第6章 电子表格处理软件.ppt

1、第6章 电子表格处理软件 （Excel for Windows）,6.1 Excel 2003概述 6.2 工作表的建立和编辑 6.3 工作簿的管理和编辑 6.4 图表的制作 思考题,6.1 Excel 2003概述使用表格来处理数据，具有条理清晰，简洁明了的优点，所以在日常工作中，人们经常要编制和处理各种表格。由于计算机的发展，诞生了电子表格。电子表格（Spread Sheet）是指画在屏幕上的表格，它因使用电子技术而得名。在美国和欧洲等计算机普及的国家，PC用户大量使用表格处理系统，已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。Excel是Microsoft公司开发的表格处理系统，也是 Micros

2、oft office的一个重要组成软件。随着Excel引入我国，特别是Excel 5.0中文版的诞生，使Excel也在我国迅速推广。现在国内用户最常用的是Excel 2003。本章主要介绍中文版的Excel 2003中文版的一般功能及常用操作方法。,6.1.1 Exce1 2003的功能与特点 1. 主要功能 表格编辑功能。 (2) 表格管理功能。 (3) 设置工作表格式。 (4) 绘制统计图表。 (5) 数据列表管理。,2主要特点 (1) Excel 2003将工作表组织为工作簿，使表格处 理从二维空间扩充为三维空间。(2) Excel 2003提供了上百种统计图，使数据的表 示更加直观和丰

3、富多彩。 (3) 允许在工作表中使用公式与函数，这样大大简化 了Excel 2003的数据统计工作。 (4) Excel 2003继承了Windows 2000风格的用户界面。 (5) 通过Windows 9x操作系统的OLE技术，Excel 2003 可以与Windows 9x的其它应用程序（如Word 2003）共享 信息。,6.1.2 Excel 2003的运行环境、运行与退出1运行环境中文Excel 2003在中文Windows 95/98/NT/2000/ME/XP平台上都可以运行和使用，所以系统必须具有支持中文Windows 9x/NT/2000/XP的硬件环境。2运行在Windo

4、ws XP中开始运行Excel 2003，又可分为用开始菜单启动、用资源管理器启动等多种方法。,(1) 用开始菜单启动，其步骤如下：单击“开始”菜单，再单击“程序”菜单的“Microsoft Excel”命令，就可以开始运行Excel 2003，且开启了一个默认的Excel工作簿。(2) 用资源管理器启动，其步骤如下：在资源管理器中，找到所要运行的Excel工作簿文件（文件后缀名是xls）, 双击该文件，可以运行Excel 2003，且打开了所要运行的Excel工作簿。,3退出 同标准的Windows程序退出操作相同，用鼠标执行“文件/退出”命令来退出Excel 2003。单击窗口的关闭按钮也

5、可退出Excel 2003。ALT+F4退出。,6.1.3 Excel 2003的基本操作界面,图6.1 Excel 2003的基本操作界面,1常用工具栏,图6.2 常用工具栏中的按钮工具,(1) “新建”按钮： (2) “打开”按钮： (3) “保存”按钮： (4) “电子邮件”按钮： (5) “打印”按钮： (6) “打印预览”按钮：,(7) “拼写和语法”按钮：(8) “剪切”按钮：(9) “复制”按钮：(10) “粘贴”按钮：(11) “格式刷”按钮：复制后粘贴单元格及对象的格式。(12) “撤销”按钮：取消上一步的命令或动作。(13) “恢复”按钮：恢复上一步的命令或动作。(14)

6、“插入超级链接”按钮：在光标处插入超级链接。(15) “自动求和”按钮：插入求和函数并建议求和的区域。,“粘贴函数”按钮： (17) “升序”按钮： (18) “降序”按钮： (19) “图表向导”按钮：“绘图”按钮： (21) “显示比例”下拉按钮： (22) “Microsoft Excel帮助”按钮： (23) “其它按钮”：,图6.3 格式工具栏,2格式工具栏,(1) “字体”下拉按钮： (2) “字号”下拉按钮： (3) “加粗”按钮： (4) “倾斜”按钮： (5) “下划线”按钮： (6) “左对齐”按钮： (7) “居中”按钮： (8) “右对齐”按钮： (9) “合并及居中”

7、按钮： (10) “货币样式”按钮：,(11) “百分比”按钮： (12) “千位分隔样式”按钮： (13) “增加小数位数”按钮： (14) “减少小数位数”按钮： (15) “减少缩减量”按钮： (16) “增加缩减量”按钮： (17) “边框”列表按钮： (18) “填充色”列表按钮： (19) “字体颜色”列表按钮： (20) “其它按钮”：,3编辑栏,图6.4编辑栏,(1) 名称框： (2) “取消”按钮： (3) “确认”按钮： (4) “编辑公式”按钮： (5) 输入/编辑行：,4工作区Excel的工作区是一张表，如图6.5所示。,图6.5 工作区,(1) 单元格：指工作区中的一

8、格（由行和列划分出来的方格），也称为“单元”。单元格是Excel 2003的基本工作单位。(2) 当前活动单元：此单元（格）是输入焦点，即在此单元格中可以直接输入文字、数字或公式。将鼠标移到一个单元格，单击鼠标，此单元格就成为当前活动单元。(3) 填充控点：拖动此点可以复制或清除单元格中的数据。 (4) 工作表标签：工作表的名称。,(5) 活动工作表标签：正在操作的工作表的名称。 (6) 工作表标签分隔线：移动此分隔线可以增加或减少显示工作表标签。 (7) 窗口水平分隔线：移动此分隔线可以把工作区从水平方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用水平分隔线的好处是当工作表比较长，同一屏幕显示

9、不完的时候，可以在上半窗口中仅显示列标题，而在下半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。移动窗口水平分隔线的方法是将光标移到窗口水平分隔线处，当光标变为上下箭头的形状时，按下鼠标不放，向下（或向上）拖曳鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口水平分隔线拖到工作区顶部即可。,(8) 窗口垂直分隔线：移动此分隔线可以把工作区从垂直方向上划分为两个窗口，并可改变窗口的大小。使用水平分隔线的好处是当工作表比较宽，同一屏幕显示不完的时候，可以在左半窗口中仅显示行标题，而在右半窗口中滚动数据，使所需的数据显示出来。 移动窗口垂直分隔线的方法是：将光标移到窗口水平分隔线处，当光标变为

10、左右箭头的形状时，按下鼠标不放，向左（或向右）拖曳鼠标，达到适当的位置后，再释放鼠标。要将窗口分隔取消，只要将窗口垂直分隔线拖到工作区的垂直滚动条处即可。 (9)“全选”按钮：单击“全选”按钮可将当前工作表的所有单元格全部选择。,返回节目录,6.2 工作表的建立和编辑,中文Excel 2003的主要功能就是处理报表，即对大量数据进行计算和分析。建立并编辑工作表是Excel 2003最重要的部分。假设表6.1是某计算机公司一个月的配件销售表。用Excel 2003来管理这样的表是很方便的。下面就以该表为例进行工作表的学习。,6.2.1 建立工作表,1打开工作表在默认情况下，Excel 2003中

11、每个工作簿包含3张工作表。启动Excel 2003时，如果未指定工作簿的文件名，系统将自动打开一本新的工作簿，并为它取默认名Book1.xls。其中.xls是Excel 2003为工作簿文件规定的统一扩展名。,默认情况下在工作簿窗口内显示的是第一张工作表Sheet1，此时在状态栏的工作表标签中Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线。如果你想用第二张工作表建立销售表，只需移动鼠标指针，在工作表标签的Sheet2上单击一下即可，此时Sheet2将代替Sheet1加亮显示并出现下划线。其实，Book1、Sheet1、Sheet2等默认名也是可以改变的，例如你可以把Book1改变为“销售”，Shee

12、t1改成“一月”，Sheet2改成“二月”等等。改名的操作详见6.3.2节。,2输入数据选定空白的工作表（例如Sheet1）后，就可以输入数据了。输入的数据可以为常量，也可以是公式和函数。Excel 2003能够识别常量数据，包括文本型、数值型和日期时间型等，并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等3种输入方法。在讨论这3种输入方法前，先对输入数据的类型进行说明。(1) 输入数据的类型。当向单元格输入常量数据时，Excel 2003能自动把它们区分为文本、数值和日期时间等3种类型。,日期或时间数据。Excel 2003内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，Exc

13、el 2003将把它们识别为日期型数据。 yy/mm/dd、dd-mm-yy、h:mm(AM/PM) 等都是Excel 2003常用的内置格式 文本数据。Excel 2003除被识别为公式（一律以等号“=”开头，参阅6.2.2节）、数值或日期型的常量数据外，其余的输入数据均认为为文本数据。文本数据可以由字母、数字或其它字符组成，在单元格中显示时一律靠左对齐。,(2) 简单数据输入。简单数据输入指每选择一个单元格，输入一个数据。输入数据前需先将鼠标指针移到所选单元格中，然后单击鼠标左键。此时在该单元格四周将出现一圈加黑的边框线，表示此单元格已被激活。单元格激活后，即可输入数据。 单元格还可以由键

14、盘进行选择。当进行大量数据输入的时候，使用键盘可以加快输入速度。表6.2列出了常用的按键及其功能。,表6.2 常用的按键及其功能,(3) 按区域输入数据。所谓按区域输入，就是在选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。这种方法的优点是，当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行（列）的行（列）尾时，如果按Tab（或Enter）键选择下一个单元格，Excel 2003能自动进行换行（列），激活下一行（列）首的单元格，从而可达到简化操作，加快数据输入的目的。,图6.6 区域的选定,(4) 系列数据自动填充。 向工作表输入数据时，有时会用到一些系列（即符合排列顺序）数据，例如一月，二月，十

15、二月；星期日，星期一，。Excel 2003提供的“填充”功能，可以帮助用户快速地输入整个数据系列，而不必逐单元格输入。这种自动输入可通过“编辑/填充”命令来实现，也可用鼠标拖动“自动填充柄”来完成，后者的操作更为简捷。,自动填充已定义的序列。Excel 2003中文版预先设置了“Sun，Mon，Tue，”、“星期日，星期一，”、“一月，二月，”、“甲，乙，丙，”等中、英文数据序列，供用户按需选用（可参考图6.10）。如图6.8 （a）所示，若用户需在A1：A4单元内自动填充“甲，乙，丙，丁”，,填充尚未定义但有明显变化规律的序列。表6.3列出了一些有明显变化规律的序列。类似这样的规律序列数据

16、可用“编辑填充”命令，其操作步骤如下： 表6.3 有明显变化规律的序列, 选定一个或两个单元格作为初始区域，输入序列的前一个或两个数据，如输入100（在A1格），80（在A2格）。 用鼠标指针将要填充到的区域全选择，如将A1:A4选择上。 执行“编辑填充序列”命令，则A3填入60，A4填入40。, 建立自定义的“自动填充”序列。Excel 2003提供的公用“自动填充”序列较少，但用户可以建立自己的“自动填充”序列。以下是建立自定义“自动填充”序列的操作步骤： 选择“工具选项自定义序列”选项，屏幕显示自定义序列选项对话框，如图6.10所示。,图6.10 自定义序列对话框, 在“自定义序列”框中

17、选择“新序列”选项，然后单击“增加”按钮，光标跳到“输入序列”框中。 输入新的序列，每一序列项用Enter键结束，在“输入序列”列表框中占一行。 新序列建好后，单击“确定”按钮。,6.2.2 使用公式与函数,允许用公式来计算单元格中的数据，这历来是表格处理软件的特点。函数通常是公式的重要成分。在Excel 2003中，函数的功能得到进一步的完善。 在Excel 2003中，一切公式均以“=”开头，例如“=10+20”。函数的一般形式为“函数名（）”，例如SUM（）。Excel遵从“由左到右”的运算规则。公式中的括号优先级最高，即在负号之前。,1公式 (1) 可用的运算符。 Excel 2003

18、在公式中，可使用运算符来完成各种复杂运算。它们是算术运算符、比较运算符和文本运算符。表6.4至表6.7列出了各类运算符的用法及其优先次序。,表6.5 比 较 运 算 符,表6.6 文 字 运 算 符,表6.7 运算符的优先次序,(2) 引用单元格数据。,例 计算下列各公式的值。 =B3&C2； =B3&“的“&C2&“是“&“C3“&“元“； =F3+G3。解 式的结果为“CPU进价”。 式的结果为“CPU的进价是1000元”。 式的结果为“140”，这是CPU此月总销售数（批发与零售的总和）。,(3) 公式的应用。 在Excel 2003中，凡涉及到计算问题都需要输入计算公式。如果使用公式，

19、当计算内容改变时，Excel 2003会自动按照公式重新计算出新结果，并替换原来的结果。 例 试利用公式计算上图销售表中的销售额、税金和利润。已知：销售额批发量(批发价进价)零售量(零售价进价)税金销售额5利润销售额税金,解 计算销售额：先是单击H3，输入“=F3*(D3-C3)+G3*(E3-C3)”。按下回车键（或是“”按钮），编辑栏将显示公式=F3*(D3-C3)+G3*(E3-C3)，H3单元格直接显示公式计算出来的数值，即22003。 计算税金：先单击I3，输入公式“=H3*0.05”。按回车键，编辑栏将显示上述公式，I3直接显示结果值，即1100。 计算利润：单击J3，输入公式“=

20、H3-I3”。按回车键，编辑栏显示上述公式，J3显示计算结果，即20900。 其它单元格的计算与上3步类似。,计算结束后的结果如图6.11所示。,图6.11 计算的结果,2函数函数是Excel 2003预先定义好的常用公式。Excel 2003提供了11类函数，其中包括常用函数、财务、统计、文字、逻辑、查找与引用、日期与时间、数学与三角函数等。(1) 自动求和。SUM( )函数是最常用的函数。,(2) 用函数指南引导操作。 Excel 2003函数的一般形式为： 函数名（参数1，参数2，） 其中，括号内的参数可以多达30个。由于函数种类多，参数不易记忆，给用户增添了困难。通过函数指南，用户可以

21、了解函数的用途、形式与操作步骤。以SUM（）函数为例，说明函数。现在仍指南的引导功能。,例8 以图6.11中的数据为依据，计算利润的总和，用函数指南引导操作。解 单击J7单元格，以激活J7单元格。如果J7中有数据，用“Del”键清除。 单击“”按钮，屏幕显示“粘贴函数”对话框，如图6.12所示。,图6.12 “粘贴函数”对话框, 在“函数分类”框中选择“常用函数”选项，然后在“函数名字”框中选择“SUM”。 单击“确定”按钮，屏幕显示如图6.13所示。 Excel 2003自动在Number1框中输入了J3:J6的相加范围。 单击“确定”按钮，返回工作表窗口，相加结果显示在J7单元格，即131

22、575。,图6.13 “粘贴函数”第2步,3公式的复制与自动填充在上面的计算中，我们仅仅是对一个单元格输入了公式或函数，那么是不是每个需要计算的单元格都必须逐一输入公式呢？Excel 2003通过公式的复制与自动填充，避免了这种低效率的重复工作。Excel 2003在“编辑”菜单中提供了一种“选择性粘贴”命令，允许在向目标区域粘贴时只粘贴用户选择的内容。图6.14显示了执行这一命令时屏幕显示的对话框。,图6.14 “选择性粘贴”对话框,6.2.3 设置工作表,对工作表的设置包括以下6个方面的内容，即行高和列宽、字体、数字格式、对齐方式以及边框线与图案。手工设置可通过“格式”工具栏的按钮或“格式

23、”菜单中的有关命令来完成，所以有时也把对工作表的设置称为工作表的“格式化”。使用工具按钮操作方便、快捷，但格式菜单能够提供的功能更强大，项目也更齐全。 Excel 2003提供了17种预先定义好的工作表格式，其中包括常用的分类表、统计表、彩色表格等。在一般情况下，用户只需套用其中的一种，再用手工操作对它作一些补充修改就可以满足自己的需要。,自动套用格式可以理解为对字体、数字、对齐方式、工作表边框、颜色以及列宽行高等已定义好的格式参数的组合。在“格式”菜单中有一条“自动套用格式”命令，选择这一命令后，屏幕上弹出“自动套用格式”对话框，如图6.15（a）所显示，所有的自动格式都显示有一个范例。如果

24、用户想对现成格式作些修改，只需单击对话框中的“选项”按钮，使原来的“自动套用格式”对话框在其下方扩展出一组“应用格式种类”复选框，如图6.15（b）所示。用户可通过这些复选框，选择一些项目进行调整或重新设置。修改结束后单击对话框的“确定”按钮，自动格式化即告完成。,图6.15 “自动套用格式”对话框,（a）,(b),6.2.4 编辑工作表,1修改(1)全部重输。单击单元格，会重新进入“输入状态”。当输入新数据的第一个字符时，格内原有的数据即被清除，由新内容代替。 (2) 局部修改。双击单元格，会进入“修改状态”，此时可利用鼠标定位到需要修改的地方，或利用键盘上的编辑键（如方向键、Del键、Ba

25、ckSpace键等），直接修改有错的部分，不需要全部重新输入单元格内容。,2插入、清除和删除(1) 插入单元格。在向工作表输入数据时，很可能发生这样的操作错误，例如误将G4:G6的数据输入到G3:G5中，此时可通过插入单元格进行修改。以例11来说明插入单元格的一般步骤。,例11 如图6.9所示列表，但输入数据时误将G4:G6的数据输入在G3:G5，G3原来的数据40未输入，G6也没数据。请修改为正确情况。解 将鼠标指针移至需插入单元格的位置（即G3），单击鼠标左键。 选择“插入单元格”命令，屏幕显示“插入”对话框，如图6.16所示。 选定现有单元格移动方向（应选“活动单元格下移”），然后单击“

26、确定”按钮。 在G3中输入40。,图6.16 “插入”对话框,(2) 插入空白行或列。 如要在工作表中插入一个空白行，可按如下步骤操作： 将鼠标指针移至需插入的行编号处，单击鼠 标左键。 选择“插入行”命令，新行即在选定的编号处 生成，原有行均依次下移一行。若需插入一列，选择“插入列”命令，新列在所选 定的编号处生成，原有列向右移动。,(3) 清除。清除操作既可用于清除单元格（或区域）中的内容， 也可用于清除单元格（或区域）中的格式。 在Excel 2003中，在某单元格中输入数据后，如果 仅是使用Del键删除内容，那么该单元格将继续保留原数 据的格式，清除内容的操作步骤为： 选定要清除的单元

27、格或区域。 使用“编辑清除内容”命令，所选单元格或区域中 的内容即被清除。清除格式可以通过选择“编辑清除格式”命令来完成。,(4) 删除。 清除命令只能移走单元格的内容，而删除命令将同时移走单元格的内容与空间。在Excel 2003的“编辑”菜单中有两种删除命令：一种叫删除工作表命令，可用于在工作簿中删除整张工作表（参阅6.3.2节）；另一种就是这里所说的删除命令，用于在一张工作表中删去选定的区域。,以下是执行删除操作的步骤： 选定要删除的单元格或区域。 执行“编辑删除”命令，屏幕显示“删除”对话框，如图6.17所示。 在4个删除选项中选定一项。 单击“确定”按钮。,图6.17 “删除”对话框

28、,3. 移动和复制(1) 移动。 通过菜单移动，其操作步骤为： 选择待移动的区域，例如B3:B6。 执行“编辑剪切”命令或单击工具栏中的“剪切”按钮。 选定移动到的目标区域左上角的首单元格，例如 B9。 执行“编辑粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮， 于是B3:B6的内容即移至B9:B12。, 通过鼠标移动，其操作步骤为： 选择待移动的区域。 将鼠标指针移至选定区域的边框线上（此时光标形状将不是通常的十字形），按下鼠标左键。 拖曳动鼠标指针至目标区域，松开鼠标左键。,(2) 复制。通过菜单复制，其操作步骤为： 选择需复制区域，例如C3:J6。 执行“编辑复制”命令或单击工具栏中的“复制”按

29、钮。 选定目标区域左上角的首单元格，例如C9。 执行“编辑粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮，于是C3:J6内容即复制至C9:J12中。,通过鼠标复制，其操作步骤为： 选择需复制区域。 将鼠标指针移至选定区域的边框线上，按下“Ctrl”键及鼠标左键。 拖曳鼠标指针至目标区域左上角，松开鼠标左键及“Ctrl”键。注意：在执行了移动或复制操作后，目标区域 中原有的数据就会被新的数据替换掉。,4查找与替换在Excel 2003中除了可查找和替换文字外，还可查找公式，但不能替换公式。(1) 当需在一张工作表或几张工作表（即工作组）中查看某些内容时，可使用“编辑”菜单中的“查找”命令，其操作步骤如下

30、： 执行“编辑查找”命令，屏幕显示“查找”对话框，如图6.18所示。,图6.18 “查找”对话框, 在“查找内容”框中输入需查找的信息，并在“搜索范围”下拉框中选择查找信息的类型（公式、值或批注）。 在“搜索方式”下拉框中选择“按行”或“按列”搜索。 单击“查找下一个”按钮，开始查找，查到所需信息后，其所在单元格被激活。 若需继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮，否则单击“关闭”按钮退出。,(2) 替换。 替换是查找的延伸，适用于一次更换多处相同的内容，但它只能替换内容，不能替换公式或附注。其操作与查找相似，这里不再详述。,返回节目录,6.3.1 工作簿的管理,工作簿管理包括工作簿的建立、保

31、存、打开、关闭、查找、显示等操作，下面简述一些常用的操作。1建立与保存工作簿启动Excel 2003后，系统即自动打开一个名为“Book1”的工作簿。用户若需另外打开其它新工作簿，可执行“文件新建”命令，在出现的“新建”对话框中选择“工作簿”并单击“确定”按钮，如图6.19所示。,6.3 工作簿的管理和编辑,图6.19 “新建”对话框,2打开与关闭工作簿打开工作簿的方法和打开Word文档的方法是类似的。Excel 2003的每一个工作薄都有最小化、最大化和关闭按钮，其位置是菜单栏的最右边。只需单击该工作簿的关闭按钮，即可关闭工作簿。如果单击的是Excel 2003标题栏的关闭按钮，Excel

32、2003会关闭所有的工作簿后，结束自身的运行。,3显示多个工作簿(1) 窗口切换。当多个工作簿同时打开时，只能对其中一个进行各种操作，我们把这个工作簿称为当前工作簿。为了方便工作，当前工作薄一般是最大化的。若想将另一工作簿变为当前工作簿，应使用“窗口”菜单显示的工作簿列表来转换。(2) 重排窗口。若需要同时查看几个工作簿，可使用“窗口”菜单的“重排窗口”命令。Excel 2003共有平铺、水平并排、垂直并排和层叠等4种窗口排列的方式，用户可以根据需要选择其中的一种。,6.3.2 工作簿的编辑,1在工作簿中选择工作表(1) 选择某张工作表，只需单击工作簿窗口工作表标签上的表名即可。如图6.20（

33、a）表示Sheet1表被选中。,图6.20 选择工作表,(2) 选择多张工作表， 其操作步骤如下： 单击所选工作表中第一张工作表的标签。 按住“Ctrl”键。 依次单击其余所需工作表的标签，然后松开“Ctrl”键。以上3步完成后，在活动窗口的标题栏内会出现“工作组”字样，选定工作表的标签后，其表名以白色显示。图6.20（b）显示了Sheet1和Sheet2被选择后的情况。,如果要取消已选定的工作组，在工作表标签上按鼠标右键，激活快捷菜单，选择其中的“取消成组工作表”命令。(3) 选择全部工作表，只需在工作表标签上按鼠标右键，激活快捷菜单，选择其中的“选定全部工作表”命令。如果想取消选定的全部工

34、作表，只需单击任何一张工作表的标签即可。,2插入和删除工作表(1) 插入工作表可使用“插入”菜单中的“工作表”命令，但首先需确定插入位置，然后进行插入操作。当要插入n张工作表时，在插入位置上也要选择连续的n张工作表，以便腾出足够的位置来存放新插入的工作表信息。 (2) 删除工作表的操作步骤如下： 选定需删除的工作表。 执行“编辑删除工作表”命令，屏幕显示删除工作表对话框，请用户确认是否继续，如图6.21所示。 若需删除工作表，单击“确定”按钮，否则单击“取消”按钮，取消本次操作。,图6.21 删除工作表对话框,3移动和复制工作表 (1) 通过拖放鼠标移动和复制工作表。 移动单张工作表最简单的方

35、法是使用鼠标拖放操作，其 步骤为： 选定需要移动的工作表标签，按下鼠标左键，沿 标签行向新位置拖曳。 当标签行上沿的倒黑色三角形指向新位置上，松 开鼠标左键。,(2) 使用菜单命令移动和复制工作表。 选定一个或多个需要移动或复制的工作表标签。 选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出如图6.22所示对话框。 在“工作簿”的下拉列表框中选择希望复制或移动到的目标工作簿，目标工作簿可以与源工作簿相同或不相同。 在“下列选定工作表之前”列表框中选择被复制或移动的工作表在目标工作簿中的新位置。如果选择了“建立副本”选项，即执行复制操作，否则执行移动操作。 单击“确定”按钮。,图6.22 “移

36、动或复制工作表”对话框,4重新命名工作表为方便用户使用有意义的名称（例如把Sheet1称为x月份销售表），Excel 2003允许用户重新命名工作表。工作表的名字中可有空格，但长度最大不能超过31个字符。重新命名的具体操作如下： 双击需更名的工作表标签，标签名会转变为黒底白字。 输入新名字，然后回车。,返回节目录,Excel 2003提供了多种内置的图表类型，对于每一种图表类型，又有几种不同的格式。另外，用户还可以自己定制格式。本节将以图6.23为例对图表的制作进行简单介绍。,图6.23 例图,6.4 图表的制作,6.4.1 创建图表,1插入统计图表“柱形图”是最常用的统计图形之一，下面就以插

37、入“柱形图”为例说明插入图表的操作步骤: 选择用于制作图表的数据，如选择A1:D6。 执行“插入图表”命令，或单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，出现“图表向导”对话框。 在“图表向导”对话框中的“子图表类型”中选择一种直方图，如图6.24所示。,图6.24 “图表向导”步骤1, 单击图6.24中“下一步”按钮，出现“图表数据源”对话框。 单击“图表数据源”对话框的“下一步”按钮，出现“图表选项”对话框。 在“图表选项”对话框的“标题”选项卡的“图表标题”、“分类（X）轴”等文本框中输入数据，如图6.25所示。,图6.25 “图表向导”步骤3, 在如图6.25所示中，还可以调整坐标轴、网格线等

38、外观设定，然后单击“下一步”按钮，出现“图表位置”对话框，如图6.26所示。,图6.26 “图表向导”步骤4, 如图6.26所示，Excel 2003默认为将图表嵌入工作表。单击“完成”按钮，图表就绘制出来，并置于Sheet1内。和图表同时出现的还有“图表”对话框，如图6.27所示。,图6.27 “图表”对话框, 单击“统计图形”以外的单元格，“图表”对话框就会消失。移动“统计图形”的位置，使数据和“统计图形”不互相覆盖，结果如图6.28所示。,图6.28 完成的外观,6.4.2 编辑图表,用鼠标在图表上单击，可以分别激活图表上的一个个组成元素，再进行删除、编辑等操作。编辑操作主要通过图6.2

39、7的“图表”对话框来进行。通过编辑图表，可以获得特殊的、更加符合用户所需外观的图表。,返回节目录,6.5 数据的筛选,6.5.1 自动筛选“自动筛选”要求在数据清单中，必须有列标题。操作如下：（1）单击数据清单中的任一单元格，选中数据清单。（2） 执行“数据”/“筛选”命令，选择“自动筛选”；再单击需要筛选的数据列顶端的下拉箭头，拉出如图6.29所示的列表。,图6.29 从下拉列表中选择想显示的项目,(3) 选定筛选条件。若要选定多个条件，可单击下拉列表中的“自定义”，屏幕弹出如图6.30所示“自定义筛选方式”对话框。按照提示，可输入多个筛选条件。,图6.30 “自定义筛选方式对话框,图6.3

40、1 筛选的结果,2高级筛选,（1）在远离筛选数据清单的工作表的某一行中，输入或复制筛选条件标题，应与要筛选的字段名一致。（2）在条件标题下面的行中，输入匹配条件。条件值与数据清单之间至少保留一个空行，如图所示6.32所示。在本例中设定的条件是“物理70且化学=80”。（3）执行“数据”/“筛选”命令，选择“高级筛选”，屏幕弹出如图6.44所示“高级筛选”对话框。,图6.32 设置筛选条件,图6.33 “高级筛选”对话框,（4）在“方式”框中选中“在原有区域显示筛选结果”；在“数据区域”框中指定数据区域，本例为$A$4:$H$10；在“条件区域”框中指定条件区域，包括条件标题，本例为$A$1:$

41、H$2。（5）若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复记录”，本例不选择。（6）单击“确定”按钮，即可看到如图6.34所示的结果。,图634 条件筛选结果,6.5.4 数据的分类汇总,1分类汇总基本要素（1）分类字段指定按某个字段对数据清单进行分类汇总，首先要按该字段进行排序。,（2）汇总方式使用诸如“汇总”和“平均”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算；也可同时使用多种计算类型，对分类汇总进行计算。（3）汇总项指明对哪些字段给出汇总结果。,2分类汇总举例以图6.35所示的数据清单为例，以“地区”作为分类字段，对“销售金额”进行“求和”汇总。操作如下：（1）对数据清单按分类汇总的列排序

42、，本例按“地区”排序；在数据清单中选取一个单元格。（2）执行“数据”/“分类汇总”命令，在屏幕显示如图6.36所示分类汇总对话框。,图6.35 数据清单,图6.36 “分类汇总”对话框,（3）在“分类字段”框中选择“地区”；在“汇总方式”框中选择汇总方式函数，默认为“求和”；在“选定分类汇总项”框中选择需要汇总的字段名，这里选择“销售金额”（可以有多项）。（4）单击“确定”按钮，汇总结果如图6.37所示。,图6.37 分类汇总的结果,图6.38 单击“2”按纽的结果,例如，单击数字符“2”，结果如图6.38所示，显示地区销售金额和总计行。,6.6 数据透视表,6.6.1 数据透视表的创建与修改

43、,1数据透视表的创建,（1）将单元格指针移到数据清单内的任一单元格中，执行“数据”/“数据透视表和图表报告”命令，进入“数据透视表和数据视图向导3步骤之1”对话框。,图6.39 用来创建数据透视表的数据清单,（2）选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，按“下一步”按钮，屏幕显示“数据透视表和数据视图向导3步骤之2”对话框。在这个对话框中可以看到自动选定的数据表区域，如果不正确，可以重新设置。其方法是单击“选定区域”输入框右边的折叠按钮 ，重新设置，然后再单击折叠按钮 ，返回上一对话框。（3）按“下一步”，进入“数据透视表和数据视图向导3步骤之3”对话框，选择数据透视表显示的位

44、置，可选项有“新建工作表”和“现有工作表”两项。为了便于区分，最好选择“新建工作表”。,（4）单击“版式”按钮，屏幕显示如图6.40所示“版式”对话框。,图6.40 “版式”对话框,（5）按照字段名称，分别拖到“行”、“列”、“数据”及“页”区域中。（6）将“销售代理”拖放到“列”处，“商品名称”拖放到“行”处，“销售数量”、“销售金额”拖放到“数据”区。若要删除拖到区域内的字段，只要将其拖出该区域即可。（7）单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据视图向导3步骤之3”对话框，再单击“完成”按钮，即可看到如图6.41所示结果，即各代销商的实际销售情况。,图6.41 创建出的数据透视表,2 数据

45、透视表的修改,图6.42 数据透视表工具栏,6.7 Excel与其它文件类型相互转换,6.7.1 打开其它程序建立的文件并保存为 Excel工作簿步骤如下: (1) 单击“打开”按钮,系统弹出“打开”对话框，如图6.43,图 6.43,(2) 在“查找范围”列表中,找到包含要打开的文件的驱动器、文件夹或internet地址。 (3) 在“文件类型”列表中,指定要打开的文件类型。 (4) 在“文件名”编辑框中输入要打开的文件名,然后单击“确定”,Excel就会在工作表中打开指定的文件。 (5) 在Excel对该文件操作完后,单击“文件”菜单中的“另存为”命令,系统会弹出“另存为”对话框。 (6)

46、 在“另存为”对话框的“保存类型”列表中,选中Microsoft Excel工作簿(*.xls)选项,单击“保存”按钮。经过上述操作之后，就把其它类型的文件转换成了一个Excel工作簿文件。,6.7.2 把Excel建立的工作表保存为其他文件类型步骤如下: 在Excel中建立一个工作表 选择”文件”菜单中的”保存”命令将该表保存到一个工作簿中。 选择”文件”菜单中的”另存为”命令，并在“另存为”对话框中的“文件类型”列表中，选择“网页”，如图6.43,(4) 在”另存为”对话框的”文件名”编辑框中输入网页文件名,系统会自动加上扩展名.htm,这种类型的文件能被任何一个浏览器打开. (5)如果要

47、把整个工作簿的多个工作表都保存为网页,可选中”整个工作簿”.,图 6.43,6.8 Excel数据的导入与导出,将Fox数据库中的.DBF文件导出到Excel 直接打开DBF文件 步骤如下:(1)打开一个新的一个Excel工作簿,选择”文件”菜单中的”打开”命令,系统弹出”打开”对话框. (2)在”打开”对话框的”查找范围”列表中,指定目标文件的所在目录和文件类型. (3)单击打开按钮,系统就会把选中的DBF文件打开在Excel的当前工作表中. 用MS Query查询DBF文件 步骤如下: (1) 打开一个Excel的新工作表,选择”数据”菜单中的”导入外部数据”子菜单的”导入数据”,系统会弹

48、出”选择数据源”对话框,如图6.44.,(2) 在”选择数据源”对话框中,单击”导入数据源”按钮,弹出”数据连接向导”对话框,如图6.45 (3) 在”数据连接向导”对话框中,选择要连接哪种数据源,如”数据检索”服务,单击”下一步”按钮.弹出图6.46对话框.,图6.44,(4) 选定服务项,单击”下一步”弹出检索数据源链接的计算机名或域名对话框,输入名子,单击下一步.如图6.47,图 6.47,图6.48,图6.47,(5)指定检索服务的计算机名或域名,单击下一步,弹出图6.48,开始连接数据服务. (6)建立连接后,就可以进行检索服务.,图6.48,2. 把Access数据库中的数据表导入到Excel工作表中 在Excel中，可以通过“导入外部数据”，用MS uery的查询功能把Access数据库中的数据表查询到Excel中，方法(略) 在Access中，提供了一种更简的方法，直接把Access数据表发布到Excel中，操作如下： 启动Access系统,打开包括导出表格的数据库. 选择Access”工具”菜单中的“Office链接”子菜单,然后从中选择“用Excel分析”命令,如图6.50. 选择“用Excel分析”命令, Access就会自动启动Excel,并建立一个与打开的数据表同名的工作簿,然后把数据表中的内容直接传送到该工作簿的一个工作表中.,