1、1第 5 章 电子表格处理软件 Excel2000电子表格是以二维矩形表格形式处理数据的一种软件。它广泛应用在社会的各个领域中，从国家的政府部门、世界著名的大公司和大企业到小的工厂，乃至在家用电脑上都配有电子表格。电子表格主要用来管理、组织和处理各种各样的数据。国家政府机关的职能部门可以利用它来处理日常办公事物，传递各种文件，打印各式各样的表格；公司的管理部门可以利用它来管理生产和销售计划，并利用电子表格中的方案管理器帮助公司的领导们完成投资决策；财务部门可以利用它来分析形形色色的数据，把结果以各种统计图表的形式表现出来，并完成各种财务报表的制作；在家庭，主人可以利用它来完成诸如名片管理、家庭
2、日常消费计划此类的工作（当然，这对电子表格来说有点“大材小用” ） 。其内部提供编程的系统，可使用户按自动方式执行日常任务，还可以加入某些自定义的操作和功能，直至建立完整的应用程序。Excel2000 作为 Office2000 套件的一个组件，是一个非常优秀的电子表格应用软件，它功能强大，操作简单，具有极强的图形、图表处理功能以及丰富的宏命令和函数，可以方便的完成各种复杂的统计工作。本章主要介绍 Excel2000 的基本操作，它包括窗口的组成、工作簿的创建和编辑、函数及公式的应用、图形与图表的创建与编辑等。5.1 Excel2000 的工作界面5.1.1 启动 Excel20001用鼠标依
3、次单击【开始】 【程序】 【Microsoft Excel】可启动 Excel2000 并创建一个空白工作簿 Book1，其扩展名默认是.xls。2用鼠标依次单击【开始】 【新建 Office 文档】 ，然后在下面的对话框中选择“空工作簿”后单击“确定”按钮，可以启动 Excel2000 并创建一个空工作簿 Book1。3用鼠标依次单击【开始】 【打开 Office 文档】 ，在随后出现的对话框中选择一个已经存在的 Excel 文档后按“确定”按钮，可以启动 Excel2000 并将该文档打开。5.1.2 退出 Excel2000选择菜单【文件】 【退出】便可关闭 Excel2000，如果正在
4、编辑的 Excel 文档还没保存，则会提示是否要保存修改的对话框。5.1.3 Excel2000 的工作界面Excel2000 工作界面如图 5.1。Excel 文档被称之为“工作簿” ，工作簿可以由多个“工作表” （即“电子表格” ）组成，工作表的基本单元叫“单元格” 。Excel 打开后，默认的新建工作簿名为“Book1” ，当前工作表为“Sheet1” ，当前单元格为“A1” 。Excel 的界面和 Office 其他组件的界面基本一致，由标题栏、工具栏、窗口等部分组成，所不同的是 Excel 的文档内容是表格（即所谓“工作表” ） 。表格的基本单元为单元格，其名称由其所在的列号和行号组
5、成，工作表的行号可从 1 到 65536，列号可从 A 到 IV，当超过 Z 列后，以 AA、AB、BA、BB 的方式排列，共有 256 列。在名称框中显示的是当2前“活动”的单元格，如 A1 表示第 1 行第 A 列，而 E12 表示第 12 行第 E 列。所谓“活动”的单元格，也称“当前”单元格，即当前处理的单元格，也就是说当前的所有操作都是对该单元格进行的。活动的单元格在窗口中以四周有黑框包围显示而与其他的单元格区别开来，单元格右下角的小黑块称为单元格的操作柄。5.2 Excel2000 的基本操作5.2.1 工作表和工作簿的关系一个工作簿中可以有多个工作表，如果把工作簿比如成一个单位所
6、有员工的工资册，而一张工作表则是该工资册中某一个员工的工资表。工作簿中的工作表可以增加和删除。5.2.2 选定工作表用鼠标左键单击工作表标签可选定一张工作表，按住 Ctrl 键的同时单击工作表标签可以选定多张工作表。在当前工作簿中选定工作表的方法如表 5.1。表 5.1 选定工作表的方法选定对象 操作方法单张工作表 单击工作表标签两张以上相邻的工作表 先选定第一张工作表的标签，然后按住 Shift 键再单击最后一张工作表的标签两张以上不相邻的工作表 先选定第一张工作表的标签，然后按住 Ctrl 键再单击其他工作表的标签工作簿中所有的工作表 以鼠标右键单击工作表的标签，然后再单击快捷菜单中的“选
7、定全部工作表”命令图 5.1 Excel 的工作界面当前活动单元格的名称当前活动格单元格 工具栏工作表名称标签编辑栏行标签（165535）列标签（AIV）35.2.3 选定单元格用鼠标单击某个单元格可以选定一个单元格，其他方法见表 5.2。表 5.2 选定单元格、区域、行或列选定对象 操作方法单个单元格 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格某个单元格区域 单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格工作表中所有单元格 单击全选按钮（行号与列号在左上角的交汇处）不相邻的单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住 Ctrl 键，再选定其他的单元格或单元
8、格区域相邻的较大的单元格区域单击选定该区域的第一个单元格，然后按住 Shift 键，再单击区域中的最后一个单元格。在单击最后一个单元格前，可通过操作滚动条或滚动按钮使该单元格可见整行 单击行号整列 单击列号相邻的行或列 行号或列号拖动鼠标，或者先选定第一行或第一列，然后按住 Shift 键再选定其他的行或列不相邻的行或列 先选定第一行或第一列， ，然后按住 Ctrl 键再选其他的行或列此外也可以用键盘来定位选择单元格，如表 5.3 所示表 5.3 使用键盘定位单元格键名 功能箭头键 在给定方向上移动一个单元格Home 移动到当前行首（第一个单元格）Ctrl+Home 移动到工作表的开头（一般是
9、 A1 单元格）Ctrl+End移动到工作表的最后一个单元格，这个单元格位于数据区的最右列和最底行的交叉处（右下角） ；与 Home 单元格（一般为 A1）相对的单元格PgDn 向下移动一屏PgUp 向上移动一屏Alt+PgDn 向右移动一屏Alt+PgUp 向左移动一屏Ctrl+BackSpace 滚动并显示活动单元格例：在工作表 Sheet1 和 Sheet3 中的单元格 B2 内同时输入文字“计算机”方法：单击 Sheet1 的工作表标签，按住 Ctrl 键，再单击 Sheet3 的工作表标签，同时选定它们；单击 B2 单元格，输入“计算机” ，然后按 Enter 键确认。5.2.4 工
10、作表的重命名4双击工作表的标签，然后输入新标签名即可。或者用鼠标右键单击工作表标签，然后在弹出的选择快捷中选择“重命名”命令，然后输入新标签名即可。5.2.5 从工作簿中删除工作表选定待删除的工作表，选择菜单【编辑】 【删除工作表】命令，或者右击工作表标签选择“删除”命令，然后在出现的对话框中单击“确定”即可。5.2.6 增加工作表单击一个工作表标签，选择菜单【插入】 【工作表】命令，可以在当前工作表之前插入一个新的工作表。5.2.7 调整工作表标签的顺序用鼠标左键按住工作表的标签，拖到其他位置即可。5.2.8 调整行高或列宽当把鼠标指针移动到两行或两列之间并且指针改变形状后可按住鼠标左键上下
11、或左右拖放来调整行高或列宽。或者选定行或列，执行菜单【格式】 【行】 【行高】或【格式】 【列】【列宽】 ，在弹出的对话框中输入行高或列宽的值。5.3 在单元格中输入数据5.3.1 输入数字选定单元格，直接输入数字，当数字的宽度超过 11 位将以科学计数法表示；当数字的宽度没有多于 11 位而又超过单元格的宽度时，也会以科学计数法表示，此时可调整单元格的列宽使之以平常的方式表示。在 Excel 中，数字数据只能由下列字符组成：0-9,+,-,(,),/,$,%,.,E,e 和逗号，否则输入的数据会被认为是文本。Excel 忽略数字前面的正号（） ，小数点（.）只能有一个，负数前要冠以减号（）
12、。在缺省情况下，单元格数字使用的是“常规”格式，如果输入数字时使用了,$%Ee 等符号，则 Excel 会自动将其置成“会计专用” 、 “货币” 、 “百分数”或“科学计数”格式。所有的数字在单元格中均以右对齐。注：当在单元格中输入数据后按 Esc 键则取消输入，按 Enter 键予以确认，但不同的确认方法，使确认后单元格的移动方向是不同的，见表 5.4。表 5.4 不同的确认键及其移动方向确认键 功能Enter 完成单元格输入并下移Shift+Enter 完成单元格输入并上移Tab 完成单元格输入并右移Shift+Tab 完成单元格输入并左移55.3.2 输入日期和时间在单元格中输入日期的常
13、规格式是 yyyy-mm-dd，输入时间的常规格式是 hh:mm PM/AM。例如在 A1 单元格中输入日期 1999-10-10，在 B2 单元格中输入时间 6 PM。操作说明：日期和时间实际上也是数字，只不过是数字的一种具体格式而已。当输入的数据是 Excel 可以识别的日期和时间格式时，单元格格式会从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。在默认情况下，日期和时间项在单元格像数字一样右对齐。无论显示的日期或时间格式如何，Excel 自动将所有日期存储为序列号，将所有时间存储为小数。日期序列号中的 1 对应于日期 1900 年 1 月 1 日。日期存储为序列，而时间存储为小数，如下午
14、 6 点存储为 0.75，即 18/24。如果要输入当前日期，请按 Ctrl+;(分号)；如果要输入当前的时间，请按 Ctrl+Shift+:(冒号)。5.3.3 输入文本在 Excel 中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。若要把纯数字当作文字输入，最简单的办法是在数字前冠以单引号()。也可以先对单元格应用“文本”格式，再输入数字。5.3.4 设置单元格的显示格式选定要设置的单元格，选择菜单【格式】 【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，在出现的对话框中可以对数字的显示格式、单元格中数据的对齐方式、单元格数据的字体、单元格边框、单元格图案和单元格保护等项目进行设置（具体操作方法见本
15、章后面的内容） 。5.3.5 同时在多个单元格输入相同数据操作方法：按前面所述的方法选定要输入数据的单元格区域，然后直接输入数据后按Ctrl+Enter 键，则被选定的单元格区域内就具有相同的数据内容。5.3.6 输入序列例一：在区域 A1：E1 内输入等差序列；在区域 A3：E3 内输入日期序列；在区域A5：E5 内输入系统内置的自定义文字序列。操作结果如图 5.2。图 5.2 输入序列操作步骤：6单击 A1 单元格，输入 3，按 Enter 键；选定 A1：E1；选择菜单【编辑】 【填充】 【序列】 ，打开“序列”对话框；在对话框中，按图 5.3 进行设置；单击“确定”按钮；在单元格 A3
16、 中输入日期：1MAY，然后选定 A3：E3 单元格；按前面的方法打开“序列”对话框，并按图 5.4 设置，然后确定；在单元格 A5 中输入“甲” ，然后选定 A5：E5 单元格；按前面的方法打开“序列”对话框并按图 5.5 设置，然后确定； 打开菜单【工具】 【选项】 ，打开“选项”对话框，然后单击“自定义序列”选项卡；单击列表框中的“新序列” ，然后在“输入序列”框中输入自定义序列，如图 5.6；单击“添加”按钮，然后确定；在单元格 A7 中输入“教室” ，然后选定 A7：E7 单元格；按前面的方法打开“序列”对话框，按图 5.5 设置，最后按“确定”按钮。操作结果如图 5.2。图 5.3
17、 序列对话框 图 5.4 序列对话框图 5.5 序列对话框 图 5.6 自定义序列 当 Excel 不能理解输入的内容时，例如输入了不正确的公式，它将在单元格中显示类似于#NAME?或#REF!或其他同样混乱的错误信息。下面是一些常见的错误信息以及它们的解释。大多数情况下，应重新编辑公式来解决问题(公式的使用将在下面讲到） 。#DIV/0! 在公式中试图除以零。#N/A 由于漏掉了某些信息而导致不可能得到答案。确认是否输入了每个所需的参数。#NAME? Excel 不能理解公式中的文本内容，也许写错了范围名或函数名。7#NULL! 可能输入了 Excel 不能理解的单元格引用。检查一下是否漏掉
18、了逗号。#NUM! 在输入的公式中，某个数存在问题。大多数情况下是因为漏掉了某个参数。#REF! 公式不能计算。也许是因为删除了公式中引用的某个单元格。#VALUE! 也许使用了错误的参数类型（例如，应输入数字而输入了文本） 。当试图把两个以上的单元格相加，而其中一个包含文本，将会出现这种情形。# 在单元格中输入的数字串太长。如果想看到输入的数字，必须增加列宽。5.4 指定输入数据的有效范围我们在向单元格输入数据时，还可以指定输入数据的类型和范围。例如可以指定输入的数据是任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义的数据。一旦指定了单元格的数据输入范围或类型，我们只能输入指定类型或范
19、围的数据，当输入的数据不在指定的范围或类型不符时，便会给出错误信息，并且要求重新输入。例一：指定 B1：B5 单元格的输入数据类型为介于 0 到 100 之间的整数操作步骤：选定 B1：B5 单元格；选择菜单【数据】 【有效性】 ，打开“数据有效性”对话框，再单击其中的“设置”选项卡；如图 5.7 进行设置，然后单击“输入信息”选项卡，按图 5.8 进行设置，再单击“出错警告”选项卡，按图 5.9 进行设置，然后单击“确定”按钮。图 5.7 数据有效性 图 5.8 提示信息8图 5.9 出错警告信息设置后，如果 B1：B5 之间的某一个单元格成为活动单元格时，就会在屏幕的上出现“输入成绩：”的
20、提示信息，并且输入的数据只能是 0 到 100 之间的整数，否则就会出现“取值范围在 0 到 100 之间的整数”的错误警告信息框。此外，还可以在“出错警告”选项卡的样式框中选择“警告”和“信息”两种样式的出错对话框。例二：将 C2：C5 单元格的输入数据是在“党员、团员、群众”三者中选择输入操作步骤：选定 C2：C5 单元格；选择菜单【数据】 【有效性】 ，打开“数据有效性”对话框，再单击其中的“设置“选项卡；按图 5.10 进行设置，然后单击“确定”按钮；图 5.10 数据的序列有效性 图 5.11 输入有效性序列之后，当 C2：C5 中的某个单元格成为活动单元格时，将会出现下拉箭头，单击
21、下拉箭头即可从“党员、团员、群众”中选择输入，如图 5.11 所示。95.5 编辑工作表数据5.5.1 查找与替换Excel2000 的查找与替换功能与 Word2000 相似，使用方法和操作界面也大致相同。操作方法是：选择菜单【编辑】 【查找】 ，打开“查找”对话框，如图 5.12 所示，在“查找内容”栏输入要查找的数据，单击“查找下一个”按钮可以关闭该对话框，并将活动单元格定位到与查找内容相匹配的第一个单元格；如果要将该数据替换成其他数据，可以单击“替换”按钮，此时对话框变成“替换”对话框，可以在“替换值”栏输入要替换的数据，然后单击“替换”或“全部替换”按钮。图 5.12 查找对话框很多
22、时候，你可以在“查找”或“替换”对话框中的“查找内容”中，输入复杂的查找条件，以提高搜索效率。在复杂查找条件中，可以使用表 5.5 所示的通配符：表 5.5 可用于搜索替换的通配符要查找 使用操作符 举例任一单个字符 ？ s?t 查找 sat 和 sed任一字符串 * s*d 查找 sad 和 started指定字符中的一个 wion 查找 win 和 won在指定范围内的任一单个字符 - r-tight 查找 right - sight 范围必须为递增顺序除括号内字符外的任一单个字符 ! m!ast 查找 mist 和 most 不会查找 mast除括号内标定的范围之外的任一字符 !x-z
23、t!a-mck 查找 tock 和 tuck 不会查找 tack 和 tick5.5.2 删除与清除1删除单元格是将单元格和单元格的数据一起删除，其操作方法是：选中要删除的单元格；打开菜单【编辑】 【删除】 ，打开“删除”对话框，如图 5.13 所示；10图 5.13 删除单元格然后在对话框中选择“右侧单元格左移”是删除活动单元格而将它右边的单元格左移一列；选择“下方单元格上移”删除活动单元格是将它下方的单元格上移一行；选择“整行”是将活动单元格所在的行删除而它下方的一行上移一行；选择“整列”是将活动单元格所在的列删除而它右边的一列左移一列。最后单击确定，就可删除选中的单元格或行、列，并根据操
24、作方法进行单元格的调整。2清除单元格的数据只是将单元格内的数据或单元格的格式清除而不删除单元格，其操作方法是：选中要清除数据的单元格；选择菜单【编辑】 【清除】 【全部/格式/内容/批注】 ，选择“全部”是将选中单元格的数据和格式都清除；选择“格式”只是清除单元格的格式而保留数据，单元格的格式恢复常规格式；选择“内容”只是清除单元格的数据而保留单元格的格式；选择“批注”是当单元设置有批注的情况下清除单元格的批注。5.6 插入、撤消与恢复，剪切、复制和粘贴5.6.1 插入空单元格我们可以在一个单元格前或后插入一个空的单元格，或者一个空行或空列，具体操作方法如下：选中要插入空单元格的地方（也是一个
25、活动单元格） ，打开菜单【插入】 【单元格】 ，打开“插入”对话框，如图 5.14 所示。图 5.14 插入单元格在图 5.14 中根据需要选择相应的操作， “活动单元格右移”是在活动单元格左边插11入一个单元格，而活动单元格右移一列；“活动单元格下移”是在活动单元格上边插入一个单元格，而活动单元格下移一行；“整行”是在活动单元格的上面插入一个新行而活动单元格所在的行下移；“整列”是在活动单元格的左边插入一列而活动单元格所在的列右移。5.6.2 插入行或列插入行是在活动单元格的上面插入一空行，而活动单元格所在的行下移，方法是选择菜单【插入】 【行】 ；插入列是在活动单元格的左边插入一空列，活动
26、单元格所在的列右移，方法是选择菜单【插入】 【列】 。用上面介绍的插入单元格的方法也可以插入行或列。另外一种插入行或列的方法是右击行号或列号，在弹出的菜单中选择“插入”也可插入行或列。5.6.3 恢复、剪切、复制和粘贴这些操作和功能与 Word2000 中的操作和功能是一致的，本章不再介绍。5.6.4 删除行和列删除行或列是将活动单元格所在的行或列删除，其操作方法可以用上节上介绍的菜单【编辑】 【删除】命令完成。或者右击行号或列号，在弹出的菜单中选择“删除”即可删除所在行或列。5.6.5 选择性粘贴（行列转置）Excel2000 提供有“选择性粘贴”功能，我们在这里介绍它一种转置功能。所谓转置
27、是将一个矩形区域内的数据行列转置，即原来在一行中的数据转置后变成一列，而原来一列中的数据变成一行。需要注意的是，选择性粘贴的区域必须在复制的区域之外，否则会出现出错信息。例：原始数据如图 5.15 所示，转置后如图 5.16 所示。图 5.15 选择性粘贴的原始数据12图 5.16 行列转置 5.17 选择性粘贴对话框操作方法：如图 5.15，复制 A1：E6 单元格；选择 A8 单元格，选择菜单【编辑】 【选择性粘贴】 ，在出现的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”复选框，如图 5.17 所示。单击“确定” ，结果如图 5.16。5.7 隐藏数据在工作表簿中，可以隐藏工作表中的一些行和列，也可
28、以隐藏某些工作表，甚至可以隐藏整个工作簿。1隐藏行与列选中要隐藏的行、列；选择菜单【格式】 【行/列】 【隐藏】 。2取消行与列隐藏同时选中隐藏行的上边和下边的行（对于列，要同时选中隐藏列左侧和右侧的列） ；选择菜单【格式】 【行/列】 【取消隐藏】 。3隐藏工作表选中要隐藏的工作表；选择菜单【格式】 【工作表】 【隐藏】 。4取消工作表隐藏选择菜单【格式】 【工作表】 【取消隐藏】 ，然后选择要取消隐藏的工作表，确定即可。5隐藏工作簿13选择菜单【窗口】 【隐藏】即可。6取消隐藏的工作簿选择菜单【窗口】 【取消隐藏】 ，然后选择要取消隐藏的工作簿，确定即可。5.8 使用公式与人工表格相比，电
29、子表格的最显著特点是能使用公式。公式体现了电子表格的计算功能，并由此带来了许多方便之处，比如，当公式引用的某个单元格的内容发生变化时，Excel 将自动重新计算公式。公式是指由运算符将运算对象连接起来形成的式子。运算符包括算术运算符、文本运算符、文本连接符、比较运算符和引用运算符。运算对象可以是常量（数字值和文字） 、单元格或单元格区域引用（地址） 、名称和函数。为了与常量相区别，每一个公式都以“”（等号）开头。函数是预先定义好并已由系统实现的一种转换。使用函数时，用户只要写出函数名，并按一定的格式给出参数，Excel 就会自动完成转换，得出相应的函数值。5.8.1 输入公式Excel 中单元
30、格的内容可以是函数和公式，输入公式时要以“”开头。下面以一个工作表为例加以说明公式和函数的输入。例如在图 5.18 中，工作表中单元格 A1、A2、A3、A4 中已有数据 1、2、3、4。选择单元格 E1，输入“1*2+2*3” ，按 Enter 键确认，结果如图 5.19 所示。在单元格 E2 中输入“1*(2+2)*3” ，按 Enter 键确认，结果如图 5.19 所示。在单元格 C3 中输入“” ，再用鼠标单击 A1，输入“*” ，单击 A2，输入“” ，单击 A2，输入“*” ，单击 A3。按 Enter 确认，结果如图 5.19 所示图 5.18 使用公式 图 5.19 使用公式的
31、结果操作说明：在公式中对单元格或区域引用输入时，既可以符号直接输入单元格地址，也可以像本例中所述那样，用鼠标选定输入。选择单元格 E5，输入“10” ，然后选择菜单【插入】 【函数】 ，打开“粘贴函数”对话框，如图 5.20 所示。单击“函数分类”列表框中的“常用函数” ，单击“函数名”列表框中的“AVERAGE” ，单击“确定”按钮，此时，AVERAGE()函数被粘贴到单元格 E5 的插入点处，即“10”的后面，同时 Excel 打开 AVERAGE 公式选项板，如图 5.21 所示，要求14输入该函数的参数；在 Number1 文本框内输入 E1，在 Number2 文本框内输入 C3（在
32、输入过程中，公式选项板还会出现 Number3 文本框） ，在 Number3 文本框输入 10，然后按“确定”按钮，结果如图 5.19 所示。选择单元格 A6，选择菜单【插入】 【函数】 ，打开图 5.20 所示的“粘贴函数”对话框，选择常用函数中的 SUM 函数，单击“确定” ，打开 SUM 对话框，如图 5.22 所示。单击Number1 文本框右端的“压缩”按钮，然后选择单元格 A1：A4，结果如图 5.23 所示，单击对话框的“还原”按钮，结果如图 5.19 所示。图 5.20 粘贴函数图 5.21 设置函数的参数图 5.22 设置函数的参数15图 5.23 选择函数的参数5.8.2
33、 重算公式如果某个单元格的数据是通过公式和函数计算的值，而公式的参数是引用其他单元格时，当改变被引用单元格的数据时，Excel 会自动重算公式的值并显示出来。算术运算符见表 5.5表 5.5 算术运算符算术运算符 示例（负号） -23%（百分比） 70%（乘方） 24*（乘） 、/（除） 4*5、6/4（加） 、（减） 3+8、10-75.8.3 公式的复制和粘贴公式也可以象其他数据一样进行复制和粘贴，这种复制和粘贴不是复制数据而是复制公式，常用来输入大量的使用相同公式的单元格，其操作请大家自己试。5.9 设置工作表的格式通过单元格格式设置，可以使工作表更加醒目，美观。工作表格式设置的内容包括
34、两个方面：一是工作表内数据的格式，如字体、字号、颜色、对齐方式等；二是工作表本身的格式，如行高、列宽、边框线、底纹等。5.9.1 设置单元格及其内容的显示格式设置行高：选中行，打开菜单【格式】 【行】 【行高】进行设置；设置列宽：选中列，打开菜单【格式】 【列】 【列宽】进行设置；16说明：调整行高和列宽也可以用前面介绍的用鼠标拖放的方法进行。合并单元格：选中要合并的单元格区域，选择菜单【格式】 【单元格】 ，打开“单元格格式”对话框，再选择“对齐”选项卡，在“文本控制”项上选择“合并单元格” ，确定即可。如图 5.24 所示。其他格式的设置：选中要设置格式的单元格，选择菜单【格式】 【单元格
35、】或单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式” ，出现图5.24 所示的对话框，在该对话框中可以对数字、字体、边框、图案、保护等进行设置。 例：完成下面工作表的格式设置（如图 5.25） 。图 5.25 实例结果操作步骤如下：按图 5.26 输入数据；图 5.26 输入数据按前面所述的方法将 1、2、3、4 行的行高分别调整为 60、20、20、90；将 AH 列的列宽调整为 9；结果如图 5.27 所示；分别将单元格 A1：H1、C3：D3、E3：H3、B4：H4 合并，结果如图 5.28 所示；选中单元格 A1，打开菜单【格式】 【单元格】 ，在对话框中选择“字体”选项卡，将字体设
36、为“楷体” ，字形设为“加粗” ，字号设为“20” ；选择“对齐”选项卡，设置“水平对齐”和“垂直对齐”方式为“居中” ；选中其他单元格，打开“单元格格式”对话框，将“对齐”选项卡中的“水平对齐”和“垂直对齐”方式设为“居中” ；图 5.24 单元格格式17选中整个工作表 A1：H4，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，单击“内部”按钮，再在“线条样式”框中选择一条粗线，单击“外边框”按钮，然后确定。操作结果如图 5.25。图 5.27 单元格格式设置图 5.28 单元格格式设置5.9.2 自动套用格式Excel 提供有多种工作表格式，用户可以为自己的工作表套用这些已有的格式，这可以
37、大大提高设置工作表的效率。操作如下：选择要自动套用格式的单元格（一般是选择整张工作表） ，选择菜单【格式】 【自动套用格式】 ，打开“自动套用格式”对话框，如图 5.29 所示；图 5.29 自动套用格式在该对话框中单击某一种样式，然后按“确定”按钮即可将所选定的单元格格式设置为选定样式。185.10 Excel 的绘图功能和图表功能5.10.1 绘图Excel 中的绘图功能和方法与 Word2000 中是类似的，所以在本节不作介绍。5.10.2 图表功能Excel 的电子表格虽然能帮助用户从计算、统计等繁琐的工作中解脱出来，但是面对众多的计算结果，怎样才能从中看出一些发展趋势或分布状况等内容
38、呢？在 Excel2000 中各种各样的统计图表，使我们能对数据进行一目了然的分析处理。所谓图表就是将工作表中的数据用图形的形式显示出来，使数据之间的大小差异，变化趋势直观地显示在用户的面前。本章以实例的形式介绍有关图表的创建，更改图表类型、数据源及选项，编辑图表格式等。图 5.30 是一张工作表，图 5.31 是根据这张工作表中的数据创建的图表。图 5.30 工作表实例图 5.31 操作结果19实例 l 创建图表题目说明：本例根据创建图表的数据区域及指定的图表类型快速创建一个图表。有关图表项内容和图表格式的设置方法在后面两个实例中将分别介绍。要求掌握的操作：快速创建图表在一个单独的窗口中查看
39、嵌入式图表更改图表的插入方式操作步骤：任务 1：利用工作表中的数据快速创建一个图表。选定用来创建图表的数据区域 A2：E6。注意，要包括列标志(第一行上的文字)和行标志(第一列上的文字)。显示“图表”工具栏：选择菜单【视图】 【工具栏】 【图表】 ，可在屏幕上显示“图表”工具栏。若“图表”工具栏已经显示在屏幕上，此步可省略，如图 5.32 所示。图 5.32 图表工具栏单击“图表”工具栏上“图表类型”按钮右端的下拉箭头，调出下拉列表框。如图5.33 所示。图 5.33 指定图表类型在下拉列表中，单击选定“条形图”按钮，结果如图 5.34 所示。此时，主菜单中的【数据】就换成了【图表】 ，用鼠标
40、单击图表区外的任一单元格，菜单【图表】又换成了20【数据】 ，单击图表区又换成了【图表】 。任务 2：在一个单独的窗口中查看嵌入式图表。单击图 5.34 中图表区空白处，选定整个图表。此时，图表区四周会出现八个控制点。选择菜单【视图】 【图表窗口】 ，可将图表嵌入在一个单独的窗口。单击图表窗口的“关闭”按钮，恢复原状态。任务 3：将嵌入式图表改变为图表工作表。单击选定图表。选择菜单【图表】 【位置】 ，打开“图表位置”对话框。单击“作为新工作表插入”选项，然后在“作为新工作表插入”编辑框中键入新工作表的名字：年度销售图表。如图 5.35 所示。图 5.34 插入的嵌入式图表图 5.35 指定图
41、表的插入方式单击“确定”按钮。结果图表被放置到新建的名为“年度销售图表”的工作表中，工作簿增加了一个工作表“年度销售图表” 。操作说明：若要将图表作为嵌入式对象放回到工作表上，也可以按上面的步骤完成。只是在“图表位置”对话框中，要选中“作为其中的对象插入”选顶，并在“作为其中的对象插入”框中单击选中接纳图表的工作表名字。实例 2 更改图表的类型、数据源及其选项题目说明：本例接实例 l 的操作结果对图表的类型、数据源及其选项进行更改设置；21要求掌握的操作；更改图表类型设置图表选项操作步骤：任务 1：更改图表类型。1单击图表区空白处，选定整个图表。此时，图表区四周会出现八个控制点。2单击“图表”
42、菜单上的“图表类型”选项，打开“图表类型”对话框。3在“标准类型”选项卡中，单击选中“图表类型”列表框内的“柱形图” ，然后单击选定“子图表类型”列表框内的“簇状柱形图” ，如图 5.36 所示。图 5.36 设置图表类型4单击“确定”按钮，结果如图 5.37 所示。任务 2：设置图表选项。1单击选定整个图表。2单击“图表”菜单上的“图表选项” ，打开“图表选项”对话框。3单击“标题”选项卡，然后在“图表标题”编辑框内输入：成绩单图表，在“数值(Y)轴”编辑框内输入：成绩。如图 5.38 所示。22图 5.37 更改图表类型 图 5.38 设置标题4单击“网格线”选项卡，单击选中 “数值(Y)
43、轴”区中的“主要网格线”复选框，如图 5.39 所示。图 5.39 设置图表中的网格线5单击“图例”选项卡，然后在“位置”区单击选中“底部” ，如图 5.40 所示。6单击对话框的“确定”按钮。结果从对话框的预览草图中可以看到。图 5.40 设置图例的位置任务 3：更改“武汉”数据系列的绘制次序。231 单击图表区空白处，选定整个图表。2单击“图表”工具栏中“图表对象”框右端的下拉箭头，接着在调出的下拉列表中单击选中“系列武汉 ”选项，如图 5.41 所示。图 5.41 选定图表中的“武汉”数据系列3选择菜单【格式】 【数据系列】 ，打开“数据系列格式”对话框。4单击“系列次序”选项卡，此时，
44、 “系列次序”列表框中的“武汉”项已被选中，单击“下移”按钮两次，如图 5.42 所示。5单击“确定”按钮，结果就像对话框中的预览草图所示。图 5.42 更改数据系列的绘制次序操作说明：用鼠标选定图表项的方法大致有两种：方法一单击需要的图表项。绘图区、数据系列、图例、图表标题、数值轴、数值轴标题、分类轴、分类轴标题都是图表的元素。其中，数据系列、图例又可以分别细分为单独的元素：数据标记和图例项。如果要在数据系列中选定一个单独的数据标记，需要先单击数据系列，然后再次单击其中的数据标记；如果要在图例中选定一个单独的图例项，需要先单击图例，然后再次单击其中的图例项。如果“显示名称”复选框(菜单【工具
45、】 【选项】 ， “图表”选项卡)被选中了，当鼠标箭头停留在图表项上时，Excel 将在一个提示项中显示图表项的名字。方法二先单击选定整个图表，然后在“图标”工具栏中单击“图表对象”框右端的下拉箭头，24接着在调出的下拉列表中单击需要的图表项。如果要取消对区域的选定，可以在图表区外单击或按 Esc 键。实例 3 编辑图表格式题目说明：本例为前面产生的图标作一些格式设置，如添加背景图案、设置文字的字体、字号以及坐标轴的格式等。要求掌握的操作：设置图表区格式设置绘图区格式设置标题格式设置坐标轴格式设置数据系列格式任务 1：设置图表区格式。1单击选定整个图表。2选择菜单【格式】 【图表区】 ，打开“
46、图表区格式”对话框，如图 5.43 所示。图 5.43 图表区格式对话框3单击“图案”选项卡“区域”框内的“填充效果”按钮，打开“填充效果”对话框。4在“填充效果”对话框中选择一种填充效果，然后单击“确定”按钮，返回“图表区格式”对话框。5单击选定“字体”选项卡，设置图表区字体，例如“字体”选择“楷体” “字号”选择“20” 。6单击“确定”按钮，图表就会显示成设置的效果。任务 2：设置绘图区格式。1单击选定绘图区。2选择菜单【格式】 【绘图区】 ，打开“绘图区格式”对话框。3在对话框中可设置“边框”和“区域” ，例如“边框”区选择“实线” 、 “黑色” 、25“粗”：“区域”区选择“白色”
47、。4单击“确定”按钮，图表的绘图区就会显示成设置的格式。任务 3：设置标题格式。1.单击图表标题，选定图表标题。2.选择菜单【格式】 【图表标题】 ，打开“图表标题格式”对话框。3.在对话框中可以对图表标题的图案、字体和对齐方式进行设置，例如在“字体”选项卡中，选定“楷体” 、 “粗体” ， “字号”为“28” 。4.单击选定数值坐标轴标题，选择菜单【格式】 【坐标轴标题】 ，打开“坐标轴标题格式”对话框；在对话框中可以对图表坐标轴标题的图案、字体和对齐方式进行设置，例如在“对齐”选项卡的“方向”区中，单击选中竖式按钮；单击“确定”按钮。任务 4：设置坐标轴格式。1单击选中数值坐标轴。2选择菜
48、单【格式】 【坐标轴】 ，打开“坐标轴格式”对话框。3在对话框中可以对坐标轴的图案、刻度、字体、数字、对齐进行设置，例如单击选中“刻度”选项卡，单击清除“最小值” 、 “最大值”和“主要刻度单位”复选框，取消这些项的自动设置；5单击“确定”按钮。6用同样的方法可以设置其他数值坐标轴。任务 5：设置数据系列格式。1单击选中“武汉”数据系列。2选择菜单【格式】 【数据系列】 ，打开“数据系列格式”对话框。3单击“图案”选项卡“内部”区内的“填充效果”按钮，打开“填充效果”对话框。4在“填充效果”对话框的“图案”选项卡中，单击选中“浅色竖线”图案；前景设置为“蓝色” ，背景设置为“白色” ；单击“确
49、定”按钮，返回“数据系列格式”对话框。5单击“确定”按钮。6用同样的方法将其他数据系列进行设置。7单击“确定”按钮，关闭对话框。至此，图表的所有编辑工作已经完成，效果就如本节一开始给出的操作结果(图 5.31)所示。5.11 打印工作表打印工作表一般包括版面设置、分页控制、打印预览和实际打印等几个步骤。版面设置主要规定纸张的大小、页边距、页眉页脚、打印标题、打印顺序等内容。分页控制是指将打印内容分几页输出。Excel 会根据版面设置的具体情况，自动插入分页符，但用户可以根据实际需要调整分页符。在实际打印前，用户可以在屏幕上先预览一下打印的效果，如果不满意，可以重新进26行版面设置或分页控制。因为工作表的打印和打印预览和 Word2000 的操作方式大同小异，所以本节只略作介绍。5.11.1 设置版
