1、- 1 -独 立 学 院 年 检 文 字 材 料 整 理 规 范一 、 年 检 材 料 目 录 规 范1、 年 检 材 料 目 录 的 设 置年 检 材 料 目 录 共 分 六 级一 级 目 录 ： 独 立 学 院 年 检 细 则 (试 行 ) 中 的 一 级 指 标 。二 级 目 录 ： 独 立 学 院 年 检 细 则 (试 行 ) 中 的 二 级 指 标 。三 级 目 录 ： 独 立 学 院 年 检 细 则 (试 行 ) 中 的 三 级 指 标 。四 级 目 录 ： 为 说 明 “主 要 观 测 点 ”的 一 些 大 的 方 面 所 需 要 的 佐证 材 料 目 录 。五 级 目 录 ：
2、为 说 明 “四 级 目 录 ”所 需 要 的 具 体 的 佐 证 材 料 。六 级 目 录 ： 如 果 五 级 目 录 下 面 的 内 容 比 较 多 时 ， 根 据 需 要 可 以在 五 级 目 录 下 设 置 六 级 目 录 ， 以 说 明 “五 级 目 录 ”所 需 要 的 具 体的 佐 证 材 料 。2、 年 检 材 料 目 录 的 格 式（ 1） 各 级 目 录 的 字 号 、 字 体 和 编 号一 级 目 录 ： 小 二 号 字 ， 黑 体 ； 编 号 为 “1”、 “2”、 “3”、 等 。二 级 目 录 ： 三 号 字 ， 黑 体 ； 编 号 为 “1.1”、 “1.2”、
3、“2.1”、“2.2”、 等 。三 级 目 录 ： 小 三 号 字 ， 黑 体 ； 编 号 为 “1.1.1”、 “1.1.2”、“1.2.1”、 “1.2.2”、 、 “2.1.1”、 “2.1.2”等 。四 级 目 录 ： 小 四 号 字 ， 黑 体 ； 编 号 为 “1”、 “2”、 “3”、 等 。五 级 目 录 ： 小 四 号 字 ， 宋 体 ； 编 号 为 “(1)”、 “(2)”、 “(3)”、等 。- 2 -六 级 目 录 ： 五 号 字 ， 宋 体 ； 编 号 为 “ ”、 “ ”、 “ ”等 。（ 2） 页 边 距 ： 上 3.5(单 位 ： 厘 米 ， 下 同 )， 下
4、2.8， 左 2.8，右 2.6， 页 眉 1.5， 页 脚 2.1。（ 3） 行 间 距 ： 1.5 倍 行 间 距（ 4） 纸 型 ： 采 用 国 际 标 准 A4 型 （ 210mm297mm）（ 5） 排 版 格 式 ： 用 Word2003 格 式 。 （ 参 见 范 本 ）二 、 文 档 格 式1、 材 料 用 纸（ 1） 纸 型 ： 采 用 国 际 标 准 A4 型 （ 210mm297mm）（ 2） 页 边 距 ： 上 2.8(单 位 ： 厘 米 ， 下 同 )， 下 2.3， 左 2.8，右 2.3， 页 眉 1.5， 页 脚 2.1。（ 3） 打 印 方 向 ： 一 般 材
5、 料 应 采 用 纵 向 打 印 。2、 材 料 格 式（ 1） 标 题 ： 标 题 中 除 法 规 、 规 章 名 称 加 书 名 号 外 ， 一 般 不 用标 点 符 号 。 标 题 命 名 一 般 按 年 度 、 单 位 、 分 类 词 、 主 题 （ 中 心 词 ）顺 序 命 名 ， 用 二 号 中 宋 体 （ 如 有 副 标 题 ， 用 小 二 号 楷 体 ） ， 可 分 一行 或 多 行 居 中 排 布 ； 回 行 时 ， 要 做 到 词 意 完 整 ， 排 列 对 称 ， 间 距 恰当 。（ 2） 正 文 正 文 标 题 （ 加 粗 ） 下 空 一 行 ， 每 自 然 段 左 空
6、 两 格 ， 回 行 顶格 ， 数 字 、 年 份 不 能 回 行 。 正 文 用 小 三 号 仿 宋 字 （ 行 距 选 固 定 值 25 磅 、 表 格 内 文 字 的字 号 可 适 当 调 整 ） ， 一 般 每 页 排 22 行 ， 每 行 28 个 字 。 结 构 层 次 序 数 第 一 层 为 “一 、 ”， 第 二 层 为 “（ 一 ） ”（ 可 省略 ） ， 第 三 层 为 “1、 ”， 第 四 层 为 “(1)”。 页 码 在 下 居 中 （ -*-） 。 如 有 多 级 标 题 第 一 级 标 题 用 黑 体 字 ， 第 二 级 标 题 用 楷 体 字- 3 -（ 加 粗
7、） ， 第 三 级 标 题 用 仿 宋 字 （ 加 粗 ） ， 第 四 级 标 题 用 仿 宋 字（ 加 粗 ） 。 所 有 标 题 独 立 成 行 ， 不 加 标 点 。（ 3） 附 件 文 件 资 料 如 有 附 件 时 ， 录 入 者 应 在 正 文 下 一 行 左 侧 空 两 格用 小 三 号 仿 宋 字 标 识 “附 件 ”（ “附 件 ”加 粗 ） ， 后 加 全 角 冒 号 和名 称 ， 附 件 如 有 序 号 应 使 用 阿 拉 伯 数 字 （ 如 “附 件 1： 附 件 名称 ”） ， 附 件 名 称 后 不 加 标 点 符 号 ； 附 件 材 料 部 分 ， 正 文 第 一
8、 页 的 左 上 方 顶 格 应 用 小 三 号 仿 宋字 标 识 “附 件 ： ”或 “附 件 1： ”。 附 件 标 题 应 另 起 一 行 ， 并 居 中 。（ 4） 落 款 ： 凡 不 需 加 盖 公 章 的 材 料 应 在 正 文 右 下 方 落 款 处 署成 文 单 位 全 称 （ 离 右 边 距 四 至 六 个 汉 字 ） ， 在 下 一 行 相 应 处 标 识 成文 日 期 。3、 印 刷 和 装 订 要 求 ： 单 或 双 面 印 刷 。 左 侧 装 订 ， 不 掉 页 。三 、 表 格 编 制 格 式1、 材 料 用 纸（ 1） 纸 型 ： 采 用 国 际 标 准 A4 型
9、 （ 210mm297mm）（ 2） 页 边 距 ： 上 2.8(单 位 ： 厘 米 ， 下 同 )， 下 2.3， 左 2.8，右 2.3， 页 眉 1.5， 页 脚 2.1。（ 3） 打 印 方 向 ： 原 则 上 应 采 用 纵 向 打 印 ， 如 单 元 格 内 文 字 过多 ， 尽 可 能 用 折 行 （ 自 动 换 行 ） 处 理 ， 但 每 行 的 宽 度 应 保 持 一 致 ；如 确 需 横 向 打 印 的 材 料 ， 上 边 距 应 设 为 2.8， 下 边 距 2.3； 左 右 边距 各 2.5。2、 编 辑 软 件所 有 表 格 原 则 上 要 求 用 Excel 制 作
10、 。 如 表 格 确 需 与 文 字 混 排 时 ，则 采 用 Word 编 辑 。3、 材 料 格 式- 4 -(1） 标 题 :采 用 Excel 自 定 义 页 眉 编 辑 ,选 16 号 中 宋 居 中 格 式 ;（ 2） 表 格 肩 ： 表 格 左 肩 空 两 行 录 入 “制 表 单 位 ： 船 山 学 院 *科 ”， 右 肩 按 “制 表 日 期 ： 2008 年 01 月 01 日 ”方 式 录 入 ， 外 侧 不得 超 出 表 格 右 页 边 距 。（ 3） 表 格 正 文 ： 文 字 少 时 ， 正 文 采 用 四 号 仿 宋 体 ； 文 字 多 时 ，则 采 用 五 号
11、仿 宋 体 ； 左 边 距 2.8， 右 边 距 2.3， 上 边 距 2.8， 下 边距 2.3。 文 字 可 采 用 自 动 换 行 处 理 ， 但 每 行 宽 度 应 保 持 一 致 。（ 4） 排 版 ： 表 格 上 表 目 文 字 格 式 为 垂 直 居 中 和 水 平 居 中 ， 表目 文 字 可 根 据 本 列 内 容 进 行 必 要 的 换 行 处 理 ， 并 设 定 每 页 均 能 打 印表 目 ； 表 格 内 容 一 般 为 垂 直 居 中 ， 水 平 左 侧 对 直 （ 合 并 单 元 格 内 容为 垂 直 居 中 和 水 平 居 中 ） 。（ 5） 编 辑 文 字 方
12、式 凡 属 数 据 信 息 类 表 格 ， 信 息 录 入 时 （ 数 值 型 信 息 除 外 ） 应设 定 为 文 本 方 式 后 再 录 入 。第 一 列 原 则 上 为 序 号 列 ， 最 后 一 列 原 则 上 为 备 注 列 ,且 备 注 列一 般 用 于 调 节 表 格 宽 度 用 。若 一 列 中 的 数 据 完 全 相 同 ， 不 得 合 并 单 元 格 。文 本 前 、 后 和 中 部 均 不 加 空 格 。 如 两 个 字 的 姓 名 ， 中 间 不 能 有 空格 。 日 期 按 “2008.07.01”半 角 方 式 录 入 ； 数 值 型 信 息 且 有 少 数 点 时
13、 ， 应 先 设 定 数 值 型 ， 并 保 留 两 位小 数 格 式 ； 数 值 型 信 息 表 格 内 一 律 不 得 录 入 （ 如 “元 ”、 “人 ”等 ） 单位 ， 单 位 可 在 表 目 中 用 括 号 标 出 ， 最 后 一 行 应 计 算 合 计 。（ 6） 表 尾 ： 表 中 内 容 如 需 说 明 时 ， 录 入 者 应 在 表 左 侧 下 缘 空两 格 录 入 “注 ： 1、 ”加 以 说 明 。（ 7） 页 脚 ： 采 用 自 定 义 页 脚 自 动 编 辑 页 码 ， 在 中 部 设 定 “- 5 -*-”（ 参 照 范 本 ） 。 四 、 单 行 本 材 料 编
14、辑 要 求 1、 封 面 ： 分 四 行 编 辑 文 字 。 第 一 行 为 70 号 校 体 “南 华 大 学 ”；第 二 行 为 30 号 魏 碑 体 “船 山 学 院 2008 年 *（ 主 题 ） ”； 第 三 行 为28 号 楷 体 （ 或 中 宋 ） “船 山 学 院 *科 ”； 第 四 行 为 28 号 楷 体 （ 或 中宋 ） “2008 年 11 月 ”。 封 面 禁 止 使 用 竖 排 文 字 。2、 目 录 ： 采 用 小 二 号 黑 体 居 中 ； 目 录 项 采 用 表 格 形 式 隐 含 边框 方 式 录 入 ；（ 1） 大 标 题 采 用 小 四 黑 体 方 式
15、录 入 ； （ 2） 小 标 题 空 两 格 后 用 小 四 楷 体 方 式 录 入 ； “大 标 题 （ 1） ”“ 小 标 题 （ 2） ”页 序 标 识 要 用 右 对 齐 格 式 。 行 间 距 为 固 定 值 25 磅 (参 见 范 本 ） 。五 、 原 始 材 料 整 理 要 求对 于 在 日 常 教 学 管 理 中 形 成 的 文 件 、 资 料 ， 要 求 按 自 然 年 度 问 题 分 类 法 进 行 分 类 ， 而 属 于 教 学 活 动 中 形 成 的 原 始 材 料 （ 如学 生 考 卷 、 成 绩 等 ） 应 按 照 教 学 年 度 问 题 分 类 法 进 行 分 类
16、 。所 有 材 料 要 求 分 类 准 确 ， 编 目 清 楚 ， 整 齐 美 观 ， 查 找 无 误 ， 保 证 专家 检 查 调 用 材 料 时 方 便 、 快 捷 。六 、 其 它1、 所 有 材 料 要 求 用 活 页 夹 整 理 成 单 行 本 后 再 按 年 检 指 标 体 系分 盒 顺 序 存 放 。2、 年 检 材 料 的 装 具 （ 包 括 文 件 柜 、 袋 、 盒 ） 及 标 签 规 范 （ 参见 范 本 ） 。3、 原 始 （ 复 印 ） 件 散 页 装 订 成 册 应 按 顺 序 用 铅 笔 在 其 右 下 角编 写 页 序 。- 6 -南 华 大 学 船 山 学 院 2008 年 11 月 28 日
