1、1.4 Addressing Envelopes（信封的写法）,在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。,图1-1 寄往国外信函的信封写法,General Trading Co. 28 North Road Beijing 100020 P. R. ChinaOverseas Trading Co.52 Hooigracht StreetAmsterdam, the Netherlands,注意事项：,（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。（2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置
2、，收信人的姓名和国名须分行书写。,1.5 Parts of English Business Letters（英文商务信函的组成部分）,1. 信头（Letter head）信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。,2. 日期（Date）日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。,3. 信函编号（Reference number）给信函编号是为了便于往来书
3、信的存挡和查阅，一般采用Your Ref.（你方编号）或Our Ref.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样：Your Ref.：Our Ref.：,4. 信内地址（Inside address）信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行：Mr. Francis LawrenceVice PresidentSwinton Co.87 Unico AvenueToronto, ST 9878Can
4、ada,5. 称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正式称呼有：Dear Mr. Smith，Dear Mrs. Smith，Dear Miss Brown，Dear Ms. White。如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes. White and Gray。写信给一家公司时，通常用Dear Sirs，也可以用Gentlemen。,6. 事由（Subject）事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面
5、可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。例如：Subject：Mens BicyclesRe：Sales Confirmation No.2536Your Order No.：Reference：,7. 信函正文（Body of the letter）信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。如：Mr. John Smith, Page 2, Jun
6、e 3, 2005,8. 信尾客套语（Complimentary close）信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“此致，敬礼”等。常用的有：Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards；更亲切一点的有：Cordially, Cordially yours；再正式一些的有：Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully。注意，只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行处。,9. 签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采
7、用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。例如：Yours truly,General Trading Co.（Signature）John SmithSales Manager,10. 经办人代号（Reference notation）经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于必要时查对之用。经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成，用冒号或斜线号分开，可用以下方式书写：FCM/HL，FCM:HL，FCM/hl，fcm:hl,11. 附件（Enclosure）假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容
8、。当附件只有一件时，注明Enclosure 或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。例如：Enclosures 3: 1.Birth Certificate2.Visa3.Letter of Reference,12. 抄送（Carbon copy/C.C.）发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：C.C.: The Bank of ChinaCopies to: directorsCc to: CEOCopy to: Sales Manager,13. 附笔（Postscript/ P.
9、S.）若写完信后还须附加项目时，就需补述，这类似于中文信中的附言。有时并非真正将忘了写的事情补上，而是故意引起对方的注意。附笔被放在抄送下方。在写完P.S.之后，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。,Example:,Yours faithfully The OVERSEA CO.LTD (Signature) Jackson Brown Sales Agent Enc. as stated c.c. Mr.Henry Brown-EIE Co.(Sales Manager) P.S.Im going to see you at the Chinese Export Corporation
10、. J.B.,1.6 The Opening and Conclusion of English Business Letters （英文商务信函的开头和结尾）,信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。对于回复信件，可采用以下方式开头。,1. 英文商务信函的开头,（1）感谢对方的来信,（2）对来信进行回复,（3）回复来信中的有关问题,（4）回复来信中提出的要求或指示,（5）表达满意和欣喜,（6）表达遗憾和惊讶,对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。,（1）通过别人的介绍了解到对方,（2）对以前信函的补充或
11、确认,（3）通知对方一些情况,2. 英文商务信函的结尾,商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复可把结尾分为两类。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于无须对方答复的信函，可以用以下两种方式结尾： （1）表达感谢或希望继续合作的意愿,（2）表达歉意,1.8 Formats of English Business Letters（英文商务信函的格式）,商务信函要达到良好的沟通效果，一方面要撰写恰如其分的句子和段落，另一方面还必须运用恰当有效的信函格式。英文商务信函有三种常用的格式：缩行式（the indented form），齐头式（the block form）和修正齐头式（the modified block form）。,（1）缩行式,如图1-2所示，缩行式信函的日期行、结尾客套语、作者姓名和头衔都从所在行中间偏右的位置开始写，事由行居中。每个段落的第一行从左边界空5个字母的位置开始，其他各行都从左边顶头写。,图1-2 缩行式信函格式,（2）齐头式,如图1-3所示，齐头式信函的每一行都从左面的边界开始写，前面不留空格。,图1-3齐头式信函格式,（3）修正齐头式,如图1-4所示，修正齐头式信函类似于缩行式信函，但段落首行不缩进。,图1-4修正齐头式信函格式,
