1、時 間 管 理,*,在開始之前,如果餘生只剩三天,您會做那三件事?,請思考:,課程綱要 1.時間管理基本概念 2.時間管理架构 3.時間管理思維陷阱 4.如何提高工作效率4.1 E-MAIL的管理4.2 如何展開計划 4.3 執行能力的強化,時間管理是什麼?,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是.,時間管理=自我管理=改變習慣,以令自己更富績效,更富效能 效率:把事情很快地做完 效能:把事情很快又很對地做完,用正確的方法做正確之事,時間管理=事前的規劃或長期的計劃,
2、時間管理的架構,時間管理的架構,A,C,B,D,正確的順序,重要,不重要,不紧急,紧急,A,B,D,C,压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,短视近利危机处理缺乏自制力人际关系浮泛，甚至破裂,偏重的結果,重要,不重要,不紧急,全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,有远见平衡纪律少有危机,紧急,A,C,B,D,陷阱一:不合理的時間配置,明智的時間配置,1.重要的事情著重在 PlanPlan 著重在 DoDo 著重在 CheckCheck 著重在 Action 2.灌能:重要的事情交給信任的部屬完成.,陷阱二: 拖延,除D以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情拖延之後往往變成緊急的事情,思維習
3、慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完80%一般,陷阱三: 事必親躬,韓非子 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因怕部屬取代 不放心部屬,不信任部屬 標準過高,陷阱四: 有求必應,花太多時間,時間不夠會犧牲B項 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當
4、地拒絕.,受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要?,管理E-Mail,1.你一天花多少時間看E-mail? 2.你進E-mail會不會看小品? 3.你看E-mail的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的E-mail有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信? 6.你進 E-mail 信箱,是先看信還是先發信?,如何提高 E-mail 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 除了急件以外, 集中時段回信 養成習慣, 一天只有三個時段看E-mail,看E-mail 的時段,Email資料夾的分類,設定不同資料夾,按輕重緩急將收到的e-mail 分
5、類,管理個人郵件處理的時間.,如何展開你的計劃,一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底,工作時段分配法則,花時間在計劃上才是最節省時間的做法,80/20法則,.花最少的力氣, 獲得最多的效益.所完成的工作裡, 80%的成果, 來自20%的時間. 80%的努力是與成果無關的,80/20原則示意圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,執行能力的強化,備 忘 錄,時間管理的利器: To-do list,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,Sche
6、dule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會,良好工作習慣的養成,速戰速決 做備忘錄 可以早上做完的事,決不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成兩天完成 在工作情緒低潮時,每天至少完成一件事情.,執行的速度: 兵貴速戰速決,養兵千日,用在一時 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米成熟飯型 自廢武功型,需要速戰速決的時機,需要速戰速決的狀況:1.專案的關鍵任務或一群人要等你的決策之後方能動作的時候2.重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.3.時機稍縱即逝的狀況. 有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.,緩衝區,並不是每件事情都那麼急 如果每件事情都要及時地處理,我們會變得神經兮兮的 應該有一個地方讓我們放一些不必馬上處理的事情,但時間到了又能提醒我們,結語,清明神定 氣定神閑 游刃有餘 舉重若輕,
