1、1企业 5S 管理及推行步骤推行 5S 遇到的几种问题在 5S 的推行及推进实践中，有这么一个现象， 5S 活动开展起来比较容易，大部分还搞得轰轰烈烈，短时间内效果非常显著，但是能真正一直坚持下去，持之以恒，成为习惯的企业却并不多见，很多企业存在着“一紧二松三垮台四重来”的现象。5S 的活动贵在坚持。工厂推行 5S 活动一般都会遭遇到下列几种问题：员工不愿意配合，不按规定来摆放或不按标准来做，达不到共识。事前的规划不足，不好摆放以及不合理之处的确很多。公司发展太快，厂房空间不足，物料无处堆放。实施不够彻底，积极性不高。抱着应付的心态，制度或评价制度不合理，没有办法来激励员工的士气。评价人员不公
2、。这些问题主要来自于员工内心深处意识的障碍。比方说：“推进整理、整顿又不能提高生产力”。“文件资料一大堆，那么多的要求恐怕做不到，我们这个水平算是已经不错的”。“哎， 5S，那是生产部门的事，跟我们营销部门没有关系”。“5S 那是生产部门的事，我们开发部干嘛也要搞 5S”。“天天加班，哪还有时间再搞整理、整顿”。“能交货就行了，我喜欢怎样就怎样做吧”。“搞得那么干净，反正没两天就又脏了，哎，5S 说说而已，别当真，反正也不会成功。已经几十年了，都这样会成功吗”。“高抬贵手吧，给点面子吧，凑合凑合”。针对上述这些问题，5S 推进必须扎扎实实地做好每一个步骤，在人员、资源、声势、体制等各方面都要进
3、行有效的组织。实施与评价的三个阶段准备阶段实施评价阶段2巩固阶段准备阶段准备阶段包括 4 个步骤1要获得高层领导的承诺和做好准备(1)召开动员大会召开公开大会，由最高领导向全体员工表达推行 5S 活动的决心，作为公司年度的重要经验活动。公司最高领导董事长或总经理，要把 5S 的实施目的、必要性明确地向员工宣布。这样做，可能会很有用，它可以将公司内部全体员工的想法，价值观尽量统一。在举例时要尽可能地采用自己公司内的一些具体的事实，这样员工就比较容易产生共鸣。(2)进行一次小型的 5S 演习为了让大家留下深刻的印象，可以进行一次小范围的现场 5S 演习（如丢掉会场内不必要的物品，进行一次大扫除，五
4、分钟整理各自抽屉等活动）。2成立 5S 推进委员会，选定活动的场所建立 5S 推行小组，负责对内对外的联络工作。小组形式要与公司管理体系相结合，这个 5S 的推动或推进的委员会，一定要有个办公室，对外或对内进行联络，它是与公司的管理体系结合在一起的。选一个固定的场所作为 5S 推进活动的中心，或叫 5S 推进活动司令部，切不可任其成为游击队，应让每位员工感觉到 5S 的推动，占着十分重要的一个地位。35S 推进策划策划一定要做万全的准备。策划 5S 的推行要制订激励的措施和推行计划。先由推行小组拟定草案，并评估成效，再交相关人员讨论后确立，甚至要予以认证。有关工作项目、时间、负责人都要有明确的
5、说明，以便追踪。在推进策划的进行过程中，可以去找专业的顾问公司，或顾问机构，为 5S 推进活动提供专业的咨询与指导。策划 5S 活动要根据企业的实际情况，策划相关的具体活动，以起到激励士气，增强效果的作用。4宣传造势，教育训练(1)领导一定要以身作则【案例】笔者曾经到过一家公司，是日本的一家公司。该公司有一位日本老人，是一个非常可爱且和蔼可亲的长者，他就是这家公司的工场长，他从来没有推卸过责任，这家公司的每个人都非常的尊敬他。这位老人有一个非常好的习惯，特别爱整洁，即便是地上一个很小的纸屑，他也会弯腰把它拣起来，员工饭厅如果3拥挤时，他会从工作人员手里，接过饭勺，亲自为员工打饭，他经常对员工说
6、的一句话是“你辛苦了！” 这些都表现出了他的一种修养。所以一个领导的表率作用，无言胜有言，大家就会心悦诚服地去跟随。(2) 利用各种宣传方式与工具一般在推动 5S 活动时，有几个可以利用的工具：利用公司内部的刊物，宣传介绍 5S。通过公司内部的刊物来大力宣传 5S 活动的要领。举办 5S 的征文、海报、标语、设计的比赛。现场粘贴外购或自己制作的 5S 海报以及标语。每年规定一个 5S 月，或每一个月规定一天叫做 5S 日，定期地进行 5S 强化或再教育，到一些业绩优异的先进工厂去参观，或是参加发表会，吸取别人的先进经验。利用定点摄影的方式，将 5S 较差的地方或死角，定期地拍照、追踪，直到改善
7、为止。配合其它活动的推广。领导要定期或不定期地巡查整个工厂的现场，让员工感受到领导是在重视 5S这个活动，员工也能感受到他是被重视的。召开成果发表会或报告会，发表优秀的事例，表扬先进单位和优秀个人。(3) 推进“5S 日”活动确定某一日为 5S 日，选择一个主题在 “5S 日”进行，效果会特别好。如：第一个 5S 日整理可以用一句话，个人在下班前 5 分钟抛掉不需要的物品，或物品要回仓，这是每一个礼拜都必须要举行一次的重要活动。你可以定一个叫做 5S 日，每一个5S 日都确定一个主题。第二个 5S 日整顿。给每件物品命名并定好位置，叫整顿。第三个 5S 日清扫比方说在第三周的某一天定为 5S
8、日，5S 在这一天清扫，叫全体大扫除。第四个 5S 日清洁就是视觉和透明度的管理，让大家一目了然，每个岗位的人，或每个作业员都把他岗位的周边的物件经过整理、整顿以及清扫，达到清洁要求的标准。第五个 5S 日修养这一天是进行自省或反省的评价活动日，自上而下地进行一种教育训练。5S 的培训首先要消除全员意识的障碍，就是要让每个员工都深切地感觉到，推动 5S是为了提升本企业的形象，提高品质、消除浪费。(4) 自上而下，进行教育训练强调让每个人自己做自己的事，确定自己解决问题的方法。所以在 5S 活动中，训练人员能够制订并实施他们自己的方案才是必要的。在整个部门或整个公司内的会议上，宣布改善成绩的活动
9、也属于培训的范畴。担任推行 5S 活动的人自己要来现场指导，以实际的技术来指导，对要指导的对象，先做给他看，然后让他去做给你看，最后以观察的做法来指导。这样可以确认员工对第一步理4解的程度。第一遍你看我做，第二遍是看完我做以后，你自己要做，看你怎么做，然后再进行指导。实施评价阶段实施评价阶段包括 2 个步骤：1局部地推进 5S局部推进 5S，又分为四个阶段：(1)现场诊断推进 5S 之前，必须根据 5S 的基本要求，对公司的现场进行诊断评论，通过现场的诊断，可以比较客观地掌握公司的整体水平。公司所处的 5S 程度水平：有哪些强项有哪些薄弱的环节5S 推行的难易度在什么地方。经过了局部推行 5S
10、 的现场诊断以后，就要进行到第二个阶段，就是选定样板区。(2)选定样板区进行全面地诊断后，结合整个 5S 的推行策划，选定一个样板区，集中力量去改善，如选择一个车间、一个班组、或一个机器保管部门，集中力量把 5S 做好，叫做选定样板区。俗话说，榜样的力量是无穷的。先改善样板区，取得一定的成效之后，再扩展到其它区域。选定样板区有两个好处：集中所有的精锐和力量，使改善有一个较高的水准来发挥，以免顾此失彼。事实是最具有说服力的，可以减少大家对改善的抗拒阻力，消除大家的疑虑，使公司全体员工上下都能一心一意地积极参与和改进。样板区的选定需要考虑几个因素：具备一定的代表性。选定的项目在公司里突出，有一定的
11、代表性。实施的难易度。太容易了，起不到促进和鼓舞作用；太难了，做不到，又会让大家失去信心，甚至成为一个笑柄。影响较大、较长远的项目要优先考虑。如与顾客相关的项目，防止泄露污染的项目。有教育促进意义的项目，有需要多个部门协同推进的项目。如整理缺陷的机器，改变物流和工作场所的布置，甚至改善效果的，可以直观地容易看得到进步成绩的地方，这些都是选定样板区的考虑。(3)实施改善在进行样板的改善中，要注意保留以直接的数据来作为数据情报。5改善前的状况可以先照相，或先录像。基本的数据（空间、面积、金额、数量、人数等）。基本的流程。重点的问题（经过摄影或记录下来）。整个改善维持的思路及过程。最后就是改善的结果
12、。为了下一步的效果确认，提供详实的第一手资料，另外还要按照计划进行全过程的样板改善。当计划与实现有较大出入时，推进组织应该召集相关人员进行检讨，磋商应对的办法，必要时要修订计划。(4)确认效果效果确认是一个总结检查，评价反省的过程，它又分为四个方面，有四个方面的作用。总结经验，发扬成绩，克服缺点并纠正偏差，以及改善管理工作，甚至可顺利地经过改善后能高效地进行。通过前期工作的分析评价，辩明功过是非，有利于统一认识，调动大家的积极性。1/8 处理好遗留的问题，减轻不良的效应，为后续工作扫清障碍。为后续工作在组织资源经验方法上做好充分准备，保证有个良好的开端。2全面推进当事实澄清以后，就要进行到全面
13、推进 5S 的步骤，可依据 5S 的要求来全面推进 5S 活动。(1)区域责任制，将 5S 内容规范化，成为员工的岗位责任5S 的内容，要具体到部门，车间生产现场，还要有详尽描述的内容。比方说整理的项目，清扫、清洁的部位和方式等，每个员工清楚自己的 5S 活动内容，知道 5W2H。即：WHY：为什么要做WHERE：在哪里做WHAT：做什么WHEN：在什么时候做WHO：谁来做HOW：怎么做HOWMUCH：以及做到什么样的程度责任区每月都坚持清扫，清扫范围包括班组管理区域，车间主干道、次干道，以及加工废屑的清除等几方面，清扫任务可利用 30 分钟来完成。(2)制订评价的标准制订 5S 审核工作表，
14、作为评估标准，使得每个人都能以一种友好而又不太紧张的方式来竞争。(3)评估监督它就是通过巡视、检查、互检方式来推进，巡视是指 5S 推进委员会在各个工作场所巡查并指出有关 5S 活动的问题，检查是由上而下的检查，由厂领导来检查车间，车间的领导检查班组，班组再检查个人和集团，层层检查如下图。6检查有几点要注意：要有规范的检查表格。检查结果应给予评出成绩或分数，评出了分数，要与激励手段相结合，并辅之以相应的物质鼓励，例如工资的增加或荣誉的授予。自检就是把相应的评估表格发到个人手上，操作工人定时或不定时地依照评估表来自我审查，填写，通过自检可以发现个人在 5S 工作方面的不足之处，及时加以改善。互检
15、就是班组内部员工依据评估表格进行，相互检查，然后填写检查结果，互检的过程既可以发现被检查者的不足之处，又可以发现被检查者的优点和本人工作的差距，然后认真进行学习与改进。5S 活动主要体现在这种自主和自觉的评价上，检查评估应逐步由上到下的进行，然后过渡到互检和自检的阶段，由应付检查的心态转变成竞争和相互评比，如下图。(4)举办 5S 的评比与竞赛，制订具体的以及合格的评价基准尤其当各部门的先天条件不一样时，评价基准也不应该相同，所以评价最好能与工资考核相结合，这样员工才会更主动地专心于检查的重点。巩固阶段【忠告】得天下易，守江山难，5S 贵在坚持！在 5S 的推进期间，每个员工都能同心协力，自觉
16、地来遵守和改善，不能松懈。取得一定成绩或成效后，往往会觉得自己可以歇口气，喘口气，可以终止了，正是因这种想法，容易使已取得的 5S 效果滑落，慢慢又回到改善前的老样子。所以 5S 贵在坚持，要很好地坚持 5S，必须将 5S 做到标准化和制度化，让它成为员工工作中的一部分。(1) 挑战其目标没有最好，只有更好。社会每天都在发展进步，所以 5S 在公司内的推动也是随着公司整体水平的提高而逐步地提高。当公司取得某一个阶段性的成果以后，应该及时地进行总结表彰，可以考虑下一个步骤，比方说导入 ISO，导入TQM，或者是 TPM 的活动，形成新的关注要点。 (2) 每月开展一次 5S 推行结果评比通过评比
17、来提高员工的积极性，通过前后对比来激发员工的成就感。从字面上说，5S 是指 5 个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇，分别是：清理、整顿、清扫、整洁、素养。这 5 个词，以及所表达的意思听上去非常简单，但却会对公司的文化产生深远的影响 K 公司是一家印刷企业，主要做包装用瓦楞纸箱、丝网印刷和传统的胶印业务。2 年前，公司上马了一套“印刷管理信息系统”，在竞争非常激烈的印刷市场7上，确实发挥了很大的作用。此时的公司总经理侯先生，开始把目光瞄准了全数字印刷领域。接受 5S 挑战K 公司与香港某公司洽谈中的合资项目，是在 K 公司引进新的数字印刷设备和工艺，同时改造公司的印刷信息系统。然而，与港
18、商的合资谈判进行得并不顺利。对方对 K 公司的工厂管理，提出了很多在侯总看来太过“挑剔”的意见：比如仓库和车间里的纸张、油墨、工具的摆放不够整齐；地面不够清洁、印刷机上油污多得“无法忍受”；工人的工作服也“令人不满”后来，在合资条款里，投资者执意将“引入现代生产企业现场管理的 5S 方法”，作为一个必要的条件，写进了合同文本。刚开始的时候，侯总和公司管理层觉得港方有点“小题大做”。“不就是做做卫生，把环境搞得优美一些”，侯总觉得这些事情太“小儿科”，与现代管理、信息化管理简直不沾边。不过，为了合资能顺利进行，侯总还是满口答应下来。几个月的时间过去了，侯总回想起来这些鸡毛蒜皮的小事 ，“有一种脱
19、胎换骨的感觉”。“鸡毛蒜皮 ”的震撼推广 20 世纪 50 年代就风靡日本制造企业的“5S 管理方法”，需要做大量的准备和培训工作。从字面上说，5S 是指 5 个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇，分别是：清理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso ）、整洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。这 5 个词，以及所表达的意思听上去非常简单。刚开始的时候，大家很不以为然。几天后，港方派来指导 5S 实施的 Mak 先生，通过实地调查，用大量现场照片和调查材料，让 K 公司的领导和员工，受到了一次强烈的震撼。Mak 发现，印制车间的地面上，总是堆放着不同类型的纸张，里
20、面有现在用的，也有“不知道谁搬过来的” ；废弃的油墨和拆下来的辊筒、丝网，躺在车间的一8个角落里，沾满了油腻；工人使用的工具都没有醒目的标记，要找一件合适的工具得费很大的周折。仓库里的情况也好不到哪里。堆放纸张、油墨和配件的货架与成品的货架之间只有一个窄窄的、没有隔离的通道，货号和货品不相符合的情况司空见惯。有时候，车间返回来的剩余纸张与成令的新纸张混在一起，谁也说不清到底领用了多少。Mak 先生还检查了侯总引以为荣的 MIS 系统，查看了摆放在计划科、销售科、采购科的几台电脑，发现硬盘上的文件同样混乱不堪。到处是随意建立的子目录，随意建立的文件。有些子目录和文件，除非打开看，否则不知道里面到
21、底是什么。而且，Mak 先生发现，文件的版本种类繁多，过时的文件、临时文件、错误的文件或者一个文件多个副本的现象，数不胜数。在 K 公司里，长久以来大家对这样一些现象习以为常：想要的东西，总是找不着；不要的东西又没有及时丢掉，好像随时都在“碍手碍脚”；车间里、办公桌上、文件柜里和计算机里，到处都是这样一些“不知道”不知道这个是谁的；不知道是什么时候放在这里的；不知道还有没有用；不知道该不该清除掉；不知道这到底有多少“在这种情况下” ，Mak 先生直率地问侯总，“你如何确保产品的质量？如何确信电脑里的数据是真实的？如何鼓舞士气？增强员工的荣誉感和使命感？”最后一个问题，Mak 指的是墙上贴的一个
22、落着灰尘的标语， “视用户为上帝，视质量为生命”。清理、整顿、清扫Mak 把推进 5S 的工作分为两大步骤，首先是推进前三个“S”，即清理、整顿、清洁。清理，就是要明确每个人、每个生产现场（如工位、机器、场所、墙面、储物架等）、每张办公桌、每台电脑，哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的，或已经损坏的。清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中间的残次品、非必需品挑选出来，该处理的就地处理，该舍弃的毫不可惜。“特别是电子垃圾” ，Mak告戒管理人员，“可以让你的工作效率大打折扣；不断冒出来的文件查找、确认、比较工作，会浪费大量的工作时间。”9整顿，就是要对每个清理出来的“有用”的物品、工
23、具、材料、电子文件，有序地进行标识和区分，按照工作空间的合理布局，以及工作的实际需要，摆放在“伸手可及 ”、“醒目”的地方，以保证 “随用随取”。听上去“整顿”很简单，从 Mak 的经验来看，其实是很仔细的工作。比如电脑文件目录，就是最好的例子。“一般来说，时间、版本、工作性质、文件所有者，都可以成为文件分类的关键因素”，Mak 结合自己的体会，向大家详细介绍了 “什么是电子化的办公”。对一个逐步使用电脑、网络进行生产过程管理和日常事务处理的公司而言，如何处理好纸质文件和电子文件的关系，是养成良好的“电子化办公”习惯的重要内容。“电子化的过程中，如果把手工作业环境里的脏、乱、差 的恶习带进来，
24、危害是巨大的”，Mak 说。清扫，简单说就是做彻底的大扫除。发现问题，就及时纠正。但是，“清扫”与过去大家习惯说的“大扫除”还有一些不同。“大扫除”只是就事论事地解决“环境卫生”的问题，而“ 清扫” 的落脚点在于“ 发现垃圾的源头”。用 Mak 的话说，就是“在进行清洁工作的同时进行检查、检点、检视”。爽朗心情随着 3S（清理、整顿、清洁）的逐步深入，车间和办公室的窗户擦干净了，卫生死角也清理出来的，库房、文件柜、电脑硬盘上的文件目录、各种表单台账等“重点整治对象” ，也有了全新的面貌。但是，包括侯总在内的所有人，都没有觉得 Mak 先生引进的“灵丹妙药”有什么特别之处。不过，侯总承认，大家的
25、精神面貌还是有了一些微妙的变化：人们的心情似乎比过去好多了，一些“不拘小节”的人的散漫习惯，多少也有了收敛；报送上来的统计数据，不再是过去那种“经不住问”的“糊涂账”，工作台面和办公环境，的确清爽多了。这当然不是 5S 管理的全部。 Mak 先生结合前一阶段整治的成果，向侯总进言：“5S 管理的要点，或者说难点，并非仅仅是纠正某处错误，或者打扫某处垃圾；5S 管理的核心是要通过持续有效的改善活动，塑造一丝不苟的敬业精神，培养勤奋、节俭、务实、守纪的职业素养。”按 Mak 的建议，公司开始了推进 5S 管理的第二步：推行后两个 “S”，一个是整洁（Seiketsu），另一个是素养（Shitsuke ）。10整洁的基本含义是“如何保持清洁状态”，也就是如何坚持下去，使清洁、有序的工作现场成为日常行为规范的标准；素养的基本含义是“陶冶情操，提高修养”，也就是说，自觉自愿地在日常工作中贯彻这些非常基本的准则和规范，约束自己的行为，并形成一种风尚。Mak 进一步说明道，后两个“S”其实是公司文化的集中体现。很难想象，客户会对一个到处是垃圾、灰尘的公司产生信任感；也很难想象，员工会在一个纪律松弛、环境不佳、浪费随处可见的工作环境中，产生巨大的责任心，并确保生产质量和劳动效率；此外，更不用说在一个“脏、乱、差”的企业中，信息系统竟然会发挥巨大的作用。
