1、应用秘笈之 Excel 轻松制胜招 1、在 Excel 中，如何在一个单元格中分行填写？2、如何快速复制公式？问：如何才能快速复制公式？答：通过拖动填充复制公式人人都会，不过如果复制的行太多，操作起来并不方便。此时可以选择双击填充柄完成复制。如图 1 所示：图 13、如何用下拉列表填写 Excel 表格？问：人事部经常要在 Excel 表格里录入部门、性别、城市等数据，这些数据重复性很高，比如，在【部门】这一列，可能需要多次输入【财务部】 。要是能从下拉表中选择数据就方便了，还不容易出错。答：Excel 当然可以实现这个功能，如图 2 所示。只要从 【数据】菜单选择【有效性】 ，再按图 3 所
2、示进行设置即可。问：如何分行？答：很简单！当您需要重起一行写入内容时，按住 ALT 键回车就可以了！图 2 图 34、如何将 Excel 电子表格中的数据进行行列互换？答：出于种种考虑，需要将电子表格中的行和列进行互换，这时只需复制需要行列互换的表格区域，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项；在【运算】选项区域中选择【无】 ；并选择【转置】复选框，完成后单击【确定】按钮即可。应用秘笈之 Word 独门四绝招 5、如何在 Word 指定的位置输入文字？问：要按无数次回车、空格和 Tab 键吗？答：当然不用！只要
3、把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了！如图 4 所示。问：在 Excel 中输入数据时，往往完成后才发现需要将行和列互换一下才会更好，是要重新输入一遍吗，还是有别的方法？图 4在你想要的位置双击鼠标左键6、如何缩放打印，让我省纸又省心？Word 可以像复印机一样缩放打印，从【文件】菜单选择【打印】命令，在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头，选择需要的纸型后，确定即可。如图 5 所示。和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，更便于
4、携带。7、如何在文档中插入一条分隔线？问：在 Word 文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容，这个分隔线是需要手工绘制吗？答：手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，所以您只要连续输入三个或三个以的【=】 ，然后回车，这样就可以自动得一条双直线；连续输入三个或三个以上的【】 ，然后回车即可得到一条波浪线；连续输入三个或三个以上的【*】 ，然后回车即可得到一条虚线；连续输入三个或三个以上的【-】 ，然后回车即可得到一条细直线；连续输入三个或三个以上的【#】 ，然后回车即可得到一条实心线。如图 6 所示。图 5在您指定的位置，连续输入三个或三个以上的【#】 ，然后回车即可得到一条实心线。
5、图 68、是否可以让表格的表头在下一页中自动出现？问：在文档在的表格跨页显示时，表格的标题会自动在下一页出现吗？答：在 Word 中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分） ，然后执行【表格】菜单的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。如图 7 所示。图 7问：当文档中的表格跨页显示时，表格的标题会自动在下一页出现吗？应用秘笈之 PowerPoint 出色对阵招 9、如何快速创建演示文稿问：如果已经用 Word 写好了一份报告，并且要根据报告的内容作幻灯片，怎样可以直接把 Word
6、文档的标题发送到 PowerPoint？答：打开 Word 文档，从【文件】菜单单击【发送命令】 ，再选择发送到 PowerPoint。如图 8 所示。PowerPoint会自动启动，并且根据每个 Word 文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片，其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。10、如何让公司标志出现在每一张幻灯片上？最好的方法是把公司的标志放到母板上，只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母板】 ，再选择【幻灯片】命令。如图 9 所示。在母板视图中，将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时，所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志，新插入的幻灯片亦然。图 8图 911
7、、怎样让你的音频作为背景音乐？问：要是幻灯片播放时可以随着一段背景音乐就好。答：第一步，右键单击插入的音乐文件，在弹出的快捷菜单中，选择【自定义动画】命令，如图 10 所示。第二步，在打开的对话框中，单击【继续幻灯片放映】选项，设置如图 11 所示的红框部分，将数值设置到足够大即可。12、如何快速将选中文字按比例放大或缩小？答：在 PowerPoint 幻灯片中，可以选中需要调整的文字，然后按 Ctrl + 组合键快速按比例放大文字；或者按 Ctrl + 组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在 Word 中也是适用的。图 10图 11问：为了幻灯片版面的布局协调，可能需要将其中的文字同时按比例
8、放大和缩小。有简便的方法吗？应用秘笈之 Outlook 高效三连招 13、在 Outlook 中如何妙用联系人？问：在 Outlook 中，随着联系人数量的增多，亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起，每次发邮件都要用很长的时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人分类管理就方便了。答：第一步，在 Outlook 左侧的导航窗格中选择【联系人】 ，单击工具栏中【新建】按钮右侧的下拉箭头选择【文件夹】 ，如图 12 所示。第二步，显示【新建文件夹】 对话框，如图 13 所示。在【名称】中输入联系人的类别，例如【同事】 ，单击【确定】 。第三步，用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹，建好后
9、，导航窗格中除默认的【联系人】外，又多出几个新建的分类，如图 14 所示。现在，可以把原来【联系人】中的内容按类别拖动到这些文件夹里。14、怎样添加时区？如果你在跨国公司工作，可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook 的日历可以同时显示两个时区。方法如下：1、 从【工具】菜单选择【选项】命令2、 在【选项】对话框中单击【日历选项】3、 从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮4、 首先输入【当前时区】的标签，再勾选【显示附加时区】 ，并输入标签。如图 15 所示。5、 确定后，在 Outlook 的日历视图中将显示。图 12图 13图 14图 15图 16如图 16 所示。6、 如
10、果出差到国外总部，只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮，系统的时间就会自动调整。15、发出去的邮件还可以收回来吗？答：有时用户发送邮件后，会希望能够收回该邮件，或者对邮件的内容进行修改。此时您需要在Outlook 中的【已发送邮件】 文件夹中找到该邮件，并将其打开，然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】 ，在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即可。当然，撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是 Microsoft Exchange Server，并且收件人还没有打开该邮件进行阅读，只要满足这个两条件，泼出去的水也可以收收回来。问：邮件发出去之后，才发觉不应该发送这样的邮件，或者发现邮件的内容有错误；或者邮件发给了错误的收件人。但是，后悔还来得及吗？
