1、中 小 企 业 员 工 手 册 的 “四 步 走 ”方 法陈兴华“员 工 手 册 ” ， 简 单 的 说 就 是 能 够 让 员 工 快 速 了 解 公 司 并 能 规 范 员 工 日 常 行 为 的 小 册 子 ， 它 有 两 项 基 本功能： 一是使刚进入公司的 “准员工 ”能够快速了解公司的历史、 文化、 运作模式、 员工管理政策 、 日 常 行 为 规 范 等 ， 快 速 成 长 为 公 司 “合 格 员 工 ” ， 二 是 规 范 员 工 日 常 行 为 ， 强 化 行 业 或 公 司 的 特 殊 要 求 ， 提 升公司整体的运作效率。 对于中小企业来说， 如果能够有效地发挥 “员工
2、手册 ”的功效， 一方面可以缩 减 培训成本与员工管理成本， 另一方面还可以促使员工降低失误率与事故率， 从而提高员工的工作效率与效 果， 另外， 在一定程度上还可以提高员工对企业文化的认同度， 降低流失率， 从而， 降低员工招聘的成本。 然 而 ， “ 员 工 手 册 ”的 编 制 往 往 需 要 以 规 范 的 人 力 资 源 管 理 体 系 和 明 晰 的 企 业 文 化 为 基 础 ， 而 目 前 我 国 大 部分中小企的人力资源管理体系还不够规范， 企业文化也处在混沌的状态， 在这种状况下， 中小企业如何 编制适合自身并不失操作性的 “员工手册 ”呢？笔者在对指导中小企业编制 “员工
3、手册 ”经验进行总结 的 基础上， 提出中小企业编制员工手册的 “一定框架 ” “二填内 容 ” “三审语 言 ” “四审合 法 ” 的 “四步 走 ” 方法。一 、 “一 定 框 架 ”“一 定 框 架 ” ， 即 确 定 “员 工 手 册 ”内 容 的 基 本 框 架 。 一 般 来 说 ， 一 个 完 整 的 员 工 手 册 其 基 本 框 架应 该包括五个部分： 第一部分是 “写在前面的话 ” ， 第二部分是 “公司概述 ” ， 第三部 分是 “行为规范 ” 和“特 殊 的 职 业 要 求 ” ， 第 四 部 分 是 “员 工 管 理 制 度 ” ， 第 五 部 分 是 “附 则 ”
4、。 对 中 小 企 业 来 说 ， 就 可 以 直接 将 这 个基本架构作为员工手册的主要内容，然后，在这主框架的基础上，确定各个主框架项目的次级框架。1.“写在 前 面的话 ”部分的次级框架这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发， 其主要的目的是 “欢迎员工 、 激发员工学习手 册的热情 ” ， 因而， 其次级框架通常包括以下几个方面 （ 1） 欢迎词（ 2） 员工可通 过员工手册获得什么 ，（ 3） 祝 语 与 希 望 （ 4） 签 名 。 最 近 两 年 中 小 企 业 在 编 制 员 工 手 册 的 时 候 ， 虽 然 都 会 包 含 这 部 分 的 内 容 ， 但是， 在次级
5、框架确定时却经常出现偏差， 往往把 “总则 ”作为次级框架的一个项目。 例如， 一家有员工800 多人的不 锈钢架制造企业， 其 “写 在前面的话 ” 的次级框架的项目在包 括 “欢迎词 ” 外， 还包 含有 “本 手册的编写目的， 本手册的指导思想、 适应范围以及希望员工遵守手册 ” 等项目。 以这样 “写在前面的话 ” 开篇的员工手册从形式上来说不伦不类， 从效果上来说会使员工产生反感， 从而， 影响员工对手册的学习 效果、 对员工手册的内化、 对员工手册的执行。 因此， 建议中小企业在编写员工手册时， 严格按照 “欢迎 词、员工学习员工手册的收获、祝语与希望及签名 ”的次级框架进行编写。
6、2.“公司 概 述 ”“公司概述 ”部分的目的就是让员工快速了解公司、 快速融入公司。 这部分的次级框架通常包括以下几个方面 （ 1） 公司的价值观 （ 2） 战略目标 （ 3） 公司业务概况介绍 （ 4） 公司组织架构 （ 5） 公司发展历史 （ 6） 企业文化等项目。 大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容， 然而， 许多中小企业却 往 往忽视这部分内容。笔者诊断过的中小企业中有近 60%的 员工手册没有这部分内容，导致这一现象出现的 根本原因是许多中小企业没有明确的价值观、 发展目标等， 也没有意识到这部分内容对加入员工了解公司、 融入公司及树立公司形象的意义。 因此， 建议中小企业在
7、编写员工手册时， 务必将 “公司概述 ”作为员 工 手册主框架的一项内容， 但在确定这个主项目的次级框架时， 可以根据企业的实际灵活处理， 如果公司目 前尚没有明确的价值管或发展战略目标， 没有提炼出明确的企业文化， 暂时可以将 “公司业务介绍 、 发 展 历史及组织架构等 ”作为 “公司概述 ”的次级框架， 同时， 着手明确公司价值观、 战略目标及提炼企业文 化的行动。3.“行为 规 范 ”和 “特殊的职业要求 ”这一部分是员工手册中的一项重要内容， 通过这种行为规范或特殊的职业要求， 可以提升公司员工整 体的职业素养， 进而提升员工的工作效率与公司的业绩。 这部分的次级框架通常包括以下内容
8、 （ 1） 公司 日常行为规范 （ 2） 公 司日常工作中的行为规范 （ 3） 对 外业务交往中的行为规范 （ 4） 行 业特殊职业要 求（ 例 如 食 品 行 业 对 卫 生 行 为 的 要 求 等 ） 。 目 前 ， 部 分 行 业 的 中 小 企 业 比 较 重 视 这 部 分 内 容 ， 例 如 酒 店 行 业、 连锁专卖行业、 保险行业等， 但许多制造企业对这部分却重视不足。 因此， 建议中小企业在编制员工 手册时， 不要考虑自身属于什么样的行业、 不管目前具备不具备相关的制度， 都要将这部分作为员工手册 主框架的一项主要项目， 目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员进行开发，
9、因为， 缺少这部分的 员工手册肯定不会是成熟有效的员工手册。4.“员工 管 理制度 ”这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分， 通过这部分内容， 企业可以让员工充分了解相关 制度与要求， 进一步规范员工行为、 降低员工管理的成本 。 因而， 这 部分内容应该涉及从员工聘用到离职 的一系列员工管理制度， 其次级框架应该包括以下主要内容 （ 1） 聘 用与离职 （入职培训、 试用、 人事关 系、 离职管理等 ） （ 2） 工作时间 （正常上班时间、 出勤、 加班等） （ 3） 报酬与福利 （ 4） 休假 （ 5） 员 工培训与发展 （ 6） 奖惩制度及其它。 然而， 许多中小企业员工手册这部
10、分的次级框架， 往往仅仅包含强 调对员工约束的部分， 如考勤、 加班、 奖惩等， 而忽略员工最关心的、 与员工发展与福利相关的部分， 如 员工培训与发展、 员工福利等。 例如一家办公家具制造企业员工手册的 “员工管理制度 ”部分， 仅包括 了 劳动合同、 考勤与加班、 奖惩与报酬、 调动 （ 包括入职、 内部调度与离职） 几个部分， 忽略了休假、 员工 晋升与发展等员工关心的部分。 然而， 员工只有看到个人的发展与收获时， 才有可能根据工作要求进行自 我约束、 才有可能全身心地投入工作， 完全依靠高压政策来控制员工行为的制度， 注定要付出更高的管理 成本。 因此 ， 建议中小企业在确定这部分的
11、次级框架时， 一定要将员工的晋升与发展、 员工福利等内容 包 含进去。5.“ 附则 ”这部分比较简单， 主要是对一些未进条款的补充说明， 包括本手册的有效性、 本手册的解释权、 本 手 册的修订、 未尽事宜的参照办法、 保密原则、 员工签收确认函。 中小企业在确定这部分内容是， 经常忽 视“员工签收确认表 ”这部分， 然而， 员工签收是保证员工手册合法及有效落实的一项重要措施， 因此， 建 议中小企业在确定 “附则 ”的次级框架时务必将员工签收确认函作为这个子项目。二 、 “二 填 内 容 ”在确定了员工手册的基本框架及次级框架后， 下一步就是对照具体的框架， 填写内容。 完成这项工作 时，
12、中小企业的人力资源部要通过与相关部门的充分沟通 ， 来调动和发挥相关部门的专业性， 与相关部门 或 人 员 共 同 完 成 员 工 手 册 内 容 的 草 拟 。 其 中 ， “ 写 在 前 面 的 话 ”的 内 容 可 以 由 人 力 资 源 部 编 写 ， 然 后 交 给 总经理或董事长审批、 签字， 也可以由总裁办编写， 然后交给总经理或董事长审批、 签字， 具体由公司的 权限特征与董事长或总经理的管理风格确定 “ 公司概述 ”部分， 通常交由负责对外形象宣传的部门负责， 一般由企管部或行政部草拟 “行为规范 ” “特 殊职业要求 ”和 “员 工 管理制度 ”及 “附则 ” ， 一般由人
13、力 资源部草拟， 但人力资源部可以协调相关部门提供相应的制度文本与要求。 填写完成整个员工手册后， 人 力资源部对整个手册的内容进行认真审核，有疑问或错误的地方，及时与相关部门或责任人沟通确认。在 这 一 环 节 中 ， 中 小 企 业 最 容 易 、 也 是 最 常 犯 的 错 误 就 是 “闭 门 造 车 ” ， 人 力 资 源 部 独 自 完 成 员 工 手册所有内容的编写工作， 并直接交总经理或董事长审批后发行， 结果往往出现相关部门拿着员工手册找总 经理投诉的现象。 因此， 建议中小企业在完成 “填内容 ”这项工作时， 切忌闭门造车， 一个部门独自完成 所有工作， 一定要与相关部门和
14、人员进行充分的沟通， 一方面充分发挥他们的积极性与专业性， 另一方面， 让他们获得参与感与共同完成这项任务的感觉。三 、 “三 审 语 言 ”中小企业在编写员工手册时，在语言方面通常会遇到以下问题：（ 1） 语言风格过分苛刻， 例如一家制衣企业员工手册的 “写在前面的话 ”写到 “欢迎你加入成为我 们 的 一 员 ” “ 员 工 手 册 就 是 一 部 法 律 手 册 ， 你 必 须 严 格 遵 守 手 册 的 每 项 条 款 ， 否 决 将 会 收 到 对 应 的 处 罚 ，严重者直接辞退 ” ；（ 2） 表述过分拖沓， 不易理解， 例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写到 “上班前酗酒
15、影响工作、 工作时间酗酒、 妨碍公司正常工作秩序、 妨碍公司正常生产秩序、 妨碍正常生活秩序及其他有 碍 于公司保安工作的员工，将被禁止上班 ” ；（ 3） 项目之 间的表述缺乏条理性或逻辑性， 例如一家酒店员工手册的 “行为规范 ” 部分这样写到 “3.1员工必须恪尽职守， 令行禁止， 不谋私利， 努力工作， 勤奋上进， 培养廉洁自律、 友爱团结、 互谅互 助 的 团队精神。 3.2 员工应热 爱公司，珍惜公司的形象和荣誉，不得 。3.3 员工应严 格遵守公司制定的各 项规章制度， 如有违反将。 3.4 工作时间不 准擅离岗位、 串岗闲谈、 戏耍、 做私活、 办私事、 会亲友、打私人电话。
16、3.5 员工应该服从领导听指挥， 不得。 3.6 提 倡精神文明， 讲礼貌。 3.7 员工应 保 持 工 作 区 域 ， 设 备 、 仪 器 和 工 具 箱 柜 的 整 洁 完 好 。 ”这 几 条 “行 为 规 范 ”之 间 看 不 出 任 何 的 逻 辑 线索，而且有些条款还存在一定的重复。因此，建议中小企业要在完成 “填内容 ”部分，一定要从以下几个方面对员工手册进行语言的审核：（ 1） 从语言风格上， 审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合， 通常来说 “写在前面的话 ”的部 分 ， 应 该 保 证 语 言 风 格 的 轻 松 并 充 满 感 情 ， “公 司 概 述 ”部 分 ，
17、 应 保 证 语 言 风 格 的 激 昂 与 客 观 ， 对 “行 为 规 范 ” “ 特 殊 的 职 业 要 求 ”和 “员 工 管 理 制 度 ”及 附 则 部 分 ， 应 保 证 语 言 风 格 的 客 观 、 严 谨 （ 2） 从 用 词 与表述的方式上， 审核员 工手册的表述是否简洁流畅， 是否易 懂易记， 去掉多余的表述， 避免过多的长句；（ 3） 从 整 体 的 逻 辑 性 与 条 理 性 上 ， 审 核 员 工 手 册 内 容 每 项 内 容 之 间 的 条 理 性 ， 以 及 各 项 内 容 之 间 表 述 的 逻辑性。四 、 “四 审 合 法 ”在完成语言审核后， 下一步的
18、重要工作就是审核员工手册内容的合法性。 审核员工手册的合法性通常 从以下几个方面开展：（1 ） 内容上是否与国家的相关法律相冲突。 新 劳动合同法 明确规定 “用人单位应当依法建立和 完 善劳 动 规 章 制 度 ， 保 障 劳 动 者 享 有 劳 动 权 利 履 行 劳 动 义 务 。 ”然 而 ， 目 前 我 国 许 多 中 小 企 业 往 往 忽 视 对 相 关法律的重视， 而是强制 推行公司的相关规定， 存 在较大的法律风险， 因此， 中小企业在制定员工手册时， 必须充分考虑相关法律条款，有条件的中小企业最好将员工手册交公司法律人士或法律顾问审核。（2 ） 相关制 度的制定程序是否合法
19、。 新 劳动 合同法 明确规定 “用 人单位在制定、 修改或者决定有关劳动报酬、 工作时间、 休息休假、 劳动安全卫生、 保险福利、 职工培训、 劳动纪律以及劳动定额管理等直 接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时， 应当经职工代表大会或者全体职工讨论， 提出方案和 意 见 ， 与 工 会 或 者 职 工 代 表 平 等 协 商 确 定 。 ”此 前 ， 我 国 的 中 小 企 业 相 关 制 度 的 出 台 的 程 序 基 本 上 都 不 符 合相关法律的程序， 因此， 建议中小企业以后在制定员工手册及相关制度时， 必须按照相关程序执行， 并 在每个阶段做好相关的文本记录并保存，做到有
20、据可查，避免因为程序的不合法而承担不该承担的风险。（3 ） 员工手册发布途径必须合法。 新 劳动合同法 明确规定 “用人单位应当将直接涉及劳动者切 身 利益 的 规 章 制 度 和 重 大 事 项 决 定 公 示 ， 或 者 告 知 劳 动 者 。 ”目 前 ， 中 小 企 业 在 这 方 面 做 的 仍 存 在 许 多 遗 漏 ， 经常出现员工受到相关惩罚时说公司没有告知其相关制度， 出现这种现象有两方面的原因， 一方面可能是 公司确实没有告知或公示给员工， 另一方面可能公司确实告知过员工而员工在故意耍赖。 但是， 即使是员 工在故意耍赖， 由于公司不能证明告知过员工， 公司也会在仲裁或法院
21、辩护中败诉。 因此， 建议中小企业 在系统地完成员工手册的编制与审核后、 正式公布之前， 因采取会议、 传阅、 问 卷调查等方式， 使员工熟 悉员工手册的具体内容， 并提出个人意见， 在向员工发放最终版本的员工手册时， 一定要让员工填写 签 收确认函 ， 企业一定要将保留相关的记录、意见和签收确认函保存好。五 、 小 结对中小企业来说，一个成熟、有效的员工手册是一项 “投入一分收益十分 ”的人力资源管理措施，因此， 希望本文的 “一定框架 ” “二填内容 ” “三审语言 ” “四审合法 ”的 “四 步 走 ”方法能够帮助中小企业编制 出一套相对合理有效的员工手册， 并希望中小企业能够通过签收确认、 集中培训、 集中测试、 奖惩、 定 期 培训、 不定期检查等措施， 将员工手册的内容真正内化为员工的行为习惯， 从而， 提高员工的职业素养 与工作效率，使员工成为企业的合格员工。
