1、国家秘书资格考证培训,事务管理讲授：师大文学院,事 务 管 理,一、办公环境管理 二、办公室日常事务管理 三、办公用品和设备管理 四、信息管理,一、办公环境管理,办公环境，或称办公室环境。 广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境。 狭义是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环境。,办公环境包括硬环境、软环境两大要素。 硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求： 1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物； 2、做好室内通风和温湿度的调节； 3、防止光线太弱或过强； 4、保持室内整洁和安全。,（1）保持台面、地面、办公设备、家具、窗帘、墙壁及
2、门窗等处清洁； （2）保持办公桌面整洁、美观，不放置个人生活用品； （3）电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒； （4）保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全整齐； （5）及时清理来访者用过的茶具并重新摆好; （6）报刊、资料、文件要及时分类整理，文件夹要贴上标签，保密文件和不常用文件应放置于文件柜中； （7）下班前检查电脑等是否关闭电源，抽屉、文件柜、门窗是否锁好。,学习目标： 1、布置办公室方法； 2、了解办公环境安全隐患； 3、掌握排除隐患方法； 4、正确选择办公的模式； 5、合理进行办公室的布置。,情景叙述,宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前
3、办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。,根据以上情景叙述 ，我们可以对高叶的工作环境、出如下判断： 1办公室内缺少绿色植物，错； 2办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对； 3将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对； 4办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；,（一）合理布置办公室,1、布置办公室的基本要求P107 2、布置办公室的三大原则P108 3、办公室布置的具体要求P109,（二）营造健康、安全的办公环境,一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 在维护和建设良好的工作环境中，要
4、遵循“安全第一，预防为主”的方针。,1安全检查内容P112,1）识别隐患并在职权范围内排除； 2）发现工作场所有异常情况或险情，应向行政主管报告； 3）发现设备故障，应填写“设备故障登记表”；发现隐患，应填写“隐患记录表”。,2办公环境中常见隐患,1）离开办公室前不锁门； 2）光线不足或光线耀眼； ）拖曳的电话线或电线； ）灭火器前堆放物品。 5）挡住通道的纸箱、家具或其它物件。,、健康、安全办公环境的基本要求P114,注意：,1）安全检查包括办公环境和办公设备两部分。 2）区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。,单项选择题,办公室中适合的温度应该在（ ）。 1620 1822 20
5、25 2228,答案：,多项选择题,健康、安全的办公环境的基本要求包括（ ）。 A建筑坚固安全 B室内光线充足 C饮水符合健康 D座位空间适当,答案：ABCD,多项选择题,办公环境和办公设备出现不安全的隐患时，秘书应填写（ ） A隐患记录及处理表 B事故情况调查记录表 C工伤情况报告表 D故障记录及处理报告,答案：AD,多项选择题,办公室中的安全隐患有（ ） A办公室摆放档案柜 B地面上有电话线拖曳 C站在旋转椅上取东西 D消防栓放置在文件柜后,答案：BCD,答案：C,（三）正确选择办公的模式,1、办公模式的种类 （1）在家工作：适合于研发部门科技人员以及与客户接触较少的人员。 （2）远程工作
6、：作为提供灵活工作时间和激励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手工签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录员式工作时间。,（3）虚拟办公室 （4）临时办公室 （5）弹性时间 （6）兼职工作：兼职的期限、任务、费用，要以合同形式确立。 （7）合同工作 （8）交叉（交替）工作 （9）项目团队,2、导致办公模式变化的原因,（1）办公场地费用过高； （2）城市交通拥挤； （3）通信技术改变； （4）企业自身发展需灵活聘用人员； （5）企业竞争加剧需压缩人工成本； （6）企业组织结构改变； （7）人们最大发挥潜能的需要。,单项选择题,目前许多企业常用来激励员工的模
7、式是（ ）。 弹性工作时间 集中工作 远程工作 兼职工作,答案：,按新的办公模式要求，不需要与其他员工或客户有太多的接触，可安排在家完成工作内容的人员是（ ）。 行政事务人员 研发部门的科技人员 销售人员 财务人员,答案：,单项选择题,迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题，一些单位采用的工作模式是（ ）。 弹性时间 在家工作 远程工作 虚拟办公室,答案：,单项选择题,交替工作模式的缺点是（ ）。 难以留住有特殊技能的工作人员； 工作模式不灵活，不便激励员工； 员工交流少，不能得到充分的信息； 难以保证工作的连续性,答案：,单项选择题,导致工作模式发生变化的原因不包
8、括（ ）。 个性发展要求 高科技的发展 企业间竞争加剧 城市交通压力,答案：,单项选择题,一个人拥有管理、记账和IT技能，又同时将这种技能提供给不同单位，这种工作模式属于（ ）。 临时办公桌 兼职工作 合同工作 交叉工作,答案：,多项选择题,远程工作模式的人（ ）。 企业监督管理困难； 需要企业投资工作设备； 缺乏同事间联系和团队活动； 不属于企业的员工,答案：,多项选择题,（ ）的人员在企业中没有固定的办公桌。 在家工作 远程工作 弹性时间工作 兼职工作,答案：,示例分析：101,销售人员：弹性时间、远程工作模式。 新产品设计人员：兼职工作、定期合同制工作。,3、选择办公模式的程序102,4
9、、选择办公模式的注意事项,（1）要适宜企业经营和运作的需求。 （2）要建立与之相适应的管理措施。,小型家居办公室，目前非主流工作模式。 VPN虚拟专网,（四）办公室布局,1、办公室布置的种类,（1）开放式办公室 办公空间开放式设计，也称“办公室美化布置”或“办公室模式设计”。其特点： 不设个人专用办公室 组合工作间的材料丰富多样 不设传统领导席位,（2）封闭式办公室 是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。,2、开放式、封闭式办公室优缺点比较 105 3、设计办公布局需要考虑因素107,单项选择题,承担大量现金与支票的交流及保管的公司财务部门，应设置在（ ）中操作。 封闭式办公室 半
10、封闭式办公室 半开闭式办公室 全开放式办公室,答案：,多项选择题,开放式办公室的特点是（ ）。 不设个人专用办公室 组合工作间的材料丰富多样 不设传统领导席位 易于员工集中注意力,答案：,多项选择题,办公室进行合理布局的作用是（ ）。 形成有效率的工作流程 有利于员工的工作分配 有利于工作顺利完成 有利于协调人际关系,答案：,示例分析105,产品展厅：开放式办公室 销售办公区：半开放式办公室或独立办公区。 财务部：封闭式办公室,计划办公室装饰时应考虑： 颜色、植物、图片 办公室温度：2025,备忘录,发自：行政经理 苏明 发给：秘书 高叶 日期：2006年3月25日 内容：公司拟在上海成立分销
11、公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。另外，请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。,参考答案：,1、设计办公结构和布局需要考虑的因素：P107 2、我选择的销售厅和财务科的办公结构布局类型： （1）销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。 （2）财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，便于集中精力。,二、办公室日常事务管理,学习目标: 1、了解印章和介绍信管理与使用； 2、掌握值
12、班工作方法； 3、掌握零用现金管理及办理报销手续； 4、日常事务工作处理。,（一）管理印章和介绍信,印章和介绍信是组织对外联系的标志和行使职权的凭证管理。,1、使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准，办理签批手续，秘书不得擅自作主。 2、秘书部门掌管的印章主要有三种： 1）单位印章 2）单位领导人“公用”的私章 3）秘书部门的公章,3、印章的作用,1）标志作用 2）权威作用 3）法律作用 4）凭证作用,4、印章的管理与使用要求,1）专人负责； 2）确保安全； 3）防止污损。,5、介绍信有时限要求，加盖骑缝章 6、印章的使用程序： 申请填写用印申请单专人审核签名用印登记 7、印章的停用与销毁
13、：,多项选择题,秘书要认真保管好企业的印章，用印对文件起到（ ）作用。 A法规 B凭证 C密级 D标志,答案：BD,（二）安排值班工作,值班工作中，值班人员工作内容可能是接受、传达上级机关、领导指示，处理突发性事件，完成领导临时交办事项。,2、值班工作规范,1）坚守值班岗位：人不离岗，人不离机； 2）认真处理事务； 3）做好值班记录：值班电话记录、接待记录、值班日记。 4）热情接待来访者； 5）加强安全保卫。,3、注意事项P126,1）值班实务处理的方法与技巧； 2）值班安排表的制作； 3）值班内容的记录。,（三）管理零用现金并办理报销手续,零用现金也称备用金。是一笔周转使用的现金。以支付本市
14、交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。,选择题,秘书保管的零用现金不可以用于（ ）的支出。 A 停车费 B 机票费 C 快件费 D 茶点费,答案：BD,单项选择题,秘书在报销差旅费时，应（ ） A将发票用胶水粘贴在差旅费报销单背面 B将发票用大头针别于差旅费报销单正面 C将发票装入信封后，附于差旅费报销单背面 D将收据用,答案：A,（四）安排上司的差旅事务,1、差旅准备的要求； 2、制定旅程计划表； 3、制定商务旅行计划与旅程表； 4、办理出国手续； 5、秘书在上司旅行前、旅行中、旅行后的工作。,（五）完成上司临时交办事项,1、上司临时交办事项特点： 广泛性、临时性、具体性、
15、紧迫性 2、上司临时交办事项范围P146 3、办理上司临时交办事项原则P147 4、文字记录,（六）管理时间，提高工作效率,用ABCD法则排出工作的优先等级 有效利用时间，事半功倍 注意： 秘书在工作中要服从上司的要求，上司交办的工作，无论理解还是不理解都要按照要求完成。,1、ABCD法则； 2、工作日志的内容与编写要求； 3、编制工作时间表； 4、其他时间管理工具。,单项选择题,对上司交办的紧急工作，秘书（ ）。 A在做完自己的计划工作后就要立即去办 B不理解先不要办 C理解或不理解都要去办 D理解以后就可以去办,答案：c,单项选择题,区别重要和紧急的任务，通常按（ ），以安排好工作的优先次
16、序。 承办时限规定 紧急程度 承办周期制度 ABCD法则,答案：D,时间表的编制,时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间。它们包括：效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、布告板等。,管理自己和上司的工作日志,1、工作日志填写的信息内容 2、处理工作日志的变化和调整 情况变化应立即更新日志并做好相应工作,单项选择题,秘书要管好自己和上司的工作日志，当对方接待上司的活动变更时，秘书应（） A立即更改上司的日志，并告知上司出现的变化 B 立即更改自己和上司的两本日志，并告知上司出现的变化 C 告知上司出现的变化，提醒上司注意。 D 告知上司出现的变化，并立即更改自己的日志
17、,答案：B,多项选择题,秘书为上司填写的工作日志内容中应包括（ ）等基本信息。 A上司参加内部会议 B秘书为上司准备开会资料 C上司外出拜访客户 D秘书为上司预约接待客户,答案：ACD,多项选择题,下面（ ）内容，应记录在秘书为上司填写的工作日志中。 A下午3点前落实上司举办的晚宴人数 B上司下午4点看望住院员工 C上司要求秘书今天完成统计表 D医院约上司上午9点去看牙医,答案：BD,三、办公室日常事务工作内容与操作技巧,（一）改进办公室日常事务工作,1、改进办公事务工作基本思路： 重新安排 修改 替换 合并 精简,2、改进办公事务工作程序 P109,3、改进办公事务工作流程注意事项：110,
18、流程应由职权明确的专人负责 各流程即相互独立又相互依存 流程本身要有不断改善的空间,单项选择题,日常办公事务工作流程应由（ ）负责。 职权明确的专人 办公室主任 机关主管领导 业务主管,答案：,单项选择题,改进办公室日常事务工作流程的正确步骤是（ ）。 定义评价分析改进实施 评价分析改进实施评估 定量分析改进实施评估 调查分析改进实施评估,答案：A,（二）处理突发事件,1、突发事件的种类 （1）火灾 （2）伤害 （3）疾病 （4）炸弹威胁或恐吓,2、处理突发事件的原则,（1）快速反应，控制事态发展； 及早发现，及时应对，是处理突发事件的第一要务。 危机阶段：突发期、扩散期、爆发期、衰退期 （2
19、）以人为本，保护公众利益； （3）公开透时，真诚面对公众； （4）重塑形象，置之死地而后生。,3、事故情况记录表,事故情况记录 工伤情况报告表,4、处理突发事件的工作流程117,单项选择题,任何危机事件的发生和发展过程均可表现为顺序发展的（ ）四个阶段。 爆发期、突发期、扩散期、衰退期 突发期、爆发期、扩散期、衰退期 突发期、扩散期、危害期、衰退期 突发期、扩散期、爆发期、衰退期,答案：,多项选择题,处理突发事件应遵询的原则有（ ）。 快速反映，控制事态发展 以人为本，保护公众利益 保守秘密，防止信息外泄 重塑形象，置之死地而新生,答案：ABD,（三）完成督促检查工作,秘书要围绕中心，突出重点
20、，根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务。,1、督查工作的特点： （1）复杂性 （2）原则性 （3）时限性 （4）权威性,（二）督查工作的原则 P120,1、实事求是的原则 2、主动性原则 3、分层落实原则 4、时效性原则,3、督查工作的方法,（1）书面督查：适用于常规性工作。内容比较重要，形式比较规范，权威性比较强。 （2）电话督查：用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项。 （3）专项督查：用于上司批示或交办的重要事项。 （4）会议督查：适用于督查事项比较多且复杂，涉及单位也比较多。 （5）调研督查：高层次督查工作。,4、督查工作的程序,交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核
21、立卷归档,单项选择题,秘书要围绕工作中心，突出重点，根据（ ）来确定督查工作任务。 工作性质 上司的工作习惯和重视程度 工作计划 同级部门的要求,答案：B,多项选择题,通过督查促进决策和上司指示的落实，是督查工作的（ ）。 本质要求 基本目的 出发点 归宿,答案：ABCD,多项选择题,电话督查适用于（ ）等督查事项。 内容比较重要 情况比较紧急 内容比较简单 时间比较集中,答案：BC,（四）制定工作计划,1、计划的种类P126 注意： （1）企业编制的长期计划至少为2年，普遍为35年。 （2）政策型计划是所有计划中最为广泛的计划。,2、制定工作计划的方法,注意： （1）通常将制订的计划用表格显
22、现。 （2）用ABCD法则区分计划的重要性和紧急性。 （3）明确工作进展中出现问题向谁报告，何时报告。,3、计划的内容与要求P128,注意： （1）行动计划是用于管理时间和工作任务的文件。 （2）行动计划、计划表与时间表都从起始时间、阶段时间和最终时间对任务做出要求。 （3）制订计划要事实求是。,4、制定工作计划的程序,估量机会确定目标确定工作计划的前提条件拟定可行方案评价备选方案选择方案拟订分计划编制预算。,注意：,（1）选择方案是很关键的一步，也是决策的实质性阶段。 （2）计划工作的最后一步是把计划转化为预算，使之数字化。预算实质上是资源的分配计划。 （3）所有子计划、部门计划、派生计划必
23、须与组织的总计划一致。 （4）短期计划要与长期计划相结合。,多项选择题,以幅度和范围为标准，可将办公室工作计划分为（ ）。 政策型计划 长期计划 短期计划 程序型计划,答案：AD,多项选择题,计划表主要是从（ ）上对任务做出要求，并用其进行管理。 准备时间 起始时间 阶段时间 最终时间,答案：BCD,多项选择题,在制定计划表时，应明确工作进展的情况和出现的问题（ ），以确保计划的顺利实施。P128 何时报告 采取何措施 向谁报告 变更何计划,答案：ABC,多项选择题,行动计划是用于（ ）的文件。 管理时间 管理工作任务 目标管理 阶段管理,答案：AB,（五）确定承办期限,承办期限是指企业接到客
24、户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。 承办期限制度中量化标准是企业的一种管理方法，是组织管理决策的一个方面。,单项选择题,确定同一类任务而紧急情况不同的承办时间（ ）。 应该更长 视情况而定 必须相同 亦应不同,答案：D,单项选择题,在企业中，对同一项任务视具体情况要求而制定的承办周期有所不同，例如（ ）承办时限不同。 接发电子邮件，紧急情况和日常情况 文件归档保存，秘书处和生产车间 接到客户的电话投诉和信件投诉 收到电子邮件，内部客户和外部客户,答案：C,（六）对办公室工作进行评估,对办公室工作进行评估实质上就是对办公室工作进行目标管理。,注意：,1、上下级的目标之间通常是“目的手段”的
25、关系。 2、办公室量化管理的方法有预测、概率估算、实测、预定动作时间法等。 3、优化劳动组合的关键是用人问题。 4、数量目标评估是使目标可以考核的最简单方法。,多项选择题,量化管理办公室工作可运用的科学方法有（ ）等。 ABCD法则 概率估算法 预定动作时间法 头脑风暴法,答案：BC,四、办公用品管理,（一）办公用品与设备的采购程序 1、获得设备使用权的方式： 购买、租用,多项选择题,通过购买方式获得设备的使用权，其特点有（ ）。 一次性付款费用较高 设备归购买者所有，使用方便 可以随时更换和升级设备 设备很可能很快过时,答案：ABD,2、政府采购,政府采购是指各级国家机关，实行预算管理的事业
26、单位和社会团体以购买、租赁、委托或雇用等方式获取货物、工程和服务的行为。,政府采购工作程序,（1）提出购买申请 （2）审批、落实经费 （3）招标、选择供应商 （4）签订供货合同 （5）货物入库 （6）支付货款,注意：,（1）政府采购应当遵循公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则。 （2）政府采购的主体包括采购机关和供应商。 （3）政府采购的方法主要有： 公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源。 （4）国家财政部及省（自治区、直辖市）级政府部门为政府采购机关。 （5）支付货款应对照交货单、入库单和订购单，经财务主管签字批准。,（二）采购预算方案的制定,1、采购预算方案制定的原则P14
27、3 （1）真实性原则 （2）重点性原则 （3）目标相关性原则 （4）经济合理性原则,2、编制采购预算的程序,（1）确定预算的核算基数 （2）进行市场调研 （3）确定采购产品的种类及型号价格 （4）编写预算方案 （5）征求意见，完善方案,注意：,（1）传统预算和零基预算法的区别。 （2）预算方案包括效益目标、技术标准、公共资源、测量依据等内容。,单项选择题,招标人以招标公告的形式邀请投标人投标的采购方式称为（ ）。 公开招标采购 引导招标采购 询价招标采购 计划招标采购,答案：A,单项选择题,政府采购的管理机关是（ ）。 政府财政部门 政府物资部门 政府审计部门 政府商业部门,答案：A,单项选择
28、题,制定采购预算方案首先要（ ）。 确定采购产品种类及型号价格 编写需求方案 确定预算的核算基数 征求技术人员的意见,答案：C,多项选择题,采购预算方案制定的原则主要有（ ）。 真实性 重点性 目标相关性 经济合理性,答案：ABCD,多项选择题,我国政府采购的方式有（ ）。 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源,答案：ABCD,单项选择题,承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为（ ）。 传统预算法 零基预算法 增效预算法 比例预算法,答案：A,多项选择题,零基预算法的优势主要有（ ）。 能够避免内部各种随意性费用的支出 有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益有机结
29、合起来 可以节约大量的人力、物力和时间 有利于提高主管人员的控制与决策水平,答案：ABD,多项选择题,在编写预算方案时，应包括（ ）等内容。 效益目标 支出标准 测算依据 技术标准,答案：ABCD,（三）调配办公资源,办公资源包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。 办公资源的管理一般由单位的行政部门负责。 办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心。 各类办公资源中的每一项都要建档，并记录其应用状况。,单项选择题,在对办公设备建档时，设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的（ ）中。 购买信息 维护合同 日志记录 基本信息,答案：D,多项选择题,各类办公资
30、源调配管理软件对日常办公用品的管理一般包括（ ）等模块。 登记 领用 盘存 人员管理,答案：ABC,单项选择题,办公资源的管理方式，依据单位规模大小而有所不同，一般而言，规模较小的单位主要由（ ）来负责。 经理 秘书 财务主管 人事主管,答案：B,情景录像,高叶：宏远公司总经理秘书 小沈：行政部秘书 小王：区土地管理局工作人员,小王：“你在答录机上的留言我们知道了，现在还缺你们公司办公地点的房屋租赁证明，请尽快传真过来，我抓紧办。” 高叶：“好的。我这就传真过去，你的传真号多少？”他随手拿起一张报纸，边听边在报沿的空白处记录。 高叶挂了电话，开始翻阅办公桌上一个个没有贴标签的文件夹，并自言自语
31、：“证件文件夹税务文件夹终于找到了传真号写在哪了呢？”他撕下报纸边沿上的传真号，正欲出门，小沈走了进来。,小沈：“高叶，新产品发布会的筹备计划做出来了。您给看一下。” 高叶：“好的。小沈，工作计划一定要明确承办人和负责人，这样才好监督检查。否则，怎么安排阶段检查呀？你再加上负责人一列。” 小沈：“好，我给补上。” 高叶：“新产品宣传册已经定稿，一定要及早送印刷厂，不能等领导发言稿定稿后再一起送。” 小沈：“可是如果分两次送的话不是多一道手续吗？”,高叶：“新产品宣传册页数多，要彩色印刷，又要塑封。你要估算一下印刷时间，保证按期完成任务。” 小沈：“这点我没有考虑到。” 高叶：“做工作应该分轻重
32、缓急，不然就很难完成任务。” 小沈：“好的，我一定多向老员工学习。对了，您再看看这个，这是今天早上三车间出的事故，两个工人被烫伤。这是我填写的，您看对吗？”,高叶：“你知道该填什么表吗？” 小沈：“知道，填写事故情况记录表。” 高叶：“不对。 事故情况记录表是车间安全员填的。你应该填工伤情况报告表。” 小沈：“哦，我填错了。我回去再填写一份。安全员那里我会通知到。” 高叶：“还有，时间一定要填写清楚是几点几分，不能笼统。” 小沈：“好的，我记住了。” 高叶在办公桌上拿了一张工伤情况报告表递给小沈。,分析情景,录像中涉及处理突发事件时，要填写两种表格并存档备查；按照ABCD法则安排工作。 1、事
33、故情况记录表。主要记录事故发生的日期、时间、地点、涉及人员、证人、过程概述、记录人及日期等，作用是便于总结教训并为日后判定责任提供依据。 2、工伤情况报告表。主要报告事故中受伤人基本情况、事故时间、地点、急救措施等，为认定工伤提供依据。有几人受伤就填写几份。,3、ABCD法则的应用。高叶告诉小沈，应把重要而又紧急的新产品宣传册先印，把同样重要但不紧急（还未定稿）的领导发言稿后印，这是对的。,参考答案： 1、办公桌上物品摆放零乱，错。 2、能利用答录机留言及时传递信息，对。 3、未事先准备好电话记录本，传真号记录在报纸上，错。 4、复述传真号，以防误记，对。 5、文件夹（盒）没贴标签，文件用后未
34、分类放置，错。,6、告诉小沈新产品发布会的筹办计划要明确承办人和负责人，对。 7、两名工人烫伤，告诉小沈事故情况登记表由车间安全员填写，秘书填写工伤情况报告表，对。 8、 工伤情况报告表仅给小沈一份，错。 9、告诉小沈新产品宣传册先印，未定稿的领导讲话稿后印，对。 10、耐心指导下属工作，做好对上对下信息沟通，对。 11、房屋租赁证明没有及时传真给有关部门，以致延误了重要而又紧急的事务，错。,情景录像答案参考,1、秘书着装规范，符合职业要求，对。 2、办公桌面干净、整洁，文件分类整理，对 3、接听电话及时，用语规范，对。 4、出现事故，能保持镇静，并对受伤人员及时救护，对。 5、处理突发事件时
35、，能及时向上司和有关单位通报情况，对。,6、在事故发生后，能及时填写事故情况记录表、工伤情况报告表，对。 7、不清楚工伤情况报告表需在公司存档20年，以备作为工伤情况认定的依据，错。 8、能提醒下属遇到突发事件时按照“公司紧急情况处理程序”去办，对。 9、在制定项目方案时，能够附上经费使用细目表，对。 10、不能向上级全面反馈信息，错。 11、没有及时处理不安全因素，错。 12、编制工作计划表格式规范，对。,13、制定计划的过程中没有能够将责任落实到人，错。 14、提交给公司的工作计划中没有附上经费预算表，错。 15、突发事件中能够镇定迅速地采取补救措施，做好人员调配，对。 16、能够提醒下属在突发事件中保持冷静，并指导他们做好相关工作，对。 17、安排工作计划没有留有余地，错。 18、能够综合运用搜集信息的各种方法，对。,19、会使用文献法，查找有关的报纸、书籍、杂志等，对。 20、会采用观察法和询访法到市场直接与客户沟通，对。 21、不会对第一手资料和已掌握的信息进行深度加工，不会为上司提供适用对路的决策信息，错。 22、不会对报纸登载的信息进行加工制成简报，错。 23、指导下属做好信息存储工作，对。,
