1、1目录大纲与目录的创建 .1一、引言 1二、插入目录的方法 11如果已经使用了大纲级别 12如果目前未使用大纲级别 2三、大纲的创建和重新建构 21从头创建大纲 22重新构建大纲 82大纲与目录的创建一、引言Word 文档是常见的文档格式。一般地，如果文字资料内容不多，里面的标题较少，大多数人会将文档一行一行地浏览，从中找到需要的文字信息。然而，当文档内容很多的情况，这样的阅读效率非常低下，而且很难令读者在短时间内了解文档的信息。比较简单的方法就是创建文档大纲和目录。创建大纲后，通过“文档结构图”可以对文章的标题一目了然，点击“文档结构图”上的标题，可以直接进入相应的文字内容。创建目录，可以方
2、便地看到每一内容所对应的页码；点击目录也可以直接进入相应的文字内容。如果需要打印文档，目录更不可少。（注：点击菜单栏“视图文档结构图”，可以打开或关闭文档结构图。）二、插入目录的方法插入目录的方法是使用内置的大纲级别。（大纲级别：用于为文档中的段落指定等级结构（1 级至 9 级）的段落格式。例如，指定了大纲级别后，就可在大纲视图或文档结构图中处理文档。1如果已经使用了大纲级别目录的创建一般是利用大纲来进行的，如果已经使用了大纲级别，可以直接利用大纲创建目录，方法如下：1) 单击要插入目录的位置。 2) 指向“插入”菜单上的“引用” ，再单击“索引和目录 ”。 3) 单击“目录”选项卡。 4)
3、若要使用现有的设计，请在“格式” 框中单击进行选择。 5) 根据需要，选择其他与目录有关的选项。 32如果目前未使用大纲级别如果目前未使用大纲级别，请先创建大纲，然后重新插入目录。大纲或文字有新的变化，通过更新目录，可以获得最新的目录和页码。步骤如下：1) 指向“视图”菜单上的“工具栏” ，再单击“大纲”。 2) 选择希望在目录中显示的第一个标题。 3) 在“大纲”工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。 4) 对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。 5) 单击要插入目录的位置。 6) 指向“插入”菜单上的“引用” ，再单击“索引和目录 ”。 7) 单击“目录”选项卡。 8
4、) 若要使用现有的设计，请在“格式” 框中单击进行选择。 9) 根据需要，选择其他与目录有关的选项。 三、大纲的创建和重新建构1从头创建大纲在完成本节课程之后，您将能够： 从头创建文档大纲。 重新组织或重新构建现有大纲。 提升或降低大纲项，以便它们在整个大纲中处于更高或更低级别（例如，将顶级标题变为子标题） 。 展开和折叠大纲部分，在大纲格式中查看现有文档。4当您想要创建大纲时，可以在大纲视图中开始操作。与普通视图和页面视图类似，大纲视图提供文挡内容的独特显示。但不仅如此，它还提供特别适合大纲的工作环境。它通过清晰的大纲格式构建和显示内容，所有的标题和正文文本均采用缩进显示，以表示它们在整个文
5、档结构即层次结构中的级别。它还提供大纲特定的工具，这些工具驻留在“大纲”工具栏中。简而言之，在大纲视图创建的环境中，您可以快速操纵大纲标题和标题中的文本。可以使用大纲视图作为起点，将您的主要思想通过标题体现出来。在大纲视图中，可以快速重新组织这些标题和更改它们的缩进级别，从而使较高优先级的内容作为顶级标题，较低优先级的内容作为子标题或正文文本。 （这也称为提升或降低项目） 。 还可以使用大纲视图评估已编写好的文档结构，如果需要，可以进行文档组织结构的调整。您可能熟悉 Word 中的大纲编号功能，该功能将大纲编号应用到文本的不同行（例如 I、IIa、IIb 等） 。明确这一点很重要：这种大纲编号
6、与大纲视图不同，两者的用途也不同，并且未设计成可以一起工作。 5大纲编号是一种层次结构的列表编号格式，将这种格式应用到文本行可以帮助读者跟踪信息。它实际上用于显示目的。 大纲视图是一种工作模式，可以帮助您（写作者）对自己的思想进行安排和组织。由于大纲视图使用格式来表示层次结构，而非表示添加编号和字母的视觉提示，所以它提供了更清晰、有条理的工作方法。 本课程将重点介绍大纲视图。如果想要了解有关大纲编号的详细信息，请参阅“Word 帮助” 。 若要从头组织您的思想，请以空文档开始，然后切换到大纲视图：在“视图”菜单中单击“大纲” 。在文档的左上角出现一个减号和一个不断闪烁的插入点。这是输入第一个顶
7、级大纲标题的位置。减号 表示标题尚未包含任何子标题或从属文本。6将文档切换到大纲视图时，您还会注意到出现“大纲”工具栏，可以用来工作时操纵大纲。若要添加第一项，只需在插入点键入该项。您会注意到文本是大号黑体，因为它是“标题” 。Word 自动将其格式定义为内置样式（标题 1） 。当完成一项输入时，按 Enter 移动到下一行。Word 在相同级别（或换而言之，整个文档结构中相同的重要性级别）的缩进处开始新的段落。可以继续这样的操作，直到所有顶级思路输入完毕。若要根据需要创建从属项或更低级别的项，可以在开始键入之前在新行中按 Tab 键，或者可以使用“ 大纲”工具栏中的“降低” 按钮 。该操作使
8、文本缩进，从而在视觉上表示了项的从属级别。（注意缩进量是预置的，与标题在文档中的缩进量无关）。当按 Enter 从那里开始新行（新项）时，插入点的缩进级别与上一行相同 。可以通过键入项然后按 Enter 在该级别继续添加项。若要添加从属于该级别的项，可以根据需要按上一段中所述的方法降级。或者，若要返回上一更主要的级别，请按 Enter，然后在开始键入之前使用“大纲 ”工具栏上的“提升”按钮 。（使用 Shift+Tab 键盘快捷方式可以达到相同目的）。当您创建标题和子标题时，Word 将在较高级别的标题旁显示加号 ( )，表示这些标题下还有子标题。最多可以添加九级标题，还可以添加常规段落文本（
9、即正文文本）。左侧的图片显示当您添加子标题时文档的样子。7注意 可以更改已创建项的缩进级别，这称为升级或降级。在第 2 课中将学习如何操作。如前一部分所述，可以在大纲中键入段落。在大纲视图中，此文本采用大纲级别方案中的最小缩进级别，它被称为“正文” 文本。在视觉上，正文文本可以通过其左侧的小方块 和其较小的常规样式文本与标题相区别。在大纲视图中键入段落文本的功能使大纲视图强化了写作环境，可以使用此大纲级别进行简单注释，也可以实际进入详细写作。由于正文文本自动从属于其上面的标题，所以很容易重新组织。（下一课将学习重新组织）。 通过使用“大纲”工具栏中的“降为正文文本” 按钮 ，或者单击文本，然后
10、在“大纲”工具栏上的“大纲级别” 列表中单击“正文文本 ”，可以将文本指定为正文文本。提示 使用“ 提升”按钮或通过在“大纲级别”列表中选择想要的级别，可以将正文文本更改回标题。 如果不想查看全部正文文本，请单击“大纲” 工具栏中的 “只显示首行”。第一行后面的省略号 (.) 表示折叠了文本的其他行。 8大纲视图中的 2 级标题和从属正文文本。注意正文文本是缩进的，前面有一个小方块以表示它处于从属状态。在页面视图中，相同的标题和正文文本显示为“标题 1” 和“正文”样式。在此视图中正文文本不缩进；大纲视图中的缩进只用于显示目的，与实际缩进无关。内置样式是格式特性的组合，将这种组合应用到文本后可
11、以快速更改文本外观。例如， 应用“标题 1” 样式可以使文本变为粗体、宋体和二号字，而应用“标题 2” 样式使文本变为粗体、斜体、宋体和三号字。（这些只是示例，实际的格式特性取决于 Word 的默认设置以及您为自己选择的设置）。 当您输入第一个顶级大纲项时，Word 自动用内置样式 “标题 1”定义其格式。当您通过添加从属和正文级别继续创建大纲时，Word 继续依次将相应的内置样式应用到每个标题和正文文本项。这样，大纲级别（1 级、2 级、正文文本等）直接依靠内置样式（标题 1、标题 2、正文等）。 当手动更改大纲中的文本格式时，更改 Word 提供的内置样式可能会导致某些大纲项显示不正常。所
12、以，在大纲完成后，如果想要在整个文档中更改格式，可能要在另一个视图中（如页面视图）中更改。反过来考虑，如果发现格式有另外变化，可以通过单击“大纲” 工具栏上的“显示格式 ” 将整个大纲显示为纯文本。92重新构建大纲在您阐明思想或完成大纲部分的过程中，它可以帮助您进行思考，最大程度地降低视觉混乱。若要这样做，可以选择性地折叠子标题，以便它们不再出现在它们的上一级标题下。（想一想在 Microsoft Windows 资源管理器中使用可展开和可折叠的文件夹组织信息的方式，展开和折叠大纲项是同样的原理）。 有时，在阐述思想和构建大纲时，在头脑中会认识到子项应提升，或子项自己的子项集合应当提升。您还会
13、认识到相反的可能，即某些高级别思路无法再扩展，与它们当前的大纲级别不相称。10出现这种情况时，可以快速为这些大纲项定义更高或更低的级别，也称为将它们“ 提升”或“ 降低”： 可以提升或降低项以及它们的相应子项。首先单击项旁边的加号 ，再使用“大纲”工具栏上的“提升” 或“ 降低”按钮 。此操作选择整个组（项加上子项），将全部内容按一级提升向左或向右移动。（例如，2 级变为 1 级，从属的 3 级变为 2 级）。正文文本的级别不变。 您还可以在不更改子项的情况下提升或降低项，只需将插入点放在项中任何一个地方，然后再单击“提升” 或“降低”按钮。 如果确切知道要将标题移动到哪一级别，还可以在“大纲级别” 列表 中选择该特定级别。 若要将某项一直提升到“标题 1”或将该标题一直降低为正文文本，请使用“大纲”工具栏上的“提升到标题 1” 或“ 降为正文文本”按钮 。
