1、贸易部农产品采购管理办法1.0 目的优化农产品采购流程，保证国内所需农产品可以及时采购，保证本部门该项业务的正常开展，并完善采购的一系列流程，包括谈判、采购、合约签订、货款申请、流程管理等，以其达到本部门费用控制及管理优化2.0 职责划分贸易部物资采购划分为两个层级，农产品采购为第二层级：2.1 贸易物资：包括采购农产品和其他可供贸易的物资3.0 采购流程3.1 申请采购物资前需要些农产品或其他贸易产品调查报告，除获得样品外，需要就该目标农产品的价格、数量、品质、产地等详细说明，详见农产品调查报告3.2 以电话或者邮件的形式与客户进行邀约谈判，并以每日汇报的形式获得有效信息并备案备案内容包含交
2、易方式、付款方式等信息3.3 采购合同3.3.1 采购合同的采用统一格式，详见合同3.3.2 采购合同的编号规则为：PT （PRORICH TRADING）年月日合同排号，例如：2016 年 11 月 1 日签订的第二份合同，则编号为 PT161101023.4 付款申请3.4.1 按照财务要求填写付款申请单，付款单上需写明收款人信息、数量、价格、品名等信息3.4.2 复印好合同后，作为依据附在付款申请单后3.5 合同的批准3.5.1 合同制定好后，需要将草稿交总经理审阅，审阅完毕后打印并交总经理签字3.6 货物追踪3.6.1 货物追踪需要由贸易部尼日利亚分部派人去追踪，原则上大量的货物需要派人现场监装确认货物品质、数量、装车情况及确认发车和到达时间并报总经理知晓3.6.2 货物在起运前，相关提箱、装箱需要拍照并回传给总经理，装箱单、提单信息需要经总经理确认，提单正本需要寄回国内总经理处
