1、1門市電腦作業管理系統XP版操作手冊Copyright 皇威國際資訊有限公司http:/.tw/106 臺北市大安區忠孝東路 4 段 220 號 4 樓TEL：886-2-27317533 FAX：886-2-8509200421. 前言 1-1 如何設置門市的各項軟硬體設備 1-2 如何安裝軟體 1-3 如何建立資料庫 1-4 按鍵操作說明 2.基本設定 2-1 範本資料庫-商品快速建檔 2-2 收銀員建檔查詢 2-3 銀行建權查詢 2-4 商品檔案建立 2-5 小分類建檔查詢 2-6 廠商建檔查詢 2-7 包裝建檔查詢 2-8 銷售資料維護 2-9 特賣活動 3.營業管理 3-1 銷售作業
2、 3-2 POS 銷售操作步驟說明 3-3 POS其他操作步驟與功能鍵說明 3-4 銷售明細表，銷售總表 3-5 各類查詢報表 3-6 營業分析 3-7 平均成本重新計算 3-8 發票管理 4.庫存管理 4-1 進（退）貨單建檔查詢 34-2 庫存分析 4-3 盤點輸入與調整 4-4 貨架輸入與調整 4-5 管理貨號變動 4-6 廠商商品訂貨 4-7 商品標籤批次列印 5.帳款管理 5-1 廠商應付帳款 5-2 票據查詢 5-3 廠商往來明細 5-4 退貨查詢 6.會員管理 6-1 會員建檔查詢 6-2 商品別會員分析 6-3 會員消費明細及總表 6-4 久未消費會員查詢 6-5 欠費查詢及還
3、款 6-6 顧客消費排行 6-7 會員價與均一價批次調整 7.系統維護 7-1 系統資訊 7-2 系統備份 7-3 系統參數設定 附錄一：盤點說明附錄二：銷售作業的HOTKEY附錄三：上線輔導作業要點41.前言1-1 如何設置門市的各項軟硬體設備1. 建議等級最好為 P3-800以上電腦， 256MB記憶體， 500MB以上硬碟空間， 硬體規格越高階，程式執行效率越好。2. 周邊產品，如錢櫃，條碼掃瞄器，價格顯示器，發票機，條碼機等等，本公司會派人於安裝軟體時一併安裝。3. 系統預設為微軟2000/NT/XP等中文版(建議2000，NT，XP)，桌面大小為1024*7684. 為了提供更好的服
4、務並及時處理客戶問題，請 貴用戶備妥數據機並申請網路連線帳號及電子郵件信箱，以便連線維護及版本更新作業。1-2 如何安裝軟體1. 在開始安裝作業之前，您的電腦必須是運作正常，且已安裝微軟視窗作業系統，您也必須瞭解其工作環境，並能夠操作滑鼠及鍵盤。2. 執行光碟片中MSDERelA內的Install，完成後重新開機，再執行光碟片中XPPOS目錄下之XPPOS安裝程式。3. 進入程式集中的門市電腦作業管理系統XP版內執行起始資料庫建立新的空白資料庫。4. 預設的帳號：test 密碼：test或按CTRL+C進入即可，使用者可依需要另行變更。5. 如為程式開啟後顯示試用版本，請自安裝日30日內向本公
5、司註冊。1-3 如何建立資料庫1. 系統開始運作前，請先建立好商品基本資料(含小分類)、廠商資料、店舖基本資料、人事資料權限劃分與往來銀行資料等。2. 本公司提供了制式化人事管理上的職務劃分(管理人員，店長，組長，收銀員)，請多加利用。51-4 按鍵操作說明1. 視窗上按鈕執行可先移動滑鼠到按鈕上，再按滑鼠左鍵即可。2. 視窗右上方的 圖示以滑鼠按一下，會結束該視窗。3. 視窗右上方的 圖示以滑鼠按一下，會將該視窗縮小到工作列上。4. 而兩者之間的 圖示可作視窗最大化或最小化的切換。5. 主檔維護視窗中粗體字文字框代表為必要輸入的欄位。6. Tab鍵 或 Shift+Tab鍵 向下一欄位或上一
6、欄位前進，而 鍵 在 提供下拉式視窗作點選。7. 按Enter鍵可向下移動至文字框，或執行視窗上的按鈕。8. 操作畫面中，黃體字之欄位為系統自動產生，不可以人為修改；藍體字之欄位為必要欄位，請務必填入適當的文字或數值。62.基本設定在基本設定中,提供了各項在營業之前所應建立的資料庫,項目如下,我們將在後面一一詳細介紹使用方法。1. 範本資料庫2. 收銀員建檔查詢3. 銀行建檔查詢4. 商品建檔查詢5. 小分類建檔查詢6. 廠商建檔查詢7. 包裝建檔查詢1.相同商品組合2.不同商品組合8. 銷售資料維護9. 特賣活動2-1 範本資料庫-商品快速建檔1. 此功能用於轉檔之客戶或之前採用別家系統，改
7、用本系統時轉換商品資料的捷徑。在此，我們先將要轉檔或之前的商品資料存放於此，使用者依照需要將商品一一選入資料庫。2.選擇基本設定中的1.範本資料庫,如果裡面已經有商品資料，可以選取至資料庫中而不需從新建檔。71. 在紅框中輸入想查詢的品名,再按查詢2. 就會出現秀出在品名有該查詢字的商品3. 您可以在需要的產品上使用滑鼠點二下,在選取欄上就會出現*號,表示該商品您已選擇了,再按下新增至資料庫。4. 您所點選的範本商品品項若是同一分類，可以一次點選，但一次請勿超過10項商品，以免系統運作停滯。5. 會出現小分類編號,請選擇該項商品的小分類 6. 如果在選取的地方出現*,表示之前該商品已經加入資料
8、庫過了。7. 按下選取或是ENTER8. 出現資料新增n筆完成,就完成了.2-2收銀員建檔查詢一開始我們要先建立員工的一些基本資料,每人要設定不同的權限及密碼,確實做到分工及分權的管理。在收銀員建檔查詢中我們提供了新增、編輯、刪除、權限設定等功能。您可以針對任何一個收銀員,依據他們工作上的需要設定他的權限。1. 先在要變更權限的收銀員編號上點選一 下,使他反白82. 按下權限設定3. 在需要開放的權限項選前的方框上打勾,若要取消該權限則將打勾處取消即可。4. 也可以選擇開放全部、關閉全部的方式,就不用一個個去勾選項目。5. 在確定之後按下儲存權限即完成權限設定。6. 權限設定完成後，需重新啟動
9、系統才會有效。2-3銀行建檔查詢銀行資料的建立，是方便我們在後面的帳款管理，提供了新增、編輯、刪除、選取等功能。92-4 商品建檔查詢1. 提供新增、編輯、查詢、選取、一覽表、列印條碼、銷售轉換等功能。新增功能執行後，選擇商品欲歸類的小分類，系統會自動產生商品代號，其他欄位由使用人員自行輸入。對任何商品資料想要修改，則可先查詢商品，再執行編輯功能。完成後，若此商品沒有國際條碼可執行列印條碼，將此商品的條碼標纖印出來(因印表機廠牌不同，標籤列印可能略有差異)。2. 黃體字之欄位為系統自動產生，不可以人為修改，藍體字之欄位為必要欄位，請務必填入適當的文字或數值。3. 可按Tab鍵 或 Shift+
10、Tab鍵 向下一欄位或上一欄位前進，而鍵在提供下拉式視窗作點選。 10請務必填入稅別及平均成本，否則發票管理及營利分析將會不準2-5 小分類建檔查詢商品管理，若結合一套有效率的分類方式，有如在圖書館借書般地容易，有助於管理效率提昇。小分類代號由三碼組成。有新增、編輯、列印 、選取 等四種功能，欲選擇某一分類作修改或刪除，首先，在格線中選一分類點兩下，便可作修改及刪除。2-6廠商建檔查詢111. 提供新增、編輯、查詢、選取、查詢商品功能。新增功能執行後，系統自動產生廠商代號，其他欄位由使用人員自行輸入。對任何廠商資料想要修改，則可先使用查詢將該廠商資料找出來，再執行編輯功能，修改完成之後按確定。
11、2. 黃體字之欄位為系統自動產生，不可以人為修改，藍體字之欄位為必要欄位，請務必填入適當的文字或數值。3. 可按 Tab鍵 或 Shift+Tab鍵 向下一欄位或上一欄位前進，而 鍵 在提供下拉式視窗作點選。查詢商品能讓使用者查詢該廠商所有提供的商品。紅線框住的地方，會決定應付帳款的票期到期日，需設定正確。稅區分分成免稅，內含還是外加，請設定正確。2-7包裝建檔查詢1. 相同商品組合某些商品,可以有多種售出方法,進貨的時候通常會進一大盒,但是有時我們會一整盒售出,有時候會也會採取零買的方式一包一包的售出,如果以新增的方式去新增相同的商品時,會造成庫存不正確,這時候為了要讓以後在盤點的時候數量可
12、以正確,還有在售出的時候可以對應到正確的售價,我們於是有了商品組合的功能。12(1)按下新增輸入要排裝的管理貨號,就會秀出該商品的成本價及售價(2)輪入要多少數量為一個新的售出單位(3)如果該項新組合商品有國際碼,也可以直接輸入,輸入該品項的新品名以及價格(4)系統為幫新的產品產生一個新的管理貨號，按下確定即完成。2.不同商品組合當商品要做促鎖的時候,會將2種或是多種不同商品組合在一起,以比市價便宜的方式售出,這個時候就會用到不同商品組合的功能了。13(1) 按下新增, 系統會自動產生一個新的管理貨號(2) 輸入品名，規格，廠商，單位，稅別，售價等等相關資料(3) 將要組合在一起出售商品的管理
13、貨號輸入(4) 輸入要組合的數量(5) 輸入品名及售價(6) 系統會自動產生一個新的管理貨號,按下確定,完成該項商品。2-8 銷售資料維護產品銷售給客戶之後，萬一銷售資料有誤，可以藉由此一功能作修正。1. 進入銷售資料維護，輸入日期期間，按下確定就會出現銷售資料。14 編輯銷售：可以修正台號，銷售員，統一編號，會員，付款方式等，成交金額是不被允許修改的 編輯成本：當商品銷售出去後，由於尚未更新成本資料，此時可以藉由此功能補上最新的商品成本資料。 補印發票：當發票機臨時故障或是更換發票時，遺漏的發票可以藉由此功能列印發票2-9 特賣活動 特賣活動輸入特賣活動代號及名稱，起始日期，時間，截止日期，
14、時間，請先設定為停用，然後按新增特賣。 進入特賣商品維護，一一輸入特賣商 品，輸入完成後請按存檔。15 特賣商品輸入完成後，特賣活動起始日前，再作開啟特賣的動作。163.營業管理3-1 銷售作業台號 : 收銀機台號，Insert鍵為POS畫面的切換設定。收銀員 : 在進入程式之前輸入的帳號，會顯示收銀員姓名。折扣: 單項商品作折扣。快速鍵為 F2 鍵。折讓: 單項商品作折讓。快速鍵為 F3 鍵。退貨: 辦退貨。快速鍵為 F4 鍵。改價: 更改商品銷售價格。快速鍵為 F6 鍵。區: 收銀機功能鍵訊息區 17重覆: 重覆上一筆銷售。快速鍵為 F7 鍵。刪除: 刪除銷售明細中的任一商品。快速鍵為 F
15、8 鍵。數量: 兩個以上數量商品銷售。快速鍵為 F9 鍵元 : 未建檔商品銷售時使用。快速鍵為 F11 鍵。付現: 現金付款。快速鍵為 F12 鍵。會員：輸入T+電話號碼，N+姓名，I+身份證字號或是C+客戶編號後，按PAGE DOWN會出現會員資料供您選取正確的會員會員消費明細：呼叫出會員後，按END會出現會員購買記錄會員消費匯總：呼叫出會員後，按HOME會出現會員180天內的購買記錄發票起始號碼設定請按PAGEUP即可Ps. 1.功能鍵使用皆先輸入數字，再按功能鍵(除了退貨例外)。2.輸入條碼後，按ctrl+c可以顯示該商品之平均成本會員卡查詢：輸入會員卡號查詢資料。快速鍵為 F5鍵。18
16、將銷售時所作之動作，放大顯示在畫面上，如數量幾個，有無折扣、折讓，商品的管理貨號、中英文品名、單價，單項銷售金額 等。序號 : 銷售序號。管理貨號: 商品的管理貨號。中文品名: 商品之中、英文品名。單價 : 商品售價，可在線上及時更改售價。數量 : 商品銷售數量。折扣 : 折扣數，可輸入數字 0-100 數字。折讓 : 折讓之金額，請輸大於 0 之數字。金額 : 作完折扣、折讓後的銷售金額。庫存 : 剩餘庫存量，可由顏色來區分數量多少。廠商 : 最近一次的該商品的廠商編號。紅線框住區域為小計欄可作總額折扣、總額折讓功能。區: 商品銷售訊息放大區 區: 商品銷售明細區 193-2 POS 銷售操
17、作步驟說明一、正常銷售：、逐一以掃瞄器掃瞄商品條碼。、若有國際碼者、請掃瞄國際碼（13碼)，無國際碼者、請掃瞄所貼之管理條碼（8碼）。、按F12 “ 付現 ” ，螢幕右下方小計欄，會顯示銷售總金額2280。、顧客若拿出與總額相同金額的現金，直接按“ 確定 “鍵。顧客若拿參仟元現金時，應在金額欄內輸入3000，再按”確定”鍵，此時螢幕會顯示找零： 720元。二、同一商品有多項銷售：例：購買克風邪五瓶。A、輸入 5。B、按“ 數量 ”鍵F9。C、掃瞄“克風邪“上之條碼（國際碼或管理碼）。D、按“ 付現 “鍵F12，螢幕顯示小計欄為90。E、顧客若拿出與總額相同金額的現金，直接按“確定“鍵。顧客若拿
18、 100元鈔票時， 應在付現欄輸入 100，再按“ 確定 “鍵，此時螢幕會顯示找零：10元。三、退貨：A、按“ 退貨 “鍵F4。B、掃瞄所要退貨之商品貨號（國際碼或管理碼）。C、若有多項退貨，重覆執行上述A、B項步驟。D、最後按“ 付現 ”鍵F12。四、單品折扣：例：購買某商品九折。A：輸入 90。B：按“ 折扣 “鍵F2。C：掃瞄該商品條碼（國際碼或管理碼）。D：以後同一、正常銷售。五、單品折讓（金額折扣）：例：購買某商品折讓5元。A：輸入 5。20B：按“ 折讓 “鍵F3。C：掃瞄該商品條碼（國際碼或管理碼）。D：以後同一、正常銷售。六、總額折扣：例：購買共500元之商品折扣 90%。A：
19、逐一以掃瞄器掃瞄商品條碼。B：按“ 付現 “鍵F12。C：在折扣處，輸入 90。D：若顧客拿出與總額相同金額的錢，直接按“確定”鍵即可；若拿1000元，則在付現處，輸入 1000，再按“ 確定 ”鍵，螢幕會顯示找零： 550元。七、總額折讓：例：購買共550元之商品折讓50元。A：逐一以掃瞄器掃瞄商品條碼。B：按“ 付現 “鍵F12。C：在折讓處，輸入 50。D：若顧客拿出與總額相同金額的錢，直接按“確定”鍵即可；若拿1000元，則在付現處，輸入1000，再按“ 確定 ”鍵，螢幕會顯示找零：500元。3-3 POS其他操作步驟與功能鍵說明、若某商品無法以掃瞄器掃瞄時，如何輸入：1、直接輸入該商
20、品國際碼或所張貼之商品條碼數字。或2、輸入品名按F10查詢找出該商品。Q、在前一位顧客尚未銷售完畢時，要如何再幫下一位顧客結帳。A：1、按鍵盤上的Insert作切換。2、左上角數字會變化，則代表目前正在銷售畫面。 、若資料庫中沒有該商品資料時，如何輸入：1、隨便輸入一組數字代碼或品名，如:0128。2、輸入該商品售價，假設該商品為230元，則輸入230。3、再按”元”鍵F11。、前後兩項商品相同時：21：1、掃瞄該商品條碼。2、按“重覆“鍵F7。3、其他同一般銷售。、如何刪除一筆已銷售商品：1、輸入銷售明細區的編號。2、按“刪除“鍵F8。 、某商品如何在線上改價：例：某商品售價為50元， 預改
21、為48元。：1、掃瞄或輸入該商品後。2、輸入 48。3、按“改價“鍵F6。、如何區分是在退貨、查詢或銷售商品：在收銀機訊息區，會有銷售商品、商品退貨等狀態顯示。、鍵盤“Esc“鍵用途：1、操作錯誤時清除警告訊息。2、清除所輸入之數字或畫面上不要之訊息。3-4 銷售明細表，銷售總表1. 可以依台號，收銀員，小分類，廠商，付款方式及日期期間產生報表2. 依收銀員會出現總折扣與折讓金額，是銷售作業時小計F12畫面中的折扣折讓總金額;依廠商或是小分類則無。223-5 各類查詢報表提供銷售時段，商品銷售價格帶，商品銷售狀況查詢，商品銷售排行榜（依金額或是數量）以及滯銷商品的查詢3-6 營業分析提供客戶單
22、價分析，商品毛利排行榜，各類毛利總表（商品，小分類，廠商），廠商別進銷存彙總表，營業分析總表（年，月，日營業分析總表）3-7 平均成本重新計算當某一商品不同進貨期間有不同的進貨成本時，為真實反應平均成本時，再使用本功能。3-8 發票管理依照商品建檔資料是稅別是內含或是免稅時，當商品銷售出去後產生的明細表與總表。234.庫存管理4-1 進（退）貨單建檔查詢依廠商進退單依次輸入即可，若是該進貨單已經付款結清，在付現一欄打勾。存檔完成後，會自動顯示是否列印條碼的選項，此時可依照您的需要作選取。請注意進貨單的商品必須是商品資料中的商品，而非組合商品。4-2 庫存分析1. 依廠商，商品查詢異動狀況2.
23、列出庫存不足的商品3. 目前庫存總成本（依廠商，貨架，小分類及彙總表四種）244-3 盤點輸入與調整可以依管理貨號（商品），小分類，廠商，貨架查出商品數量，如有錯誤，可以進行調整。4-4 貨架輸入與調整1. 可以依管理貨號（商品），小分類，廠商，貨架列出商品貨架位置，如有不對，可以進行調整。2. 建議您將商品貨架鍵入完整，將有助於商品盤點作業。4-5 管理貨號變動如有商品編錯小分類，或是該商品已經不再銷售時，可以將此商品編列到正確的分類或是自編一個不再銷售的分類去，這樣，原有之銷售資料與進退貨資料能夠完整保留起來，資料才不會流失或不吻合。4-6 廠商商品訂貨輸入廠商代號後自動搜尋出低於安全存量
24、之商品，然後勾選商品，產生訂貨單。訂貨量可另行修改。254-7 商品標籤批次列印可以搭配一般印表機或是條碼機作批次列印265.帳款管理5-1 廠商應付帳款若是您已經輸入進（退）貨單，此時就可以依廠商查出應付金額，並登入票據。5-2 票據查詢1. 依您登錄的票據，依時間可以查出您以往的票據紀錄或即將到期之票據。2. 可依廠商或是銀行進行排序275-3 廠商往來明細可以依某一期間針對某依廠商產生對帳單5-4 退貨查詢可以針對某一廠商查出總退貨金額及商品品項286.會員管理6-1 會員建檔查詢一開始我們要先建立會員的一些基本資料,可以設定不同的會員等級。在會員建檔查詢中我們提供了新增、編輯、刪除、查
25、詢 、一覽表 等功能，並可以列印出客戶地址標籤。6-2 商品別會員分析1. 可依商品找出哪一些會員消費，找出該商品市場所在。2. 若有該商品促銷時，可以列印客戶位址標籤，告知客戶再次消費。296-3 會員消費明細可依會員及日期期間查詢出消費過的商品品項並列印消費明細及總表。6-4 久未消費會員依據距今天數查詢出未消費之會員6-5 應收查詢及還款輸入會員資料即可尋找出會員欠費資料並作還款的處理，如無輸入任何查詢資料，按開始查詢後，則是顯示所有欠費的消費資料。306-6 顧客消費排行依據消費期間，消費金額或是消費次數，找出前N名之消費會員。6-7 會員價與均一價批次調整依據商品售價來做為會員價及VIP價的依據作批次之調整。
