1、 范围本文件规定了挂帐流程，其目的是规范挂帐流程，提高挂帐准确率。 适用范围：本制度适用于通机公司对合格供应商的挂帐。1. 术语和定义无2. 规范性引用文件Q/ZS-MS1803.02员工奖惩条例3. 职责3.1. 财务部统计人员负责采购入库单、调拨单的审核、编制挂帐表以及挂帐后全面复核。3.2. 物管部库管员负责采购入库单、调拨单的正确录入物流系统。3.3. 成控组负责挂帐零部件价格的审核。4. 管理程序4.1. 流程描述5.1.1 待检单5.1.1.1 打单：物管部打单人员在收到厂家的送货清单打印待检单时，必须准确打印厂家编码、名称、零部件名称、零部件编码及送货数量。5.1.1.2 收货：
2、物管部收货人员在收零部件时，认真核对待检单上所反应的内容是否与所送零部件一致，核对无误后待厂家签字确认，再由收货人员签收实收数量，填写实收数量时大小写必须一致，否则视为无效。5.1.1.3 待检单录入：物管部库管人员在收到待检单时，必须严格按照待检单反应的内容录入物流系统。5.1.1.4 财务部待检单审核：票据审核制度5.1.1.5 待检单须注明联次及各个联次的归属，各个联次不得混用。5.1.2 调拨单5.1.2.1 调拨单录入：物管部库管员在物流系统录入调拨单时，必须按照各环节出具的领料单的内容录入，不得增加或减少领用的物资明细。5.1.2.2 财务部调拨审核：见票据审核制度5.1.2.3
3、物流系统中所以的单据审核后物管部库管员不得随意调整，如有调整事项须报批同意后方能调整。5.1.2.4 调拨单须注明联次及各个联次的归属，各个联次不得混用。5.1.3 价格协议5.1.3.1 统一计量单位：价格协议、待检单、调拨单以及挂帐中所有计量单位，全部以价格协议中所签计量单位为依据，其他单据不得随意更改。5.1.3.2 价格协议排序规则：在签定厂家价格协议时，书面协议上各厂家零部件统一按零部件编码排序，以便在核价过程中减少误差。5.1.3.3 无价明细传递：每月挂完帐后，财务部统计人员统计出当月挂帐无价零部件明细传成本控制组，成本控制组在接收到无价零部件明细时应及时完善价格协议，在次月挂帐
4、中能得以补挂。5.1.4 挂帐明细表：5.1.4.1 挂帐取数：每月 20 日扎帐后，检查物流系统中的待检单、调拨单是否审核完毕，Q/ZS-MSTJ1104.02Page 2 of 2本文件网上发布为受控文件，打印文件为非受控文件挂帐表中采购入库数来源于待检单，挂帐数量来源于调拨单，检查完毕后导出前月 21 日至本月 20 日各库管员的收发存汇总表。5.1.4.2 挂帐差异调整：在挂帐全面复核过程中发现差异需调整的，由财务部统计人员出具复核记录表，记录表附件为挂帐表、价格协议，报公司领导批准后在当月挂帐中调整：如厂家申请调整前期挂帐差异的，由厂家出具书面报告附件同上，交财务部统计员处复核后，报
5、公司领导批准并在本月挂帐中调整。5.1.4.3 质量问题挂帐补偿：厂家申请退货补偿的，由厂家出具书面报告，报告附件包括退货补偿协议、挂帐表、价格协议以及退货清单，经相关环节进一步核实后报公司领导批准并在当月挂帐中补挂。5.1.4.4 让步使用扣款：每月扎帐后由质量工程部上报各厂家当月让步使用零部件明细，财务部统计人员导入价格后，在当月挂帐中扣除。5.1.4.5 整理挂帐表：将收发存汇总表整理并编制成挂帐表，同时计算出挂帐数量（挂帐数量=期初结存数量+采购入库数量-退废数量-期初结存数量）,然后根据当月的价格协议总表（电子版）引入价格并计算挂帐金额（挂帐金额=实际价格挂帐数量） 。5.1.5 挂
6、帐5.1.5.1 挂帐时间：挂帐时间为每月 24 日，如有更改另行通知。5.1.5.2 领取挂帐表：各配套厂家于挂帐前一日到我司领取挂帐表，以便厂家提前核对挂帐数量及挂帐价格。5.1.5.3 帐目核对：厂家在领取挂帐表后，对挂帐数量有疑问的及时找库管员把帐目核对清楚。5.1.5.4 价格审核5.1.5.4.1 由成控组对挂帐价格审核，以书面版价格协议核对挂帐表的厂家名称与财务编码是否一致。5.1.5.4.2 检查价格协议的执行日期与价格协议中部分零部件有无特殊要求。5.1.5.4.3 挂帐表上每笔零部件价格与书面版价格协议进行核对，核对内容包括零部件名称、零部件编码、计量单位、价格，如其中某项
7、不相符的，当月暂不挂帐待完善协议后在次月中进行补挂，不能以参照价格挂帐，必须以核对内容为依据对各厂家进行核价。5.1.5.5 单据审核5.1.5.5.1 单据审核人员首先检查厂家挂帐依据是否齐全，挂帐依据包括退货证明、上月挂帐表、当月挂帐表、当月待检单、退货单。5.1.5.5.2 根据厂家待检单、退货单按零部件编码、名称、数量核对挂帐表上的采购入库数与退货数量是否正确。在待检单与退货单的审核过程中注意票面填写是否规范，票面检查内容包括财务编码、厂家名称、零部件编码、名称、计量单位、实收数量大小写。如单据有差异的厂家应及时找相应库管员核实清楚后，再重新审核收单。5.1.5.5.3 单据审核人员数
8、量核对完毕后，检查挂帐表上每笔挂帐金额是否计算正确。5.1.6 收发票5.1.6.1 票面检查：收到发票时首先检查发票票面填写是否规范，检查内容为购销双方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及帐号。5.1.6.2 开票内容检查：检查发票上所开零部件明细与挂帐表上的零部件编码、名称、数量、价格、金额是否一致，如有某项不相符的应退回厂家重新开票。Q/ZS-MSTJ1104.02Page 3 of 2本文件网上发布为受控文件，打印文件为非受控文件5.1.6.3 税率检查：发票上税率如有不为 17%的，应单独统计并检阅价格协议签定的税率，如与协议税率不符应及时找厂家协商解决。5.1.6.4 如当月
9、挂帐有补偿金额或扣款金额的，开发票时应开为销售折扣，不能在挂帐明细中冲抵开票。5.1.7 挂完帐数据统计5.1.7.1 应挂帐未来挂帐：挂完帐后统计人员根据当月挂帐表分厂家统计出当月应该来挂帐但未来挂帐的厂家金额，作为成本暂估数据。5.1.7.2 已挂帐未开发票：统计人员根据当月挂帐表、所收发票统计出厂家已挂帐，但发票未开厂家明细金额，作为成本暂估明细。5.1.7.3 无价零部件：统计人员先根据当月书面挂帐表与电子版挂帐表进行核对，然后归集出无价格零部件明细，作为当月无价暂估依据。5.1.8 挂帐复核5.1.8.1 复核组成及分工：参与挂帐复核人员不得低于挂帐人员的 50%，具体分工为按工作量
10、的大小以财务编码为依据分配给各复核人员。5.1.8.2 复核时间：参与挂帐复核人员须于次月付款前将所有复核事项全面复核完毕。5.1.8.3 挂帐表计算关系检查：检查挂帐表中通过计算所得的挂帐数量、挂帐金额所用公式是否正确。5.1.8.4 单据复核：将所有厂家挂帐单据归集，全面对所收厂家单据与挂帐表进行复核，复核要点检查单据的厂家名称与挂帐表的厂家名称是否吻合、单据填写是否真实有效、单据上的物料编码、名称、计量单位、实收数量是否与挂帐表一致。5.1.8.5 价格复核：检查书面价格协议的执行日期与价格协议中所签部分零部件有无特殊要求，再根据书面价格协议全面核对挂帐表，复核要点检查零部件编码、名称、
11、价格、计量单位、挂帐表与价格是否一致。5.1.8.6 挂帐调差和扣款报告复核：相关调差及扣款报告复核应指定专人，除原报告审核人外，先复核厂家书面报告上签字是否完善，再查阅报告附件协议、挂帐表、待检单、退货单等相关证明是否齐全。5.1.8.7 复核记录：所有复核人员挂帐表复核完毕后，须将复核内容记录到挂帐复查表上，对复核有问题的须保留相关附件并注明原因。5.1.8.8 汇总记录：指定专人将复核记录整理、汇总，将有问题明细统一报批后分类处理。5.1.9 资料归档5.1.9.1 电子版与书面挂帐表核对：财务部统计员及时对当月电子版挂帐表进行维护，保证电子版与书面挂帐表的一致性。5.1.9.2 单据装
12、订：财务部统计员必须把当月的待检单、调拨单、挂帐表以及相关的报告装订成册，以便查询相关数据。5.1.9.3 单据保持时间：待检单、调拨单保存半年以上，挂帐表保持 1 年以上。5.1.10 考核事项5.1.10.1 打单环节：厂家送货待检单信息打错的，给予 10 元/张的处罚。5.1.10.2 收货环节：物管部收货环节不认真清点货物及待检单上实收数量填写不规范的，给予 10 元/张的处罚。Q/ZS-MSTJ1104.02Page 4 of 2本文件网上发布为受控文件，打印文件为非受控文件5.1.10.3 单据录入环节：对于待检单、调拨单录入物流系统错误的给予 10 元/笔的处罚。5.1.10.4 单据审核环节：票据审核人员对票据有明显错误而未发现错误的，给予票据审核人员 10 元/张的处罚。5.1.10.5 挂帐环节：挂帐环节单价核错及单据审核错误的给予 10 元/笔的处罚。5.1.10.6 收发票环节：对于厂家发票有明显错误的，收票人未发现的给予 10 元/张的处罚。5.1.10.7 不按规定复核：挂帐复核人员不按挂帐办法中相关内容复核的给予 50 元/笔的处罚。5.1.10.8 复核差错：对已复核的挂帐表，仍有错误的落实责任人给予 20 元/笔的处罚。5. 记录挂帐表 ZS/MS-R0502-49 挂帐复核表 ZS/MS-R1104-80 6. 附录无
