1、洗浴业管理规范之第二篇总经理室管理第二篇 总经理室管理目前一般企业管理实行董事会领导下的总经理负责制，总经理执行董事会决议，全面负责企工作的正常运转，运用科学合理的经营方针使企业稳步发展，实施全新的市场战略使企业具备强；争优势，实现董事会总的经营目标。总经理室是公司进行经营活动和现代科学管理过程中的重要办事机构，它的主要职能：(一)办事职能，完成总经理交办的工作。(二)参谋职能，负责了解、收集、综合整理各类信息，为总经理决策提供依据。(三)组织实施总经理的决策与计划。(四)总经理室机构设置：图：P45第一章 总经理办第一节 组织机构一、机构设置图：P45二、人员配置总经理一名，副总经理一名，办
2、公室主任一名，秘书一至二名。第二节 岗位职责一、总经理(一)认真贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法令和有关规定，坚持社会主义经营方向，努力搞好公司的经营管理，使公司创造良好的经济效益和社会效益；(二)向董事会负责，执行董事会决议，定期向董事会报告工作，全面领导企业的日常工作，保证企业营业正常运转；(三)以浴客为中心制定企业经营方针和目标、营销策略、价格策略、竞争策略、远期发展目标，批准公司各项管理及工作制度、服务规范，规定各级管理人员和员工的岗位职责，保证实现管理科学化、标准化；(四)主管管理考核、评审，不断提高整体管理水平，调动全员积极性，创造竞争氛围，关心员工，赏罚分明，使公司有高度凝聚
3、力；(五)确保企业经营正常运行所需的必要的资源配备；(六)负责拟定企业年度工作计划和工作总结，检查和督导公司的培训工作，加强“软件”建设，重视选拔和培养人才，努力提高员工队伍的综合素质，不断提高服务质量；(七)加强公司的全面质量管理工作、安全管理工作、思想政治工作和计划生育工作，履行企业安全、消防第一责任人的所有职责；(八)负责召集和主持企业重大行政会议，检查和督导各级管理人员的工作，协调各部门之间的关系，有重点地定期巡视接待场所及各部门、各岗位经营及工作情况，检查服务质量，发现问题及时解决，并将巡视结果及指示传达至有关部门；(九)负责企业各部门部长、经理职务以上人员的签订、录用及辞退，并组织
4、培训督导，提高管理队伍的综合素质；(十)负责审核和上报公司年度财务预算和决算，向各部门下达年度经营计划和工作任务，健全各项财务制度，审阅分析每日、每月、每季及年度财务报表，检查每日营收情况，督导财务部门做好成本控制，费用节流工作，负责企业各类费用收支的审批，保证企业资金运用合理，提高创收水平，并负责企业所有经济合同的审批；(十一)保持和发展公司与社会各界良好的公共关系，树立和完善公司的社会形象；(十二)完成上级董事会、董事长授权和交办的其他任务；(十三)领会董事长培养人才的意识并切实实施。二、副总经理(一)按照总经理工作指示和授权，协助总经理抓好企业的经营管理、策划及拓展各种经营管理活动，在分
5、管范围内负责，完成总经理交办的各项任务；(二)贯彻执行企业经营管理体系的规范、标准，确保其建立、实施和保持，根据总经理的部署和分管的业务范围，制定方案并组织实施；(三)领导企业内部的评审、考核，向最高管理者报告标准管理体系的推行情况，包括改进的需求；(四)实行逐级分层管理，做好上传下达、沟通协调工作，检查和督导各部门的工作实务，充分发挥各部门的职能作用，确保在整个企业内提高满足浴客要求的意识，负责监督标准管理的服务质量；(五)对企业的服务质量负直接责任，定期组织召开安全工作、管理工作会议，实施监督检查；(六)负责企业员工的思想教育和队伍建设以及员工的招聘、奖惩等管理工作；(七)负责组织制定、修
6、改企业的各项管理制度、工作标准、工作记录并监督实施；(八)负责企业部分费用收支的审批； (九)调查分析国内外有关市场状况及同业状态，有针对性地向总经理提供准确信息和提出策划方案，供其参考和决策；(十)经总经理授权，代表企业与政府、上级主管单位及社会各界进行沟通、联络和交往。总经理不在浴所时，受总经理委托，根据自己的职权范畴行使总经理职权，主持全面工作，保证企业正常、有序运转。三、办公室主任(一)对总经理负责，全面主持总办工作，协助总经理决策、协调，带领总办全体员工保证管理指令得到贯彻落实；(二)坚持经常性的调查研究，收集市场信息，分析经营管理状况，根据总经理的指示，会同各职能部门就经营管理、市
7、场开发、物业管理、人力开发、质量管理、安全保卫、公共关系、员工生活等，提供信息和工作方案，为总经理的正确决策提供依据；(三)围绕公司经营目标、计划的实施过程，开展综合调研，做好信息收集、处理、反馈，及时总结推广经验，出谋划策，保证公司生产经营计划的顺利实施和各项经营指标的完成； (四)根据公司工作重点和总经理意图，搞好综合协调，解决工作中的矛盾和问题，做到互相协调，提高工作效率；(五)根据总经理指示，负责做好重要的外事活动、对外联系事宜，使总经理与外界联系的渠道保持通畅，安排好重要活动日程表、一般性接待工作的客饭安排以及各项接待活动；(六)负责总经理办人员的培训、管理和工作分配，做好日常督导，
8、提高本部门工作效率；(七)安排企业行政会议、例行管理会议，负责会议的通知签到，做好会议记录、会议纪要的编录；(八)负责协助建立、健全公司的各项规章制度；(九)完成总经理交办的日常行政事务工作，负责加工、处理领导交办的有关公文，负责以公司名义下发、上呈文件的文字把关，负责对文件承办情况的了解与催办，负责对外开具行政介绍信等；(十)负责统一管理本单位的档案，并定期进行整理、立卷、归档工作；(十一)完成领导交办的其他任务，配合其他部门使企业经营正常运行；(十二)对总经理办的重要工作要随时请示、汇报征取意见，日常工作每周作汇总上报。四、秘书(一)执行总经理、副总经理的批示，对办公室主任负责，协助领导决
9、策，帮助收集决策所需的信息、资料；(二)负责日常来访的接待，电话来访的接听、答复、记录、传达；(三)负责日常会议、谈判等具体事务的安排、通知、服务；(四)协助办公室负责人做好会议记录，整理会议纪要；(五)负责文件序号的编制，文件的传递、传阅、回收工作；(六)根据办公室主任的指示，定期对文件进行整理、立卷、归档工作；(七)负责报刊杂志的预定及信函的收集、整理、分发；(八)负责按照收发文件手续做好公司文件的收发工作；(九)负责打印、复印企业形成的经领导签发的文件资料；(十)负责办公区的值日卫生、供水工作，做好各部门的后勤服务工作；(十一)负责做好电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等办公设备的日常
10、保养维护，出现故障及时联络维修，保证工作正常开展；(十二)做好日常办公用品的保管、正常使用，节约为本，满足工作之需；(十三)负责公司的名片印制工作； (十四)完成领导交办的临时工作。 第三节 任职要求一、总经理1熟悉洗浴行业发展态势，了解市场竞争现状，对企业发展能够做出正确的整体市场定位；2实施专业化、规范化、标准化、科学化管理模式；3能够合理布置人员，全面督导，调动全员工作积极性，建立一支高效、团结的集体；4敢于改革创新，有魄力，有人格魅力，作一名卓越型领导；5熟悉财务管理运作，能够组织开源节流，提高企业创收水平； 6熟悉企业洗浴服务流程，为提高服务水平能实施合理的措施；7执行董事会决议，实
11、现董事会总的经营目标，与董事会培养人才、发展企业的意识一致；8具备处理各项事务的随机应变的能力，娴熟的公关外交开拓能力，为企业正常发展打下良好的社会基础；9具备有效的、科学的市场营销理念和广告策划能力，树立企业良好的社会形象；10领导企业建立良好的企业文化； ：11熟悉国家和服务业有关法规政策，熟悉企业法、经济合同法等法规；12企业管理专业毕业，大学专科以上学历，具中级专业技术职称，有五年以上洗浴管理工作经验，曾在专业浴所任副总经理或总经理，熟悉洗浴管理业务。二、副总经理1领会总经理的管理思想，具体按照总经理的工作指示，出色地完成具体分工任务；2了解洗浴行业，熟悉洗浴服务流程，能够运用科学的管
12、理方法，独立统筹企业整个经营环境；3严格实施企业总的管理模式，保证企业管理专业化、规范化、标准化、科学化；4具备上下沟通协调，合理变通处理工作问题的能力，善于处理紧急、突发事件；5综合素质高，管理思想先进，善于接受新观念，做好总经理的参谋与助手；6企业管理专业毕业，大学专科以上学历，具中级专业技术职称，有三年以上相关管理工作经验；7工作踏实肯干，有事业心，具开拓进取精神，沟通能力强，语言表达水平高，能够全身心投入工作；8身体健康，精力充沛，能出色完成本职工作任务。三、办公室主任1直接对总经理负责，为总经理决策、管理实施作好参谋和服务工作；2相关办公室管理工作经验丰富，内外协调能力强，安排好一切
13、日常事务，保证总经理工作安排衔接顺畅；3协调好总经理办与其他部门的工作衔接与配合，保证经营正常开展所需的一切工作需求；4熟悉公文写作，能够全面地处理各项公文撰写、修改与校正；5熟悉档案管理工作程序，做好企业文件的立卷归档工作；6综合素质高，工作细心周到，沟通能力强，大专以上学历。四、秘书1遵纪守法，严格遵守企业的各项规章制度，具备集体意识、全局观念；2熟悉掌握企业的业务内容，了解自己的工作范畴，灵活应付工作；3服从企业内部的工作调整、安排，听从领导的工作指挥，协助办公室负责人做好内调外联工作；4年龄 2025 岁，中专以上学历，综合素质高，语言表达能力强，具备灵活的人际关系协调能力；5熟悉一般
14、公文写作，并能按公文格式出稿打印；6身体健康、五官端正，举止成熟稳重；7能熟练运用 wold2000、wps2000、excel2000 等办公软件，打字熟练。第四节 文件控制程序一、文件收发处理程序公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。(一)收文处理1对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理。2对公司的收文要进行详细
15、登记来文处理笺 ，主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。3对需要办理的公文，由公司总经理办公室填写来文处理笺 ，由办公室主任提出意见后，送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作，要求各部门均实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。4对只需阅知的公文，由公司总经理办填写来文处理笺 ，送总经理、副总经理及有关人员阅知。5各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。6总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准，统一编号，装订成册，分发至相关部门使用。7
16、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。8没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理办公室档案部门定期销毁。(二)发文处理1对以公司名义外发的文件，由公司总经理办公室主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其他部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，
17、文中有无错漏等。2审修后的文件，由公司总经理办公室填写发文处理笺，经公司总经理办公室主任审核后，送总经理签发。3文件经总经理签发后，由公司总经理办公室文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档(一般存两份)。 4文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。5字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。6密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。7印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等
18、，应盖上校对专用章。二、文件立卷归档及档案的管理程序(一)档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容；(二)档案资料管理由总经理办指定专人负责，编制档案资料管理规定 ，报总经理办公室主任批准执行；(三)凡已办理完毕的，并具有保存价值的文书材料(包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等)，均应作为档案保存；(四)立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点，应作为永久保存，上级及相关业务部门来文可作为长期保存；(五)凡属归档的文件材料，承办人应负责收集完整后交档案专管人员，归档文件材料底稿必须清晰、齐全完整，并符合公文格式，忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件；
19、(六)档案材料要按内容的联系，合并整理、立卷；(七)档案材料要编制完整的目录，以便于保管、查找和利用；(八)销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律集中销毁处理。三、文件的保存、领用、作废与销毁(一)文件的保存1对企业立卷归档的文件必须由专人保管，专项存放，并且要存放于干燥通风、安全的地方；2各部门的文件由本部门严格保管，总经理办每季度对各部门文件保管情况进行检查；3任何人不允许在保存文件上乱涂乱画、任意修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；4企业统一发放使用的文件，在部门使用时内容如有变动修改，应及时通知总经理办备案。(
20、二)文件的领用1文件领用者应填写文件发放、回收记录 ，经总经理办负责人审批方可领用；2领用文件因破损无法继续使用，需要重新领用的新文件，旧文件收回，补发新文件即可，领用文件因丢失需要补发的文件，应注明丢失的文件的分发号失效，重新注册新的分发号补发文件，发放部门作好相应的发放签收记录。(三)文件的借阅、复制公司对文件的借阅、复制设立一定的授权范畴，借阅、复制有关文件时，应填写文件借阅、复制记录 ，由总经理办公室主任按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。(四)文件的作废与销毁1所有失效或作废的文件由总经理办公室从所有发放或使用部门撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；2为某种原因
21、需保留的任何已作废的文件，都要做上适当的标识，与其他文件明显区分；3对要销毁的作废文件，由总经理办填写文件销毁申请 ，经管理者代表批准后，由办公室授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。四、记录表的保存、领用、作废与销毁(一)记录表的保存1对于经营过程中使用的记录表，填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划掉；各相关栏目负责人签名不允许空白。2相关记录表如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，方可有效。 ，3各部门必须把所有记录分类
22、，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录表交质管部保存。4由质监部每三个月检查一次各部门记录表的使用、管理情况。(二)记录表的发放、借阅和复制1各部门必须定期每月向质监部领用所需的记录空白表；2各部门保管的记录表应装订成册，便于检索，需借阅或复制者要经质监部负责人批准并填写文件借阅、复制记录登记备案。(三)记录表的作废与销毁1所有超过保存期或因其他特殊情况需要销毁的记录表，必须由质监部负责从各部门撤回，填写文件销毁记录 ，交总经理办审核，报管理者代表批准；2为某种原因需保留的任何已作废的记录表，都要做上适当的
23、标识，与其它文件明显区分；3对要销毁的作废记录表，由总经理办授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。 五、档案资料控制程序(一)各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按条款类目分别存放，第二年经检查齐全后，整理、立卷，经公司总经理办公室主任审查后才可归档。(二)档案分类公司经营、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为以下几类：1设备仪器类；2基建类；3公司行政类；4经营管理类；5声像档案类；6服务技术规范类；7员工档案类；8会计档案类。分类方法：1按组织机构分类；2按工程项目分类；3按专业性质分类；4按设备型号分类；5按时间分类；6按问题分类。(三)
24、档案保管1存放档案必须有专用柜、架、排架方法要科学和便于查找；2接收档案必须认真验收，并办理交接手续；3底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜；4存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放；5。胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求；6要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销账卡时，
25、要查明原因，保存依据；7档案存放库房的保密工作要常抓不懈，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。(四)档案鉴定公司要根据国家和有关部门的规定，编制公司档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。1对公司有长远利用价值的档案应永久保存； 、2对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长；4鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定，每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期
26、，鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次；5档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关部门和人员负责修改、补充；6销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司领导审批，并报有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定。(五)档案统计1公司档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠；2档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。第五节 管理规定一、企业管理会议管理规定(一)目的：为加强企业管理，提高工作效率，特制定管理人员会议签到制
27、度。(二)适用范围：参会人员。(三)具体内容： 1企业参会人员有：各部门经理、部长、领班。2企业要求每周星期日下午 2：30 召开管理人员会议，要求全体规定参会的人员必须参加。3管理人员会议规定在召开，全体参会人员必须着工装戴工牌参加。4参会人员必须提前 5 分钟到会，并由质量管理部考勤管理。5管理人员会议不允许迟到、早退、旷会，否则，迟到、早退罚款 5 元，如因公事不能准时参会或要提前离开，须提前通知总经理或质检部；旷会者罚款 20 元；如有事不能参会，需提前向总经理请假，递交请假条，准假方可，否则按旷会处理。6会议地点或时间如有变动，提前通知各部门传达。7各部门管理人员需严格遵守以上制度，
28、保证会议正常有序进行。二、关于重要事务事前口头、事后书面汇报的规定为真实记录公司的发展史，便于领导决策，体现员工的工作水平和工作业绩，特规定重要事务办理之前要口头向领导汇报，内容包括如何去办理、有什么想法、实现什么目的，得到领导的同意和认可后方可去办理。事务办理完毕后，经办人员要写书面汇报报告。根据公司事务的性质汇报(报告)，一般包括以下内容：(一)题目一般为“关于的汇报”或“关于的报告” 。(二)前言 一般包括：哪位领导的安排或批注；时间；地点；人员：我方的主办人、协办人，对方的参加人员；主要议题。(三)任务内容撰写洽谈事务的内容一般宜采用简明扼要、条理清晰的方式，要求能反映事务的来龙去脉、
29、目的及结果。 (四)归纳双方的相同点和争议点相同点是指双方达成的一致意见；争议点是指双方有争议的焦点问题，主要指未完成的任务工作。一致分为完全一致和基本一致。该部分可以分段叙述，也可列表比较。(五)建议1对争议问题即未达成一致的工作问题提出自己的解决方案或措施，以及下一步工作的方向。2处理问题的理由、依据。一般包括法律、法规、规章、国家政策、公司政策、原则等有关的分析。3概述。一般包括对整个办理过程的总体印象，对现场人员表情的反应等等。(六)结尾1 “不当之处请指正”或类似话语；2所有经办人员签名；3书写时间，年月日要写全。三、企业文件发放、保密、实施管理规定为实现企业规范化管理、层级管理，保
30、证企业经营正常、有序进展，加强员工劳动纪律，为宾客提供优质的服务，企业总经理办及人事部特就有关管理规章制度文件下发至企业各级管理人员，各级管理人员必须严格按照有关管理制度来实施管理。现就发放文件的管理规定如下：(一)严格遵守员工手册之企业保密制度，不向外界传播企业经营信息和内部情况，不向外界传播内部管理文件资料，否则，一经查实，给予开除处理。(二)下发至各级管理人员的文件，必须实行签字领收，如调换岗位或离开企业，必须如数全部交还，否则，不予办理调岗或辞职手续，不结算工资。(三)下发至各级管理人员的文件，本人必须妥善保管，不允许借与他人使用，不允许与其他岗位的管理人员交换使用或交换传阅，不允许与
31、普通员工传阅，不允许复印、撕毁、随处扔弃、涂抹、修改、丢失、偷窃、私藏等，否则，一经查实，根据情节轻重，按相关处罚规定给予罚款、撤职或降级直至开除处理。(四)各级管理人员持有的文件，作为实施管理的惟一依据，要严格按照管理文件精神来贯彻工作，使本部门、本班组工作有效、有秩序进行，管理人员以个人观点为尺度实施个人偏激管理者，一经查实，根据情节轻重，予以撤职或降级处分。(五)下发至各级管理人员的文件，应收集成册，认真学习掌握，并组织下属学习，让员工认真执行企业的有关管理规定，管理人员对发放的管理规定不执行或不贯彻者，一经查实，根据情节轻重，予以撤职或降级处分。 (六)下发至各级管理人员的文件，是企业
32、规范化、层级管理的基础，各级管理人员必须依据各项管理规定实施本岗位的管理权限，不得越权管理，否则予以撤职或降级处分。四、企业印章管理规定为加强企业(企业全称)印章的管理，制订以下规定：(一)按照“安全、方便、统一”的原则，妥善使用和保管印章。(二)企业印章分为财务章、行政章、合同专用章三种；财务章由财务总监负责保管，行政章、合同专用章由总经理负责保管，也可委任副总经理或总经理办公室主任保管。(三)使用公司印章，财务方面，一般行政事务方面，必须经公司领导或总经理办公室主任提出意见，填写公司印章使用登记表 ，报总经理批准方能使用。(四)使用公司合同专用章，必须经部门领导、财务部经理、公司总经理审批
33、；项目金额较大的，必须经公司董事长审批；项目金额巨大的，必须经公司董事会三分之二以上成员会审批或召开董事会议通过方能办理。(五)对于日常工作，例行使用公司印章，按下列情况办理：1以公司名义发出的通知、介绍信、证明等文件，按照总经理签发为准。2以公司名义签署合同、协议等文本，按公司批准文件为准，参照第(四)条规定。(六)以公司名义出具有关介绍信、报表及其他有关材料使用印章，须经总经理批准，并逐一做好登记工作。(七)除例行使用印章外，未经总经理批准，不得擅自使用公司印章。五、文件的打印、复印管理制度(一)对办公室文秘人员打印、复印管理的要求：1严格遵守企业保密规定，认真执行公司各项规章制度，确保文
34、件资料的保密，并严格按照有关规定接办需打印的稿件。2熟练掌握电脑打字、复印机、传真机等设备的操作要求及技术性能，不断提高业务水平和工作质量。3努力学习各方面知识，提高工作效率，提高识别字体的能力，降低差错率。打印文件、表格等，做到准确、快速、清晰、整齐、美观。4打印稿件须按编号顺序、格式标准打印，稿件打出后，及时通知拟稿部门认真校对。5认真按照稿件上的修改符号进行修改，以免发生差错，发现问题或疑问，主动向有关人员提出。6打印密件要有人监打，离开工作岗位时要放在柜内上锁，打印完毕当面交接。7凡打印公司文件，如发现没有按规定填写办文纸或不符合公文要求的，应要求办文部门补办或改正，否则拒绝打印。8按
35、规定将有关稿件移交至档案室。9定期清洁机件，做好设备的维护保养工作，保持室内整洁，禁止无关人员进入打字、复印室。10完成公司及总办领导交办的有关事务。 (二)文件打印：1文件、材料须经办公室主任或副总经理兼管理者代表在草稿上方签批后方可打印；签批要注明日期、份数、签批人。2打印文件、材料要认真校对、准确无误、及时迅速、整洁干净。3要按公文格式，规范打印文件。4每份文件一般只打印一份，需五份以上的可采用复印或印刷。5文件、材料实行左侧装订，并做到整齐。6要熟悉打印设备性能，爱护各项设备，节约用纸。7对于重要保密文件，在计算机保存时，应加注密码，需及时销毁的，应及时销毁。(三)文件复印：1复印机由
36、公司总经理办公室设专人管理、操作、登记和日常维护。2使用复印机时必须严格按照复印机使用说明，保证复印机的安全使用。若复印机发生故障，应立即关机，同时尽快联络维修公司来修理，待复印机完全修好后方可作业。3复印机保管人员应负责复印纸张及油墨补充更换，保证复印工作正常进行。4复印文件材料要严格履行审批和登记手续。需复印的人员填写资料复印登记表交办公室主任核准；复印 100 张以上时，需由办公室主任和副总经理共同核准；核准后由办公室专人复印。5绝密件和标明不准翻印的文件、材料，一般不准复印，确因工作需要复印时，须经办公室主任同意。6要自觉遵守先看资料复印登记表核准、后复印的规定，遇到明显不合格的来件要按有关规定予以回绝，并做好相应的记录，同时报告总办负责人。7一时不能决定是否应给予回绝的复印，请立即报告当值负责人处理。8复印室内不能出现报纸和杂志等刊物，更不能看报纸和杂志。9严禁复印与工作无关的私人资料。10严禁密件拿到社会上营业性复印场所复印。11要节约复印用纸。
