1、1. 邮件主题（subject ）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。 2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云） Dear Dr. * Dear Professor *（* 是姓） 3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。 4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必
2、然要遵循这个格式：My name is * （全名），and I am 例如： My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queens College, Oxford. 5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。 6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用 if 句；多用过去
3、时态。 7. 避免使用 I want 和 I would like，实在要用，就用 I would love。最坏最坏，也要用 I wanted 代替。 8. 多用 I was wondering if（一定要用 was，而不是 I wonder 或 I am wondering）。 9. 多用 would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到 “人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来） Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
4、10. 避免使用 “please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。 11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。 12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是： Thank you, and I look forward to hearing from you. 13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。 Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.
