1、党政机关公文格式讲解,新密市机构编制委员会办公室2013年10月,第 一 节,公文格式新变化,党政机关公文处理工作条例,为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例（以下简称条例），同时废止了1996年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）。条例的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化必将发挥重要作用。,权威解读,一、重新定义了公文处理相关概念 调整为：公文拟制、公文办理、公文管理；增加了“公文拟制，减少了“整理（立卷）、归档 ”二、增加了公文种
2、类 规定文种为15种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”,公文种类（15种）,- 纪 要- 函- 议 案- 批 复- 请 示- 报 告- 通 报- 通 知- 意 见- 通 告- 公 告- 公 报- 命 令（令）- 决 定- 决 议,权威解读,三、调整了公文格式要素 1 增加的格式要素：“份号” “发文机关署名”“页码” 2减少的格式要素： “主题词” 3变化的格式要素：一是规定涉密公文应当标注份号（办法只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”（办法要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明
3、确规定公文标题应标发文机关（办法未作强制性要求）；五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。,权威解读,四、行文规则方面增加了一些具体规定五、公文拟制更加强调程序规范 对“起草”、“审核”、“签发”环节进行强调六、简化了公文办理的环节 在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。 “发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。,第 二 节,公文格式新标准,一、公文的基本常识,（一） 公文用纸幅面尺寸及版面要求 1幅面尺寸：公文用纸采用国标A4型
4、纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。 2页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。 3字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。,图样1,A4纸张210297,版心156225,26mm1mm翻边,地脚,图样2（以word排版为例）,设置版心,4行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 5文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 6印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。印品着墨实
5、、均匀；字面不花、不白、无断划。,7 装订要求：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： （ a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm； （b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； （c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。,二、公文格式各要素编排规则,公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体； 公文末页首条分隔线以下、末条
6、分隔线以上的部分称为版记。,图样3,版头,图样4,主体,图样5,版记,（一）版头的7个格式要素,1份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如：000001。 2密级和保密期限: 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3紧急程度: 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,4发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。原则
7、上下级机关文件发文机关标志的字高应小于上级机关文件发文机关标志的字高。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（特别说明：上行文不再为87mm） 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,图样6,35mm,红色小标宋体,居中,全称或规范简称,6位，3号,3号，黑体,空2行,六角括号,不加第不编虚位,5发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号
8、“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（特别说明：该行左右各空1字）,图例7,左空1字,右空1字,空2行,6签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7分隔线：发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（特别说明：目前党
9、的文件分隔线中间有红色五星“”。）,图例8,空2行,3号仿宋体,3号楷体,（二）主体的7个格式要素,1标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整（一个词不能在二行），排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（特别说明：必须有发文机关，格式为：发文机关事由文种，如新密市人民政府关于XXX的通知。） 2主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,图例9,空2行,空1行,发文机关,文种,主送机关回行顶格,
10、正文,3正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。 文中结构层次序数格式情况： 第一层- “一、” -用黑体字 第二层-“（一）”用楷体字 第三层-“1.”（点为全角占1字符）-用仿宋体字 第四层- “（1）”-用仿宋体字（特别说明：以上4个作为标题行时末尾不加标点符号“。”）,4附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,5发文机关署名
11、、成文日期和印章 （1）加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,图例10,联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 一般情况下，一
12、行加盖的印章不多于3个。,图例11,图例12,两端不超过版心,（2） 不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（坚持2个二字原则） 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,图例13,补充说明：公文不加印章的情况,办法规定：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 A、属公文特定格式的“纪要”，不加盖机关印章 B、命令(令)、议案须由领导人签署(或加盖领导人
13、签名章)，不加盖机关印章 C、法定会议通过的决议类公文，不加盖机关印章 D、联合上报的公文，协办机关可以不盖章,（3）加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章(签名章一般用红色)，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。,图例14,（4）成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,图例15,6附注
14、（多用于请示中） 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,空2字,7附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,图例16,（三）版记的5个格式要素,1分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第
15、一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 （0.35mm约等于1磅，0.25mm约等于0.7磅,设置时一般设为0.75磅。）,2 抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,图例17,3印发机关 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字。 4印
16、发日期 右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,5页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 特别说明：公文较短，用1张A4纸且仅仅首页有主体正文时，不要页码；如第2页有主体内容时，要页码，仍按多页模式编排。 转发上级文件时，如把上级文件作为附件转发，
17、保留版记，不需重排页码。,（四）公文中的横排表格,A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口（翻边）一边。 原则：文件顺时针旋转90度后，即可从上到下正常阅读。,（四）公文的特定格式,1信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。,图例18,图例19,如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排
18、在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。,仅作了解,2纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。 纪要格式可以根据实际制定。,公文格
19、式新标准顺口溜,公文格式新国标 主题词儿不再标公文用纸型 涉密公文标份号密级紧急左上角 加急特急马上办上行公文不留空 印章署名要齐全成文日期用数字 公文页码不可少版记号仿宋体 信函格式应简化虽然描述并不全面，但是也说清了公文格式的变化情况。,第 三 节,公文的审核,心里话,亲！作为机关的一员，你有没有经常拟写文件材料？有没有经常为文件材料出现的低级错误烦恼？有没有因文件材料受批评而郁闷？那你就听一听我总结出来的审核经验,这是挨过N多次的批评而总结整理出来的,虽然并不系统和全面，但希望会对大家有所给力！,一、审核排版,1审核页面设置，段落行距等内容。查看页面设置，确保纸张为A4，看清纵向还是横向
20、，特别是表格复制到新建表内时，原先为横向的一定要重新设置，并重新设定页边距。同时，因为不同电脑使用的word或wps版本不同，低版本打开高版本排版的文件时，看到的段落、行间距等排版效果会发生变化，因此，一定要重新进行排版。 2审核是否有孤行孤页；一些文件默认孤行控制，就是一个段落不出现在两个页面中，导致某个页面下面会空好几行。要设置段落格式进行解决。 3审核打印预览是否多余横线等异常。横线经常会出现在页眉顶端，这可能是设置了奇偶页不同，要在页面设置中调整。,二、审核格式要素,（一）审核格式要素是否齐全完备 从版头、主体、版记三个部分逐项审核，确保不漏掉一个应该具备的格式要素。如：请示一般情况下
21、都会有附注，内容为联系人、联系电话等。 （二）审核格式要素是否标准规范 审核中特别要注意的地方： 1审发文字号。其中要用六角括号“”，不能用小括号“（）”，也不能用方括号“【】”。,2审核标题。 一是审大标题，是否居中，是否有发文机关，发文机关机关名称是否正确、是否为全称，排列是否美观；一般情况下出现的错误为段前空有2格，点居中设置后实际上并不居中。另外标题较长断行时将1个词断到了两行。 二是审各层次标题，字体是否一致，层次使用是否规范，各层标题的数字是否连贯。 常见错误有同一个层次有用楷体，有用仿宋体，有的还加了粗，有的从一直接蹦到三。另外，层次标题单独为段时，末尾不用标点。,3审段落 审首
22、行缩进，审行间距。常见错误：一是有段前没有空2格，或者空了不足2格，要在段落格式的首行缩进中进行调整，二是行间距不是28磅，而是变成了单倍行距或其他，这些错误主要是在进行复制粘贴文字过程中出现的。 4审附件 审格式注意回行时首字对齐。特别注意附件1、附件2等的内容要与后面附件的标题内容一致、排列顺序一致，调整改动时要同步进行。,5审数字 可以选中全文后，设置字体为Tims New Roman格式， 即可保证全文所有字体格式一致。（小技巧：鼠标移至页面最左侧连续点击3次可迅速选中全文。） 6审日期 文件拟稿时，落款日期的月和日数字应该是空出的，待领导签发后，以签发日期为准。当然，要是12月底拟的
23、文稿，年份数字也应该空出。常见错误有落款日期与签发日期不符，还有是忘了填写版记中的印发日期。,三、审内容,1审文字 审是否有有错字、别字、缺字、多字、少字；审字词间是否多出空格。 2审标点符号 审标点符号是否全角，是否有使用错误，特别是括号、引号和书名号。另外，根据新规定，引号、书名号连用时中间不再加顿号。 3审人名、地名、单位全称、特殊名称 不能犯想当然的错误，一定要进行核实。如名称太长，可以标注简称，如河南省事业单位机构编制管理办法（以下简称办法）。特别注意，不常用、大家不熟悉的名称在文中第一次出现时，一定要用标准全称。,4审语句 要尽量避免过长的句子，确保语句通顺，语意表达准确。 语句要有主语，或者主语不用说已非常明确。如感觉语句不通顺时，分析语句主干，即在去掉定、状、补后，主、谓、宾是否完整，是否准确表达意思。 另外，一些常用词语和句子在文中前后表述要一致。在描述同一类情况时，如周边县市某个机构的设置情况，要使用统一格式。,四、审核方式,一看 二念 三听 看：自己多看，反复审核；请别人看，纠正自己的习惯性错误。 念：自己多小声念（不影响别人工作），查找错别字，纠正语句不顺情况。 听：请别人读或使用朗读软件读，自己同时看材料，共同查找不容易发现的失误。,常见的100个错别字,谢谢大家！,
