第1章 管理信息系统导论.ppt

1、管理信息系统,张治洪 副研究员 计算机工学硕士,第一章 管理信息系统导论,1.1 管理信息系统的概念及其发展1.1.1 管理信息系统概念的起源人类社会经历了农业社会，工业社会，现在已经进入信息化的社会。,信息化（Informatisation 或 Informatization）是21世纪最重要的经济发展模式和最显著的时代特征，是目前使用频率最高的词语之一。,到了现代，随着管理实践和信息技术的不断发展和广泛应用，管理信息系统( Management Information System，缩写MIS)的理论和方法不断完善，被广泛应用。,管理信息系统是管理和信息技术不断融合的产物，是信息化的具体表

2、现形式和主要内容，如图1一l所示。,1970年，管理信息系统的创始人瓦尔特肯尼万从管理的角度给它下了一个定义：“以书面或口头的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。”,这个概念强调了管理信息系统用信息支持决策的功能，没有说一定要采用计算机作为工具，也没有强调一定要采用数学模型。,1985年，管理信息系统的创始人高登戴维斯给管理信息系统做了一个完整的定义：“它是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。”,这个定义说

3、明了管理信息系统的目标、功能和组成，反映了管理信息系统当时已达到的水平。它说明了管理信息系统的目标是在管理的高、中、低三个层次，即决策层、管理层和执行层上支持管理活动。,我国从事管理信息系统工作的一些学者将管理信息系统定义为：“一个由人、计算机等组成的能进行信息收集、传递，储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能 实测企业的各种运行情况； 利用过去的数据预测未来； 从企业全局出发辅助企业进行决策； 利用信息控制企业的行为； 帮助企业实现其规划目标。”,这个定义指出了当时我国一些人认为管理信息系统就是计算机应用的误区，再次强调了管理信息系统的功能和性质，说明计算机只是管理信息系统的一种工具。

4、,1.1.2 管理信息系统概念的演进在20世纪70年代，人们对管理信息系统过分强调集中、大而全，所以当时建立的一些管理信息系统成功的比例不到50%，因此出现了管理信息系统过时的论调，人们试图用决策支持系统(Decision Support System，缩写DSS)、信息技术和信息管理等概念替代管理信息系统，但均未获成功。,20世纪90年代以后，支持管理信息系统的一些环境和技术有了很大的变化，人们逐渐认识到早期的那种高度一体化的单个系统概念显得过于复杂，并难以实现。管理信息系统的概念转向各子系统的联合，即在总体规划的指导下，按一定的标准和工作流程程序，根据需要，开发和实现一个个子系统。,近年来

5、一个比较普遍的趋势是用信息系统（Information System，缩写IS）代替管理信息系统。两者恰似同义词。国内由于一些电子技术类专业抢先使用了信息系统的名词，它们主要偏重于硬件和软件技术。所以在国内，如果我们谈到限于管理领域时，可以认为管理信息系统就是信息系统。在本书中如果没有严格区分，信息系统均指管理信息系统。,1.1.3 管理信系系统的定义1管理信息系统的基本定义管理信息系统是在管理科学、系统科学、计算机科学等的基础上发展起来的综合性边缘科学。到目前为止，它还处于不断完善和发展阶段。,管理信息系统是一个由人、机（计算机）组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统

6、。它能监测企业或组织的各种运行情况，利用过去的数据预测未来；从全局出发辅助决策；利用信息控制企业或组织行为，帮助其实现长远的规划目标。简言之，管理信息系统是一个以信息技术为工具，具有数据处理、预测、控制和辅助决策功能的信息系统。,2管理信息系统是一个人机系统管理信息系统=人+计算机即管理信息系统是一个“人机”合成系统，但是计算机并不一定是管理信息系统的必要条件。只要有管理，就要有信息，就必然有管理信息系统。,“ 人机”系统的概念隐含着系统设计者应当清楚什么样的工作交给人做比较合适，什么样的工作交给计算机，以及人机的联系是什么。为了设计好“人机”系统，系统设计者不仅要懂得计算机，更要懂得人，所以

7、只有计算机知识而没有管理尤其是现代管理知识，是不可能设计出好的管理信息系统的。,3管理信息系统是一个一体化系统管理信息系统是一个“一体化系统”或称“集成系统”。在进行管理信息系统建设过程中，应从总体出发，全面考虑，这样可以保证各种职能子系统（如会计、统计、人力资源、市场营销、后勤管理等）共享数据，减少数据的冗余，保证数据的兼容性和一致性 。,“一体化”具有两个含义： (1)数据的一体化。数据在物理存储上可以分布存放，但在逻辑上却需由统一的部门、统一的人员集中管理。这样数据才能在各部门间共享，信息才能成为企业的资源。数据的一体化并不限制个别子系统可以拥有私有数据，也就是说某项管理职能特有的、与其

8、他部门无关的数据并不一定要参与一体化。,(2)系统开发的一体化。要按总体规划，分步实施的原则进行管理信息系统的建设。 首先，要有一个全局的系统实现计划； 其次，每一个子系统的实现均要在总体计划的指导下进行； 最后，要制定各子系统均要遵守的统一的标准、大纲和手续，这样无论是数据还是程序均可以对合法用户透明。,1.2管理信息系统的分类自管理信息泵统的概念形成以来，出现了各种各样的分类方法。本书主要从核心业务、数据处理方式、管理应用层次、行业和业务职能4个角度，对管理信息系统进行分类，以期帮助大家了解管理信息系统的各种提法，进一步理解管理信息系统的概念。,1.2.1 按核心业务活动分类1电子业务系统

9、电子业务系统主要针对一个组织（多指企事业单位）内部的具体业务过程而建立，主要服务于这个组织的内部管理活动。其电子化的对象是业务过程中的信息处理活动。,2电子政务系统电子政务系统主要是针对政府部门的政务管理活动和服务职能而建立的，意在促进政府部门管理手段的变革，超越时间、空间和部门分割的制约，全方位地向社会提供优质、规范、透明的服务，其电子化的对象是政务活动中的信息采集、处理和传递活动。,政府的主要职能包括经济管理、市场监管、社会管理和公共服务。电子政务就是要将这四大职能电子化、网络化。,电子政务具有4个突出的特点：(1)使政务工作更有效、更精简。(2)使政府工作更公开、更透明。(3)为企业和居

10、民提供更好的服务。(4)重新构造政府、企业、居民之间的关系，使之比以前更加协调，使企业和居民能够更好的参与政府的管理。,3电子商务系统电子商务系统主要针对商贸活动而建立的，主要依托Internet，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付等活动。其电子化的对象是商务过程中的信息处理活动。,按商务活动的参与主体，电子商务系统可以划分为： 企业对企业( Business-to-Business)、 B2B 企业对消费者( Business-to-Customer)、 B2C 消费者对消费者(Customer-to-Customer)、 C2C 企业对政府(Businesa-to-Go

11、vernment)等若干模式， B2G。,电子商务系统的核心部分通常也是以“网站”的形式出现的。各类网上书店、花店均属于典型的B2C模式，而淘宝网(wwwtaobaocom)则是一种典型的C2C电子商务系统。,1.2.2 按数据处理方式分类1操作型管理信息系统操作型管理信息系统一般是面向具体的管理业务而建立的，功能比较简单，主耍包括数据录入、修改、删除、打印、查找和简单的汇总计算等。,在信息化的初始阶段，企业所建立的管理信息系统多数属于操作型，比如工资发放管理系统、人事档案管理系统、会计记账管理系统等。这类系统仅是把某个具体的业务用计算机系统实现，功能比较简单。,2分析型管理信息系统分析型管理

12、信息系统主要面向那些需要进行趋势分析、预测等管理决策需求而建立。它通常要基于操作型管理信息系统开发，比如基于会计记账管理系统开发的财务分析系统。一些专门的分析型管理信息系统有时会借助数据仓库( DW)或决策支持系统(DSS)等技术。,在企业实际应用中，一个完整的管理信息系统通常会包括操作型和分析型两类子系统。,1.2.3 按管理应用层次分类1事务型管理信息系统事务型管理信息系统主要服务于组织的基层管理者，主要目的是具体业务过程的自动化，前面提到的操作型管理信息系统大多是事务型管理信息系统，,2管理型管理信息系统管理型管理信息系统主要服务于组织的中层管理者，提供综合查询、统计分析和报表、报告等功

13、能，涉及多项业务的综合管理。主要目的是使组织的中层管理人员通过固定格式的报表、报告和综合查询、统计分析，了解和监视管理领域的运行情况。,3战略型管理信息系统战略型管理信息系统主要服务于组织的高层管理者，主要目的是为战略计划的制订和调整提供辅助决策功能。这类系统所需要的数据一般来源于前两个系统，还有一些来自企业外部，其中外部数据所占的比例较欠。,1.2.4按行业和业务职能分类管理信息系统的分类方法还有很多，比如按行业或部门可以划分为铁路管理信息系统、林业管理信息系统、电力管理信息系统、港口管理信息系统、农业管理信息系统、房地产业管理信息系统等。,对于某个具体的行业或部门，又可以按业务职能划分出若

14、干管理信息系统。比如，一个企业的业务职能通常可以分为销售、生产、采购、财务、统计、人力资源等；铁路管理信息系统按业务职能可以进一步分为铁路统计系统、客票预发售系统、危险品及安全管理系统、铁路工务管理系统、铁路电务管理系统、铁路调度管理系统等。,练习： 1. 什么是管理信息系统？,管理信息系统是一个由人、机（计算机）组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。它能监测企业或组织的各种运行情况，利用过去的数据预测未来；从全局出发辅助决策；利用信息控制企业或组织行为，帮助其实现长远的规划目标。,2. 管理信息系统一体化的两个含义是什么？,(1)数据的一体化。数据在物理存储上可以分

15、布存放，但在逻辑上却需由统一的部门、统一的人员集中管理。,(2)系统开发的一体化。要按总体规划，分步实施的原则进行管理信息系统的建设。,练习： 3. 如何理解管理信息系统是一个人机系统，人和计算机在管理信息系统中各起什么作用？,管理信息系统= 人 + 计算机即管理信息系统是一个“人机”合成系统，但是计算机并不一定是管理信息系统的必要条件。 “人机”系统的概念隐含着系统设计者应当清楚什么样的工作交给人做比较合适，什么样的工作交给计算机，以及人机的联系是什么。,4. 管理信息系统如何分类？1）按照核心业务分类可分为：,.电子业务系统。针对企业内部的具体业务过程,2.电子政务系统。针对政府的政务管理

16、活动和服务职能,3.电子商务系统。针对商贸活动,4. 管理信息系统如何分类？2）按照数据处理方式分类可分为：,1操作型管理信息系统。面向具体的管理业务而建立的，功能比较简单，主耍包括数据录入、修改、删除、打印、查找和简单的汇总计算等。,2分析型管理信息系统面向那些需要进行趋势分析、预测等管理决策需求而建立,3）按照管理应用层次分类可分为：,1事务型管理信息系统服务于组织的基层管理者，主要目的是具体业务过程的自动化，,2管理型管理信息系统服务于组织的中层管理者，提供综合查询、统计分析和报表、报告等功能，涉及多项业务的综合管理。,3战略型管理信息系统服务于组织的高层管理者，主要目的是为战略计划的制

17、订和调整提供辅助决策功能。,4）按照行业和业务职能分类可分为：,可以划分为铁路管理信息系统、林业管理信息系统、电力管理信息系统、港口管理信息系统、农业管理信息系统、房地产业管理信息系统等。,5管理信息定义为：经过加工处理后对企业生产经营活动有影响的（ ）。,数据,6.管理信息系统的三要素是： 、 、 。,系统的观点,数学的方法,计算机的应用,7. 管理信息系统概念的正确描述之一是( )。 A、由计算机、网络等组成的应用系统 B、由计算机、数据库等组成的信息处理系统 C、由计算机、人等组成的能进行管理信息加工处理的社会技术系统 D、由计算机、数学模型等组成的管理决策系统,C,8、管理信息系统的创

18、始人是（ ）。 A. 瓦特 B. 王选 C.瓦尔特肯尼万 D. 牛顿,C,2.2信息的基本知识2.2.1信息与数据英文中的Information 信息）一词源于拉丁的Informatio，指消息的传递过程。中文的“信息”一词也具有久远的历史。据新辞源考证，我国唐代就曾有“梦断美人沉信息，目空长路倚楼台”的诗句。,1948年，美国数学家、信息论的创始人香农在题为A Mathematical Theory of Communication（通信的数学理论）一文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西”。同年，美国著名数学家、控制论的创始人维纳在控制论一书中写道：“信息就是信息，既非物质，也非能量”

19、。哲学家认为它是熵的理化，数学家认为它不过是概率论的发展，通信工作者则把它看成是不定度的描述。,在数据处理和管理信息系统领域中，本书采取以下描述：信息是经过加工的数据，是有一定含义、能减少不确定性、对决策或行为有现实或潜在价值的数据。数据是对客观事物的记载，数据由一些可以鉴别的物理符号组成。【例如】，企业的领料单、订货单、车船票等原始单据都是一些事实的记载，因而都是数据。由于信息是指对数据进行加工处理后得到的有用的数据，人们占有了信息就可以加深对事物的理解并达到某些特定的目的。,数据和信息的关系表现为两方面。 第一，信息的表现形式是数据，数据是记录信息的一种形式，同样的信息既可以用文字表述，也

20、可以用图像来表述； 第二，信息是经过加工以后并对客观世界产生影响的数据。【例如】，行驶中汽车里程表上显示的型据是80千米小时，它仅仅是通过人们对汽车行驶状态进行描述的数据符号而已，不一定成为信息，只有当司机观察到里程表上的数据以后，经过思考后认为汽车行驶速度是快还是慢，从而做出加速或减速的决定时，这个数据才成为信息。决策活动是信息存在的必要条件，这个属性可以很好地区分数据和信息。,2.2.2. 信息的特性信息的类型及其表现形式多种多样，千差万别， 按地位可分为客观信息、主观信息； 按作用大小可分为有用信息、无用信息、干扰信息； 按载体性质分为电子信息、光电信息、生物信息； 接应用部门又可划分为

21、工业信息、农业信息、军事信息、政治信息、科技信息、文化信息、经济信息、市场信息、管理信息等。但它们一般都具有一些共同的基本属性，本书仅介绍其中的几个主要属性。,1客观性信息是一定社会环境与条件下，事物变化和运动状态的反映。这种变化所表现的趋势是客观的，它以客观存在为前提，严格遵循信息传播与扩散的形式和要求，从信息源出发，依据其所反映的客观事物的内在属性，不断地通过必要的信道，而到达信宿。整个过程的运动呈现两个重要特征： 信息是以客观事物的基本事实和内在要求为依据的，在传输的过程中应力求避免人们的主观性和随意性。信息是以客观规范 的传输形式或手段由信源经过信道，而传输至信宿的。,2普遍性信息是在

22、特定环境和条件下，事物依据某种方式和要求所表现的特定的运动状态。只要有事物存在，有事物的运动或表现，就会产生反映相应事物的各种各样的信息。从人类社会产生、形成和发展来分析，无论在自然界、人类社会，还是其他与之相关的各种活动领域，绝对的“真空”是不存在的，绝对静止的事物是没有的。因此，信息在自然界和人类社会的各个角落普遍存在，并与物质和能量共同构成了客观世界的三个基本要素。,3依存性信息本身是看不见、摸不着的。它的存在必须依附于一定的物质载体(如文字、图像、电磁波、磁性材料等)，信息无法离开某种特定的载体而单独存在。信息依赖于 载体进行存储和传播，信息的载体形式可以改变，但其传播的内容不随载体的

23、变化而 发生任何实质上的变化。4动态性客观事物本身都按照其特定的规律不停地运动变化，信息在不断地变化和更新。因此，在获取和利用信息时，必须树立时效观念，合理地把握时间间隔和效率。 科学研究表明，信息的使用价值和信息所经历的时间间隔成反比。信息经历的时间越短，使用价值就越大；反之，经历的时间越长，信息的使用价值就越小。,5.层次性 根据管理学的基本理论，组织的管理一般分为战略级、战术级和作业级三个层次。 处于不同层次的管理者有不同的职责，所处理问题的类型不同，需要的信息也不同。 战略层信息是关系到企业全局和重大问题决策的信息，它涉及上层管理部门所要达到的目标，为达到这一目标所必需的资源水平和种类

24、以及确定获得资源、使用资源和处理资源的指导方针等方面，如产品投产、转产、开拓新市场等。 战术层涉及的主要是管理控制过程中所需要的信息，是使管理人员能掌握资源利用情况，并将实际结果与计划比较，从而了解是否达到预定目的，并指导其采取必要措施更有效地利用资源的信息。,作业层涉及的主要是与组织日程活动有关，且用来保证完成各项任务所必须的各种基础性信息。例如，每天统计的产量、质量数据，打印数据等。三个层次的信息在来源、寿命、精度、加工方法和保密要求等方面都不相同，不同层次的信息特点如 表11所示。,6.价值性信息是指在人类社会实践活动中，经过人们有目的的加工而 形成的对具体业务活动产生影响的数据，是一种

25、有价值的社会资源，具有很鲜明的价值性。它同其他商品一样，是使用价值和内在价值的统一。信息的使用价值是指信息能够满足人们特定需要的有用性。信息的内在价值是指在特定环境条件下，凝结在信息产品中的人类劳动。也正因如此，在信息流通的过程中体现了信息生产者和信息需要者之间特定的社会关系。,7. 可传递性 信息可以通过不同的渠道、运用不同的方式进行传递。这种在时空环境条件下，信息从某一点移动到其他点的过程称为信息传递。信息可以通过书籍、杂志、电话、广播、电视、网络等各种方式从一个地方传递到世界的任何地方，同时信息又很易于传递，无论从速度还是成本来说，信息的传输性能都优于物质和能源。信息的这种可传递性，加快

26、了资源的传输，促进了社会的发展。,8共享性信息区别于其他物质的一个显著特征就是它可以被共同占有、共同享用。在信息传输的过程中，同一个信息不仅可以被不同的信源发出，而且可以被不同的信宿所接收和使用。信息可以共享，它不同于物质交换过程。物质的交换是所得与所失之和为零，这是物质交换的零和性。但信息传播不同于物质交换，信息的传播是非零和性的。你告诉我一条信息，我得到了信息，你并没有因此而失去这个信息。,练习： 1. 什么是信息？什么是数据？区别是什么？ 2. 信息的基本属性有哪些？ 3.,三、信息的分类 依不同的要求，可从不同的角度对信息加以分类。 1米哈依洛夫的信息两分法这种分类方法，从不同的维度出

27、发，对信息进行了较系统的分类，对于我们全面系统地理解和把握信息的类型是十分有益的，如图11所示。,2信息的常见分类方法信息的常见分类方法可归纳为以下四种。1)按信息的空间状态划分，可将信息分为宏观信息、中观信息和微观信息三类。 宏观信息是关系到国家总体发展战略和全局发展的各种信息，中观信息是关系到行业、部门、地区经济发展和局部相关数据的各种信息，微观信息是关系到企业发展的各种信息。2)按信息的价值大小划分，可将信息分为有用信息、无害信息和有害信息三类。有用信息是指对组织所研究和分析的问题具有直接帮助的信息，无害信息是指对组织目前所从事的研究和分析工作虽没有直接帮助但无不良影响的信息，有害信息是

28、指对组织目前所从事的工作有不良影响的信息。,3)按信息的时间性划分，可将信息分为历史信息、现时信息和预测信息三类。历史信息是指在过去不同阶段中前人的研究和分析所能提供的各种信息，现时信息是指人们经过必要的调查、整理、分析、归纳而得到的各种信息，预测信息是指人们在现实条件下依据现有资料进行整理、分析和归纳，再对未来情况进行必要的判断分析而得到的信息。,四、信息的价值 日本著名管理学家山田昭二郎在信息与科学管理一书中指出：“信息在知识经济社会中具有十分重要的价值和作用，它不仅直接构成人们全新的知识系统，而且能形成全社会各个相关环节的有序化运作。”信息的价值应受到高度重视，它是实施有效的管理信息系统

29、建设的重要组成部分。 1信息能最大限度地构成人们全新的知识系统在当今的知识经济社会，过去凭社会经验办事的传统做法已经逐渐被抛弃，人们越来越重视和依托各种相关的信息。知识是人类在不断认识自然与改造自然的过程中逐步积累起来的关于客观世界的分析与描述。正确地运用人们所掌握的知识能产生巨大的力量，从而推动社会的发展和进步。而我们每一点知识的取得，又是在掌握并客观分析信息的基础上实现的。离开了客观、科学、准确、务实的信息，就不可能产生我们所需要的知识和相应的知识系统。,2信息推动预测和决策的科学化，减少不必要的盲目性 我们今天所面临的环境是充满竞争且十分复杂的，单纯凭借以往知识和经验的积累有时很难驾驭。

30、为此，必须在从事各种有目的的社会活动时，不断地运用科学的方法和手段进行预测和决策。而这种活动又必须立足于科学地掌握、归纳、整理、分析相应的各种信息。大量的事实表明，离开了客观、准确、科学的信息，我们就不可能准确地预测未来事物发展的变化趋势，也就不可能形成相应的决策方案，我们所从事的活动也很可能会受到各种不必要的损失。,3信息推动社会经济活动有序运作市场经济的发展，越来越要求人们讲求科学的方法，提高办事效率。在社会活动中，必须讲程序、守规矩、重效率。而这样就要求我们必须不断地捕捉所需要的各种有用信息，借助现代信息媒体和手段，最科学地占有、使用、分析相应的数据资料，使我们的思维和行为规范化，杜绝主

31、观随意性，不断提高岗位工作效率。,2.2.3 信息处理的生命周期信息与其他资源一样具有生命周期，从信息的产生到最终被使用而发挥作用，可将信息的生命周期分为需求、收集、传输、处理、存储、维护、使用和退出等过程，如图24所示。,当管理人员需要对所发生的问题、要达到的目标和一些设想进行分析决策时，就会提出对信息种类的要求。为了满足管理者对信息的要求，需要经过信息的收集、传输、加工、存储和维护等阶段以便获取有价值的资料供管理者使用，当信息已经老化，失去了价值，信息便进入退出阶段，而管理者又提出了新的信息需求。,1，信息的收集信息的收集是根据管理人员对信息的需求而进行的原始数据的获取过程。信息收集阶段面

32、临的是：首要问题是如何将需要的信息识别出来，其次是收集的方法问题，最后是用何种形式将收集结果表现出来的问题。,(1)信息识别的步骤1)由管理者根据自身管理决策的需要及目标，向信息管理人员提出所需要的信息种类、信息内容、范畴和结构。2)信息管理人员在充分理解管理者需求的基础上，通过调研和观察，对所需要的信息进行识别。3)信息管理人员将识别出的信息交予管理人员共同讨论，进一步补充完善。,(2)信息收集的方法1)自底向上广泛收集。如型国人口普查是自底向上进行的；全厂生产情况的信息收集过程是：首先将最基层、的生产班组的生产信息汇总到车间，然后再对全厂所有车间的生产信息进行汇总，最后形成全厂生产情况的总

33、体信息。,2)有目的的专项收集。一个决策往往是通过围绕着决策的主题收集相关的信息而作出的。如： 生产计划是在收集并统计以往生产及市场等信息之后作出的； 铁路部门在做出春运期间是否要加开临时客车、在什么时间加开等决策也是根据以往旅客出行情况及当前市场等情况作出的。 它是人们决策活动中常用的方法。它与自底向上广泛收集相比，具有针对性强、时间周期短、成本费用低等特点。,3)随机积累。这种方法是指没有明确的具体目标，只是根据企业或系统的总体目标把一些将会对管理决策有用的、新鲜的信息收集起来，【例如】随时将各类报纸、杂志、电视等媒体上发表的各种新技术、新政策收集起来，以备将来使用。,(3)信息收集结果的

34、表达常规的信息表达有文字、数字、图形、表格等方式，每种方式都有各自的优缺点，应根据实际情况，尽可能地采用多种方式的混合表达方式。文字形式是应用最广泛的方式，但在采用这种方式表达信息时，要注意表达语义的简练性、准确性，避免使用双关语和具有二义性的语句。数字表达方式一般来说是比较准确的，但是不要将大量的、无用的信息与管理决策所需的信息混在一起，造成信息的过度增加，人为地增加决策的难度。图形表达方式是目前信息表达的发展趋势，是人机交互技术的主要研究内容。图形具有信息表达的整体性、直观性和可塑性等特点，可以反映出事物的发展趋势，使人们很容易理解并作出判断。但由于图形的准确性较差，因此对于一些具体而详细

35、的信息，如果采用图形就很难表达，此时可用表格形式将总体和个别详细的信息罗列出来进行精确的比较。,2信息的传输信息只有及时准确地送到需要信息的管理者手中，才能发挥作用。所谓及时准确，实际上是一个信息传递的效率问题，表现为信息传输的速度和质量。为了确保信息传输的效率，必须注意两个问题， 一是技术问题，即如何快速、准确地传输信息； 二是语义问题，即在传输过程中如何确切地表达信息的意义。为了确保信息传输的效率，要做到以下几点：,(1)建立大容量的信息通道。具有一定容量的信息通道是保证信息传递速度和质量的基础。如果没有一定的人力和通信设备做保障，日益频繁的信息沟通就会被延迟，信息的时间价值会丧失。,(2

36、)规定合理的信息流程。不同的部门、不同的层次管理活动，它们的任务是不同的，对信息内容和数量的需求也是不一样的。因此，什么样的信息应传送到什么位置，要有明确的规章制度，避免将信息传送到不相干的部门，造成信息失效甚至泄密，或者使信息迂回传输，导致人力物力的浪费。,(3)减少信息传递的环节。信息传递的环节越多，信息在传输过程中失真的可能也就越大，而传递的速度也会减慢。,3信息的处理多数情况下，某些管理决策所需要的信息是对另外一些信息进行加工处理的结果。信息处理（加工）是信息生命周期中的必不可少的重要环节。信息加工就是对收集到的信息进行去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的加工过程。,图2-5给出了

37、信息加工的一般模式。信息加工不可避免地产生时间延迟，这也是信息的一个重要特征滞后性。信息按时间分，可分为一次信息和二次信息，一次信息是初始信息，二次信息是指按照某种规则经过变换、综合分析和统计推断所产生的信息的总称.,从加工的一般模式可以看出，管理者所需的信息是在经过了变换器的初始加工、综合分析的二次加工和统计推断的三次加工而得到的，其加工过程是需要一定时间的。,从上述分析中不难看出，采用手工的方式进行信息的加工处理已经不可能适应企业发展的需要了。而计算机信息技术的不断发展和应用可大大缩短信息加工时间，满足管理者决策的需求，同时也将人们从繁琐的手工劳动中解脱出来。,4信息的存储信息存储活动主要

38、涉及保存什么信息、存储介质、保存时间、存储方式四个问题。(1)保存何种信息。要存什么信息主要由信息使用的目的决定。在信息需求及目的确定以后，根据支持目的的数学方法和各种报表的需求，确定信息存储的内容。【例如】为了预测国家长远经济发展，我们要收集并保存人口、农业、工业等各种经济信息。为了进行仓库库存水乎分析，则需要保存各种物资的入库情况、出库情况、价格情况等信息。,(2)信息存储介质。存储介质可以是纸、胶片、计算机内存、磁盘等。目前大量的信息仍然是用纸来存储的，纸介质的优点是存储量大、永久保存性好、存储数据和图像比较容易。但是纸存储的信息查询和传输不太方便；胶片的存储密度大，查询起来也比较方便，

39、现在许多图书馆将书籍拍到缩微胶片上保存。但胶片的缺点是必须通过专门的接口设备才能读取，价格较贵。人们往往只将一些贵重的、不常用的信息存储在胶片上；计算机磁盘主要用来存储变化迅速、常用的并需要进行快速传输的信息，这是应用最广的信息存储介质之一。,(3)信息的保存时间。信息存储是将信息保存起来以备将来使用，这在管理活动中是十分重要的。现在，信息是“爆炸”式的增长，信息的更新周期越来越短，如果保存的信息过多，不但不会对管理活动起促进作用，反而会因为信息的过剩而延误决策。应记住“只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息”。,(4)信息的存储方式。根据管理和决策的需求而定，信息的存储方式时，有集中还是分散

40、， 集中存放便于信息的共享、信息的管理和维护，减少冗余。 分散存放的信息共享性、可维护性要比集中式差，但使用起来较方便。 一般对于公用信息，在有能力提供共享设备的支持下应集中存放，以减少冗余。而对于非公用数据，分散存储是合理的，现在通常使用的方式是集中与分散相结合。,5信息的维护信息维护，狭义上是指不断更新数据、维护数据的安全性和完整性，使信息保持可用状态。广义上是指信息系统的开发和运行中的一切数据管理工作。信息维护的主要目的是保证信息的准确性、及时性、安全性、保密性。,(1)保证信息的准确性。首先要保证数据总是处于最新的状态，其次数据要在合理的误差范围内。数据产生错误的主要原因有两个： 一是

41、文件报表错误； 二是转录数据时产生错误。防止文件报表的错误主要是靠加强数据收集人员的责任心和采用合适的报表格式。防止转录错误的主要方法是要尽量减少转录，应尽可能做到原始数据直送计算机，在键入数据时加强校验。,(2)保证信息的及时性。及时性是对信息收集、信息处理、信息传输、信息存储方式等环节的综合体现。保证信息的及时性就要求常用的信息放在易存取的地方，保持各种设备状态的完好性，各种操作规程要健全，操作人员技术熟练，信息目录清楚，并尽量减少信息的处理、传输环带。,(3)保证信息的安全性。安全性是指信息被非法窃取，要防止信息由于各种原因而受到破坏，同时采取一些安全措施，在万一信息被破坏后，能较容易地

42、恢复数据。 为了保证信息的安全， 首先要保证存储介质环境的安全，比如，在计算机机房中做到防火、防湿等； 其次要经常进行存储数据的备份，对于一些重要的信息应考虑存于多个地方，以防止火灾、地震、战争等突发事件的发生。,(4)保证信息的保密性。信息对企业自身而言是不可缺少的资源，但它对竞争对手而言，却是更加宝贵的资源。目前信息被盗的事件越来越多，防止信息失窃是信息维护的重要问题。盗窃信息的方式很多，如电缆窃听、通过终端非法查阅他人的数据库等。为了保证信息的保密性，通常在信息系统内部可采用设置口令、检查用户权限、对数据进行加密等手段。在信息系统外部也可以采用如不让外人接触终端和存储介质、整个机房全用铁

43、板屏蔽等措施。应加强工作人员的保密教育，制定科学合理的工作制度。,练习： 1. 什么是信息处理的生命周期？ 2. 信息处理的生命周期分为哪几个阶段？,3. 信息存储活动主要涉及 、 、和 四个问题。,4. 信息维护的主要目的是保护信息的 、 、 。,保存什么信息,存储介质,保存时间,存储方式,准确性,及时性,安全性,保密性,5. 什么是信息维护？狭义上是指？ 广义上是指？,2.3系统的基本知识2.3.1 系统的概念系统 (System) 一词来源于古希腊语，是由部分构成整体的意思。系统是由一些相互联系、相互制约的若干组成部分结合而成的、具有特定功能的一个有机整体（集合）。,为了深入理解系统的概

44、念，我们将从要素、结构和功能三个方面进行分析，它们是系统存在的三个基本条件：(1)系统是由若干要素（部分）组成的。这些要素可能是一些个体、元件、零件，也可能其本身就是一个系统（或称之为子系统）。【例如】 运算器、控制器、存储器、输入输出设备组成了计算机的硬件系统，而硬件系统又是计算机系统的一个子系统。,(2)系统有一定的结构。一个系统是其构成要素的集合，这些要素相互联系、相互制约。系统内部各要素之间相对稳定的联系方式、组织秩序等关系的内在表现形式，就是系统的结构。【例如】，钟表是由齿轮、发条、指针等零部件按一定的方式装配而成的，但一堆齿轮、发条、指针随意放在一起却不能构成钟表。,(3)系统有一

45、定的功能，或者说系统要有一定的目的性。系统的功能是指系统与外部环境相互联系和相互作用中表现出来的性质、能力和功能。【例如】，信息系统的功能是进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助决策者进行决策，帮助企业实现目标。,在实际应用中，系统总是以特定的形态出现的，如呼吸系统、生物系统、教育系统等，其前面的修饰词描述了研究好象的物质特点，即“物性”，而“系统”一词则表征所述对象的整体性。对某一具体对象的研究，既离不开对其物性的描述，也离不开对其系统性的描述。但无论是何种具体的系统，均可以分解为输入、处理、输出、反馈和控制五个基本要素，均可以抽象成如图2.6所示的逻辑模型。,二、系统的特性系统

46、科学的研究分析指出，系统是由特定的元素为了某种目的有机地结合起来而形成的整体。系统的特性可概括为以下四个方面。1系统组成的整体性一个系统通常由若干个元素组成，这些元素在组成系统的过程中不是简单孤立的，而是彼此联系，互为影响，组成了一个较为完备的整体。如我们经常评价的企业核心竞争力系统，其构成就是一个完备的整体，如图13所示。企业核心竞争力评价系统战略 产品 市场 技术 人力资 财务目标 研发 开发 能力 源管理 管理系统 系统 系统 系统 系统 系统图13企业核心竞争力评价系统,2系统功能的目的性在一定的社会环境和条件下，系统具有一定的目的性，它要达到一定的社会效果，能解决系统本身研究和开发过

47、程中应解决的各种主要问题。为此必须在系统建设的过程中，充分考虑作为系统的目的性，不仅要注重各个组成要素本身的目的性，更重要的是要考虑到系统整体的目的性。即在系统的分析与整合过程中，要把发挥系统整体功能作为出发点，在相应的环境和条件下使得要构建的系统的整体功能最大化，达到1+12的效果。,3系统构建过程的层次性在系统建立和形成的过程中，任何系统都是由若干个小系统和构成小系统的元素组成的。各个小系统及构成元素之间都形成了比较严格的层次关系，相互影响，互相制约。任何一个下级的构成元素都受到上一层小系统的指导和制约，反之任何一个子系统运行的效果又必须通过其构成元素的作用加以体现。4系统与环境的适应性从

48、许多管理信息系统的运行结果分析，任何系统都要与其存在的周围环境进行物质、能量和信息的交换。在运行的过程中，环境按照一定的程序和要求向系统输入物质、能量和信息，而系统对其进行吸收和处理，然后按照系统特有的程序，向外界输出结果，并在其运行过程中始终保持与环境协调一致。当某些环境因素发生变化时，系统从其目的考虑，有时也必须进行适应和调整，以求最有效地利用环境，产生1+l2的社会效果。,2.3.2系统的分类系统存在的形式千姿百态，系统分类的方法也多种多样。为了进一步理解系统的概念，下面从几个角度对系统进行分类。1按复杂程度分类从低到高分为五大类：,(1)物理结构系统。如建筑、桥梁、机床、仪器仪表、计算

49、机、汽车等均属于物理结构系统。它们的共同特点是由一些无生命的物理元件构成。,(2)生物系统。除人之外，所有有生命的系统都属于生物系统，比如微生物、植物和动物等。它们的共同特点是由不同的细胞构成。细胞本身也是一个生物系统，它们比任何物理结构系统更高级、更复杂。,(3)人类系统。人类具有语言运用能力、学习能力、发明创造能力和想象力，其复杂性是目前已知生命体所无法比拟的。,(4)社会系统。它是指由一定的经济基础和上层建筑构成的人类生存环境的整体，包括文化、艺术、宗教、法律、经济和政治等诸多方面。,(5)宇宙系统。在汉语中，“宇”代表上下四方，即所有的空间，“宙”代表古往今来，即所有的时间。宇宙是由空间、时间、物质和能量所构成的统一体，是万物的总称，是时间和空间的统一，是最复杂的系统。,2按系统与环境的关系分类分为两大类：(1)封闭系统。这类系统不与环境进行信息和能量交换，不为系统以外的因素所干扰。但是完全封闭的系统是不存在的。,