1、双击可打开页面设置第 2 章 WORD 使用技巧2.1 文字处理技巧2.1.1 页面设置快速进行调整用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。如图 2.1 所示。图 2.1 页面设置快捷方法2.1.2 字号快速调整1.选择好需调整的文字后，按组合键“Ctrl+”缩小字号， “Ctrl+”组合键放大字号；2.利用组合键“Ctrl+Shift+” 来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+”快速缩小文字。2.1.3 取消超链接线在 word 中输入网址或电子邮件地址时，会自动变成蓝色并带下划线。改变颜色：选择好超连接部分的文字或地址，使用“格式”工具栏上的 颜色按钮即可改变颜色，双击 下划线按钮可
2、以取消下划线。2.1.4 英文大小写自由转换对英文字使用组合键 Shift+F3，就会让所选择的 英文 单词在首字母大写、英文单词全大写、英文单词全小写间快速切换。例如，输入文字：How are you? 第一次按 Shift+F3 为：HOW ARE YOU?第二次按 Shift+F3 为：how are you?第三次按 Shift+F3 为：How Are You?2.1.5 字体设置、省略号的快捷键加粗、倾斜、下划线：“Ctrl+B”、“Ctrl+I”、“Ctrl+U”；省略号：SHIFT+6。2.1.6 快速去除回车、分页等特殊设置可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完
3、成。例如快速把软回车替换为段落标记。如下操作：选择下列文字：选择全部替换即可。如图 2.2 所示。2.1.7 轻松调用数据库文件中数据操作步骤：先通过选择“视图”“工具栏”“数据库” “获取数据”按钮。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。如图 2.3 所示。 从数据库中获得的数据如表 2.1表 2.1 从
4、数据库中获得的表教师姓名 授课班级 密码 IP 地址 考试模块宋绍云 土管本科 09 123 172.17.10.12 WORD 模块万景 数学本科 09-2 班 2058520 172.16.11.103万景 地理本科 09-2 2058520 172.17.7.10万景 工商管理 09-1 班 2058520 172.17.7.10罗矛 物理本科 09-1 941217 172.16.10.36白金荣 09 市场营销 baijr223 172.17.10.12 PPT 模块2.1.8 如何自动生成目录首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和
5、格式”设置栏。再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜 单中选择“修改”选项，按提示设置好作为目录的文字。再在 Word 菜单栏单击“视图工具栏大纲”命令打 开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文 件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录 的位置；再在 Word 菜单栏单击“插入引用索引和目录”命 令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡 ，然41 23567图 2.2 快速删除回车、分页图 2.3 从数据库中获得数据后根据自己的需要设置好“显示级别”，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。如图 2.4 所示。图 2.4 自
6、动生成目录2.1.9 轻松去掉页眉的横线在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，选择页眉或页脚文字，然后单击“格式边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。如图 2.5 所示。图 2.5 去掉页眉或页脚的下划线2.1.10 一次完成中英文两类字体设置1. 选中要设置字体的所有文本2. 选择菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。3. 在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置4. 最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。2.1.11 页码任意位置插入先利用“插入页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左
7、键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，便可对页码的位置进行任意调整。如图 2.6 所示。拖动页码编辑框到页眉或页脚的任何位置图 2.6 页码位置的改变2.1.12 如何从某页开始设置页码操作步骤： 使用“插入”“分隔符”分节符类为：下一页； “视图”“页眉页脚”用“链接到前一个”按钮，删除“与上一节相同”（页眉、页脚都要删除； “插入”“页码”2.1.13 取消已插入的页码操作步骤：首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态选中需取消的页码号再按“Delete”键即可取消页码。2.1.14 为分栏创建页码操作步骤：1. 单击“视图”“页眉和页脚”命令，切换
8、至第一页的页脚（或页眉）。2. 连续按两下“Ctrl+F9”组合键。3. 在与左栏对应的合适位置输入“第=PAGE*n-1页”，在与右栏对应的合适位置输入“第=PAGE*n页”。注意：其中 PAGE 为原来的当前页吗，n 为分栏数。如图 2.7 所示。2.1.15 对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚操作步骤： 图 2.7 分栏页码 首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。 然后在不同的节中创建不同的页眉或页脚即可。如图 2.8 所示。图 2.8 创建不同的页眉或页脚2.1.16 如何去除格式标记有些用户在使用 Word 时总会在段落开始或末尾出来一些各式各
9、样的符号，有时影响观看版面效果，这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。如果想去掉它们操作步骤如下：选择菜单“工具”“选项”“视图”在“显示”栏下列出许多格式标记取消选择“全部”。2.2 表格处理技巧2.2.1 文字巧妙转换成表格用分隔符逗号、制表符、空格或其他字符隔开准备产生表格列线的文字内容。然后按如下操作。操作步骤：单击“表格转换文本转换成表格”“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致）。如图 2.9 所示。图 2.9 文字与表格之间的转换2.2.2 用 “+”、“”号巧制表格操作步骤：首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入
10、“- ”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。注意：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行。2.2.3 轻松微调行列宽度只需在水平标尺上按住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示，而在调整列时会在水平标尺上显示）会显示出行或列的尺度。如图 2.10 所示。图 2.10 微调行列宽度2.2.4 表格行列宽度调整技巧操作步骤：1. 选中要调整的行或
11、列，在选择区域上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项。2. 根据实际情况选择“行”或“列”选项卡3. 选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值，4. 单击“确定”按钮便可设置完成。如图 2.11 所示。注意：若不需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“Ctr”键。按下鼠标左键和右键图 2.11 表格行高与列宽调整2.2.5 让文字自动适合单元格1. 选中要设置自动调整的单元格。2. 在 Word 菜单栏单击 “表格表格属性”命令。3. 再在“表格”
12、选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。4. 单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框，然后选择“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可。如图 2.12 所示。图 2.12 单元格自动适应文字2.2.6表格中自动排“序号”1. 选中要填序号的单元格区域。如图 2.13 所示。图 2.13 选择要编号的区域 图 2.14 项目符号和编号2. 再单击“格式项目符号和编号”命令。如图 2.14 所示3. 选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后，再单击框下边的“自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框，在
13、“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1”不能删掉，而其后的点“.”或半圆括号“）” 可去掉或变成其他样式。如图 2.15 所示。图 2.15 编号自己定义 图 2.16 填写好的编号4. 在“编号样式”下拉列表框中选“1，2 ，3，”，“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式。5. 在“字体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word 表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。如图 2.16 所示2.2.7 一次插入多行或多列首先在选择行与列时，可以选择多行，即如果要插入三行，则可先一次选中三行，再
14、在选择区上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可。2.2.8 防止表格跨页断行要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页。在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框，再单击“确定”按钮关闭属性对话框即可。如图 2.16 和图 2.17 所示。图2.16 单元格跨页 图 2.17 取消允许跨页断行2.2.9表格中数据快速排序首先选中要排序的列，再单击 Word 菜单栏中的“表格排序”命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序，比如学生成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：升序或降序，在 Word 中我们一次可最
15、多对三个关键字进行排序。2.2.10 巧用表格制作罗列式结构图首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并，输入文字并设置为垂直居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格，在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项进入，再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮，然后在新窗口设置栏下选择“无”，单击“确定”按钮完成。如图 2.18 所示。图 2.18 用表格制作罗列图2.2.11 如何让表格左右两边绕排文字如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word 一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息。这时一般可以用文本框的“绕排”来实
16、现。其实不用文本框也可以实现。操作如下：1. 先把该表格的最后一列（或第一列）合并成一个单元格；2. 设置好该单元格只有左边（或右边）有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。2.2.12 利用表格实现复杂排版要排版出向报纸一样的格式，首先绘制表格，然后对表格的单元格进行合并操作，在需要的位置插入图片、文字等，最后用“格式”“边框与底纹”设置即可。最 新 信 息要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版。巧用分隔法Word 中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上。计算机首先把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表图 2.19
17、 利用表格制作特殊版式编辑方法如图 2.19 所示，效果如图 2.20 所示。最 新 信 息要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版。巧用分隔法Word 中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上。计算机首先把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表图 2.20 表格排版效果2.2.13 表格的垂直拆分1. 选择需要拆分的列，注意这里要选择一整列。2. 选择“格式” 菜单中的“ 边框和底纹” 命令，或在右键菜单中选择“边框和底纹”，出现“边框和底纹”对话框。3. 单击“边框”标签，在预览区中单击顶边框、中边框和底边框，以将其边框线删除（如图 2
18、.21） ，仅保留左边框线和右边框线。如图 1.21 所示。图 2.21 表格的纵向拆分2.2.14表格文本缩进Word 表格中的“Tab”键有特殊用途，按下“Tab”键光标会跳到下一单元格，不能实现文本的缩进。如果想让表格的文本缩进，可以按“Ctrl+Tab ”组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进了。2.2.15 利用表格功能实现汉英对译要想实现英汉对译，如果只是用分栏功能的话，可能会出现由于英文与汉文的字数不一致而导致两边的文字不能够对齐，而用加空格的方法也比较麻烦。如果用 Word 的表格功能，则会起到事半功倍的效果。其具体步骤：鼠标单击“表格”菜单，选择插入一个多行三列的表格，表
19、格的行数与表格内最终的内容有关，如果表格行数多了，可以删除掉，如果不足，可以再插入几行。这三列中左右两列设置比较宽，中间一列设置比较窄，主要是用来分隔中英文的。完成后选中整个表格，鼠标右击，选择“表格属性”，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”这个复选框，然后单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。这时就可以轻松地实现中英文互译了。英文 中文英文 英文2.2.16 巧用表格实现特殊格式要求由于一般选择题答案选项都是 4 个，我们可以把输入整个试卷的选择题部分看做是在制作一个 4 列多行的表格。将题目输入行利用“合并单元格”命令
20、把它合并，用于输入题目内容。在答案输入行依次输入相关的答案选项。操作完成后，在“边框和底纹”对话框中取消表格的边框就可以了。如图 2.23 所示。1、计算机的硬件由（ ）组成。A、运算器 B、控制器 C、存储器 D、输入设备2、计算机的软件分为（ ）。A、系统软件 B、应用软件 C、数据库系统 D、计算机语言图2.23 试卷制作方法及效果2.2.17 快速在铅笔和擦除工具间转换在 Word 中绘制表格，常常要在铅笔和擦除工具之间转换，选中铅笔工具后，要使用擦除功能，只要按住“Shift”键即可。2.3 图形处理技巧2.3.1 快速设置统一图形格式如果需要将多个图形设置为同一格式，与设置文本格式
21、一样，使用“格式刷”。2.3.2 快速在图片上插入文字只需要在要加入文字的图片上新建一个文本框，在文本框内部输入要加入的文字，再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”即可。2.3.3 不失真地获得其它 Word 文件中的图片1. 打开那个 Word 文件，选择“文件另存为”2. 并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web 页”方式保存3. 进入该文件夹，此时所要的图片已在里面了。如图 2.24 所示。注意：每个图都有两个图形文件对应，要选择那个容量大的图片文件。1、计算机的硬件由（ ）组成。A、运算器 B、控制器 C、存储器 D、输入设备2、计算机的软件分为（ ）。A、系统软件 B、应用软件
22、C、数据库系统 D、计算机语言图 2.24 把 word 文档保存成 HTML2.3.4 将 Word 文件转换为图形文件有些用户没有安装 Word 程序，而需将一个配有图片资料的 Word 文件拿到这类用户计算机上进行观看。操作步骤：1. 将要转换的 Word 文件保存并关闭，然后再新建一个空白 Word 文件。2. 在资源管理器中将需转换的 Word 文件图标拖到该空白 Word 文件中即可。如图 2.25 所示。图 2.25 把 Word 转换为图形2.3.5 Shift 键让绘图更标准可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆，同样在选择矩形工具时按住 “Shift”键便可画出正方
23、形，选中直线工具时按住“Shift”键便可绘画笔直的直线（但只能会绘制出四个方向的直线）。2.3.6 文件中图片为的情况在打开一些含有图片的 Word 文件时，有时后会发现文中的图片无法显示。在图片位置被一个很大的红色的“”替代了。出现这种现象的原因是在编辑这些图片时，由于不小心将这些图片的一部分位置置或移动到了页面以外的位置。只要对这些图片重新进行页面设置，使它们全部位于页面范围之内，那么下次再打开时就不会出现这种现象了。2.3.7 在 Word 中转换图像格式转换图像格式是图像编辑处理软件所具有的功能。其实用 Word XP 也可以实现图像格式的转换。如想把一幅 BMP 格式的图像转换成
24、JPG 或 GIF 格式。可以执行如下操作：1. 首先新建一个空的 Word 文件。再执行“插入”操作。2. 选择“图片来自文件”选项，在弹出的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件，然后单击“插入”按钮完成。3. 插入指定的图像后，还可以根据需要适当调整图像的大小以及位置，处理好后，选择菜单栏中的“ 文件” 菜单项的“另存为 Web 页”选项，再输入文件名和保存路径，单击“保存”按钮后 Word 文件就转换为 Web 文件了。这样系统会自动根据原始图像的颜色多少，将其转换为 JPG 或 GIF 格式。如图 2.26 所示。图 2.26 在 Word 中转换图像格式2.3.8 把文档中
25、的所有图片单独存放只要单击“文件”“另存为 Web 页”即可。假设另存为的文件名为 1.htm，Word 会在文档所在的文件夹中自动新建一个名为 1.files 的文件夹，同时将文档中的图片一一存放在其中，文件的后缀名为.jpg。2.3.9 在 Word 中画图在 Word 中确实可以对常见的一些图形进行绘制，具体绘画方法如下：1. 绘制一般直线：单击绘图工具栏上的“直线”图标按钮然后按住“Shift”键拖动鼠标。极短直线：单击“矩形”图标按钮再拖出，然后在“设置自选图形格式”对话框中选择，“高度”、“宽度”则可以根据需要的长度自由设置。2. 涂盖：单击绘图工具栏“文本框”图标按钮，调节文本框
26、至适当大小，然后用鼠标左键双击框边，选择填充颜色。把“线条颜色”设置为“白色”，最后将文本框拖到要被涂盖处即可。3. 旋转：选中要旋转对象，然后在“绘图”中的“旋转或翻转”中选择“自由旋转”图标按钮，把鼠标移动到一个绿色的小点上，鼠标则会变成一环型箭头指针，按住鼠标左键，再拖动鼠标使对象绕其中心旋转即可；若需以 15为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住“Shift” 键。4. 标注文字输入：单击绘图工具栏“文本框”图标按钮，键入文字，用鼠标左键双击框边，选择“颜色和线条”选项卡，“填充颜色”选择“无填充”色，“线条颜色”选择“无线条颜色”，将文本框拖到准备放置处。5. 微移：为更轻松地绘出细节
27、，或要控制对象以极微小步距移动。操作如下：先按住“Alt” 键执行拖动操作，将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即都设置为 0.01 字符，将鼠标指针移动速度调小即可。2.3.10 让图形位置随文字移动解决这个问题的方法是：选中文件中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”选项。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。选择其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项，单击“确定”按钮即可生效。如图 2.27 所示。图 2.27 图片随文字移动2.3.11 快速插入图片表格Excel 表格插入 Word 的
28、通常做法是将它复制到剪贴板，然后再粘贴到 Word 文件。这种做法存在一定的缺陷，例如表格中的数据格式受 Word 的影响会发生变化，产生数据换行或单元格高度变化等问题。如果不再对表格内容进行修改，可以将 Excel 表格用图片格式插入 Word文件，具体方法是：选中 Excel 工作表中的单元格区域，按住“Shift”键打开“编辑”菜单，单击其中的“复制图片”命令，即可按粘贴图片的方法将它插入 Word 文件。如果需要在图形处理等程序中插入图片形式的 Excel 表格，或者需要将 Excel 中的图表插入 Word 文件，同样可以采用上述方法。如图 2.28 所示。图 2.28 复制 EXC
29、EL 为图片格式2.3.12 如何 Word 文件的全部内容或部分文字转化为图形形式1. 打开需转化为图形格式的文件，单击“插入对象”命令，在“对象类型”下拉列表中选择“Microsoft Word 文件”项，单击 “确定”按钮。2. Word 系统会自动新建一个文件，在该文件中输入需要转换为图形的文字（可以通过“复制粘贴”操作来实现），输入完毕后，关闭该文件窗口。3. 在原文件窗口中单击“文件另存为 Web 页”命令，在文件名文本框中输入该文件的文件名（如：123），单击“保存”按钮。4. 在该文件的保存目录下找到一个名为“文件名.files”（如： 123.files）的文件夹，在该文件夹
30、下找到一名为 123.gif 的文件，该文件就是转化后的图形文件。如图 2.29 所示。图 2.29 Word 文件的全部内容或部分文字转化为图形2.3.13 快速调用图章利用 Word 制作好图章后，请问怎么实现简单、快捷的调用呢？可以使用“自动图文集”来实现。1. 选择图章，按“Alt+F3”组合键，在打开的 “创建自动图文集 ”对话框中输入一个印章的代用名，单击“确定”按钮即设置完成。2. 以后如果要在适当位置加入该印章，只需输入此代用名，再按回车键就可以了。2.3.14 使用 Word 2003 制作优美印章1. 用艺术字编辑印章文字单击“常用工具栏”上的“绘图”按钮， 选择“插入艺术
31、字“ 按钮。在“艺术字库”对话框中选择圆弧形样式，下一步编辑艺术字文字。比如输入文字。按确定后，出现一个弧形艺术字对象，从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。（如图 2.30 所示）。图 2.30 艺术字制作2. 制作印章外形绘制方法是：绘制圆或椭圆，同时按住 shift 键拖动鼠 标即可画出一个圆。圆的大小根据印章文字的大小来定。然后将 圆的线条颜色改为红色，粗细设为 3 磅左右，环绕方式为四周型 。另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。五角星可从自选 图中来选取并画出，其线条和填充颜色也设为红色。其它相关图 形可从剪辑库中选取并插入，然后调整大小及四周型的环绕方式 。印章图形就准备好了。如图
32、 2.31 所示。3. 组合出优美的印章用鼠标拖动印章文字，将其套在图形中间，若位置不准，可按 CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象，五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。相互间的位置和大小调整完全满意后，用“绘图“ 工具栏上的选定按钮，全部选定，执?quot;组合“命令，将它们组合即可。根据不同情况，按比例整体缩放其大小，这样一个优美的印章就做好了。 如图 2.31 所示。2.3.15 快速实现图片裁剪通过“图片”工具栏上的“裁剪”按钮来直接实现。要想调出“图片”工具栏，只需单击“视图工具栏图片”命令即可。如图 2.32 所示。图 2.31 图章图 2.32 图片剪裁2.3.
33、16 快速将图片恢复原状只需单击“图片”工具栏上的最后一个“重设图片”图标按钮即可。当然还可以利用常用工具栏上的撤销操作来快速完成恢复。2.3.17 巧改图片形状1. 利用单击“视图工具栏绘图”命令打开绘图工具， 选择合适的自选图形（如：心形）。2. 用鼠标右键单击该图形，选择“设置自选图形格式”选 项，在随后弹出的对话框中单击“填充颜色”框右边的下拉按钮。3. 选择“填充效果”选项，在图片对话框中单击“图片”选项卡下的“选择图片”按钮引入需改变形状的图片，如图 2.24 所示，再单击“确定”按钮即可在 Word 文件中看到形态各异的图片了。如图 2.23 所示。图 2.34 改图片形状2.3
34、.19 巧绘折线在 Word 具体应用中，有时需要在文件中添加折线，该怎么做呢？1. 首先可以利用“自选图形”中“线条”中“直线”画出一条直线。2. 然后用鼠标右键单击该直线，在弹出的快捷菜单中选择“编辑顶点”选项，然后再在直线上单击鼠标右键。如图 2.35 所示。3. 从弹出的快捷菜单中选择“增加顶点”选项，并在直线上合适位置单击增加一个顶点，然后把鼠标指针指到该顶点上按住鼠标左键进行拖动，即可画出折线。如果要取消折线顶点的话，可以在按住“Ctr”键不放的同时单击该顶点。图 2.33 改变图形效果图 2.35 绘制折线2.4 WORD 设置技巧2.4.1 快速调整 Word 文件工具栏对于多
35、人使用的公用计算机，很多用户可能都觉得烦恼，因为自己精心调整的 Word 工具栏可能常被修改的乱七八糟，发现工具栏上曾有的设置（如：“自定义编辑”按扭）不见了，请问有没有办法快速还原到 Word 原默认方式呢？操作步骤：1. 到 C:Windows Application DataMicrosoftTemplates下2. 将 Normal 文件复制后粘贴到另一台电脑的相应位置(复盖原有的 Normal 文件) ，即可解决上速问题。同理还可以设计许多不同设置的 Normal 文件，供 Word 文件使用。2.4.2 如何设置 Word 默认页面Word XP 建立的文件的默认页面都是 A4 大
36、小，并且其默认生成的文件文件是不自动缩进的，得使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。但可巧妙利用 Word 的模板功能让你一劳永逸。操作步骤：1. 启动 Word，新建一空白 Word 文件，然后单击“文件页面设置”命令调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置所需的值。2. 同时为了设置好首先缩进格式，可单击“格式段落”命令，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”选项卡，并在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项。3. 单击“文件保存”命令，选择保存类型为“文件模板”文件，并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可，若提示无法保存，可另外设置一个文件名，如“Elong.dot”。4
37、. 进入“C:WINDOWSAPPLICATION DATA MICROSOFTTEMPLATES”文件夹，这时会看到两个模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot ”，首先把原 “Normal.dot”文件更改为其他名称，如“long.dot”，然后再把“Elong.dot”文件名称更改为 “Normal.dot”；以后在启动 Word 或新建 Word 文件时便会都采用更改后的模板了。2.4.3 快速克隆个性化的 Office 设置在 Office 2003 版中，不但允许用户根据个人喜好，对自己的编辑环境进行个性化设置。还可以通过“用户设置保存向导”来保存这种设置和恢复这种设
38、置。操作方法如下：（如图 2.36 所示）。1. 单击系统的“开始”按钮，在“程序”栏中找到“Mircosoft Office 工具”项，然后单击“用户设置保存向导”程序。2. 在弹出的对话框中根据实际进行选择，如果要保存当前设置应选择第一项，而若要从保存设置文件中恢复设置，则选择定二项。如图 1.35 所示。3. 接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如果要让其他系统中的 Office 设置符合你的习惯，或者重装系统后要恢复先前设置，就可使用该向导来完成恢复。图 2.36 个性化的 Office 设置2.4.4 调整最近使用文件列表数目在 Word 编辑窗口的“文件”菜单栏下，会自动显示最
39、近编辑过的文件名字，通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只能显示 4 个，在文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的。操作步骤：（如图 2.37 所示）1. 单击“工具”“选项”命令。2. 选择“常规”选项卡，在“列出最近使用文件”后面的设置框中，可以自由调整希望的文件数目，如图 1.37 所示，不过最多只能显示 9 个最后使用的文件。图 2.37 最近使用文件列表数目2.4.5 给文字加拼音输入文字要加拼音的文字，选择输入的文字。1. 选择菜单：“格式”“中文版式”2. 选择“拼音指南”，选择“对齐方式”、“字号”等，“确定”。如图 2.38 所示。图 2.38 汉语
40、拼音2.4.6 关闭语法错误标记当在编辑文件时，Word 会自动对编辑的内容进行拼写和语法检查，当系统认为拼写有错误时，就会自动在该文字下加上红色的波浪线条，而有语法错误时，会自动添加绿色的波浪形下划线（当然在有很多情况下，输入并没有出错，它也会产生误报的情况），这些线条在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能，可以将其关闭。操作方法如下：1. 在菜单栏单击“工具拼写和语法”命令打开“拼写和语法”对话框，单击其中的“选项”按钮。2. 选择“隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框，这样便可关闭那些语法检查错误标记。如图 2.39 所示。图 2.39 关闭语法错误标记2.4
41、.7 显示过宽文件在编辑 Word 文件时，由于有的文件设置的过宽，无法在屏幕上完全显示。这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分，给阅读增添了麻烦，操作方法如下：方法一：可以重新调整行的宽度，使其适合窗口的大小。单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选择“窗口内自动换行”复选框即可。方法二：还可以改变显示比例，使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令，然后单击“页宽”即可。此外，还可以将视图切换为Web 版式，这样文件中的文字就会实现自动换行。2.4.8 让 Word 文件动起来通常编辑的 Word 文件都是千
42、篇一律，没有动感。通过下列操作可以使你的 Word 稳当象网页一样动起来。操作步骤：1. 首先打开或者新建一个 Word 文件，将光标定位于想要插入滚动文字的行。2. 然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，3. 再单击“Web 工具箱”选项。这样就会在编辑窗口显示 Web 工具栏。4. 在显示的“Web 工具箱”控件面板上单击 “滚动文 字”按钮，这时会弹出一个滚动文字设置窗口，在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字，在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式，在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。此外还可以设置“背景颜色”
43、和“循环次数”。通过调节“速度” 下的滑块还可以设置文字的滚动速度。最后单击“确定”按钮即可。如图 2.40 所示。2.4.9 让 Word 自动断字在给 Word 文件排版时，一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长，而在这一行又放不下时，系统就会自带将它移至到下一行，这样就会导致该行的文字间距过大，这样看起来很不协调。这种情况可以通过断字来解决，也就是把这个长单词断开成两部分，中间通过连字符连接起来。操作步骤：1. 选择“工具”菜单栏中的“语言”选项，单击“断字”命令。2. 在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框，为了不至于因为断字而有损
44、版面美观，还可以在“断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。3. 当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。单击“手动”按钮，系统会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置。4. 单击“是”按钮，表示接受 Word 默认的断字位置。如果不接受，可将光标移动到合适的位置，再单击“是”按钮。如果有哪个段落不想设置断字，可将光标定位于该段落中，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段落”选项，再在弹出的对话框中选择“换行和分页“选项卡，选择“取消断字”复选框，最后单
45、击“确定”按钮即可取消该段落的断字设置。2.4.10 美化工具栏按钮在拖入一些后加入的工具钮后，系统默认会以文字表示，这样有损界面美观，请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？答：这确实令追求完美的用户感到不美观，比如在工具栏上添加一个“自动滚动”工具后，它的名称就为“自动滚动”，没有图标，放在工具栏中文字不仅难看而且占地方。操作步骤：1. 单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”）。如图 2.图 2.40 word Web41 所示。图 2.41 美化工具栏按钮2. 并从快捷菜单中
46、的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系统提供的 42 个图标中任意一个，将原来的文字图标换掉即可。如果对 Word 工具栏中的其他图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。2.4.11 添加和删除“工作”菜单有些用户在别人的计算机 Word 中看到菜单栏上有“工作”这个菜单选项，里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式。操作步骤如下：1. 单击“工具”“自定义”“命令”选项卡，在类别列表框中选择“内置菜单”项，再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放，然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该选项的位置再放开。这样我们就可以把任何 Word 文件添加到这个工作菜单的列表中以方便
47、以后的访问了。如图 1.42 所示。图 1.42 向工具栏中添加“工作”按钮2. 以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里，只需单击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”选项；3. 而要想打开工作菜单上的文件，只需在工作菜单上单击想要打开的文件。如果要把一个文件从工作菜单中移走，则先按“Ctrl+Alt+”组合键，这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线，然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了。如图 2.43 所示。图 2.43 向“工作”中添加文档2.4.12 取消 Office 助手自动响应操作步骤：方法一：这种方法也是最笨的方法。只要在弹出的 Office 助手 给出的提示问题上单击
48、，这样系统就会自动弹出该问题的解答提示 框，这是在这个提示框上面有一排按钮，其中最左边的一个是“显 示”按钮，单击它，Word 的整个帮助文件就出来了。如图 2.44 所 示。方法二：可以用鼠标右键单击 Office 助手（如果桌面上没有 Office 助手，可以单击“帮助”菜单栏上的“显示 Office 助手”项），在 弹出的菜单中选择“选项”，再取消选择“响应 F1 键”复选框。取消该功能，这样就能在 Word 中直接按下“F1” 键打开整个帮助文件了。2.4.13 在 Word 2002 中创建自动图文集操作步骤：1. 首先，如果要使用自动图文集，必须先打开“记忆式键入”功能。2. 先单
49、击“插入自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项，将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。3. 选择好需要存储在自动图文集中的文字（或图片），再依次选择“插入自动图文集新建”选项，这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框，输入要建立的自动图文集的名字，再单击“确定”按钮。注意：创建完毕后，以后想使用这个词条，只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。这时 Word 会自动提示完整的“自动图文集”词条，按下回车键或“F3“键即可完全输入该词条了，如图 2.45。图 2.44Office 助手图 2.45 自动图文集2.4.14 自定义扩展名如果想给 Word 更换扩展名，虽然 Word 文件默认的扩展名为“.doc”，但如果想使用指定的扩展名。操作步骤如下：1. 单击菜单栏“文件”，选择其下的“另存为”选项打开对话框。2. 将文件名用双引号引起来（注意为英文输入法下的双引号），如：“自定义.elong”，然后单击“保存”按钮，Word 就会接受你输入的文件名，而不再添加另外的扩展名进行保存。如图 2
