1、 企业办公自动化随着网络技术和软件技术，特别是 internet/intranet 的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率增强企业的竞争力。 一. 国内外办公自动化发展的趋势 1. 传统办公模式 传统
2、的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统轻印刷系统文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享交换传递；无法实现单位企业内部的协调；难以对非文本的如声频视频图形扫描对象等多媒体信息超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。 2. 办公自动化 办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automati
3、on，缩写为 OA,办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。 3. 网络办公模式 网络办公就是采用 internet/intranet 技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂低效的手工办公方式，实现迅速全方位的信息采集信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。 4.
4、 办公自动化的发展趋势 随着三大核心支柱技术：网络通讯技术计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA 已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如： 汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字文字图象声音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换（EDI） 。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的
5、信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。 二.目前企业办公自动化的现状及问题 1. 目前企业办公自动化的现状 近年以 Intranet 为基础的 OA 构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据 Cisco 网络公司介绍，以网络为基础设施的 OA 系统比没有网络的 OA 系统提高工作效率 50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打
6、印机、Modem 等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼从 9 层减少成 4 层；美国第二大会计公司安达信公司，实施网络 OA 后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。 我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类： （1） 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office 系列wps 系列应用软件以提高个人办公效率。 （2） 已经建立了自己的 intranet 网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。 （3） 已经建立了自己的
7、 intranet 网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 （4） 已经建立了自己的 intranet 网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过 internet 发布，宣传企业的产品技术服务；intranet 网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。 我厂的办公自动化系统经过几年的发展，已经属于第四类。 2.企业实现办公自动化面临的问题 我国从 80 年代开始，尤其是
8、进入 90 年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入问题处理排版编辑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（intranet）,企业外部网(extranet)，已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意： （1） 效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的
9、发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。 （2） 安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。 3. 企业实现办公自动化的要求 办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。 办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待： (1) 第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业 intranet 网络，又要开发办公自
10、动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。 (2) 对于第二第三类企业，由于企业 intranet 网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。 (3) 对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。 三. 怎样实现办公自动化 1.实施办公自动化的原则 在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则： （1） 实用性原则 （2） 先进性及成熟性原则 （3） 可靠性原则 （4） 开放性及安
11、全性原则 （5） 标准化原则 （6） 可扩充性原则 （7） 可维护性可管理性原则 （8） 节约性原则 2.实施办公自动化的环境 人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。 现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到： (1) 具备计算机硬件、软件常识 (2) 熟练掌握一种汉字录入方法 (3) 了解计算机上的目录和文件的基本概
12、念 (4) 网络软件的基本操作：会收发 Email、文件和传真，会用浏览器 (5) 了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念 (6) 其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。 技术设备计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机复印机电话机传真机路由器服务器光盘机等等，这些设备也要维护更新。 各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统网络操作系统文字处理软件专项工作程序软件等等。 此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。 3.实施办公自动化的步骤 第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上
13、信息交流和初步的网上协同工作。 第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批通知纪要会议管理信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。第三，在 internet 上建立公用网站，进行信息采集发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区跨省市。 在以上过程中，网络信息系统的安全性稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。 4. 我厂办公自动化的实施 我厂实施的 rj-ef
14、low 全网络办公自动化系统基于 internet/intranet 技术开发，通过统一的信息共享与发布平台，实现传统 OA 的公文运转与企业内部管理信息的协调统一，达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代基于知识管理的办公自动化系统。它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为领导及时决策提供支持信息，同时，各职能部门实现信息共享。根据我厂办公及业务的特点将系统分为个人办公部门办公公文管理机关事务以及公共信息等栏目。 四. 对企业办公自动化的几点思考 1. 什么样的企业适合使用办公自动化系统？ 绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具
15、体体现在： (1) 信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，OA 有着近乎 100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。 (2) 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如 ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。 (3) 缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化，有利于企
16、业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。 已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。 2. 办公自动化并不代表办公“无纸化” 有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事务中不再需要纸张，这种想法是错误的。 “无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公公文流转和管理过程电子化信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低行政成本。
17、但在一些必要的时候，纸张仍然是必不可少的，尤其在文件的存档系统不够完善，考虑到突发事件的发生，这时纸质文件的保存是必不可少的。一些重要合同文书技术规范也需要纸质文件。 3. 实现办公自动化需要自上而下的推进 办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作任务完成。加强领导，强化配合，构筑合力。各部门各车间要高度重视办公自动化建设工作，切实纳入重要议事日程，强化组织领导。主要领导要经常听取工作汇报，及时指导工作运行。分管领导要具体抓，要深入实际，及时掌握办公自动化建设情况，及时解决工作中遇到的问题。要加强督促检查，有计划有力度
18、地搞好工作推进。各部门要落实专人，全程抓好本部门的工作。要集中人力物力财力保障本部门网络应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构，积极开展工作，确保全厂办公自动化建设协调发展，整体推进。 4.建立严格的使用权限和层次分明的管理制度 根据工厂对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草传递及允许查阅数据库的权限，应该说 NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是
19、非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理监督激励相一致的有效机制。 5. 牢固树立信息安全意识 (1) 要牢固树立网络安全意识。要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各
20、司其职，将工作落到实处。 (2) 要做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出及时纠正，务必确保安全。建立安全事件报告制度，各单位一旦发现网络安全事件，必须在第一时间向信息化部门报告。 (3) 要加强网络设备的管理，凡安装维护连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换改变其物理的位置形态性能，严禁改变其连接关系运行状态和系统的设置。 6. 要加强对职能人员的培训 办公系统在初始启动时，大量的资料需要输入，许多表结构需要进行设置。在还没能驾驭电脑的时候，有一些畏难和办公习惯，一些障碍和惰性是可以理解的，信息化部门
21、的工作人员要从用户的角度出发，帮助他们克服困难，推进项目的进展。目前，我厂已经对办公自动化的使用人员进行了多次系统培训，其中包括厂级领导中层领导工厂信息人员信息发布人员一般使用人员。通过系统的培训使他们能够熟练的操作办公自动化系统，保证了办公自动化系统的良性运行。 7. 勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中 办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。曾经遇到到这样的一种情况，财务部的报表无法发布，NOTES 提示有错，在排错时，才发现是系统的源程序设定范围中，为包含那个出错的特殊字符。诸如此类问题的处理过程，可以让系统管理员获得更多的维护办公自动化系统的经验。还有定期的程序整理。以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。 综上所述，办公自动化发展到今天，办公自动化系统的定义已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。然而，随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企事业单位办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用和发展做出我们应有的贡献。
