1、 财务管理系统概论1.1 财务管理系统概述 现代会计学把企业的会计分为财务会计和管理会计两大分支。在企业信息系统环境下，会计活动既有财务会计的内容又有管理会计的内容，本书阐述的财务管理系统包含以上两方面内容。 财务管理系统已成为一门融会计科学、计算机及网络技术、信息科学和管理科学为一体的交叉学科，它是现代会计学的重要组成部分。 能陈述财务管理系统的基本概念和基本原理。 能说出在企业信息系统中财务管理系统的特点。 能说出财务管理系统与手工会计操作方式的区别。 能说出财务管理系统的发展。 能说出财务管理系统的构成要素及总体功能结构。 能陈述财务管理系统内部各子系统的数据传递关系。 能说出企业信息系
2、统的一般工作过程。 能说出财务管理系统的实施过程。 学习目标 财务软件2 应用技术 1.1.1 财务管理系统的基本概念 1. 会计信息 信息是对客观世界中各种事务特征和变化的反映，是数据加工的结果，对信息使用者来说，信息是一种经过加工处理后有用的数据。数据与信息都可以用数字、符号、文字、图表、声音和影像等形式来表示。 数据是对客观事物属性的描述，它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。在会计工作中记录下来的会计事实称为会计数据，一般包括数字数据和非数字数据，如各种原始资料、原始单据、记账凭证等都属于会计数据。 会计信息是指按一定的要求经过加工处理后的会计数据。只有将会计数据通过加工生成
3、会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。 会计信息用途层次可以分为三类：财务信息，指反映已经发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容；管理信息，指管理所需要的特定信息，如对比分析信息、客户信用等级信息等；决策信息，指为预测决策活动直接服务的信息，如量本利盈亏临界点分析信息等。 在企业管理活动中，除了要反映物流信息以外，如采购、销售、各种出入库信息，还需要反映会计信息。 会计信息是公司的经营状况、资产使用状况、资金周转情况、盈利情况、利润分配情况等重要信息的最终反映。公司的账款回收不力、人力资本过高、资金闲置、资产浪费等常见问题，在公司的财务数据中都会反映出来。对一个公司的管理者来说，
4、看懂公司的财务数据、及时跟踪监控资金流量，是管理阶层加强公司管理的重要手段。据统计，一个企业的管理数据80%都来自财务信息。因此，对一个公司而言，能够及时了解其公司的财务信息是至关重要的。 2. 系统 系统是由一系列彼此相关、相互联系的若干部分为实现某种特定目的而建立起来的一个整体。相互联系的若干部分称为系统的子系统，它们是系统内能完成某种功能的单元。例如，一个企业可视为一个经营系统，企业中的车间或职能部门是这一系统的子系统。 系统具有以下特点。 独立性：系统是一个相对独立的个体。 目的性：有特定的目的。 层次性：能划分成若干个更小的子系统。 联系性：各子系统相互联系。 运动性：系统总是不断地
5、接收外界的输入、经过加工处理、不断向外界输出。 适应性：能扩展、能压缩、能根据要求加以变革。 系统内部同时存在着物资流和信息流。如，某公司为完成一项生产经营任务，要组织财务管理系统概论 第 1 章3一定的人力，配备相应的资金、设备、材料等物资条件，在公司的供、产、销经营活动中，这些物资因素各自按照本身特有的规律，并且是相互联系地不断运动着，形成一个物质流。与此同时，反映这些客观事物的数量、质量、速度、形态、结构、特征等方面的信息，按照一定的规律运动，形成一个信息流。在一个系统中，物流是活动的主体，物流的数量、质量、速度等特征通过信息流反映出来，人们通过信息流了解、掌握物流的情况，实现对物流的控
6、制，保证物流的畅通。 信息系统(Information System，IS)是由一组完成信息收集、处理、储存和传播的相互关联的部件组成，用来在组织中支持事务处理、分析、控制与决策的系统。 信息系统具有信息收集和输入、信息处理、信息存储、信息传递及信息输出功能。 3. 财务管理系统 会计的各项活动都体现为对信息的某种作用：取得原始凭证是信息的获取，原始凭证的审核是信息特征的提取和确认，设置会计账户是信息的分类，填制记账凭证和登记账簿是信息的传递和储存，成本计算是对成本信息的进一步变换和处理，会计管理与决策是对会计信息的进一步应用。 会计工作过程构成一个有秩序的信息输入、处理、存储和信息输出的过程
7、，这一过程可分为若干部分，每一部分都有各自的任务，所有部分互相联系、互相配合、服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体，这个有机整体就构成了财务管理系统。 财务管理系统是一种面向价值信息和基于会计管理活动的系统，是在计算机硬件和网络环境下，采用现代信息处理技术，对会计信息进行采集、存储、处理及传送，完成会计核算、监督、管理和辅助决策任务的系统。 财务管理系统的主要目标是向企业内部和外部(包括企业内部各个部门，工商、税务等政府机构，以及相关的客户、供应商等)的管理者提供需要的会计信息，以及对会计信息利用有重要影响的非会计信息(如企业创新能力、市场占有率等表现企业独创性、前瞻性、影响力等方
8、面的指标)，以便不断地提高经济效益。 从理论上讲，完全靠手工方式，对会计信息进行采集、存储、处理及传送，完成会计任务的系统称为手工财务管理系统；而采用计算机和网络信息处理技术的财务管理系统通常称为计算机财务管理系统或电算化财务管理系统，即电算化会计。后者强调利用计算机及互联网等现代信息技术的手段和方法改造传统会计，创建新的会计学科分支体系。本书以下所讲的财务管理系统均指计算机财务管理系统。 财务管理系统是企业信息系统中的一个重要子系统，而财务管理系统本身又可以分解为若干子系统。按管理职能可分为三部分：核算子系统、管理子系统和决策子系统，这三部分既相互自成系统，又相互联系，缺一不可，共同组成一个
9、完整的财务管理系统。 其中，核算子系统用于会计工作中事后核算，主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果，以便反映企业的经营活动情况，监督企业的经营活动；管理和决策子系统用于事中控制和事前决策，主要是对会计核算产生的数据再加以分析，进行相应的财务预测、管理和控制活动，侧重于财务计划、控制、分析和预测。 财务软件4 应用技术 4. 财务管理系统与企业信息系统的关系 企业信息系统是按照先进的管理理念，结合计算机和网络等信息技术建立起来的，在企业所有部门内以集成和协调的方式，执行从数据处理到生成管理信息全部任务的人机系统。它强调了基于整个企业范围的应用模式，是针对企业全部业务
10、的信息系统，系统集中了来自销售、采购、制造、人力资源和其他各种经营活动的全部业务信息。 在企业信息系统中，通过多部门一体化的应用模式，企业采购、销售、生产制造、库存系统等业务系统处理后的数据自动传递到财务管理系统，并进行进一步的财务核算，保证了财务和业务数据的完整性和及时性，便于对企业经营活动过程的全程进行监督和控制，全面实现财务、业务一体化，财务管理系统在企业信息系统中的地位如图1-1所示。 决策支持人力资源财务管理生产制造存货管理采购管理销售管理图1-1 财务管理系统是企业信息系统中的一个重要子系统。财务管理系统与企业信息系统有紧密的联系，企业信息系统将企业的供产销各个环节，以及各个部门和
11、员工个人等全部价值信息传递给财务管理系统，财务管理系统全面地反映企业各个环节的信息；财务管理系统将处理结果提供给有关系统，企业管理者和决策者通过财务管理系统收集、存储、加工和传输会计信息，实现对企业经济活动的全面控制。因此，财务管理系统在企业信息系统中处于中心和主导地位。 5. 财务管理系统的基本特点 计算机的财务管理系统有以下几个主要特点。 (1) 财务管理系统以解决企业会计核算和管理所面临的问题为主要目标。 (2) 财务管理系统能充分利用现代信息处理技术，自动或半自动、采集、存储、处理、分析、传递和反馈会计信息。 (3) 确保会计信息的真实、全面、及时、安全和可靠。财务管理系统应对会计信息
12、的财务管理系统概论 第 1 章5采集、存储、处理、加工等操作提供有关的控制和保护措施。 (4) 数据处理方式集中化和自动化。数据处理集中化是指在实现计算机处理后，原由各个业务岗位的核算工作都统一由计算机处理。数据处理自动化，是指在数据处理过程中，人工干预明显减少，将由程序统一调度管理。 (5) 会计信息载体无纸化。在财务管理系统中，会计证、账、表信息的存储介质采用看不见、摸不着的光、电、磁介质。计算机采用的光、电、磁介质不同于纸张介质，人不能直接识读，但是存放在光电磁介质上的信息量大、查询速度快、易于复制和删除。 (6) 财务管理系统的开放性。是指财务管理系统与企业信息系统和企业的外部环境，例
13、如银行、税收、审计、财政、客户以及其他有业务联系的企业，进行信息交换。 6. 企业信息系统中的财务管理系统的特点 企业信息系统中的财务管理系统具有许多新特点，主要体现在以下几个方面。 (1) 采用了国际先进的财务管理方法。财务管理系统吸收并内嵌了国际先进的企业财务管理理念，改善了企业会计核算和财务管理的业务流程，使得财务管理的效率得到提高。 (2) 会计信息的搜集、处理和使用动态化和实时化。互联网环境下各种会计信息的搜集是实时的，无论是企业外部的数据，还是企业内部的数据，一旦发生都将及时存入到相应的服务器，并主动及时送到财务管理系统中进行实时处理。这样，可以随时得出会计账簿和报表，并将其发送到
14、企业的主页上或送到有关管理决策部门。 (3) 财务和业务的协同处理。一是财务和企业内部业务的协同。企业内部的业务流程很多，比如以购销链为主的物流，以生产管理为主的生产流等。在这些业务流程中，产生的信息需要和资金流管理相协调，一旦产生财务信息，要并行送入财务管理系统进行加工、存储和处理，财务管理系统同样应及时将产生的有关数据送给业务系统，从而保证财务与业务步调一致、协同前进。二是财务和企业外部业务的协同。外部业务包括向客户的销售、催账等业务，向供应商的询价、采购等业务，银行的结算业务等，在企业经营的供应链上，每一个业务活动的产生如果伴随着财务信息就必须及时处理，并将处理结果反馈给外部业务流程，实
15、现与外部业务的协同。 (4) 财务管理系统更全面地提供财务管理信息，为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务。除了提供必须的财务报表外，财务管理系统能提供多种管理性报表和查询功能，并提供易于最终用户使用的财务建模和分析功能。 在企业信息系统环境下，如企业资源计划系统(ERP)，财务系统和传统的财务软件的最大区别在于，前者体现了业务和财务的无缝联结和处理。对于业务系统，如采购、销售、生产制造、库存等系统处理后的数据自动传递到财务系统，并进行进一步的财务核算和分析，保证了财务和业务数据的完整性和及时性，全面实现财务、业务一体化，物流、资金流、信息流统一化的管理模式。 财务软件6 应用技术 1
16、.1.2 财务管理系统与原系统的区别 无论采用何种信息处理手段，对会计数据的处理和所提供的会计信息都要符合国家统一的会计制度的规定。但是，企业信息系统环境下的财务管理系统与手工会计操作、独立的会计核算系统是有很大差别的。 1. 与手工会计操作的区别 (1) 改变了原有的组织体系。在手工操作中， 以会计事务的不同性质为依据划分会计工作的组织体系，一般财务部门分为若干个业务核算小组。在财务管理系统中，则以数据的不同形态为依据划分会计工作组织体系，一般要设置数据录入、审核、处理、输出和维护等岗位。 (2) 改进了会计核算形式和方法。手工下的会计核算形式和某些核算方法并不是会计数据处理本身所要求的，而
17、是为减少或简化计算工作量而为。财务管理系统中，在符合国家统一的会计制度规定的前提下，可以从所要达到的目标出发，设计出业务流程更加合理、更适合计算机处理、效率更高、计算更精确的会计核算形式和核算方法。在使用时，会计人员不必再考虑具体的核算方法，只要财务软件提供的核算是正确的，执行指定的功能，计算机就可以高速、快捷、及时、准确地完成相应的工作。 (3) 改变了原有的内部控制制度。在财务管理系统中，原来的内部控制方式部分被改变或取消。例如，原来的靠账簿之间互相核对来实现的查错纠错控制基本上已经不复存在， 而代之以更加严密的输入控制。控制范围已经从财务部门转变为财会部门和计算机处理部门；控制的方式也从
18、单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制。如财务管理系统本身已建立起了新的岗位责任制度和严格的内部控制制度；财务软件增加了权限控制，各类会计人员必须有自己的操作密码和操作权限；系统本身增加了各种自动平衡校验措施等。 (4) 改变了账表存储方式，增加了输出过程。在手工操作中，总账、明细账、日记账都是严格区分的，并有其特定的格式，存储介质是看得见、摸得着的纸张。在财务管理系统中，类似手工的凭证、账簿和报表的格式及数据在计算机中并不完全存在，账簿、报表所需的数据是以数据库文件的形式保存在光、电、磁介质上的。当需要查看这些账簿或报表时，需要执行相应的会计信息输出功能，系统按
19、事先设计的程序自动从数据库文件中取得数据，并进行筛选、分类、计算、汇总，然后按照国家统一的会计制度规定的格式，将指定的凭证、账簿或报表在计算机屏幕显示或用打印机打印出来。 (5) 使会计的管理职能进一步强化。在手工环境下，许多复杂、实用的会计模型，如最优经济订货批量模型、多元回归分析模型等很难在企业管理中得以实施，大部分预测、决策工作需要依赖管理者个人的主观判断。在财务管理系统中，管理人员借助先进的管理软件工具，可以将已有的会计管理模型在计算机中实现，同时又可以不断研制出新的管理模型，使管理人员利用模型迅速地存储、传递以及取出大量会计信息，进行各种复杂的数财务管理系统概论 第 1 章7据分析，
20、及时、准确、全面地进行会计管理和决策工作。 2. 与独立会计核算系统的区别 企业信息系统中的会计信息系统与独立会计信息系统最本质的区别是，前者在对业务处理过程的基础上实现了集成，即实现了业务处理和信息处理、财务信息和非财务信息、核算与管理的集成。 (1) 财务部门与业务部门之间信息传递上的差别。独立会计信息系统是财务部门根据会计管理工作的需要确定采集、存储、使用、提供哪些业务数据以及处理过程，而不是从业务活动出发提供反映整个业务过程的整体性信息。而各个部门职能都按照各自部门的管理需要确定业务数据，经常出现数据不一致、数据不完整和重复处理之类的问题。 企业信息系统中的会计信息系统基于业务活动构建
21、系统，会计活动成为业务过程的一部分，会计处理与业务处理相互融合，财务数据与非财务数据融为一体，集成存储在一个逻辑数据库中。财务部门与业务部门之间可以直接实时传递信息，追踪信息产生的过程，提高信息的及时性，为事中、事前计划提供了保障。 企业信息系统中的会计信息系统由于实现了集成，在经济业务发生时就可以实时采集、加工详细的业务数据和财务数据，由事后反映到实时反映，会计的事前计划、事中控制职能得以有效发挥，会计信息质量发生了质的飞跃。 (2) 内部实时控制上的区别。独立会计信息系统的控制主要包括：对业务部门报送上来的业务数据进行控制；对原始数据输入到会计信息系统各子系统的过程进行控制；各子系统进行会
22、计信息处理的过程进行控制；对系统的操作流程进行控制。 企业信息系统中的会计信息系统的控制，除了上述控制环节外，还有以下几点：经济业务的原始单据；经济业务的业务处理过程；业务部门向会计系统传递数据的过程；企业的整个网络系统。 企业信息系统的控制不局限于某个子系统，而是一个整体，会计信息系统数据的安全不仅依靠本系统的控制做保证，还依赖于该数据产生的整个业务过程的控制，以及整个系统网络的安全控制。 1.1.3 财务管理系统的发展 1. 财务管理系统的发展过程 财务管理系统的产生和发展是社会经济、科学技术发展的必然产物，大致经历了以下几个阶段。 (1) 会计数据处理系统电子数据处理阶段。主要目标是利用
23、计算机模仿手工操作，实现那些数据量大、计算重复次数多的专项会计业务核算工作的自动化。如工资计算、账务处理、固定资产核算、编制报表等，体现在岗位级应用层次上。计算机操作系统主要采用DOS，数据库采用小型数据库。 财务软件8 应用技术 (2) 财务管理系统综合业务处理阶段。主要目标是综合处理发生在企业各业务环境中的各种会计信息，并为企业内外部各级管理部门提供有关的管理和决策辅助信息。在这一阶段，系统的功能从全面会计核算发展到会计管理。应用层次从财务部门到企业内部的各个部门，直到客户、供应商和政府机构等相关的企业外部实体。 (3) 财务决策支持和专家系统决策分析阶段。决策支持系统是综合利用各种数据、
24、信息、模型以及人工智能技术，辅助管理者进行决策的一种人机交互的计算机系统。会计决策和专家系统的主要目标是在会计综合信息处理的基础上向会计决策系统、会计专家系统、会计高层主管系统等方向发展。财务管理系统的主要功能在于挖掘专家经验，建立各种财务分析和管理的方法库、模型库和知识库。 纵观我国二十多年来财务管理系统的发展，在应用领域方面从单项业务(岗位级)应用到财务部门(部门级)应用，再到企业内部的各个部门(企业级)应用，直至应用到客户、供应商和政府机构等相关的企业外部实体。系统平台从DOS发展到Windows 95/98 /NT/2000/XP或Browser。网络体系结构从文件/服务器(F/S)结
25、构、客户机/服务器(C/S)结构发展到现在的浏览器/服务器(B/S)结构。数据库从小型数据库发展到大型数据库。会计电算化的工作方式从桌面应用走向网络。随着财务软件技术的不断发展，会计电算化咨询服务业正在逐步兴起，咨询服务得到了越来越多用户的接受和认同。 财务管理系统的发展过程如表1-1所示。 表1-1 财务管理系统的发展一览表 项 目 发 展 历 程 应用层级 岗位级部门级企业级供应链级 业务处理 单项业务全面核算会计管理面向决策 操作系统 DOS Windows 95/98/NT/XP Browser 网络技术 F/S C/S B/S 数据库 文件系统小型数据库大型数据库 当前，互联网正在改
26、变企业的业务形态和运营方式，也必然会影响和改变财务管理模式和财会工作方式，一个全新的网络财务时代已经到来。网络财务是基于网络计算技术，以整合实现企业电子商务为目标，能够提供互联网环境下财务管理模式、财会工作方式及其各项功能的财务管理系统。网络财务是电子商务的重要组成部分，它必须提供从财务上整合实现企业电子商务的各项功能。 网络财务的功能包括：实现网上询价、网上采购、网上销售、网上服务、网上银行、网上保险、网上证券投资和网上外汇买卖等，支持远程报账、远程查账远程审计网上支付、网上催账、网上报税、网上报关等。 2. 财务管理系统的发展趋势 随着电子商务的广泛应用，财务管理系统将处于一个良好的开放性
27、环境，财务管理系财务管理系统概论 第 1 章9统能动态地、实时地、快速地、准确地获取和处理会计信息，财务信息数字化、财务与企业内外部业务协同化、财务人员工作方式网络化将变为现实，所有这些给财务管理系统的发展带来了新的生机。 展望未来，随着互联网应用迅速发展，包括财务管理、生产管理人力资源管理、供应链管理、客户关系管理、电子商务应用在内的完整的企业管理信息系统将会得到全面发展。对供应链管理(SCM)系统、企业资源计划(ERP，Enterprise Resource Planning)系统将得到广泛应用；以提高客户满意度、快速扩张市场份额为目标的客户关系管理(CRM)系统将成为热点。由财务专项管理
28、向全面企业管理转变，实现对企业物流、资金流和信息流一体化、集成化的管理已成为财务管理系统的主要发展趋势。 1.2 财务管理系统的结构 1.2.1 财务管理系统的构成要素 财务管理系统的构成要素有硬件、软件、人员、数据和规程，它们是财务管理系统的实体、是系统的物理组成。 1. 硬件 硬件的作用是实现数据的输入、处理、输出等一系列根本性的操作。一般来说，硬件设备包括数据采集设备、数据处理设备、数据存储设备、数据输出设备和网络通信设备。例如，输入设备：键盘、光电扫描仪、条形码扫描仪等；数据处理设备：计算机主机等；存储设备：磁盘机、光盘机等；输出设备：打印机、显示器等。 计算机硬件设备的不同组合方式构
29、成了不同的硬件体系结构，也决定了不同的计算机工作方式。 单机结构。整个系统只有一台计算机和相应的外部设备，所用的计算机一般为微型计算机，属于单用户、单任务工作方式。其优点是开发周期短、价格低廉、操作简便、数据共享程度高；缺点是输入速度慢，输入输出成为数据处理的瓶颈。 多用户结构。整个系统配置一台主机和多个终端，通过通信线路连接而成。允许多个用户同时在不同的终端上分散输入数据，由主机集中处理，处理结果又可直接返回各个终端用户。其优点是分散输入输出，解决了输入输出“瓶颈”问题，集中处理实现了数据库共享，提高了系统效率；缺点是一旦主机发生故障会造成整个系统中断工作。 计算机网络结构。将地理上分散的具
30、有独立功能的多个计算机通过通信设备和线路连接起来，由功能完善的网络软件实现资源共享，组成一个功能更强的计算机网络系统。特点是系统的软硬件和数据资源可以共享；实现分布式处理，即可以财务软件10 应用技术 将一项复杂任务分解，在网内各计算机上独立进行数据输入和处理；系统的功能和灵活性增强，更加安全可靠。 2. 软件 财务管理系统的软件包括：系统软件、通用应用软件和财务软件。在财务管理系统中财务软件是最重要的部分，没有财务软件，现代财务管理系统就无法实施。 (1) 财务软件的含义 财务软件是指专门用于完成会计工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有
31、关的文档技术资料。财务软件用于配合计算机完成记账、算账、报账，以及部分的会计管理和会计辅助决策，如日常核算工作、量本利分析、投资决策等工作。因此，学好用好财务软件是会计电算化工作的重要前提。 (2) 财务软件的分类 按适用范围可分为：通用财务软件和定点开发财务软件；按提供信息的层次可分为：核算型财务软件和管理型与决策型财务软件；按硬件结构可分为：单用户财务软件和多用户(网络)财务软件。 单用户财务软件是指将财务软件安装在一台或几台计算机上，每台计算中的财务软件单独运行，生成的数据只存储在本台计算机中，各计算机之间不能直接进行数据交换和共享。多用户(网络)财务软件是指将财务软件安装在一个多用户系
32、统的主机(计算机网络的服务器)上，系统中各终端(工作站)可以同时运行，不同终端(工作站)上的会计人员能够共享会计信息。 (3) 通用财务软件 通用财务软件是指在一定范围内适用的财务软件。通用财务软件的特点是不含或含有较少的会计核算规则与管理方法。其优点是通用财务软件实质上是一个工具，由用户自己输入会计核算规则，使财务软件突破了空间和时间的局限性，具有真正的通用性。其缺点是一方面软件越通用，初始化工作量越大；另一方面软件越通用，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。 (4) 定点开发财务软件 定点开发财务软件也称为专用财务软件，是指仅适用于个别单位会计业务的财务软件，如某企业针对自身的会计核
33、算和管理的特点而开发研制的软件。定点开发财务软件的特点是把适合本单位特点的会计核算规则与管理方法编入财务软件，如将报表格式、工资项目、计算方法等在程序中固定。其优点是比较适合使用单位的具体情况，使用方便。其缺点是受到空间和时间上的限制，只能在个别单位、一定的时期内使用。 财务管理系统概论 第 1 章11会计软件是会计电算化的主要手段和工具，会计软件是否符合国家统一的会计制度规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计资料质量和会计工作正常进行的重要前提。因此，法律上要求实行会计电算化的单位，使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。 3. 人员 会计电算化的人员是指从事研制开发、使用和维护
34、的人员。这些人员一般可分为两类，一类称为系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程和测试人员；另一类称为系统的使用和维护人员。 在手工方式下，会计人员所需掌握和运用的工具是算盘和计算器，会计电算化后，一般会计人员不仅要熟悉会计知识和一定的计算机及网络方面的知识，而且应该能够熟练地运用计算机完成会计业务工作。同时，还应初步具备排除系统运行中的一般性故障的能力。 实现会计电算化的过程中，参与系统开发和使用的人员，不仅有财会人员，还有计算机专业人员和操作员等。计算机专业人员应掌握一定程度的财会理论知识，对会计工作有比较全面和细致的了解，熟悉基本工作流程、方法和基本要求。操作使用人员要熟悉软件
35、的基本功能，能熟练地操作计算机并运用软件完成各项工作。会计电算化要求系统人员是复合型人材，同时具备计算机专业和财务专业两方面的知识。 4. 规程 规程指各种法令、条例、规章制度。主要包括两大类：一是政府的法令、条例；二是基层单位在会计电算化工作中的各项具体规定，如岗位责任制度、软件操作管理制度、会计档案管理制度等。 我国财政部于1994年6月30日发布了全国性会计电算化管理规章会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核算软件基本功能规范三个规章制度。为指导基层单位开展会计电算化工作，1996年发布了会计电算化工作规范。为了进一步促进财务及企业管理软件开发的规范化，1998年6月，由
36、财务软件分会发起，在国内多家著名厂商的大力支持下，出台了“中国财务软件数据接口标准”。 这些是目前指导我国会计电算化工作最重要的文件。 5. 数据 处理经济业务数据是财会部门的传统职责，也是财务管理系统处理的对象。在财务管理系统中，数据量大、面广、数据载体无纸化。 尽管一个质量可靠的财务管理系统为生成真实、完整的会计信息提供了前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平等方面的原因，容易导致会计资料失真。因此，法律上要求，实行会计电算化的单位，用计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面，都必须符合国家统一的会计制度的规定。 财务软
37、件12 应用技术 1.2.2 财务管理系统的功能结构 财务管理系统为企业的财务管理提供了一个灵活的、综合性的管理平台。按其职能，主要包括总账系统、应收系统、应付系统、工资系统、固定资产系统、成本管理系统、资金管理系统、报表系统、财务分析系统等几大模块。一般的财务系统结构示意图如图1-2所示。 应收系统应付系统固定资产工资系统成本系统资金管理财务报表财务分析库存核算其他管理总账系统财务系统图1-2 财务系统功能结构示意图 1. 总账系统 为适应计算机管理的需要，可以把设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的系统称为总账系统。总账系统在整个财务系统中，处于最
38、基础和最核心的地位，能接收其他子系统传递过来的凭证，并进行进一步账务处理，实现同其他子系统的无缝连接，这样既减少了数据的重复录入，也能自动收集数据，提高财务工作的效率。除具有最基本的凭证处理、账簿管理等核算职能外，还提供诸如支票控制、预算控制、出纳管理、部门收支分析等管理职能。 2. 报表系统 该系统是将计算机技术与会计报表的编制方法相结合而设计的，专门用于报表数据处理的系统。它既能编制对外报表，又能编制各种对内报表。报表系统从总账系统和其他系统中取得相关会计信息，自动编制各种会计报表，并对该报表进行审核、汇总，生成各种分析图，并按预定格式进行输出。 该系统能支持企业集团、跨国公司内不同类型企
39、业的财务报表合并，能对多账套、多币种和多会计日的报表进行合并，并可以同其他系统实现信息共享，同其他公司的报表软件进行文件转换。为各级管理者提供强大的数据搜集和输出功能，是企业信息系统重要的数据输出口。 财务管理系统概论 第 1 章133. 应收与应付款系统 该系统主要处理销售、采购发票及应收和应付款项，对应收和应付情况及相关单据进行全面监控，旨在提高企业的资金周转速度及培养良好的客户和供应商关系。应收和应付款系统是联结销售(采购)系统和总账系统的桥梁，是实现财务和业务一体化的纽带。这两个系统均可以处理多币种，适应多国税制以及多种收付款方式，使得应收、应付款的管理能适应企业全球化经营的需要。 4
40、. 存货核算系统 该系统主要核算各种出入库物料的成本，对出入库情况进行实时监控和统计。接收采购、销售等系统的数据，核算并确定其成本，并据此生成相关的记账凭证。 5. 工资系统 财务管理软件不仅应提供简单、方便的工资核算和发放功能，而且应提供强大的工资分析和管理功能，如单位工资增长情况分析、部门工资构成分析、考勤管理、人员档案管理等。 6. 固定资产系统 该系统与采购、库存、总账等系统能相互传递有关资产和设备库存的信息，能支持各种资产的折旧、重估和清理的会计处理及编制报表，为企业确定有利的资产管理策略提供服务。 7. 资金管理系统 企业的资金管理涉及财务的各个方面，资金管理系统与应收款、应付款和
41、总账系统是集成的，并提供与银行的数据接口，从而实现对每笔资金的管理，并支持对整个集团的资金进行统一规划和运用。 8. 财务分析系统 财务分析系统与总账系统连接，可以做到公司级和部门级的预算和预测，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成。利用财务分析系统，企业各层次员工及外部有关人员在得到授权的前提下，可以对财务数据进行建模分析。更复杂的财务分析可以利用在线数据分析处理工具(OLAP)进行多种角度的数据建模。例如，可以将销售数据分别按照地区、产品类、销售员进行比较，并对影响销售的各因素(如价格)进行敏感性建模分析，从而实现决策的科学化。 9. 其他管理子系统 其他管理子系统包括财务预算
42、管理子系统、领导查询子系统、决策支持子系统等。随着企业管理科学化的要求，会计管理的功能会不断完善。 财务软件14 应用技术 1.2.3 财务管理系统的信息联系 财务系统不仅是对传统财务软件在功能上的延伸和加强，而且涉及对整个业务流程包括组织结构的重新组合，是一次企业管理理念上的全面更新。而企业信息系统本身的集成性决定了它的财务系统也完全地融入到企业整体的流程中，财务中有业务，业务中也有财务，“你中有我，我中有你”，使财务和业务成为一个水乳交融的整体。 传统的财务软件，财务处理和业务处理是分开的，它们之间是通过单据在企业财务部门和内部其他部门之间的传递和核对来完成的，业务部门处理完业务后将有关单
43、据传递给财务部门，财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。除了最基本的借贷科目和金额以外，财务人员还需要手工录入一些附加信息，以利于以后做一些简单的财务分析。由于这种财务和业务分割处理的现象，造成大量的信息和数据无法共享，各部门手工处理工作量大，数据无法核对，沟通协调困难，业务处理前后无法跟踪和追溯，财务与业务无法相互实施有效的监督和控制等后果。这样也造成管理阶层查询和分析信息的困难，无法看到一个业务从发起到授权，从执行到结束，从做账到报表输出的前后贯通的业务全貌。 企业信息系统中的财务管理系统是集成的财务处理系统。它集成了采购管理、原材料管理、产成品管理、销售管理生产管理设备管理固定资产
44、管理等所有与企业有关的财务活动，因而，它比单一的计算机财务系统具有集成度高、信息处理及时等优点。在企业信息系统中，如果信息集成度处理得好，企业财务70%以上的凭证是可以自动生成的，能极大减轻财务人员的劳动强度。在企业信息系统中，总账系统是财务处理的核心，所有业务模块的财务数据和其他财务子系统的数据都传递给总账，集中进行账务处理，在这种处理模式下，既体现了业务对财务处理的参与和渗透，同时也体现了财务对业务的集中控制，使财务和业务形成一个不可分割的整体。某笔经济业务在发生和处理过程的各个阶段，管理阶层均能对这笔业务的来龙去脉进行跟踪和追溯。使人们的管理触角延伸得更远更长，管理视野也更为开阔。 综上
45、所述，财务系统的数据处理过程是以业务处理为基础，以总账系统为核心，最后得到用于分析、决策的信息。财务各子系统之间的关系如图1-3所示。 在采购系统中分别生成采购发票和采购入库单，应付系统根据采购发票确认应付款项，并进行制单处理；库存系统根据入库情况确认并结转入库成本，并进行制单。在应付系统中根据付款情况录入付款单，付款单和原应付款项进行核对，并进行制单。 在销售系统中分别生成销售发票和销售出库单，应收系统根据销售发票确认应收款项，并进行制单处理；库存系统根据出库情况确认并结转出库成本，并进行制单。在应收系统中根据收款情况录入收款单，收款单和原应收款项核对，并进行制单。 在工资模块中输入工资变动
46、原始资料，进行工资计算，自动生成工资分配、费用计提等凭证并传递到总账模块，还为成本核算模块提供人工费资料。 财务管理系统概论 第 1 章15制单制单制单制单制单制单销售系统库存系统采购系统收款单应收系统总账系统应付系统付款单工资系统固定资产系统成本系统财务分析系统报表系统图1-3 在固定资产模块中输入固定资产增、减和变动原始资料，对固定资产进行管理，并自动计提每月的固定资产折旧，同时自动生成固定资产变动核算凭证、折旧核算凭证等并传递到总账模块，还为成本核算模块提供折旧费资料。 生产管理系统根据物料需求计划系统下达的生产订单组织领料和生产，领料造成库存系统的材料出库，生产完工以后，形成产成品入库
47、。库存系统根据材料出库单核算生产成本，根据生产入库情况核算结转入库成本，并将这两类单据进行制单。 成本核算模块接收工资模块提供的人工费资料，固定资产模块提供的折旧费资料，存货核算模块提供的原材料领料单。在成本核算模块中计算成本，自动生成凭证并传递到总账，同时为存货核算模块提供入库产成品成本。 总账系统接收应收应付、工资、固定资产和存货核算模块生成的转账凭证，直接输入一般业务凭证，审核确认后记账，可随时查询或打印总账、明细账、日记账，月末进行银行对账、总账系统内部转账和结账。 报表模块从总账和其他业务模块中取数自动编制各种会计报表，并进行报表管理。 财务分析模块从总账中取数进行财务指标分析，还可
48、以在财务分析模块中制订各项支出费用等预算，在总账模块中进行控制。 1.3 财务管理系统的应用流程 1.3.1 财务软件的初始设置 使用财务软件，首先要将其正确地安装在计算机的硬盘上，然后要进行财务软件的初财务软件16 应用技术 始设置工作。 财务软件的初始设置也称初始化，是指将通用财务软件转化成专用财务软件，将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。前者需要设置具体的核算规则和方法，后者需输入有关的基础数据。财务软件初始化是使用通用财务软件的基础，是非常关键的一项工作。 一般地，财务软件的初始设置应该包括：设置业务参数及基本信息，设置业务处理规则，输入期初数据。 1. 设置业务参数及基
49、本信息 业务参数是反映企业会计核算和管理的具体要求的指标或开关。不同的企业，会计业务处理的具体对象、采用的会计核算方法等不尽相同。为使通用财务软件适应不同企业的会计业务处理的要求，可以通过设置业务参数来解决。业务参数的设置将决定财务软件的运行流程、业务模式、数据流向等，设定后不能随意更改。 2. 设置业务处理规则 建立有关核算规则，确定管理分析方法，例如，设置各种分类方法，设置会计科目体系，编制工资计算公式，编制报表取数和计算公式等。其中，一项重要的任务就是建立会计字典。 会计字典，有些软件称为档案，有些软件称为目录，如科目目录、客户目录存货目录、部门目录等，是构成会计数据体系的框架，是对会计信息进行分类的依据。就像手工方式下要在新的账本上建立会计科目，在往来明细账上抄写各往来单位名称一样，以便下一步写入会计数据及数据分类。 3. 输入期初数据 输入期初数据的目的是完成手工账与计算机账的衔接，使会计数据具有连续性。 输入期初余额。在首次使用新的财务软件时，初始数据是指软件启用时间以前的科目总账、明细账、辅助账等余额。该余额包含新的财务软件启用以前，已进行了会计处理的所有业务信息，同时也包含了未进行会计处理的一些业务数据。 期初余额输入后的校验。会计体系具
