1、第五章事务文书,第一节事务文书概述 第二节感谢信、表扬信、慰问信 第三节推荐信、求职信、证明信 第四节倡议书、建议书 第五节计划和总结 第六节简报和述职报告 第七节会议记录和规章制度 第八节讲话稿,第一节事务文书概述,事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作，规范行为的实用性文书。尽管它们不是国家行政机关公交处理办法中的法定文种，却是在日常工作中使用最为广泛的文书。 一、特点 (1)指导性 (2)真实性 (3)灵活性 二、分类,下一页,返回,第一节事务文书概述,(1)书信类文书书信类文书是在日常生活、学习、工作中传递信息、处理事务、交往应
2、酬中使用频繁的应用文体。这类文书包括一般书信、感谢信、表扬信、慰问信、推荐信、求职信、咨询信、举报信、倡议书、建议书、申请书、检讨书等。(2)日常事务类文书日常事务类文书是单位或个人对一定时限内的工作、生产或学习有目的、有步骤地安排或部署所撰写的文书。这类文书包括规划、计划、总结、读书笔记、条据、电报、大事记等。(3)发言报告类文书发言报告类文书是反映工作状况和经验，对工作中存在的问题或具有普遍意义的重要情况进行交流报告的文书。这类文书包括述职报告、调查报告、评估报告、讲话稿等。(4)规章类文书规章类文书是政府机构或社会各级组织针对某方面的行政管理或纪律约束，在职权内发布的需要人们遵守的规范性
3、文书。这类文书包括章程、条例、办法、规划、规程、制度、守则、公约等。,下一页,上一页,返回,第一节事务文书概述,三、写作要求 (1)以方针政策为指导，以法律规定为依据 (2)深人调查研究，获取真实材料 (3)实事求是，切实可行 (4)格式约定俗成，语言准确简练,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,一、感谢信感谢信是专门用来对自己有所帮助、支持的单位、集体或个人表示感激或谢意的书信。感谢信有的直接写给被感谢者，有的写给被感谢者所在单位，并要求给予表扬。感谢信的使用范围很广，感谢相助、感谢捐赠、感谢祝贺、感谢鼓励、感谢探访，都可以使用。感谢信可以张贴，也可以用寄给报社、杂志社刊登或电台、电
4、视台等媒体播出。1.特点写作时篇幅应短，中文300字左右即可;对收信人为自己做的好事了然于胸，不要忘了什么;把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其辞;表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果允诺别人什么应切实可行，能说到做到。2.分类按感谢的内容可分为:感谢援助、感谢探访、感谢吊唁等。,下一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,3.结构和写作方法称谓问候语正文祝颂语具名和日期,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,二、表扬信表扬信，是以集体或个人的名义对某单位或个人的先进思想、模范事迹表示赞扬的书信。可以寄到或亲自送到受表扬者的所在单位，也可以寄给报
5、社，在报纸上发表。1.特点表扬信与感谢信的性质相近，写法也大体相同。第一行正中书写标题“表扬信”或“感谢信”。正文内容要写清楚表扬、感谢的是何单位或个人，有何先进思想、先进事迹，以及先进事迹对社会、对自己所产生的重大意义和积极效果。最后写上表示敬意、感谢或赞扬的话，如“此致敬礼”、“谨表谢意”、“向您学习”等。落款写清发信单位或个人姓名以及发信日期。,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,2.结构和写作方法表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。(1)标题一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。(2)称谓表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的
6、机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若是直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。(3)正文正文的内容要另起一行，空两格写。,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,(4)结尾该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”、“值得我们学习”等方.面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，
7、顶格写。(5)落款落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,三、慰问信慰问信是以组织、群众或个人的名义，向有关集体或个人表示慰劳、问候、致意的书信。慰问信能够充分体现组织的温暖和关怀，体现人与人之间的深情厚谊。它可以给被慰问者以继续前进的信心，克服困难的勇气，勤奋学习和努力工作的力量。,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,1.特点慰问信具有针对性、鼓动性和祈使性的特点，即针对对方的业绩或困难而写，用饱含感情的语言激励对方，要求期望对方进一步做好工作等。慰问信在社会生活中有巨大的作用:喜庆之日对有关人员给予鼓励
8、，对有贡献人员给予表彰，对遭遇困难的人给予安慰，体现了集体和组织的温暖，反映了同志间的情谊，给人以奋发前进的信心、克服困难的勇气和勤奋工作的力量。2.分类慰问信根据其内容的不同特点可分为三种:向做出贡献的团体或个人表示慰问，肯定他们的成绩与贡献，鼓励他们戒骄戒躁、继续前进，争取更大的成就;由于某种原因单位或个人遇到了暂时性的损失或巨大困难时，向他们表示同情和安慰，表示亲切关怀，在精神上给对方以温暖鼓励;某些重大节日到来之际，特向有关单位、集体或个人致以节日慰问。,下一页,上一页,返回,第二节感谢信、表扬信、慰间信,3.结构和写作方法 标题 受文对象 正文 4.签署。在正文的右下角注明写信的单位
9、或个人名称、写信的时间。,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,一、推荐信推荐信是用于向有关单位推荐人才的信函，是单位、团体或个人向其他单位、团体或个人推荐人或物，以便对方采纳的专用书信。 1.特点(1)以事实为依据(2)突出特点(3)具有针对性(4)言辞适度 2.结构和写作方法 一般包括标题、称谓、正文、祝颂语、署名和日期六部分。,下一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,二、求职信求职信是个人向机关、团体、企业或有关领导谋求职业的一种专用书信。求职信是求职者写给招聘单位的信函。它与普通的信函没有多少区别，但它与朋友的信函又有所不同，当然也不同于“公事公办”的公文函。求职信所给的对象
10、很难明确，也许是人事部一般职员，也许是经理，如果你对老板比较了解的话可以直接给老板。当然，如果你根本就不认识招聘公司的任何人，求职信最好写上“人事部负责人收”较妥。如果直接写人事部经理或“老总收”可能不妥，如果该信落到一般职员手中，可能使得这些人不高兴。,下一页,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,1.作用和特点求职信起到毛遂自荐的作用，好的求职信可以拉近求职者与人事主管(负责人)之间的距离，获得面试机会多一些。求职信是自我陈述，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要看，因此要简明扼要，突出重点。求职信是无业、待业或停薪留职者写给用人单位的信，目的是让对方了解自己，
11、相信自己，录用自己，它是一种私人对公并有求于公的信函。,下一页,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,2.结构和写作方法一般来说，求职信属于书信一类，故其基本格式也应当符合书信的一般要求。一个人的书信如果写得精彩，那么可以肯定他的求职信也不会差到哪里去。求职信的基本格式与书信无异，主要包括收信人称谓、正文、结尾、署名、日期和附录共六个方面的内容。三、证明信证明信是证实某人有关晴况或某件事情的专用书信，它可以作为处理有关公务的重要依据。证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称为证明，
12、具有凭证的作用。,下一页,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,1.特点证明信书写的内容不能涂改。如果出于正当原因(如原文有笔误)需要修改的，凡个人出具的证明信应在涂改处加盖私章，凡单位(团体)出具的证明信应在涂改处加盖公章。证明信的内容，有的来自调查研究，有的来自档案材料。证明信必须实事求是地说明情况，所证明的事情必须证据确凿，言必有据，不能夸大或缩小，更不能弄虚作假。,下一页,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,2.分类(1)按出具方式大体上可以分为两类:单位、团体出具的证明信，一般是证明本单位人员(含曾在本单位工作的人员)的有关情况;个人出具的证明信，大多是为某人的某件事情
13、的真实情况作证明，这种证明信一般需要个人所属单位签署意见。(2)按使用范围可分为四类:某人要人党人团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信;有些真相模糊不清的历史事实或事件被人歪曲，由当时亲身经历的人写出证明信以澄清事实;在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况;个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位做出解释说明时，也可以请有关人员出具证明。,下一页,上一页,返回,第三节推荐信、求职信、证明信,3.结构和写作方法不论是哪种类型的证明信，其结构都大致相同，一般由标题、称呼、正文、署名和日期构成。,上一页,返回,第四节倡议书
14、、建议书,一、倡议书倡议书是公开提倡某种做法，倡导某项活动，鼓动别人响应的一种信函文书。倡议书具有广泛的群众性。它可以在较大范围内调动群众的积极性，使大家心往一处想，劲往一处使，齐心协力，共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。倡议书是开展精神文明建设的一个有效方法。倡议书的内容一般是同人们的日常生活相关的一些事项。如倡议爱护花草树木，保护生态环境;倡议众志成城，抗灾抢险等。所有这些都属于社会主义精神文明建设的重要内容。倡议书是一种建议、倡导，它不给人一种强制的感觉，它在这种轻松倡导之中，宣传了真、善、美，使人们无形中受到深刻的教育。,下一页,返回,第四节倡议书、建议书,1.特点 (1
15、)倡议书的群众性 (2)倡议书对象的不确定性 (3)倡议书的公开性 2.分类 根据倡议书的倡议者划分，可分为个人发起的和集体发起的两种。 3.结构和写作方法 倡议书的结构较灵活，一般包括标题、称呼、正文、落款四个部分。,下一页,上一页,返回,第四节倡议书、建议书,二、建议书建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。有的建议书也称“意见书”。我国古代有许多提建议之类的文章，如李斯的谏逐客书是建议秦王广开才路、集纳人才的;贾谊的论积储疏是建议汉文帝积储财货、物资的;又如赵充国的屯田奏是建议采用士兵屯田垦荒政策的;再如贾让的治河议是建议汉哀帝采
16、用富国安民，治理水利措施的等。,下一页,上一页,返回,第四节倡议书、建议书,1.特点(1)态度认真(2)内容具体(3)措施可行(4)语言简明 2.结构和写作方法 建议书一般由标题、称呼、正文、敬语、落款五个部分组成。,上一页,返回,第五节计划和总结,一、计划计划是是对未来一定时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的文种。计划主要用于对未来的工作任务预先拟定目标，设想步骤、方法等，做到事先心中有数，减少盲目性。它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。 1.特点 (1)明确的目的性 (2)很强的预见性 (3)互相协调性,下一页,返
17、回,第五节计划和总结,2.分类“计划”不是单一的文种，是计划类文书的总称，叫做“计划性文体”。计划的种类繁多，从不同的角度，可以有不同的分类。按内容分。有学习计划、生产计划、工作计划、研究计划、财务计划、教学计划、收购计划、梢售计划等。按范围分。有国家计划、系统计划、地区计划、部门计划、科室计划、个人计划等。按时间分，有周计划、月份计划、季度计划、年度计划、五年计划、十年规划等。按性质分。有军事计划、工作计划、建设计划、维修计划及各种会议计划等。按效力划分。有指令性计划、指导性计划，综合性计划、专题计划等。按书写形式划分。有条文式计划、表格式计划等。,下一页,上一页,返回,第五节计划和总结,3
18、.结构和写作方法计划的写法没有固定的格式，既可以采用文字叙述的方式，也可以采用条文或表格的方式，还可以采用条文表格综合式、文件式。前面三种形式的计划可以自由、灵活地写;文件式计划一般是以一级组织作出的，是全面的、时限较长的正式成文计划。计划的格式与写法虽没有统一的规定，但在具体的写作过程中，仍有一定规律可循。计划一般由标题、正文、落款三个部分组成。,下一页,上一页,返回,第五节计划和总结,二、总结总结是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的经验，用以指导今后工作的文书。平常所说的小结、体会、认识等也是总结，只不过因其内容较单纯、涉及面较小或经验欠成熟而在具体运用上有别于总结。
19、总结有以下三方面作用:深化人们对客观事物规律性的认识加强工作指导的有效性促进经验、信息的交流。,下一页,上一页,返回,第五节计划和总结,1.特点(1)真实性(2)理论性(3)目的性(4)自我性2.分类总结有以下几种类型:(1)从内容上分有工作总结、生产总结、学习总结和思想总结等。(2)从时间上分有定期性(年度、季度、月份)总结和以工作周期为阶段的总结。(3)从范围上分有全面总结、专题总结、地区总结、单位总结、部门总结、个人总结。,下一页,上一页,返回,第五节计划和总结,(4)从功能上分汇报性总结、经验性总结。(5)从性质上分有全面总结、专题总结。 3.结构和写作方法 总结没有固定的形式，常见的
20、格式由标题、正文和落款三部分组成。 4.写作内容要点 (1)明确目的和指导思想 (2)实事求是，一分为二 (3)统一观点和材料起来 (4)语言要准确、简明、生动 (5)熟悉情况，占有材料，认真撰写 (6)谨防帽子大、事实小 (7)找出规律性的东西,上一页,返回,第六节简报和述职报告,一、简报简报是党政机关、社会团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、交流经验、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书。简报是个总称，各单位内部编发的“动态”、“简讯”、“信息”、“内部参考，、“情况交流”、“情况反映”、“工作通讯”等，都属于简报的范畴。从文体上看，它是简要报道单位内部各方面信息的一种常用文体;
21、从形式上看，它是一种具有固定格式的内部刊物。 1.特点 简报具有一般报纸新闻性的特点，这是共性;它又有本身的特点，主要是: (1)内容专业性强 (2)篇幅特别简短 (3)限于内部交流,下一页,返回,第六节简报和述职报告,2.分类 (1)日常工作简报 (2)中心工作简报 (3)会议简报 (4)动态简报3.结构和写作方法简报的种类尽管很多，但其结构不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。,下一页,上一页,返回,第六节简报和述职报告,报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开
22、。有些简报根据需要，还应标明密级，如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位;送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位;发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发 (单位)”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。,下一页,上一页,返回,第六节简报和述职报告,二、述职报告述职报告可以说是工作报告中的总结性报告。报告是向上级机关陈述事项的上行文，属于行政公文中议案、报告和请示三个上行文之一。国家行政公文处
23、理办法规定，“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告中的总结性报告多用于提交大会进行讨论，如各级政府向同级人民代表大会所作的“政府工作报告”。这种报告虽然是代表法定社会组织及其部门的，却是在报告人自身负有全责的情况下运转工作的，实质上就是述职报告。可以看出，述职报告是社会组织机关和部门的负责人向上级管理机关陈述自己某一阶段工作情况，进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践的履行职务情况的口头报告。作为综合性较强的公文，属于报告的一种，又与总结和讲话稿相似。,下一页,上一页,返回,第六节简报和述职报告,1.特点 (1)个人性 (2)规律性 (3)通俗性 (4)艺术性
24、2.分类从时限上，可分为任期述职报告(现任职位以来的总体情况报告)、年度述职报告(报告本年度的履行职务的情况)、临时性述职报告(担任某项临时职务的报告)。从表达形式上，可分为口头述职报告、书面述职报告。一般任职时间较短且在较小的基层单位工作的可以用口头述职。,下一页,上一页,返回,第六节简报和述职报告,3.结构和写作方法述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。,上一页,返回,第七节会议记录和规章制度,一、会议记录在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的
25、项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。,下一页,返回,第七节会议记录和规章制度,会议记录是反映会议真实情况的资料，具有很大的实用价值。例如:在会议期间，会议记录可用来作为编写会议简报的素材。在会议临近尾声时，会议记录又是撰写会议总结或会议纪要的重要参考。会议结束后，会议记录则成了传达会议精神、检查会议议定事项落实情况的一个依据。1.特点(1)依附性(2)实录性(3)即时性,下一
26、页,上一页,返回,第七节会议记录和规章制度,2.分类 从反映会议情况和内容的详略程度来分，会议记录主要有以下三种: 详细的会议记录。 摘要式会议记录。 重点式会议记录。 3.结构和写作方法 会议记录一般由标题、会议组织概况、会议内容、结尾四个部分组成。,下一页,上一页,返回,第七节会议记录和规章制度,二、规章制度规章制度是国家机关、人民团体、企事业单位为了建立正常的工作、学习、生产、生活秩序而制订的具有法规性与约束力的文书。规章制度是守则、制度、规程、章程、规定、办法、条例、须知、公约等的总称，是在一定范围内制订的具有法规性和约束性的文件，要求有关人员按章办事，共同遵守。规章制度有如下作用:规
27、章制度是客观规律的反映;规章制度是方针、政策的具体化;是实行科学化的管理，提高效率的有力措施;规章制度是协调工作、生产、生活的准则。,下一页,上一页,返回,第七节会议记录和规章制度,1.特点权威性制约性鲜明性严肃性严密性程式性,下一页,上一页,返回,第七节会议记录和规章制度,2.分类规章制度是一个总称，它的种类很多，应用范围也很广。国家机关、社会团体、企事业单位均可根据工作和生产的需要，制订各自的法规、章程等，要求所属人员或社会成员共同遵守，切实执行。 3.结构和写作方法 规章制度大体上由三部分组成，即标题、条文、具名和日期。,上一页,返回,第八节 讲话稿,一、含义和作用讲话稿是人们在工作和社
28、会活动中经常使用的一种应用类文体。从广义上讲，凡是为在会议上发表具有一定目的性、条理性、完整性讲话而拟定的文稿，都可称作讲话稿。讲话稿篇幅有长有短，长至万字以上的报告稿;短至几百字的礼仪致词及讨论会发言稿等都属于讲话稿。领导讲话稿不同于演讲或一般性发言，主要在于不仅讲话人的身份限于领导人，讲话的内容也总是具有一定指示性、指导性、总结性或号召性，而且所发表的意见体现着领导机关的意图和旨意。 二、分类及特点 (1)导向性讲话 (2)指导性讲话 (3)总结性讲话,下一页,返回,第八节 讲话稿,三、结构和写作方法领导讲话稿一般由标题和正文两部分组成。1.标题标题分为简式标题和复式标题两类。简式标题一般由主讲话人的姓名、职务、事由和文种构成，如x省长在全省教育工作会议上的讲话。复式标题由一个主标题和一个副标题组成。主标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与简式标题的构成形式相同。2.正文讲话稿的正文包括开头、主体和结尾三部分。,上一页,返回,
