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用 if 句;多用过去

3、时态。 7. 避免使用 I want 和 I would like,实在要用,就用 I would love。最坏最坏,也要用 I wanted 代替。 8. 多用 I was wondering if(一定要用 was,而不是 I wonder 或 I am wondering)。 9. 多用 would it be possible,以便从语法上规避直接牵涉到 “人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来) Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

4、10. 避免使用 “please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。 11. 提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。 12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是: Thank you, and I look forward to hearing from you. 13. 落款之后的正式礼节问候是:Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。 Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.

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