1、11 概述 1.1 企业库存管理概况世界各国对库存信息化管理的重视程度与日增长，在国外，几乎所有大中型企业都实施了信息化管理，以信息技术发展处于世界领先地位的美国企业为例，其企业信息化建设从 20 世纪 50、60 年代起步，经历 30 多年的发展，至 20 世纪 80 年代末 90 年代初已形成稳定、成熟的发展态势，至今，信息化建设已成为美国企业生存所必需的治理方式。美国 IBM 已开发出高效供应链管理系统，可以用效解决库存管理上的问题，DELL 公司则深入研究零库存管理方面的理论，其全球范围内的网上产品直销就是基于这一理论的库存管理系统。国内学者及软件开发商也纷纷加入到信息化的库存管理的研
2、究中去，也催生了很多知名的行业软件开发商，如易拓、金蝶、用友，对中国的库存管理信息化建设起到了极大的推动和促进作用。1.2 库存物资管理的任务1) 对库存进行管理：根据入库、出库手续及时对相应物资的现有库存进行更新，定期还要进行盘点以修正库存；2) 入库单、出库单的管理：处理入库单、出库单的输入、保存、打印、查询、核对、统计等。3) 物资信息的查询、统计管理：对库房里的单种或多种物资进行信息查询，例如了解库存、价格、规格等。并能对指定时间内的数据进行统计分析，形成各种报表，以供上级作为管理决策的数据参考。4) 对库存管理人员、领用部门及人员、供应商、客户等基本往来对象数据进行管理；5) 对材料
3、、物资信息进行管理：及时增加新物品、根据管理更新规格、单价等。1.3库存管理系统目标本系统所要实现的目标：建立一个安全、健壮、高效、易用的网络自动化的企业库房物资库存管理。软件用户及管理员可以通过软件来进行各项物资库存业务的管理，实现网络化、信息化办公。构建标准的企业库存管理基础数据库。实现物资的基础信息管理、日常业务管理、查询统计管理、系统维护管理等功能，使企业物2资库房的运转管理脱离传统的手工化这种繁杂的运行模式，提高企业库房管理的运行效率、解放人力资源、提高企业经济效益。2 库房库存物资管理系统分析2.1 组织结构的分析2.1.1 内部组织结构本库房库存管理系统应用于一般中小型企业，其组
4、织结构一般包括董事会、财务部、人事部、采购部、业务部、物资库房等，其组织结构图如下： 图2.1.1 企业组织结构图2.1.2 货物流通模式而涉外机构有：供应商（进货）、客户（出货），形成如下的货物流通模式： 图 2.1.2 货物流通模式图2.2 库存管理系统信息分析以采购、销售商品为主体经营业务的企业，其库房物资出、入库业务处理的一般步骤如下：（1）企业采购部择优选择供应商采购商品后，填制采购清单，并将商品发送给库房，办理入库。库房收到采购部门的商品后，对照采购清单办理入库业3务，填写一式三份的采购入库单并进行审核，一联留存，一联递交财务部，另一联作为回执交由交货入库经手人，并登记库存台帐。（
5、2）企业与客户签订销售合同后，由业务部开具客户提货单并经财务部盖章确认后，再送交到库房，库房人员根据客户提货单检查现有实物库存量是否满足，不足则反馈到业务部并尽快补充库存，如果足够则根据客户提货单填写销售出库单并出货，再将审核后的销售出库单一联留存，一联递交财务部，一联交由提货经手人，并登记库存台帐。（3）月末统计月度汇总报表（根据库存台帐、采购入库单及销售出库单汇总过去一个月的入、出库数据及现有库存数据），交财务部及企业领导，用于分析当前企业的经营情况，并对企业的下一月发展做出计划和决策，季末、年末还需出具季度、年度报表。系统总体业务如图 2.2 所示 图 2.2 系统总体业务图2.3 库存
6、管理业务流程本文将抽取库存物资管理系统部分业务流程，来分析说明如何进行软件系统分析中的业务流程分析。4业务流程分析可以帮助系统分析人员了解该业务的具体处理过程，发现系统调查中的错误和疏漏，修改系统的不合理部分，优化业务流程，为目标系统的开发打下基础。（1） 采购入库业务流程 企业采购部择优选择供应商采购商品后，根据实际采购情况填制采购清单，并将商品发送给库房，库房收到采购部门的商品后，对照采购清单办理入库业务，填写一式三份的采购入库单并进行审核，一联留存，一联和月末报表一起递交财务部，另一联作为回执交给采购部的入库经手人，然后还要登记库存台帐记录本次入库的每项物品入库前库存量、本次入库数量及入
7、库完成后实际库存量。每月末、每季末、每年末统计出月度、季度、年度报表上交财务部及董事会。（2） 提货出库业务流程5 企业业务部与客户签订销售合同后，由业务部开具客户提货单并经财务部盖章确认后，再送交到库房，库房人员根据客户提货单检查现有实物库存量是否满足，不足则反馈到业务部并尽快补充库存，如果满足则根据客户提货单填写销售出库单并出货（可直接出货给客户，也可出货给业务部再转交到客户），办理出库时应将审核后的销售出库单一联留存，一联与月末报表一起递交财务部，一联交由业务部的提货经手人，一联随货物发送给客户，以供客户所在企业入库登帐时使用。然后还要登记库存台帐记录本次出库的每项物品出库前库存量、本次
8、出库数量及出库完成后实际库存量。（3） 查询统计业务流程6 库房在月末、季末、年末需统计月度、季度、年度汇总报表（汇总入出库数据及根据库存台帐整理出结余库存数据），交财务部及企业领导，用于分析当前企业的经营情况，并对企业的下一月发展做出计划和决策，财务部及领导也会随时向库房发出查询、统计需求，此时应该按上级要求进行查询、统计并及时反馈准确报表数据。3 企业库存物资管理系统的需求分析3.1 需求分析的任务需求分析的任务是通过详细调查要处理的对象，充分了解原系统的工作概况，明确用户的各种需求，然后在此基础上确定新系统的功能。新系统必须充分考虑今后可能的扩充和改变，不能仅仅按当前应用需求来设计。调查
9、的重点是“数据”和“处理”，通过调查、收集与分析，获得用户对新系统的信息要求、处理要求和安全性与完整性要求。3.2 需求分析的方法针对企业库房库存物资管理系统工作的特点，采用面向数据流的分析方法中的结构化分析方法（Structured Analysis，简称 SA 法）进行分析，该方法从最上层的系统组织机构入手，采用自顶向下、逐层分解的方法分析系统。它把任何一个系统都抽象如图 3.2.1 所示的形式，然后对其进行分解如图 3.2.2 所示的形式。7 图 3.2.1 系统高层抽象图图 3.2.2 分层数据流图它只是最高层次抽象的系统概貌，要反映更详细的内容，可将处理功能分解为若干子功能，每一子功
10、能还可以继续分解，直到把系统工作过程表示清楚为止。在处理功能逐步分解的同时，它们所用的数据也逐级分解，形成若干层次的数据流图。数据流图表达了数据和处理过程的关系，系统中的数据则借助数据字典（DD）来描述。8数据流图（Data Flow Diagram，简称 DFD）是描述系统中数据流程的图形工具，它标识了一个系统的逻辑输入和逻辑输出，以及把逻辑输入转换逻辑输出所需的加工处理。数据流图的图符数据流图有以下 4 种基本图形符号： 图 3.2.3 DFD 基本元素箭头表示数据流，圆或椭圆表示加工。弯曲弧型表示数据存储，矩形框表示数据的源点或终点，即外部实体。(1) 数据流 是数据在系统内传播的路径，
11、由一组成固定的数据项组成。除了与数据存储（文件）之间的数据流不用命名外，其余数据流都应该用名词或名词短语命名。数据流可以从加工流向加工，也可以从加工流向文件或从文件流向加工，也可以从源点流向加工或从加工流向终点。(2) 加工 也称为数据处理，它对数据流进行某些操作或变换。每个加工也要有名字，通常是动词短语，简明地描述完成什么加工。在分层的数据流图中，加工还应有编号。(3)数据存储 指暂时保存的数据，它可以是数据库文件或任何形式的数据组织。流向数据存储的数据流可理解为写入文件，或查询文件，从数据存储流出的数据可理解为从文件读数据或得到查询结果。(4)数据源点和终点 是软件系统外部环境中的实体（包
12、括人员、组织或其他软件系统），统称为外部实体。一般只出现在数据流图的顶层图中。3.3 企业库存物资管理系统的需求分析通过对库存管理业务的了解，得到系统总数据流如图 3.3.1 所示，再对总的数据流图分解，分解出关键业务对应的子功能，结合前面所示的库存管理业务流程图，本文将对这些流程进行结构化的分析。92.1.4.3. 图 3.3.0 系统总数据流图对加工 1.采购入库 细分成子数据流处理，得到如图 3.2.1 所示。1.2. 1. 1.3. 10图 3.2.1 采购入库子数据流图对加工 2.销售出库 细分成子数据流处理，得到如图 3.2.2 所示。2. 2.1. 2.3. 图 3.2.2 销售出库子数据流图对加工 3.查询统计 细分成子数据流处理，得到如图 3.2.3 所示。3. 3.1. 3.2.
