1、第一章 职位说明书第一节 岗位职责职位名称：总经办文员直接隶属：总经办主任直接下属：无协调部门：集团各部门、分公司人行部岗位描述：在总经办主任领导下，负责集团内部文件和外部文件的收取、编号、传送、归档；负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发,办公用品应用及管理、后勤库存管理及出入库登记工作。岗位职责：1、负责集团文件的打印，外部文件的收取、编号、发送、整理、归档、立卷工作；严格遵守保密制度。2、负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发工作。3、严格履行文件发送交接登记手续，避免、因交接登记失误而造成公文遗失等现象发生。4、负责集团内部刊物、重要
2、文件的收发、传递和保管。5、负责集团印信的管理工作。6、负责集团刊物希波视界的采编与发行工作。7、负责对图书资料的建档与借阅工作。8、负责来电来访的接待、记录、送达工作。9、负责总经理办公室及本部门的内务整理。10、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。11、负责后勤库存管理及出入库登记工作。12、严格控制办公费用指标，每月报办公费用考核表。13、按时完成总经办主任交办的其他工作。第二节 主要权利1、对非本部门发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝打印。2、对发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝下发。3、有权拒绝带毒软盘的接收使用。4、有权对集团所有计算机查、杀毒工作进行周期性监督
3、。第二章 日常规工作内容第一节 卫生清理工作1、提前十分钟到岗，清理办公室室内卫生。2、负责办公室地面、墙壁、窗、门、桌椅、文件柜等设施的清洁。第二节 办公设备开机准备工作1、接通计算机电源。2、接通传真机电源。3、打印机、复印机使用时方可开机。第三节 整理呈报材料1、整理好报纸及代各部门转交总经理的各种材料，夹在文件夹内，呈报总经理。2、呈送时直接检查总经理办公室内水、茶、杯等备品是否足量。第四节 接收传真、电话1、及时接听电话，按电话内容给予解答、回绝或转报，需要转报的电话内容直接填写在待办单上。2、接收传真件时询问清楚对方属哪单位、传真大致内容、传真发给部门、接收人等，按工作需要决定是否
4、接收（一般征费性广告单位不需接收） 。3、通知接收部门领取传真件，监督其登记。4、注意事项：A、不可将董事长、总经理的办公室电话、手机号码告知非本公司人员，对方询问可礼貌回绝。B、不可将董事长、副董事长、总经理的办公地点、出差地点、路线随便告知任何人。C、不可透露传真内容。第五节 图书借阅1、询问借阅人需要哪类书籍，书库是否拥有。2、按图书管理规定由借阅人在图书借阅一览表中登记后借阅。3、借阅期限为一个月，到期后跟催借阅人归还或履行续借手续。4、辞职员工须查阅图书借阅一览表 ，确认其是否有借阅书籍。第六节 报刊收发1、各类报刊除董事长、总经理订阅的报刊、信件外，均由收发事门卫分发。2、董事长、
5、总经理的报刊、信件在每天 8：30 前送至董事长、总经理办公室。3、董事长、总经理外出时，将收集的报刊、信件按时间顺序摆放整齐。4、董事长、总经理信件属广告、宣传类的可交总经办主任拆阅后，决定是否呈报。第七节 文件的打印、下发、归档1、按照公司统公文处理规定制作各种文件。2、对非本部门制定的会签后文件进行文字验收及排版检查，打印。打印时检查软盘是否有病毒，采取杀毒措施后，再读取信息。3、按文件会签单确定的下发范围进行复印、下发。4、下发后文件归档登记：A、书面文件归档按照文件所属类别及发放先后顺序归类存档。B、计算机中文件分别按文件所属类别归类存档和建立时间存档。C、文件类别按 2003 年
6、8 月 文件汇编中子类别确定。第八节 印章信证的提供1、按“印章信证管理”中规定，检查用印请示单填写是否规范、全面，批示人是否属权限范围内。2、符合用印审批手续的，请示办公室主任，同意签字后，亲自加盖印章。3、介绍信按用印请示单中填报的内容填写。4、将用印请示单统一保存，必要的资料需复制后与用印请示单一同保存，以便查阅（如：对外函件、财务报表等） 。5、介绍信存根联与相应的用印请示单一同保存。第九节 档案管理工作1、对接收的各种资料如：新购置的办公设备使用说明书、图书进行编号、登记造册、归档。2、对归档后的新购置办公设备、图书发票上签字表示该设备、说明书已存入资料库。3、按“企业文档管理”相关
7、规定，随时整理各种档案。第十节 电子邮件的查收每日定时查看电子邮件，根邮件重要性决定转发、删除或打印。第十一节 考勤填写1、集团董事长、总经理、各常务副总、经营副总、总经办全体、驻集团分公司人员考勤均属总经办考勤记录范围。2、每天班后对考勤范围内人员出勤情况真实、准确记录。3、对请假人员的假条（一式两份）存底，另一份交人力资源部。第十二节 填写待办单及工作总结1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。3
8、、将当日工作项目记录，做出总结。第十三节 办公用品领用流程第十四节 安全检查1、下班后关闭计算机，切断计算机及所有附属设备的电源。2、切断复印机、传真机等用电设备的电源（如有预约业务可将传真机置于自动传真状态，接通电源） 。3、检查各文件柜是否上锁，关好窗，倾倒垃圾，关灯锁门。第三章 周期性常规工作内容第一节 周定期工作1、每周一记录部务会会议内容，并在会上汇报上周工作、工作中的困难、整改措施、建议等。接到集团各部门办公用品领用单根据各部门办公费用指标，决定是否发放根据库存情况，决定发放或购买后发放2、每周六提示总经办主任是否可按时召开周六会，根据指示电话通报集团各部门开会时间、地点、参加人。
9、3、每周六出席记录集团周六会议内容，按“会议规程”相关要求整理，下周一上报总经办主任审核后打印下发参加会议人/部门。4、每周六 14：00 前对办公室进行全面清理，包括地面、墙壁、门、门牌、窗、窗台、玻璃、文件柜、办公桌椅、衣帽架等所有设施进行清理，必要时整理文件柜、办公桌内物品，保证室内清洁、物品摆放整齐。5、每周六提示总经办主任按 ISO9000 质量管理体系文件中规定对集团各科室进行卫生检查，并随同记录，填写环境卫生检查记录QR-6.4-3第二节 月常规工作1、每月 15 日前收集各部门集团刊物希波视界的投稿，并进行整理，按固定刊号、版页内容、格式编辑排版打印，经总经办主任、常务副总、总
10、经理逐级审核后 28 日下发集团各副总、各部门、分公司采用电子邮件形式下发，并通知分公司人行部文员查收。2、每月 26 日提示办公室主任制定下月计划任务书；并整理打印，28 日呈交常务副总批示，批示后再整理，30 日前交人力资源部。3、每月最后一天清点库存物资，对帐。4、每月最后一天清点图书，按图书借阅登记表对到期的借阅，跟催借阅人归还或履行续借手续。5、每月 25 日检查各种常规用表是否齐全，如有缺少、缺损及时打印、复印。6、每月末汇总各部门办公费用明细表，并核算是否超标，上报财务部副经理办公费考核标准 。7、每月最后一天统计考勤，总经办主任签字、总经理签字后交报人力资源部（有请假人员应附请
11、假条） 。8、建立本部门资产登记记录，临时增添的物资及时入帐，每月月末对其进行盘点。9、每月 30 日将本月工作总结按公司要求的固定格式填写后上报总经办主任。第四章 异常工作纠正及预防措施第一节 停电状况的处理1、如果提前通知停电时间，则提前将停电具体时间通知到各部门，提醒各部门提前做好电脑备份处理，提前通知分公司总机停机时间，如有电话业务打到有直拨电话的部门。2、如果是突发性停电，则马上与电业部门取得联系，确定停电原因与停电时间，再根据实际情况作好相应的处理措施。第二节 停水状况的处理1、如果提前通知停水时间，则提前将停水时间通知食堂储备用水，保证员工能够正常用餐。通知卫生员储水并关闭各楼层
12、的水门，防止来水时造成不必要的浪费。并打一份停水通知贴在各楼层卫生间。2、如果是突发性停水，则立即通知卫生员关闭各楼层水门，与自来水公司联系，确定停水原因与停水时间，再根据停水时间的长短通知食堂应该采取哪些相应的处理措施。第三节 印章丢失状况的处理如果印章丢失，则马上报案，在公安机关印章签发部门登记，征其同意后登报声明此印章作废，相根据相应规定重新制作。第四节 借阅图书丢失状况的处理如果借阅人将借阅的图书丢失，则应根据丢失书名的入库登记（书名、出版社、作者、价格） ，请借阅人再购买与此书相同的一本；如购买不到，按价赔偿。第五节 文件丢失状况的处理如文件丢失，立即汇报总经办主任，下发文件作废通知，补发新版本，不再使用原文件编号。如资料丢失，立即汇报总经办主任，从资料来源寻找，再行索要。预防措施：将重要资料（如产品说明书等）复印备份存档。
