1、Essentials and Forms of Business Letter-writing,商业信函的组成部分和格式,Layout of a Business Letter 商业信函的格式,Three major forms Indented Form 缩格式 Blocked Form 齐头式 Modified Blocked Form 改良齐头式,Parts of a Business Letter 信件组成部分,Essential Parts 必要部分 1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and add
2、ress 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款,Optional Parts 附加部分8. The attention line 具体收信人 9. The subject line 事由 10. The reference notation 案号 11. The enclosure 附件 12. The carbon copy notation 抄送 13. The postscript 附言,1.China Na
3、tional Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: 2.Our Ref.Your Ref.Date: 15th November, 20- 3.Messrs H. Ronald & Co.556 EastcheapLondon, E.C. 3, England 8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.A
4、quatic Products5.We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this seaso
5、n. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.6.Yours truly,7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.Sig. _(Manager) 10.QS/AN 11.Enclosures 12.cc our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for
6、 a total value not exceeding USD50,000.,信函组成部分示例,组成部分分项示例,1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: 2. Our Ref.Your Ref.Date: 15th November, 20-,5. We thank you for your enquiry of
7、5 November.In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us
8、by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.6. Yours truly,7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.Sig. _(Manager),结尾敬语,10. QS/AN11. Enclosures12. cc our Shanghai Branch Office13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.,各部分
9、写法,信头:包括发信人的名称、邮政编码、电话号码、 传真号、电邮地址等。 收信人名称、地址英语：名称在上，地址在下地址先小后大中文：名称在上，地址在下地址先大后小,名称、地址,A UK address: Air Environmental Mechanical Equipment Limited2076 West Main Street Devon, EX14 0RA U.K.,中文名称、地址举例,山东外贸职业学院 中国山东省青岛市江西路62号,中国地址名称用英文写,Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu Internatio
10、nal Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 210001, P.R. China,单位名称,门牌号,大楼名称,街道,邮编,城市,国家,编号及日期,编号：在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般包括卷宗号码、部门代号或者该信的签发人姓名首字母。 位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年,美式日期举例,日期,英式日期举例,日期,日期写法注意事项,“月份”最好用文字，如：1. 2nd May, 20-2. 2 May
11、, 20-3. 2 May 20- (Comma can be omitted)4. September 21st, 20-5. September 21,20- 避免月份用数字，如 11/12/20-,封内名称及地址,封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其形式与其在信封上的地址完全相同。 对于个人的尊称一般包括：先生（Mr.）、夫人（Mrs.）、小姐（Miss）、女士（Ms.）等。如某人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边。,经办人,当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。,具体收信人,位置：1. 收信人名称地址之下2. 齐头
12、式靠左，缩格式居中3. 要加下划线 表示的是承办本信件的具体个人或部门1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming,称呼,称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。 位置：必须齐头 写法： 对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,词首字
13、母全大写，用逗号或不用标点符号,Gentlemen后用冒号,结尾敬语,位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 正规场合下常用： 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,第二个单词小写，用逗号或不用标点符号,事由,事由其实就是信得主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。,事由,位置：1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线 表示的是该信函的主题1. Re: Your Order No.463 for1
14、,000 Wide-screen TV Sets 2. SHEEP WOOL,信文,这是信得主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，注意以下几点： A、简明扼要，合乎语法、重点突出 B、分段正确、每段都有一个主题 C、打印无误，布局艺术。,称呼与结尾敬语的对应关系,落款,附件,位置：落款之下，左对齐 说明该信件有附件1. Enclosure2. Enc.3. Encl. As Stated4. Enclosure: Brochure,抄送,位置：附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人1. 明抄：cc Marketing Department2. 暗抄：bcc Mr. Simpson,
