1、日语学院学生会秘书部20112012第二学期工作计划计划撰写人：* 日语学院在本学期伊始就进行了学生会的换届选举工作，经过了自愿参选、民主选举等环节，新一届的学生会领导班子应运而生。作为新上任的秘书部部长们，在接下这份甜蜜而沉重的担子之前，我们就对秘书部未来的各个方面有着许许多多的构想。上任以后，我们相互交换了各自的意见，进行了多次的交流讨论，并最终把我们的想法融合在一起，完成了这份工作计划。一、部门性质秘书部作为主席团与各部之间的中枢机构，在学生会处于举足轻重的地位。秘书部以团队建设、魂魄打造、角色管理为中心，秉着让工作系统化、有效化、条理化、清晰化的原则，不断完善自身的愿景、使命和精神理念
2、。秘书部的主要功能是参与到学生会主办的各种重大活动中，负责相关活动方案的拟定、活动前期的准备、现场的会场布置、后期的新闻报道等相关工作，以及学生会人事档案的管理等。此外，秘书部还拥有全校唯一批准发行的院报日新月异 ，以及自主承办的特色活动“百家之言” 。二、工作范围秘书部作为学生会的枢纽，承担的工作主要分为两大部分，一是秘书部自己的品牌项目，包括日语学院院报和“百家之言”活动；二是秘书部协调其他各部门开展的工作，具体可分三个方面：新闻报道、多媒体制作以及日常工作。其中：新闻报道的工作包括：新闻摄影、录像、新闻稿的写作，以及后续的照片挑选等工作；多媒体制作的工作包括：海报、宣传单、视频以及幻灯片
3、的制作；日常工作包括：学生会公告的发布、学生会花名册、值班表、空课表的制作、日常通知的工作、大型活动桌牌、背签的准备、工作证的发放等会场布置工作、以及学生会资料的整理与保管、学生会人事档案的管理等。三、部内建制秘书部这学期设正部长一名，副部长两名，部员一十三名。部内原有的分组为：新闻组，日常组以及院报组。鉴于秘书部的日常工作中，院报方面的工作量较小、而在日语学院逐渐发展繁荣、不断加强对外沟通及扩大影响力的大形势下，新闻报道的任务量日渐增多的情况，我们决定，在原有的分组基础上，设多媒体组、日常组以及院报组，并由院报组和多媒体组共同负责学院新闻的报道工作。这样既能平衡各个小组的工作压力、也能使部员
4、们有更多机会得到充分的锻炼。但是，鉴于接下来的这学期工作任务繁忙、人手较为紧缺的情况，也本着让部员们充分得到锻炼、打造精英团队的愿景，我们决定暂时取消分组，让 11级部员们尽量多地接触部内的各种工作，并争取在此基础上培养出在单方面有突出能力的优秀干事，使之拥有能够独当一面的工作能力，从而为下半年以后的分组做好铺垫。四、多媒体工作：培养专业人才，提供技术支持秘书部作为学生会的枢纽，拥有一大批电脑能手。在各项活动中，经常负责各部所需要的幻灯片、开场视频、闭幕视频、音频剪辑以及海报与门票等的制作。同时，学生会电脑里的许多资料都十分珍贵，一旦丢失就会造成不可挽回的损失。因而，多媒体组的工作对于学生会各
5、项工作的正常运行也是十分重要的。在接下来的一学期里，我们将着重培养一批多媒体人才，继续在各项活动中发挥重要的作用。1，掌握图片处理技术。重点学会使用 Adobe Photoshop 等工具。2，掌握视频制作技术。重点学会使用会声会影、Adobe Premiere、After Effects 等工具。3、掌握办公软件的实用技术。重点学会使用 PowerPoint 等工具。4、掌握音频剪辑技术。重点学会使用 Cool Edit，Golden Wave 等工具。5、掌握各种文件的打印技术。重点学会使用团委的 EPSON 打印机、HP 彩印机等。5、及时备份学生会电脑资料，熟练掌握 EPSON Las
6、er 光盘刻录机的使用，并将整理好的光盘分门别类，做好相关目录和关盘保存管理工作，以方便日后查找使用。五、日常工作：保证工作质量，提高工作效率日常工作是秘书部最细小繁杂的工作，同时也是维持学生会运转的必不可少并且十分重要的方面。日常工作涉及的范围有：学生会公告的发布、学生会花名册、值班表、空课表的制作、日常通知的工作、大型活动桌牌、背签的准备、工作证的发放等会场布置工作、以及学生会资料的整理与保管、学生会人事档案的管理等。当下，秘书部熟悉并且基本掌握日常工作的 11 级部员有 5 名，但就目前来看都还无法做到能够熟练地完成每一项日常任务。因此，在新学期里，有必要加强部员工作技能的培训，使其能够
7、在将来的工作中独当一面。1，基本素质。日常组经常涉及通知的发放等工作，与学生会各部成员们的联系最为密切；在团委办公室工作的时候，和团委老师的沟通交流也很多，直接体现了秘书部乃至学生会的形象。因此，日常组的工作人员应具备良好的沟通交流能力，在联系沟通的过程中尤其要注意礼节方面的问题。2，工作质量。对于日常组的工作来说，学会熟练使用办公软件是十分必要的。针对此种情况，可以专门对 11 级部员进行进一步的办公软件培训，尤其是 EXCEL 和 WORD 相关技巧的学习。只有在充分了解并掌握办公软件的操作之后，才能保证高质量地完成相关工作。3, 工作效率。因为上学期以来，原有的日常组成员均曾多次参与各种
8、表格的制作，已基本熟悉了值班表、座位图、签到表、学生会通知的格式及制作，积累了大量的工作经验和相关的素材、模板。因而分类管理并合理使用现有的素材和模板对于提高工作效率有很大的益处。4，工作流程。日常工作都具有很高的时效性，因而遵守既定的工作流程、按时完成任务以及及时获得反馈，对于日常工作而言是十分必要的。工作之前熟悉工作要求，工作完成以后，应及时交予相关负责人，经过仔细校对审查之后再予以采用。5，规范学生会工作设备及资料的管理。秘书部工作需要大量的相关设备，也积累了大量的工作资料，需要定时进行整理汇总，保证其完好性。六、院报：完善出版流程，打造部门品牌以下为本学期院报出版的相关策划：期数：两期
9、（每期 500 份）出版时间：3 月底（RY15-0001 ） 、6 月初（RY16-0002）负责人：第一期 王洁 刘晓晓 王晓阳第二期负责人视前期各人表现而定主题：根据出版时间由院报负责人收集意见拟定。注意事项：部内人员及分组方式会有变化，第一期负责人由原院报组部员担当，部长们负责监督辅助，第二期可完全交给 11 级部员。内容：院报经过改版之后逐渐走向成熟，但内容及版式方面还显得不够专业，在院报现有的基础上也应加入更新的理念，在本学期两期院报制作过程中，应征集大家意见，尽量采用新的创意，以适应读者需求，并且应有效利用院报版面，为日院同学提供更多及时实用的信息。1、院报所有内容积极向上，符合
10、当代大学生精神面貌2、新闻版头条新闻采用日语学院近期事件进行详细报道。日院快讯需是日院近期相关事件。3、各板块新闻内容必须具有及时性、真实性。其余内容也不可过于陈旧。院报分发：由负责人通知部员进行。一年级：每班 20 份二年级：每班 10 份三年级：每班 5 份四年级：每班 2 份日语办公室：50 份秘书部每人一份团委老师各一份征稿：院报主题定下后，制作宣传海报，并进行长期征稿。所有投稿由指定人员负责，定时进行查收评选。选出的日文稿件交由指定老师校对过后方可刊登。院报工作具体要求：1、提高工作效率，要有严格的时间观念，做事不拖拉。每期院报制作准备期间，所有工作按时完成并交给负责人。2、各项通知
11、的准确与到位。资料收集整理过程中一旦有要求变更，负责人必须及时通知部员，以免资料收集错误或是做无用功。3、各期资料的有序存放。定期整理团委院报资料，按期数存放，妥善保管，方便拿取。4、每期院报发行后，进行一定范围内问卷调查，并详细收集记录调查结果，为院报创新优化积累经验，并将调查中得到的好建议或是意见应用到以后的院报制作中。5、院报资料收集完成后，由负责人安排人进行三次校对。并实行各次问责制。6、第一期院报刊印由负责人进行刊印前最后校对，并取回样本，经过部长再次确认后，第二次再前往确认刊印。第二期则由负责人一次性校对确认后交付刊印。七、新闻报道：注重工作细节，提升专业素质新闻报道作为秘书部常项
12、工作，是秘书部的基本职能。由于其具有的相对专业性及比较密集的工作量，做好新闻人才的培养将是未来阶段的重要工作，重点将从规程化细致化等方面提升新闻报道的水平。一、建设新闻稿资料库资料库将包含日语学院品牌活动的策划流程，及以往新闻稿、日语学院主要领导等内容。由于日语学院已经形成了一批品牌活动，熟悉这些品牌活动的流程以及活动性质将有助于新闻稿的出稿，并使摄影摄像工作更容易进行。其次，一些包含日语学院政策的新闻稿也可进行编辑整理，在写这类新闻稿的时候将会有极大帮助。以上内容可以考虑依托秘书部公邮或 qq 群。在此基础上，设立新闻稿交流区，将部员的新闻稿共享交流。二、完善新闻报道流程经过长时间的工作锻炼
13、，新闻报道的工作流程已基本成型。报道人员应该仔细遵循流程的要求，以保证新闻报道高质量高效率的完成。1、摄影人员接到活动报道通知，应第一时间去团委预定相机，并检查电池电量，于活动开始前半小时从团委取相机并提前到会场熟悉环境，主动联络活动负责人，了解活动的形式及流程。活动结束后归还相机。将报道相片及时存档。2、负责新闻稿的部员接到任务后，应提前与活动承办部门联系，获得活动相关资料，并提前到现场观摩，本着客观的原则编写，活动后尽快写出报道。3、为保证新闻的时效性，拍照和写稿同学应在活动转天中午之前将照片选好，将文字初稿交至团委老师处。4、若活动现场有任何突发情况，应及时与活动负责人联系。5、若在编写
14、稿件、选择照片过程中有任何问题应立即与团委老师或部长联系。八、发挥纽带作用，加强对外联系秘书部作为学生会的纽带，在主席团与各部门之间以及部与部之间的沟通交流中发挥着重要的作用。本学期，秘书部将充分发挥其职能，在确保各部成员力行学生会各项规章制度的同时，大力配合各部开展一系列的活动。为了更有效地做好协调工作，我们将从秘书部进中挑选出五位部员，每个人专职负责联系一个部门，定期对工作进行研讨、汇总。这样既能提高工作效率，又能加强联系，协调秘书部与其他各部的关系，培养大家的团队精神。此外，针对在与其他各部门的联系过程中，容易出现信息交流不全、沟通不畅等问题的情况，我们建议，在以后各类活动的举办过程中，承办部门应主动向秘书部提供相关联系人员，做到无缝连接，以便于秘书部新闻报道、会场布置等相关工作的顺利进行。以上就是我们针对本学期秘书部工作制定的工作计划。在实施过程中，我们将根据实际情况不断对之进行调整与改进，以全方面发挥秘书部的职能，更好地为学生工作服务！
