1、项目流程及管理培训 太和堂品牌策划 活动部 2013.5,也许你曾经遇到过以下问题,客户通知有一个新的项目，我去之前需要准备什么？ 要开始写方案了，一点头绪没有，我该怎么办？ 熬了2个通宵了，我的方案能通过吗？怎样才能更直观的表现自己的想法？我的创意能100%的实现效果吗？啊呀！报价还没有做？头痛 活动拿下了，接下来该怎么办？究竟要做哪些准备工作？ 明天看场地，看些什么？ 时间那么紧张，好多事还没有做呢？接下去没有觉睡了()zZ 明天要去现场了，会不会有什么突发情况？还有哪些事没有想到？一宿 现场：客户有变化了！供应商出了点问题！酒店不配合了！东西忘记带了！无法分身！,做活动 = 一场噩梦,项
2、目操作流程总览,Briefing前的准备工作 Briefing时注意事项 Briefing后的工作细节,客户活动Briefing,写方案有没有捷径 合理有效的制定报价 别忘记立项,活动方案及报价,活动备忘 制定项目进度安排 有效的团队配合 沟通很重要,活动准备期1,如何堪场 供应商的选择与沟通 设计部的沟通,活动准备期2,如何应对项目准备过程中的变化 合理运用相关文档模板,活动准备期3,团队工作分配 与供应商的合作 控台与台口 如何解决突发状况,活动现场,活动相关资料整理 清算与结算 内部及供应商评估,活动后期,客户活动Briefing听Briefing之前的准备工作,仪容仪表 根据客户公司的
3、不同以及活动性质的不同，安排不同性质的着装 建议着职业装出席 有必要的话带好录音笔 团队分工 谁负责主要记录 客户讲的所有细节都要记录 关键信息更要着重标注 谁负责提问 客户讲述时不要打断 提问的时候要大胆，提的问题要专业 有些问题要适当保留 客户信息搜集 主要负责人联系方式 主动与初次见面的客户交换名片 活动及产品相关资料 Briefing PPT 产品资料,客户活动Briefing Briefing时注意事项,客户活动Briefing Briefing之后的工作细节,1份 Meeting minutes 不只是流水账，要能为他人所用 发给客户确认，以避免信息有误,1次会议 消化Briefi
4、ng内容，整理问题,1个电话 进一步了解客户需求，掌握客户喜好 合理的预算范围,1个团队 根据客户及活动的需求，安排合理的团队,如果没有捷径，那怎样才能少走冤枉路？ 客户需求分析 不要只想着出售自己的喜好 资源收集 以往同类型活动的资料 类似活动的照片 同类型的方案 供应商资源 利用团队的力量 客户部、创意部、设计部、制作部 搭建供应商、设备供应商、第三方供应商 ,活动方案及报价提交写方案有没有捷径？,活动方案及报价提交如何合理有效的制定报价,有些项目由于复杂程度较高而昂贵，一定要注明材料、工艺等等 有些项目利润较高，反而不必注明材料，以免比价吃亏 项目分类很重要！清楚明了没有遗漏，同时避免某
5、一大类价格特别高,不要经验性报价 询价最好有2手方案以应变客户的需求,参考报价模板（注意不同公司的不同价格标准） 注意预算范围 将利润放在有技术含量的项目，不可删减的项目，不易比价的项目,最后拉一遍公式，检查excel下方自动求和和公式的结果是否一致 单价有没有纰漏 单价有没有搞错,活动备忘What to do,在一个活动准备期的最初，建议先做一个备忘 按照大的模块来划分 分别需要做哪些事？有哪些事需要准备？哪些需要客户确认？ 简单、实用、易懂 不用很复杂、精美的格式，它可以帮助你理清思路。不要还没有做就因为复杂而退却 如果这个备忘做完之后再也没有去看过，那就是失败的。它应该在整个准备期中都是
6、很实用的 这个备忘不单单是你一个人看的，它应该能帮到更多人,制定项目进度安排When to do it,在备忘的基础上，安排每一件事情必须完成的时间 可以直接在备忘上直接注明完成时间 优点：方便，快捷 缺点：不能按照时间轴来安排工作/不能让客户共享/很容易遗漏 另作一个项目进度安排表（推荐） 优点：直观的看出每一阶段应该完成的工作/可以在给客户看的时候体现专业性 缺点：制作过程比较麻烦/容易漏掉某些工作 安排时间段的几个主要因素 制作周期 印刷/搭建/礼品 需要客户提供信息 窜场PPT 对其他项目的影响度 堪场 受其他项目的影响度 MC Script,有效的团队配合Who can do it
7、沟通很重要How to do it,如何合理安排团队分工 能力+经验 相互关联性 团队配合的几个关键因素 Happy Work 协调好“官”与“管” 信任团队成员 充分分享自己获得的信息 遇到问题，及时提出，共同解决。 沟通很重要 学会去听 合理有效的书面沟通 避免重复信息传达（客户、供应商）,如何堪场 我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）,会议签到台区域的具体情况 酒店前台的位置、会议签到台的位置、接机大巴停靠点三者之间的关系 签到背景板的具体尺寸 签到台前往住房、会场、自助餐厅的路径 酒店门口以及签到台区域有哪些可供利用装饰，推广重要信息的载体 电源
8、接口 签到区域能容纳的人数？旁边是否有可供休息的地方？ 大堂及签到区域允许放置宣传品的位置 是否有更好的签到区域？自助餐厅的具体情况 取餐台的数量大小等 容纳人数，桌数 与会议室的距离（会议自助午餐）,如何堪场 我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）,会议室的具体情况 电箱的位置与荷电量 宴会厅的具体尺寸 长宽高，是否异型 有没有吊灯，吊灯离地高度，各吊灯之间的距离以及吊灯离墙的距离 所有宴会厅的入口大小以及之间的距离 有没有吊点？吊点的单位承重 宴会厅原先有没有挂投影仪和灯，能否去掉 询问宴会厅曾经摆过的最多课桌形式和圆桌形式 宴会厅内附件的具体情况 讲
9、台的具体尺寸 会议桌子的具体尺寸 圆桌的具体尺寸，有几种规格 会议桌布和晚宴桌布的颜色，椅套的颜色，以及分别的数量 舞台的尺寸，可调节的高度，能提供的数量 踏步的数量 桌签的形状及数量,如何堪场 我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）,宴会厅原有场灯的控制情况 宴会厅原来有没有舞台，能否利用？ 有没有防火通道或消防门需要避让 Foyer的具体情况 尺寸高度等 电源接口 茶歇台的位置，沙发的位置，签到处的位置 能做哪些装饰？适合做哪些装饰 地毯？大理石地面 宴会厅相关 VIP休息室 化妆间 物资间 堆放杂物的地方 进货通道，电梯 上菜门和通道,如何堪场 我们
10、自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）,分会场的具体情况 长宽高，是否有异型，吊灯等情况 各种会议形式的容量 可用酒店（会议中心）原有设备 酒店户外活动区域及拍照区域 有没有可以拍摄集体照的现有台阶 有没有大块平地可供搭架子 是否有停车影响 有没有高空俯拍的场地及高点 下雨的备选方案 适合户外拓展的场地，安全性，距离，能否做一些装饰，音响 房间情况 各类房型的房间面积，床的尺寸 标准房的床间距离，大床房能否加床 新旧，味道，View，mini bar能否撤,如何堪场 我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）,其他 各楼层平面
11、图，各地点之间的路径 电梯间情况及电梯使用情况，主要人流示意 其他可供装饰的位置和尺寸 堪场其他注意事项 每次活动都不同，一定要为活动服务 所有勘查的项目都应该有照片和笔记 堪场过程中一定要和供应商和酒店多沟通，听取他们的建议 多拿一些场地数据和资料回来 笔，笔记本，尺，红外测距，照相机，激光笔,公司优选供应商里是否有相关供应商？,在优选供应商里进行挑选,是,另行选择,否,意识,经验,价格,合作意向,合作历史,相关项目经验,价格,档期与人员,选定供应商,供应商沟通,供应商的选择与沟通,供应商的选择与沟通,沟通之前先要对供应商有个初步的认知 责任心 出错率 专业性 ,根据供应商的特性选择不同的沟
12、通方式 关注程度 沟通细致程度 决策时的依赖程度 ,一些沟通技巧 相信供应商的专业 尊重并理解 暗示你的决策力 需要反馈 “你有什么好的想法？”,一些工具 关键日期节点 样品,供应商评估,如何应对项目准备过程中的变化,尽可能满足客户的要求，但是不要草率 信息共享 第一时间做出调整（内部以及供应商） 是否涉及价格的变化 学会 Say No,源自客户,如何应对项目准备过程中的变化,分析原因，是否有更好的方法 信息共享 成本控制 是否需要share客户,源自供应商,合理运用相关文档模板,E-Mail 设计制作沟通单（内部、客户、供应商） 场地配合任务书，供应商配合任务书 客户工作人员配合任务书 活动
13、Vip沟通信（仪式嘉宾、演讲人） 执行流程 AV Rundown 设计物资清单,合理运用相关文档模板E-mail,关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 肯定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让客户用才能显示完你的标题 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收” 一封信尽也许只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复
14、对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。,合理运用相关文档模板E-mail,关于称呼与问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 假若对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假若不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个
15、“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。,合理运用相关文档模板E-mail,关于正文 Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；假若具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 注意Email的论述语气,合理运用相关文档模板E-ma
16、il,根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！ Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。假若事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。,合理运用相关文档模板E-mail,一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感
17、。尽也许避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。假若是英文Email，最好把拼写检查功能打开;假若是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。,合理运用相关文档模板E-mail,合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。假若配合图表加以阐述，收件人肯定会表扬你的体贴
18、。 不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出肯定的轻松气氛的场合，比如现在:),合理运用相关文档模板E-mail,附件假若邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件假若附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 假若附件过大(不宜超过2MB)，应使用超大附件或中转站形式发送,合理运用相关文档模板E-mail,
19、回复技巧 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。假若事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。假若你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 回复不得少于10个字,合理运用相关文档模板E-mail,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的
20、尊重。 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)假若只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了假若你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。假若你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！,合理运用相关文档模板E-mail,要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)To的人是要受理这
21、封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然假若CC的人有建议，当然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个也许用在非常规场合。To，CC中的各收件人的排列应遵循肯定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。假若有需要还应对转发邮件的内容
22、进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。,合理运用相关文档模板E-mail,只发有必要的邮件，认真发邮件！,合理运用相关文档模板 场地配合任务书，供应商配合任务书，客户工作人员任务书,要有一个活动日程的总览，但除了需要对方配合的环节以外，其他环节不用过多涉及，一笔带过即可,沟通没有马赛克,借助任务书当面沟通，要有反馈,什么时间，什么地点，需要几个人，提供什么样的帮助和服务，为什么需要,合理运用相关文档模板执行流程,执行流程有很多种版本，个人的习惯也不仅相同，但是总体来讲，因具备以下因素 自出发至回来，各个时间段，在各场地因该发生什么事件，由谁来负责，谁来协
23、助。 各个环节需要的物资有哪些？ 各个环节需要供应商的配合是什么（场馆、搭建、AV、摄影摄像、礼仪化妆、Part-time）制作执行流程的过程中 -不仅仅是一次“纸上谈兵”，而是一次极具价值的活动预演 -时刻关注人员的分配是否合理，会否有冲突 -时刻关注各个环节是否还有没有确认的因素（客户、供应商、内部团队） -时刻问自己这样几个问题： “这一时间段还有什么事会发生吗？” “这一环节还有什么不确定的吗？” “这一环节的准备工作都做好了吗？” “这一环节落实到人头了吗？会不会有问题？”,合理运用相关文档模板AV Rundown,最有效的AV Rundown应该是由AV供应商自己写的，这样的AV
24、Rundown最能被他们接受,合理运用相关文档模板AV Rundown,如果自己撰写AV Rundown，请注意以下问题 -视频和音频要突出播放源不推荐：视频：播放开场影片音频：开场影片自带音乐推荐： 视频：PC2，开场影片音频：PC2出声音，开场影片自带音乐 -灯光突出效果，而不是设备不推荐： 劲舞环节：电脑灯快速摇头+频闪，Par灯变换颜色，LED变色，追光%&%&%，ETC灯*#！%&*推荐： 劲舞环节：不要省电，让所有灯光效果都动起来，燃爆整个舞台！音乐It is my lifeLinkin park,团队协作,互相分担压力，主动提供帮助互相交流工作进展，分享信息提供建议，但不要干涉他
25、人的工作（项目负责人除外）不怕狼一样的对手，就怕羊一样的队友,永远不要抱怨自己的团队,与供应商的合作,讨论：如何激发供应商的最大潜力？ -学会肯定，懂得信任，相信专业 -事先确认关键环节 -鼓励交流和反馈，主动发现问题 -经验有时会给你误导讨论：怎么的客户会让你现场更有干劲？ -专业？Nice？严格要求？担心？激昂？,活动后期-客户方面,活动相关资料整理（照片、视频等）制作活动总结PPT给到客户开具发票催款,活动相关资料整理存档成本清算与结算内部活动总结会供应商评估,活动后期-公司内部,Thank you,Copyright by: 苏州太和堂品牌策划有限公司 SUZHOU TIHER CULTURE & MEDIAC O. , LTD. Tel : 0512-6787 7790 Fax: 0512-6787 7791,
