1、- 1 -冀卫办 20081 号河北省卫生厅关于印发河北省卫生厅公文处理实施细则（试行） 的通知厅机关各处室：为进一步促进卫生厅机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家和省有关规定和要求，卫生厅对 2002 年制定的公文处理实施细则进行了修订，现将修订后的河北省卫生厅公文处理实施细则（试行）印发给你们，请认真遵照执行。二八年一月二日- 2 -河北省卫生厅公文处理实施细则（试行）第一章 总 则第一条 为进一步促 进卫生厅机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据河北省国家行政机关公文处理实施细则和国家行政机关公文格式，结合卫生厅行政管理工作实际，制定本实施细则。第二条 卫生厅的公文（包
2、括电报，下同），是卫生厅在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的 办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理必 须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第五条 卫生厅的公文处理工作在厅长和分管办公室工作的副厅长的领导下进行。各处室主要负责人对本处室的公文处理工作负有管理责任。第六条 厅办公室是 厅机关公文处理的管理机构，主管厅机关的公文处理工作并指导各处室的公文处理工作。第七条 以卫生厅党组、厅直属机关委员会、厅直属机关工会委员会、厅直属机关妇女委员会、共青
3、团厅直属机关委员会及省中医药管理局、省爱国卫生运动委员会办公室、省委地方病防治领导小组办公室、省防治艾滋病工作委员会办公室、省保健领导小组办公室、省献血领导小组办公室等名义发布的公文，参照本规定执行。- 3 -第二章 公文种类、公文编号及其适用范围第八条 卫生厅机关公文种类主要有十种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第九条 卫生厅机关公文使用的字头纸有五种：（一）带有“河北省卫 生厅文件” 字样的字 头纸， “河北省卫生厅文件” 字样 上边缘距 纸张上边缘 1171mm，俗称“ 大字头”。（二）带有“河北省卫 生厅文件” 字样的字 头纸， “河北省卫生厅文件” 字
4、样 上边缘距 纸张上边缘 621mm，俗称“ 小字头”。（三）带 有 “河 北 省 卫 生 厅 ”字 样 的 字 头 纸 ，“河 北 省 卫 生 厅 ”字 样上 边 缘 距 纸 张 上 边 缘 301mm，俗 称 “小 红 头 ”。（四 ）带有“内部明电”字样的字头纸。（五 ）带有“密码电报”字样的字头纸。第十条 卫生厅机关公文按编号可分为以下五种：（一）“冀卫 呈 号” 。使用“大字头”，由办公室按年度统一编号。适用于向省委、省人大、省政府、省政协、卫生部等上级机关报送请示、报告和意见。（二）“冀卫 号” 。有两种情况：1.使用“大字 头” ，由 办公室按年度统一 编号。适用于向省委、省人大
5、、省政府、省政协、卫生部等上级机关的办公厅及其他部门报送请示、报告和意见等重要公文。2.使用“小字 头” ，由 办公室按年度统一 编号。适用于：（1）印发卫生工作的重要决定、政策、措施、规范、管理制度等；（2）下达或调整卫生事业发展中、长期规划和年度工作计划；- 4 -（3）确定或调整厅机关、直属各事业单位的管理体制、机构设置和人员编制等重大事项；（4）其他需要以卫生厅名义制发的重要公文。（三）“冀卫 +处室规范化简称 号 ”。使用“小字头” ，由处室按年度自行编号，办公室统一管理。适用于：1.部署卫生工作专项检查及公布检查结果，通报重大事件，表彰先进；2.下达年度预算、追加预算、批复决算；3
6、.根据法律、法规、规章，行使卫生执法监督权限的有关事项；4.报送年度预决算、基建投资计划、建设项目及投资概算，申请专项经费；5.转发上级机关和不相隶属机关的公文；6.向有关部门请求批准、答复事项；7.其他需要以卫生厅名义制发的平行和下行公文。（四）“ 冀 卫 +处 室 规 范 化 简 称 +函 号 ”。使 用 “小 红 头 ”，由 处 室 按 年 度 自 行 编 号 。适 用 于 ：1.一般性、事务性、临时性工作通知、会议通知或部署专项工作、拨付专项经费；2.向有关部门反映问题、商洽工作、答复询问；3.答复人大建议、政协提案；4.征求有关部门或市级卫生行政部门的意见；5.其他需要以卫生厅名义办
7、理和答复的事项。（五）“冀卫传 号” 。使用带有“内部明电”字样的字头纸，- 5 -由办公室按年度统一编号。适用于发布紧急性工作通知、召开各种会议和临时重要事项的通知，或就专项工作做出部署、转发急需传达贯彻的上级文件等。带 有 “密 码 电 报 ”字 样 的 字 头 纸 ，使 用 省 委 机 要 局 “流 水 机 号 ”。适 用 于 一 定 范 围 内 知 悉 的 紧 急 性 工 作 通 知 、转 发 上 级 部 门 密 码 电报 等 。第三章 公文格式第十一条 公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。（一）公文眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会
8、签人。1.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文主办机关排列在前；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。2.发文字号包括机关代字、年份和序号。年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不 编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号置于公文版头之下，横线之上适中位置，用 3 号仿宋体字。3.涉及国家秘密的公文，视秘密等级，在公文首页右上角标“秘密” 、“机密” 、“绝密 ”，用 3 号黑体字，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。“绝 密 ”、“机密” 级公文 应标明份数序号
9、，份数序号 标在眉首左上角。4.紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特提” 、“特急 ”、“加急” 、“平急”。同时是秘密公文的，上标秘密等级，下- 6 -标紧急程度。标识紧急程度，用 3 号黑体字。5.上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与
10、之的距离为 4mm。（二）主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、机关印章、附注、附件。1.公 文 标 题 一 般 由 发 文 机 关 名 称 、内 容 和 公 文 种 类 三 部 分 组 成 。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。2.主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除通告、公告、会议纪要外，公文必须标明主送机关。主送机关在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文或决定类公文时，主送机关名称可移至版记中
11、的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。3.正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年份不能回行。- 7 -4.公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“ 附件 ”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号 时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。5.公文除“会议纪要 ”和以电报形式发出
12、的以外， 应当加盖印章。卫生厅单独制发的公文在落款处不署机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。联合上报的公文，由主办机关
13、加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。6.公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下 1 行。 “请示” 类公文应当在附注 处注明联系人的姓名和电话。7.成文时间，以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发机- 8 -关负责人签发日期为准；电报以发出日期为准；用汉字将年、月、日标全；“零 ”写为“O”。签发日期与实际发出时间一般不得超过 3天。遇有特殊情况，办文处室应注明实际发出时间。8.会议通过的公文，应在标题之下正文之上注明会议名称和通过日期。9.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面
14、，不得采取标识“此 页无正文 “的方法解决。（三）版记包括主题词、抄送机关、印制版记。1.公文应当标注主题词。 “主题词” 在落款之下、抄送 栏之上用3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字；一般不超过 5 个词目。上报公文主题词要符合政府主题词表。2.抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行和知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送（抄报）机关，在主题词下一行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送” （或 “抄报”），后 标全角冒号；抄送机关 间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送（抄报）机关对齐；在最后一个抄送（抄
15、报）机关后标句号。3.印发机关位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1 行位置；一律用 3 号仿宋体字标印“河北省卫生厅办公室” 。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关下一行还应标明印发份数，用阿拉伯数码标识，居右空 1 字，用圆括号“ （ ）”括入。- 9 -4.上报省政府和省政府办公厅的公文，须在版记下方右侧，印制二维条码。5.公文用纸为国际标准 A4 型，左侧装订。第十二条 便函格式便函的标题、主送机关、成文时间、附件、抄送机关、印发机关和印发时间等组成部分的标识规则与公文格式相同；编号位置在红线下空两行、标题上两行、
16、右齐；如有密级、急缓，标在编号上方。第四章 行文规则第十三条 行文应当确有必要，注重效用。第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。确因情况紧急需越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。第十五条 卫生厅在职权范围内，可以与省政府各部门、市级卫生行政部门、厅直属单位等相互行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经省政府授权，不得向地方政府正式行文。第十六条 除办公室外，厅机关其他处室不得对外正式行文，即不得向卫生厅机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替卫生厅审批下达应当由卫生厅审批下达的事项。第十七条 卫生厅 可以与省政府各部
17、门、各市人民政府联合行文，可以与相应的党组织和军队联合行文，也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。- 10 -第十八条 属于卫 生厅职权范围内的事务，由卫生厅自行行文或联合行文。联合行文的事务，主办处室应事先与有关部门协商，取得一致意见后再按程序行文。第十九条 “请 示 ”应 当 一 文 一 事 ；一 般 只 写 一 个 主 送 机 关 ，需要 同 时 送 其 它 机 关 的 ，应 当 用 抄 送 形 式 ，但 不 得 抄 送 其 下 级 机 关 。“请 示 ”、“报 告 ”不 得 混 用 、并 用 ，“报 告 ”不 得 夹 带 请 示 事 项 。第二十条 除上级 机关领导同志
18、直接交办的事项外，不得以机关名义向上级领导同志报送“请示” 、“意见”和“ 报告”。第五章 发文办理第二十一条 发文 办理指制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、封发等程序。（一）以卫生厅名义发文主办人拟稿处室领导审核厅内有关处室会签办公室核稿厅领导签发办公室登记、编号主办处室校对文印室排版、印制办公室用印主办处室封发。（二）会签公文以卫生厅为主与有关单位联合行文，经上述审核程序，由厅领导审签后，主办处室送有关单位会签，会签完成后编号、印发。有关单位送我厅会签的公文，由主办处室提出会签意见，报厅领导审签后，由主办处室退主办单位。第二十二条 草拟公文（一）要符合国家的法律
19、、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。（二）向上级领导机关的请示、报告、意见，内容涉及其他部门- 11 -的，要征求其他部门的意见一致后上报。（三）要做到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、标点准确，篇幅力求简短。（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。在文中多次出现的名称，首次要用全称并注明“（以下简称 XXX）”字样后方可用简称。引用外文及外文 缩写应注明中文译意。日期应当写明具体的年、月、日。（五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当
20、使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应前后一致。（六）必须使用国家法定计量单位。（七）结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二 层为“（一）”，第三层为“ 1.”，第四 层为“ （1）”。第二十三条 公文审核公文草拟完成后，先由处室负责人进行审核把关，再由办公室审核把关。办公室审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。处室、办公室负责人审核完毕后，要签字以示负责。第二十四条 公文签发（一）上行公文由厅长签发，厅长出国、省外出差或在外学习期间，由厅长委托在机关主持工作的副厅长签发；平行公文、下行公文和以厅名义发的电报
21、等一般由主管厅领导签发。- 12 -（二）经领导签发后的文稿，不得再作改动，确需修改时，必须经原签发人同意。第二十五条 公文印制主办处室应根据公文的发送范围准确计算印刷份数，送文印室排版、印制。公文印制前，承办处室要认真校对，避免出现差错；校对人要签字，以示负责。文印室要本着节约的原则，双面印刷公文，避免浪费。第二十六条 公文用印（一）“河北省 卫生厅 ”印章由机要室负责 管理；各处室印章由各处室自行管理。（二）发文手续不完备或不符合办文要求的，主办处室须按要求及时补办或重办，否则不予用印。（三）与其他部门联合行文，需要套印的，主办处室要有专人负责印模的借用和保管，用印后及时退还。第二十七条
22、公文发送（一）主办处室负责公文的装订、装封，交收发室寄发或自行报送。（二）主送省委、省人大、政协、卫生部及其办公厅的公文均送 3 份。（三）主送省政府、省政府办公厅的公文，应通过厅机要室的省政府电子公文交换系统报送；带密级的、联合发文或附件页数较多的公文由主办处室送省政府办公厅秘书一处。（四）密码电报须通过厅机要室密码机发送，或专人送省委机要局发送。- 13 -（五）内部明电由主办处室发送。第六章 收文办理第二十八条 收文、分文（一）办公室负责拆封、分发外单位发送卫生厅、厅领导收的公文、信函；其他公文、信函，按封面所写收件单位拆封、分发。（二）办公室分发来文时，送办公室主任阅后，再根据主任审批
23、意见报有关厅领导或送主办处室。（三）公文办理本着“特事特办，急事先办” 的原则。紧急公文随到随办，一般公文承办处室应当抓紧办理，不得延误、推诿。牵头办理的处室要主动与相关处室沟通，相关处室要积极与牵头处室配合。（四）需要反馈结果的公文，承办处室要在规定的时限内完成，如果事情重大或复杂一时完成不了的，要主动与有关部门沟通及时反馈阶段性情况。第七章 公文归档、管理第二十九条 公文 办理完毕，承办处室应根据中华人民共和国档案法及其实施细则和文书立卷要求，将文件材料及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十条 各处室应根据卫生厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求整理（立卷
24、）文件材料，确保应当归档的文件全部归档。 第三十一条 各处 室统一负责本处室的文件归档工作，要按照定案卷质量要求，在规定的时间内向厅档案室移交档案。- 14 -第三十二条 机关公务员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文和档案进行移交、清退。第八章 附 则第三十三条 本实施细则由办公室负责解释。第三十四条 本实 施细则自 2008 年 1 月 1 日起施行。2002年制发的河北省卫生厅公文处理实施细则同时废止。- 15 -主题词：机关 公文 细则 通知抄送：各市卫生局、各扩权县（市）卫生局、华北石油管理局卫生处、省直各医疗卫生单位。河北省卫生厅办公室 2008 年 1 月 2 日印 （共印 90 份）
