1、行政部工作手册一、 总则本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟识公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。二、 日常工作前台前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作，主要包括如下工作内容：1、 卫生确认1.1 对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。1.2 清洁员打扫卫生的次日，对办公区域卫生进行检查，确保办公区域卫生符合标注。2、 接听转接电话2.1 接听电话。三声内接听电话，自报家门。2.2 询问和记录。可及
2、时解决的事宜，应转接相应人员接听；不能及时解决的事宜，留对方联系方式，待解决后回电告知；须转达的事情，须重复一边给对方听以示确认。2.3 告别语。 “再见”或“感谢您的来电” 。2.4 熟记各部门办公电话，副总经理以上职位手机号无特殊情况不得外泄。3、 来访客人接待3.1 有预约的情况。对总经理、副总经理、销售部反馈的当日客人来访情况进行记录，须牢记其简单个人信息，客人来访时直接引座至受访人办公室，倒水/茶，客人离开后。3.2 无预约的情况。A 来访者到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、语言规范，热情礼貌“您好，有什么可以帮您？”B 来访者要求与本公司员工面谈时，引座至会议室，通知该
3、员工接待。C 来访者要求与本公司员面谈，该员工不在时，引座至会议室，打电话询问该员工意见，协助该员工对来访者进行接待。D 来访者要求与本公司领导面谈，须礼貌地了解其身份、工作单位等基本情况，引座至会议室，请其稍等，征求该领导的同意，倒水/茶；若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。3.3 来访者离开后，须立即整理经理室、会议室。4、 员工考勤4.1 员工上班时间出门超过 30 分钟，须问清外出事由，在员工外出登记表上进行记录，其外出返回时，须在“返回时间”一栏上进行记录。4.2 每月协助行政助理做好员工考勤汇总工作。5、 快递和其他物品的收、发、转5.1 快递和其他物品的接收、发送和分发必须进
4、行签名登记。5.2 提供快递单发出记录表给因业务需要发送快递的员工，并指导其正确填写和包装，完成后前台将“第一联”妥善保管，并对发生费用进行统计。5.3 外来快递和其他物品由前台负责接收，填写快递单接收分发记录表 ，登记时分清是已付还是到付，及时通知有关人员到前台领取，领取时须本人签名，对于到付的需收件人确认方可付快递费。5.4 每月 3 日将上月快递费用月报报电子版至部门主管，每月 10 日（节假日顺延）报至财务进行报销。 （顺丰快递联系电话：4008111111/13591806544 王先生）6、 公司公文的分发确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在会签单上签字
5、后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。 7、 会议室管理7.1 对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。7.2 会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。8、 公示板管理8.1 将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记公示文件台账 。8.2 每日上午 9 时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。8.3 负责保持公示板的干净、整齐、美观。9、 每月统计9.1 饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大
6、量积压。上述物品由行政助理每月 20 日统计，28 日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补充，填写消耗品使用台帐 ，每月 3 日形成消耗品月报报电子版至部门主管。 （送水电话：81886260）9.2 市内交通费统计行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记市内交通费报销汇总表 ，每月 23 日粘贴好报销单，附市内交通费报销汇总表报部门主管，25 日报财务报销，下月 3 日报电子版至部门主管。10、预订工作10.1 票务预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照http
7、:/ 3 日将电子版报至部门主管。10.2 商务用餐预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的商务用餐进行预订，并将相关信息转告相关人员。11、 后期追加工作12、 其他临时交办的工作13、 月总结及须填写或上报的报表每月 4 日做好上月工作总结上报部门主管，主要月报表包括：员工外出登记表备查表快递单接收分发记录表备查表快递费用月报上报表公示文件台账备查表消耗品使用台帐备查表消耗品月报上报表市内交通费报销汇总表上报表票务月报上报表三、 日常工作行政助理行政助理须协助部门主管做好行政部的招聘、入职等人事管理相关工作，主要包括如下工作内容：1、 招聘1.1 日常应聘信息的筛选、转发及处理。1.2
8、招聘会。当公司不定期安排到人才市场招聘或参与专场招聘时，行政助理须提前做好相关准备工作，包括按相关要求提交各项材料申报招聘展位，按照部门主管要求报送招聘职位报表。招聘前一日须对招聘相关事宜进行安排和确认，主要包括：办理招聘借款，安排次日招聘用车用水，通知次日参加招聘人员进行准备。1.3 招聘当日根据应聘职位要求认真进行初步简历筛选，在应聘简历上注明应聘职位。2、 面试2.1 公司面试一般情况下包括三轮，第一轮由行政部长进行面试，第二轮由用人部门主管进行面试，对于重要的岗位，须提交公司领导进行第三轮面试。2.2 面试前，就面试时间与主考官进行沟通，约定好时间后通知应聘者面试，行政助理须及时做好面
9、试准备工作，如接待室/会议室的协调，面试表格的准备。2.3 面试当天行政助理应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘者面试顺序，并通知面试主考官进行面试。2.4 面试完成后，行政助理对简历进行重新整理归档，形成面试情况月报每月 10 日将电子版报部门主管。3、 入职手续3.1 新员工来公司报到时，须备齐下列资料。一寸照片 2 张身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件原件岗位要求中注明该岗位需要的相关证件原件解除劳动合同证明书行政助理将留存复印件，将原件交还给新员工本人。以上材料齐全后，行政助理须组织签订劳动合同书 （聘用退离休、离岗人员须签订劳动协议书 ）和竞业禁止协议 。安排新
10、员工学习公司所有规章制度，学习后新员工须填写阅读确认单 。3.2 立即建立以员工名字命名的员工档案，每位员工一个档案袋，内装如下内容：本人填写的员工入职登记表并粘贴其一寸照片 1 张身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件的复印件，A4 纸复印，一张一证，身份证须正反面复印在同一张 A4 纸上岗位要求中注明该岗位需要的相关证件的复印件，复印要求同解除劳动合同证明书原件 1 张面试时个人简历等所有材料劳动合同书/劳动协议书和竞业禁止协议阅读确认单3.3 办理好上述手续后，行政助理须在新入职员工信息表中进行登记录入，确认数据准确无误后在入职当日内将电子版发送至部门主管处。3.4 须在通
11、讯录中进行登记录入，并在入职 2 日内将更新后的通讯录上传至服务器。4、 员工档案保管员工档案需保密存放，钥匙共两把，部门主管及行政助理各一把，任何人员需查阅员工档案应征得总经理同意后，在行政助理陪同的情况下方可查阅，不得外借，查阅后行政助理须将档案恢复原样。5、 员工离职手续办理6、 员工信息上报6.1 根据大连市及高新园区的相关规定，做好员工信息上报工作。主要包括： 录用备案和就业登记表-行政助理单月 10 日前填写完成报主管领导签批，一式两份加盖公章，于单月 15 日前报送“高新园区泰德大厦 3F” 网站上相关信息的录入。对于应届毕业生，须完成网上审批录入工作。7、 个人档案寄存及党员关
12、系调转8、 员工日常考勤8.1 每月 20 日前做出下月月考勤表 ，30 日前将下月的车间月考勤表 、 月加班单 、 事假申请单打印好后转给车间。8.2 每月 3 日前对上月指纹考勤记录进行搜集、整理、汇总。8.3 每月 5 日前必须收到车间上报的上月月考勤表 、 月加班单 、 事假申请单 ，7 日将汇总整理的月员工考勤报表进行公示，10 日发电子版至部门主管。9、 办公用品管理9.1 根据NTT-XZ（2009）004 行政事务管理制度每月 20 日（节假日顺延）对各部门提出的办公用品采购申请表进行汇总，以节约成本为原则，根据各部门领用和实际使用情况，填写“预计单价” 、“审批数量”核算金额
13、后，逐级审批。9.2 行政助理在采购前必须作好询价工作，列出具体的采购品种和规格，选择 3 家以上的供应商进行报价。在多家供应商报价的基础上，进行一一对比，在付款、质量、服务等相同的条件下选择质优、价廉的供应商。9.3 每月 23 日前完成各级领导审批，27 日前完成办公用品采购。28 日发放，发放时要求领取人在办公用品领用登记表上进行登记。办公用品（管理品）使用一段时间后，超过规定使用期限，实行以旧换新。10、 车辆管理10.1 公交卡。员工因公司业务市内公交出行可使用公司公交卡，共两张由行政助理保管，使用时在公交卡使用登记表上进行登记，余额不足贰十元时进行充值，凭票与交通补助一同报财务报销
14、。10.2 商务车。根据用车申请单及司机上报具体行程情况及时在商务车费用月报上进行登记，及时在油卡上进行充值，确保油卡余额充足，每月 10 日将上月商务车费用月报报电子版至部门主管。11、 后期追加工作11.1 财务部于 2009 年 12 月 25 日下发通知，须按照财务部的相关要求（每月各部门上报资金计划，每个月 25 日前部门内部审批后报财务资金计划表 ）做好行政部各项资金计划工作，及日常行政部支付资金的记录工作。12、 其他临时交办的工作13、 月总结及须填写或上报的报表月考勤表备查表月加班单备查表事假申请单备查表月员工考勤报表上报表新入职员工信息表上报表通讯录上报表录用备案和就业登记
15、表上报办公用品采购申请表备查表办公用品领用登记表备查表面试情况月报上报表公交卡使用登记表备查表商务车费用月报上报表资金计划表上报四、 日常工作司机1、 司机管理1.1 须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。1.2 须保持手机 24 小时畅通，对公司领导和行政部管理人员的电话，特殊情况未能接听电话时，应尽快回电。1.3 应经常检查所开车辆的各种证件的有效性，出车时保证证件齐全、有效。1.4 因司机违章造成后果由当事人负责，因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。2、 车辆管理2.1 每日抽适当的时间擦洗所开车辆，以保持车
16、辆包括车内、车外和引擎的清洁；根据天气及车辆的实际情况，不定期到洗车行清洗所开车辆。2.2 车内不准吸烟，本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止，公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人员，但不能直接制止。2.3 出车前，要例行检查已确保车辆的水、电、油及其他性能的正常，出车完毕，要检查存油量，确保油量可满足临时紧急出车时的用油。2.4 根据需要添置车内消耗品如矿泉水、纸巾等。3、 派车3.1 司机凭审批手续完整的用车申请单出车，并按实际情况填写“实际出入时间” ，回厂后将填写完整的用车申请单交行政助理。3.2 出车途中因特殊情况需更改行车路线，或遇特殊情况不能按时返回的，应及时告知行政助理。4、 相关费用因公司业务产生的车辆相关费用，由行政助理填表报销，司机须及时与行政助理沟通，提供相关费用发票。5、 后期追加工作6、 其他临时交办的工作
