1、Access 基础教程（第三版）,第1章 概述,第1章 概述,1.1 Access简介1.2 Access浏览1.3 VBA简介,1.1 Access简介,Access作为Microsoft Office软件中的一个重要的组成部分，随着版本的一次次升级，现已成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。1.1.1 Access发展及应用 在Windows 3.x时代，Access 2.0第一次被作为Office 4.3企业版的一部分，它将所有数据库对象全部封装于同一个文件中，且对宏、VBA及OLE技术提供了很好的支持，加上丰富的数据库管理的内置功能，对数据严整性提供了有力的保障，而且也更易于维护，因而
2、受到小型数据库最终用户的关注。Access保持了Word、Excel的风格，它在作为一种数据库管理软件的开发工具时，具有当时流行的如Visual Basic 6.0所无法比拟的生产效率，所以倍受青睐，且越来越广泛地被应用于办公室的日常业务。,1.1 Access简介,Access历经多次升级改版，从Access 2.0逐步升级到Access 2003。从Access 2000开始，Access除保留了原来好的功能外，还增加了一种全新的功能数据工程（ADP），并对ADO提供了全面的支持，这更使Access超越了简单的桌面型数据库管理系统，而是作为一种高效的RAD工具。此外，Access还加强了对
3、ActiveX、多媒体、Unicode、Internet等新技术的支持。但它的操作却越来越简单，使它能够取代曾独步这一领域的同是微软出品的Fox家族。 Access与其他数据库开发系统之间相当显著的区别是：可以在很短的时间里开发出一个功能强大而且相当专业的数据库应用程序，并且这一过程是完全可视的，如果能给它加上一些简短的VBA代码，那么开发出的程序决不比专业的程序员开发的程序差。,1.1 Access简介,1.1.2 Access的特点1.Access中的数据库对象 Access作为一个数据库管理系统，实质上是一个面向对象的可视化的数据库管理工具，采用面向对象的方式将数据库系统中的各项功能对象
4、化，通过各种数据库对象来管理信息，Access中的对象是数据库管理的核心。Access中包括7种数据库对象，分别是数据表、查询、窗体、报表、Web页、宏和模块。,1.1 Access简介,（1）数据表 数据表是关于特定实体的数据集合，由字段和记录组成。一个字段就是表中的一列，字段存放不同的数据类型，具有一些相关的属性。用户可以为这些字段属性设定不同的取值，来实现应用中的不同需要。字段的基本属性有：字段名称，数据类型，字段大小等。一个记录就是数据表中的一行，记录用来收集某指定对象的所有信息。一条记录中包含表中的每个字段。图1.1所示教师档案表中有4个字段，字段名分别为教师编号、教师姓名、所属院系
5、名称、所属专业名称。 一个数据库所包含的信息内容，都是以数据表的形式来表示和存储的。,1.1 Access简介,（2）查询 查询是数据库的核心操作。利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。也可以利用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录源。查询的目的就是根据指定条件对数据表或其他查询进行检索，筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合，从而方便用户对数据库进行查看和分析。Access中的查询包括选择查询、计算查询、参数查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询。图1.2所示是一个选择查询的结果，是在学生档案表中查询所有信息技术学院学生的情况。,1.1 Access简介,（3）窗体 窗体是数据
6、信息的主要表现形式，用于创建表的用户界面，是数据库与用户之间的主要接口。在窗体中可以直接查看、输入和更改数据。通常情况下，窗体包括五个节，分别是：窗体页眉、页面页眉、主体、页面页脚及窗体页脚。并不是所有的窗体都必须同时包括这五个节，可以根据实际情况选择需要的节。设计一个好的窗体就建立起友好的用户界面，会给使用者带来极大方便，使所有用户都能根据窗体中的提示完成自己的工作，以此达到方便用户使用数据库，这是建立窗体的基本目标。,1.1 Access简介,（4）报表 报表是以打印的形式表现用户数据。如果想要从数据库中打印某些信息时就可以使用报表。通常情况下，我们需要的是打印到纸张上的报表。在Acces
7、s中，报表中的数据源主要来自基础的表、查询或SQL语句。用户可以控制报表上每个对象（也称为报表控件）的大小和外观，并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出。,1.1 Access简介,（5）数据访问页 数据访问页是Access发布的Web页，用户通过数据访问页能够查看、编辑和操作来自Internet或Intranet的数据，而这些数据是保存在Access数据库中的。 数据访问页是直接与数据库连接的。当用户在Microsoft Internet Explorer中显示数据访问页时，实际上正在查看的是该页的副本。对所显示数据进行的任何筛选、排序和其他相关数据格式的改动，只影响该数据
8、访问页的副本。但是，通过数据访问页对数据本身的改动，例如修改值、添加或删除数据，都会被保存在基本数据库中。,1.1 Access简介,（6）宏 宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成。宏是重复性工作最理想的解决办法。例如，可设置某个宏，在用户单击某个命令按钮时运行该宏，可以打印某个报表。 宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。宏组是一系列相关宏的集合，将相关的宏分到不同的宏组有助于方便地对数据库进行管理。,1.1 Access简介,（7）模块 模
9、块是将VBA（Visual Basic for Applications）的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。模块对象是用VBA代码写成的，模块中的每一个过程都可以是一个函数（Function）过程或者是一个子程序（Sub）过程。模块的主要作用是建立复杂的VBA程序以完成宏等不能完成的任务。 模块有两个基本类型：类模块和标准模块。窗体模块和报表模块都是类模块，而且它们各自与某一窗体或报表相关联。标准模块包含的是通用过程和常用过程，通用过程不与任何对象相关联，常用过程可以在数据库中的任何位置执行。,1.1 Access简介,2Access与其他数据库软件的比较3Access中的
10、强大的开发工具VBA4Access与Microsoft Office中的Excel共享数据5Access中的强大的帮助信息6Access中的向导功能7Access中可使用Internet功能8Access 2003数据库具有较强的安全性9Access各个版本之间的兼容,1.2 Access浏览,1.2.1 安装Access Microsoft Access 作为Microsoft Office的一个重要组成部分，在完全安装Office时已作为常用组件默认装入，只装入Access常用控件，这种安装对于只是运行Access数据库应用系统已足够，但如果为了应用Access开发设计数据库应用系统，则必
11、须完全地安装Access。安装过程如下：（1）将Microsoft Office安装光盘放入光驱，将自动执行安装程序，在“安装信息”窗口的文本框中输入相应的信息，其中“产品密钥”不能随意填写，一般在安装说明中都有，对于其他信息用户可随意填写，单击“下一步”按钮。,1.2 Access浏览,（2）进入 “Microsoft Office最终用户许可协议”窗口，选择“我接受许可协议中的条款”选项，单击“下一步”按钮。（3）进入“安装类型”窗口，选择“自定义安装”选项，并确定安装位置，如图1.3所示。单击“下一步”按钮，进入“自定义安装”窗口，选中Access选项，并选中“选择应用程序的高级自定义”
12、复选框，如图1.4所示。单击“下一步”按钮。,1.2 Access浏览,（4）在“高级自定义”窗口中，单击“Microsoft Office Access”前的按钮展开其安装选项菜单，共有4个选项：“从本机运行”、“从本机运行全部程序”、“在首次使用时安装”和“不安装”，如图1.5所示。选择“从本机运行全部程序”，并单击“下一步”按钮。（5）在“摘要”窗口，确认所要安装的应用程序的信息，然后单击“安装”按钮，等待安装。（6）安装完毕后系统会给出相应的提示信息。,1.2 Access浏览,1.2.2 启动与退出Access启动Microsoft Access的几种方法： 在Windows桌面任务
13、栏左下角，单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“程序”，在“程序”子菜单中选择Microsoft Office，执行下一级菜单中的Microsoft Office Access2003选项即可。 如果在桌面上有Microsoft Access的快捷方式，可以直接双击该快捷方式图标打开；或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，即可打开Access窗口。 双击以“.mdb”为后缀的数据库文件，也可打开Access。,1.2 Access浏览,退出Microsoft Access的几种方法： 单击控制按钮里的关闭按钮。 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 使用快捷键Alt+F4。 在标题
14、栏单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。,1.2 Access浏览,1.2.3 Access界面 启动Microsoft Office Access2003后打开Access窗口。用户可以单击工具栏上的“新建”按钮，在窗口右边的选单中选择“空数据库”的选项，如图1.6所示；也可以单击工具栏上的“打开”按钮打开已建数据库。在Access窗口中包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、控制按钮等。每一部分的功能介绍如表1.1所示。1Access数据库菜单栏介绍 Access数据库设计窗口中的菜单栏包括：文件、编辑、视图、插入、工具、窗口、帮助。每个菜单项中又包括子菜单，子菜单中又有相应的命令选项
15、，可以完成相应的功能。这些菜单中包含了Access数据库设计中的全部功能，通过它们完成Access中的各种操作。菜单栏中的命令如表1.2所示。,1.2 Access浏览,打开菜单的方法： 使用鼠标单击菜单名。 按Alt+字母键，这个字母是菜单名称后面用括号括起来的带下划线的字母。 按Alt键或F10键。此时可以见到突出显示标记出现在菜单上，使用左右方向键选择，然后按回车键即可。2Access常用工具栏介绍 Access中的工具栏同它的菜单栏一样，随着Access不同的视图状态而有一些不同，常用工具按钮及功能如表1.3所示。,1.2 Access浏览,3Access数据库设计视图窗口介绍 Acc
16、ess数据库以单独的（.mdb）文件来存储应用系统中所包含的所有对象。打开文件后，可以看到数据库窗口（如图1.11所示）。它主要包括以下三个部分：命令按钮组（窗口上端，其说明如表1.4所示）、对象类别按钮组（窗口左部）、对象成员集合（窗口右下部）。,1.2 Access浏览,从Access 2000版本开始，Access的帮助功能开始使用HTML形式，使得用户在Access中使用的帮助形式与通过Microsoft Web站点获取的帮助形式相同。获取有关Access的帮助的方法分别是：“目录索引”、“这是什么？”、“Office助手”和“网上Office”。1“目录索引”帮助2利用“Office
17、助手”获取帮助和提示信息3通过网上获得帮助,1.3 VBA 简介,Microsoft Access提供了功能强大的面向对象的可视化编程工具VBA（Visual Basic for Application），用户可以利用VBA来编写高效率、高质量的程序模块，充分发挥Access数据库系统深层次的功能，增强系统的灵活性，提高数据库的工作效率。1.3.1 VBA简介 在1993年，Microsoft公司推出了一种可以被多种应用程序共享的，针对应用程序内部可编程、通用的可视化应用程序编程语言VBA。VBA是Microsoft Access中的内置编程语言，VBA的语法与独立运行的Visual Basi
18、c编程语言相互兼容。,1.3 VBA 简介,Access中的VBA程序由模块组成。模块中包含一系列语句和方法，以执行操作或计算数值。模块是将VBA声明和过程作为一个单元进行保存的集合。模块有两个基本类型：类模块和标准模块。窗体和报表模块都是类模块，并且它们各自与某一个窗体或报表相关联。标准模块包含的是通用过程和常用过程。通用过程不与任何对象关联，常用过程可以在数据库中的任何位置执行。,1.3 VBA 简介,过程也有两种基本类型：子过程和标准过程。模块中的每一个过程都可以是一个函数过程或一个子过程。子过程执行一个操作或一系列的运算，但是不返回值。用户可以自己创建子过程或使用Access所创建的事
19、件过程模板。VBA中包含了很多的内置函数，用户还可以创建自己的自定义函数，创建自定义函数以后，就可以在Access任何地方的表达式中使用该函数。 在Access中提供的VBA开发界面称为VBE（Visual Basic Editor）。在VBE中可编写VBA函数和过程。,1.3 VBA 简介,1.3.2 VBE简介（1）VBE的启动方法。单击“工具”菜单栏，在其下拉菜单中选择“宏”，在其子菜单中单击“Visual Basic编辑器”命令，则打开相应的VBE窗口，如图1.12所示。（2）VBE工具栏介绍。在VBE设计窗口中有特殊的工具，如表1.5所示。,本章小结,本章简单介绍数据库管理系统Access2003的安装、启动、退出；Access数据库的特点，特别是Access中的数据库对象的描述；通过Access的界面浏览，以图、表的方式分别介绍了其菜单栏命令和常用工具栏按钮，以及Access的帮助功能。最后还简单介绍了Access中的编程语言VBA以及它的编程环境VBE。,
