1、办公室管理制度一、目的为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 2、文件收发规定 1、董事会和公司的文件由行政办拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发， 属公司的由总经理签发，业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或部门主 管审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送 范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。 文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 3、董事会和公司的文件由行政办负责报送。送件人应把文件内容、报送
2、日期、 部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 4、经签发的文件原稿送办公室存档。 5、外来的文件由行政办负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 6、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在规定时间内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。规定时间内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 3、文印管理规定 1、所有参与文字人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密 事项。 2、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送行政办打印。 3、文印人员必须按时、按质、按量完成
3、各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 4、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 5、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 四、办公用品管理办法1、主题内容与适用范围为加强办公用品管理，控制费用开支，规范修试所办公用品的采购与使用， 本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。2、管理职能2.1 行政文员负责办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。2.2 各部门设专人
4、负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用，由行政文员 负责计划申报、发放。3、管理内容与要求3.1 办公用品申报3.1.1 实行每月申报一次，各部门应由专人负责填写物资请购单 ，并经部门负 责人审定同意后交行政办统一汇总，报相关负责人审批后，实施采购任务。3.1.2 各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门专人填写物资请购单 ，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后交行政办审批同意后，方可实施采购任务。3.2 物品采购3.2.1 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用， 质量可靠，价格合理的办公用品。3.2.2 采购物品前由相关负责人签字认可后实施采购
5、任务。3.3 物品入库：办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记， 妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退 货手续。3.4 物品领用3.4.1 办公用品用具领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用 和发放，严禁先借后领的行为。3.4.2 各部门应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。3.5 物品使用3.5.1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回 （消耗品除外） 。3.5.2 应本着节约的原则使用办公用品。3.5.3 办公用品若被人
6、为损坏，应由责任人照价赔偿。3.6 办公费用定额和结算3.6.1 办公用品使用实行季统计年结算，截止时间为每季度底和年终 12 月 21 日。由采购人出具报表，相关负责人审核。费用超支在下年度（季度）办公用品费用中缩减，节约费用计入下年度（季度）使用。3.6.2 各部门可根据规定的办公用品定额，自主确定各使用人的办公用品使用标 准，管理部门人员办公用品定额标准由行政人员统一计划。3.7 办公用品分类3.7.1 消耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订书器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、卷 笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具
7、盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、打孔机、账册、电话本、复写纸、计算器、台历等。3.7.2 办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U 盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS 电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打印线、电话机、扫描仪、碎纸机。3.7.3 保洁用品包括：拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳。3.8 物品报废：非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经相关负责人审核，并报相关领导同意后，到相关人员处办理
8、报废注销手续。五、办公室电脑使用制度1、负责：各办公室电脑由使用人为第一负责人，办公室每位人员都有责任爱护 好办公室电脑，做好保洁工作。即对计算机的保管、安全、使用、日常管理负责，协助网络管理员 管理好本部门计算机。2、使用：工作时间内，各办公室使用电脑进行调阅钢材市场资源、了解钢材市场动态、查阅资料、以及电子办公等工作；不得用于与工作无关的操作，如：访问不健康网站、玩游戏、听音乐等。3、维护：在上网时，浏览其他电脑资料时，请不要作恶意地破坏或删除操作；注意网络安全，重要资料自己妥善保存；发现电脑软、硬件损坏应及时报告网络维修人员。4、安全：各办公室的电脑没有各负责人的允许，概不外借；外来人员
9、不得使用办公室电脑；擅自拆装或不当使用造成损坏的，由相关个人承担赔偿责任。 下班后电脑使用人负责正常关闭电脑，并且切断电源。5、节约：在使用电脑后，如无他人继续使用，应使电脑保持睡眠状态或关闭。6、处罚：因违反上述规则造成设备损坏或丢失，由电脑使用人和当事人负相应责任。如有在上班时间玩游戏、在网上下载与工作无关的东西者，发现一次罚款 200 元，并由其部门负责人承担连带责任。7、为防止发生液体不小心倒入电脑，使电脑损坏，请各操作人员不要在电脑旁边放置饮料或饮用水。8、为防止电脑病毒的感染，请在确认 U 盘安全的情况下使用,并及时升级杀毒软件。大家平时要养成每天在开机前定时杀毒的习惯。9、各电脑
10、操作人员不得随意删除或修改系统及他人的文件，不得给系统程序设置任何的密码。10、各办公室不允许私自改变计算机的各项配置，不允许私自下载安装各种外来 软件，如果有特殊需要，需向网络维护人员提出，网络网络维护人员有义务为办公室的每一台计算机作维护工作。11、不得擅自安置来历不明的软件。如因工作确实需要安装，需经管理人员同意 后方可安装。12、所有计算机均将操作系统安装在 C 盘上，为保证系统正常运行，禁止对系统文件进行修改和删除；禁止对 C 盘进行格式化、磁盘压缩等操作。13、所有计算机将“XXX（姓名）共享文件”设置在 D 盘上，将所有可供“共享”的文件按“分类目录”存放在相应“目录”下。存入“
11、分类目录”中的应为正式文件，不准修改的文件设置为“只读” 。未正式成文的文件应存入各自的 临时“文件夹”中。重要保密文件不准保存在“共享文件”夹中，并应设置密码，同时用其它方式备份。14、 “文件名”尽可能使用中文原文件名，以便查阅。对每年或每月重复使用的 “文件名”前面应加注“年或月” 。若名称太长确需简化的应按贯例统一命名。15、使用外来“文件”时，应首先使用杀毒软件“查杀”病毒，避免传播。16、使用软盘、U 盘拷贝、传输文件，应先查杀病毒，安全后方可正常使用。17、使用过程中出现异常情况，可咨询相关人员妥善解决。六、电话使用规定 1、办公室电话仅限于办公之用，严禁拨打私人电话。2、使用电话人员应爱惜电话，不得无故损坏或带走，一经发现，严肃处理。3、使用文明礼貌用语接打电话。 七、传真机、复印机等办公用品使用规定1、传真机、复印机、扫描仪，打印机使用必须按照产品使用说明书使用，严禁违规操作，暴力使用，因不正确使用造成机器损坏，公司将视具体情况进行处罚。2、其他物品包括但不限于计算器，验钞机，电灯等物品管理方式参照于电脑使用规定，如可能使用耗材的，耗材使用参照办公用品管理办法。
