1、商务信函,财经事务文书,文种写作知识,商务信函是商贸往来双方（买卖双方、供需双方）在建立业务关系、洽谈生意、沟通商情、回答问题、处理业务事项完成一笔交易的过程中使用的信函。如询价函、报价函、订购函、确认订购函、交易磋商函、催款函、装运通知函、索赔函、理赔函等。商务信函是配合商品交易活动进行而使用的财经事务文书。商务信函的撰写使用是与商品交易过程同步的，商务信函的撰写成为商品交易经济工作的组成部分。,催款函是一种催交款项的商务信函，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的一种财经事务文书。,一、催款函,（一）催款函的概念,（二）催款函的形式,1.便函式：以信函的形式写作。,2.表格
2、式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。,查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。 催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。,（三）催款函的作用,（四）催款函的结构 例文,1.标题和编号 如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题
3、一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。,2.称呼 这是受文的对象，即欠款单位或个人的名称。,3.催收内容这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额、拖欠的情况及催收的要求，以便使受文单位明确情况，及时地交款。催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 文后后一般用惯用语“特此函告”作结。 例文,4.处理意见催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方
4、面予以说明： 要求欠款户说明拖欠的原因。 重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。 再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。,5.落款 写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。例文,实例阅读,催款函 公司： 截至年月日，我公司帐面尚有贵公司欠款元（大写人民币元整）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在年月日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。如贵司仍不能按期支付，我公司将按有关规定(或约定)向贵公司追索欠款利息，甚至采取相关法律措施,届时，贵公司可能要承担诉讼而带来的更大损失。如有特殊情况，请即与
5、我公司联系，手机：，邮编：，地址：。 特此函告。 公司（印章） 年月日,二、索赔函,（一）索赔函的概念,索赔函是指产生合同争议或商业纠纷后，受损一方向违约一方或造成损失的一方提出赔偿要求的一种商务信函。,（二）索赔函的结构和写法,索赔函一般包括以下六个内容：,1.标题 标题的写法有两种: （1）只写“索赔函”三字； （2）关于索赔事由索赔要求“索赔函”，如例文的标题。,2.称呼 写索赔对象的名称。,3.正文索赔条款主要包括五项内容：例文,简述事由。,陈述违约事实。,说明索赔理由。,陈述对方违约给自己带来的损失。,提出具体的索赔要求。,例文,4.附件附件一般是索赔的相关证据。写法：先写“附件”二
6、字，再写明附件名称，如果附件有多个，则在 附件名称前加序号。,5.落款和日期写明索赔方的单位名称或个人姓名，在落款下写上索赔函写作的具体时间。,6.联系方式在落款和日期的左下方提供索赔方的联系人姓名、电话及联系地址。 例文,1.在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任。2.提供足够的书面文件和有关方面的证明；3.提出索赔要求应合情合理，不漫天要价；4.应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措词和语气。,（三）索赔函写作的注意事项,关于日野型卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的索赔函 省汽车贸易中心： 我公司于2001年6月
7、6日向贵公司业务一科购买附有商检合格证的日野型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于2001年6月23日交货，9月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于11月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求： 一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴证等问题； 二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。 希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。 附件：1.购车发票两张 2. 市公安局检测站检验书。省商业储运公司 2001年11月12日(公章) 联系人：、 电话： 联系地址：市路号 省商业储运公司 汽车队,实例阅读,
