1、办公软件,第四章 电子表格EXCEL,回顾,4.1 Excel 2007的基本知识 4.2 输入、编辑数据 4.2.1 表格对象的选定 4.2.2 输入数据 4.2.3 编辑数据 4.3 管理、美化工作表 4.3.1 插入、复制、删除、重命名工作表 4.3.2 冻结或锁定行和列 4.3.3 隐藏或显示行和列 4.3.4 设置单元格格式 4.3.5 使用自定义数字格式,内容,4.3 管理、美化工作表（续） 4.4 数据的筛选、排序 4.5 数据的汇总和分级显示,4.3.6 使用条件格式和数据有效性,1设定条件格式 采用这种格式易于达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用
2、数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为 False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。,（1）使用双色刻度设置所有单元格的格式 双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。例如，在绿色和红色的双色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色更绿，而较低值单元格的颜色更红。, 快速设置 Step1：选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。 Step2：在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“色阶”，再选择双色刻
3、度（一般第二行为双色刻度）。, 高级设置 例4使用双色刻度设置成绩表中政治、语文、数学、英语四科所在单元格的格式。,设置最小值,设置最大值,设置颜色,在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式” 旁边的箭头，然后单击“新建规则”。将显示“新建格式规则”对话框。,（2）使用三色刻度设置所有单元格的格式 三色刻度使用三种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如，在绿色、黄色和红色的三色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色为绿色，中间值单元格的颜色为黄色，而较低值单元格的颜色为红色。,例使用三色刻度设置成绩表中政治、语文、数学、英语四科所在单元格的格式。,（
4、3）使用数据条设置所有单元格的格式 数据条可帮助我们查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条的长度代表单元格中的值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。在观察大量数据（如节假日销售报表中最畅销和最滞销的玩具）中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。,（4）使用图标集设置所有单元格的格式 使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围。例如，在三向箭头图标集中，红色的上箭头代表较高值，黄色的横向箭头代表中间值，绿色的下箭头代表较低值。,（5）添加、更改或清除条件格式 在“开始”选项卡上的“样式”组中，选择“条件格式”命令按钮 ，在弹出的菜单
5、中有“新建规则”、“删除规则”、“管理规则”，这几项就是用来添加、更改或清除条件格式的,4.3.6 使用条件格式和数据有效性,2数据有效性 数据有效性主要有两大功能： 一是通过设定一定的数值范围或特定要求，当输入的数值超过这个范围或者不满足所设定的要求时，Excel会自动阻止并提醒我们。 二是通过设置一系列的下拉列表，然后通过设置可以强制输入特定的下拉列表中的内容，这样可以减少重复输入，提高效率。,（1）设定一定的数值范围或特定要求 Step1：选定要设置有效性的单元格区域，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 Step2：在“设置”选项卡中，可以
6、选择允许输入的内容，如：整数、小数、日期、时间和文本长度等。,表示在选择的单元格区域中只能输入0100之间的整数。,Step3：在“输入信息”选项卡中，可以选择在输入信息时显示的特定的内容。,在“输入信息”选项卡中进行如左图所示的设置后，在单元格区域中输入数值时，Excel会自动在鼠标处出现如下图所示的提示。,Step4：在“出错警告”选项卡中，可以设置一旦输入错误信息时显示的出错警告。,在“出错警告”选项卡中进行如右图所示的设置后，在单元格区域中输入数值时，Excel会自动在鼠标处出现如下图所示的警告。,（2）强制输入特定的下拉列表中的内容 Step1：选定要设置有效性的单元格区域，然后选择
7、“数据”选项卡中的“数据有效性数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 Step2：在“设置”选项卡选择“有效性条件”为“序列”。然后在“来源”文本框中输入特定的内容。,在“设置”选项卡中进行如左图所示的设置后，在单元格中可见到一个下拉列表，点开下拉列表，就可看到 “来源”文本框中设置的内容。,注意：在“来源”文本框中输入序列时，序列中的各元素之间要用逗号隔开，而且必须是英文状态下输入的逗号。,4.4 数据的筛选、排序,4.4.1 筛选数据 4.4.2 数据的排序,4.4.1 筛选数据,当文档中的数据量很庞大时，可以使用Excel的筛选功能对数据进行筛选，快速查看特定的数据。 1自动筛选,
8、Step1：选择数据表中任意一个单元格，选择“数据”选项卡下的“筛选”命令 ，在标题栏的每个单元格右下角会出现一个下拉按钮。 Step2：点击任一下拉按钮，会出现多个可供选择的筛选项。,2自定义筛选 使用“自动筛选”只能按单一的条件进行筛选，如需对表格进行较复杂的筛选时可选择“自定义筛选”。 例4-6 使用自动筛选筛选出语文成绩大于等于70并且小于80的记录。,选择数据表中任意一个单元格，选择“数据”选项卡下的“筛选”命令 ，在标题栏的每个单元格右下角会出现一个下拉按钮，选择“语文”下拉菜单中的“数字筛选自定义筛选”命令，会弹出“自定义自动筛选方式”对话框。,3高级筛选 若要通过复杂的条件来筛
9、选单元格区域，可使用“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”命令 ，对数据进行高级筛选。 在进行高级筛选之前，必须先在单元格区域上设置筛选的条件区域。条件区域的相关规定如下： 条件区域分为条件标记行和具体条件行，其中条件标记行在条件区域的最上方，涉及到的列名逐一列示；具体条件行在条件标记行的下方，用于设定具体的条件。 在具体条件行中位于同一行的条件为“与”(AND)的关系，表示要求筛选出同时满足这些条件的记录；错行的条件为“或”(Or)的关系，表示要求筛选出只要满足其中一个条件的记录。 对相同的列(字段)指定一个以上的条件或条件为一个数据范围，则应重复列标题。,例如，要查找政治成绩大于等于
10、“80”，且语文成绩大于“75”的所有记录，条件区域设置如下：,例如，要查找政治成绩大于等于“80”，或者语文成绩大于“75”的所有记录，条件区域设置如下图所示：,例如，要查找平均分75且90分的姓“王”的记录，条件区域设置如图下所示。,例4-7查找语文、数学、英语三科成绩都大于等于80分的记录，显示出这些记录的所有信息。步骤如下： Step1：设置条件区域，如图下所示。,Step2：选中任意单元格，选择“数据”选项卡下的“高级”命令 ，打开“高级筛选”对话框，在“高级筛选”对话框中选中“将筛选结果复制到其他位置”。另外，在“数据区域”指定要进行筛选的数据区域；“条件区域”指定要进行筛选的条件
11、区域；“复制到”指定筛选结果位置；“选择不重复的记录”指筛选时滤掉重复记录。,4.4.2 数据的排序,例:实现如下图所示中的学生按“语文”成绩由高到低的顺序进行排名，如“语文”成绩由相同的，再按“数学”成绩由高到低进行排名，如“数学”成绩再有相同，可再按“英语”成绩由高到底进行排名。,Step1：选中数据区域中的任一单元格后，单击“数据”选项卡下的“排序”按钮，弹出“排序”对话框。 Step2：单击“主要关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“语文”，然后再选择右侧的“降序”。 Step3：击“添加条件”按钮，可以添加“次要关键字”；单击“次要关键字”下拉列表框的下拉按钮
12、，在随后出现的下拉列表中可以选择“数学”，然后再选择右侧的“降序”。 Step4：单击“添加条件”按钮，然后单击“第三关键字”下拉列表框的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中可以选择“英语”，然后再选择右侧的“降序”。,4.5 数据的汇总和分级显示,4.5.1 数据的分类汇总 4.5.2 分级显示数据列表,4.5.1 数据的分类汇总,分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，可进行多种汇总。 例4-9 关于电子和计算机系各个专业的学生的成绩表，分别统计出这两个系别的各科成绩的平均分，如图下所示。,Step1：进行分类汇
13、总前，必须先要对分类的字段进行排序，本例中以“系别”为主要关键字进行“升序”排序，打开“排序”对话框。Step2：排序后，选择需要进行分类汇总的数据区域，单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮 。,Step3：在弹出的“分类汇总”对话框中设置“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”等参数，如下图所示。单击“确定”按钮得到最后的结果。,4.5.2 分级显示数据列表,使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。如果要分级显示一个数据列表，必须要将这个数据列表进行汇总或组合，分类汇总后的分级显示如下图所示，在分级显示图示中，如果显示 号，表示该项还包含展开项；如果显示 号，表示该项可以折叠，不包含展开项。 若要只显示某一级别的汇总，可单击行编号旁边的分级显示符号 。,Thank You !,
