1、审计署关于发布审计机关审计文件材料立卷归档作业规程的通知审办发1997第 267号 1997年各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅（局），各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：审计机关审计文件材料立卷归档作业规程已经审定，现予发布。请认真贯彻执行。审计机关审计文件材料立卷归档作业规程第一条 为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据审计机关审计档案工作的规定和其他审计工作规范，制定本作业规程。第二条 本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的
2、各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。第三条 审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。第四条 审计文件材料立卷的原则（一）归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。（二）审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。（三）审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三
3、个单元。第五条 审计文件材料立卷的基本要求（一）为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。“完整”是指每一年度审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全；每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全；每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料，不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。（二）为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范，文件整齐有序、组装严密。第六条 审计文件材料的收集范围凡记录
4、和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据。电报、信函的原件或复制件，照片、声像磁带、电脑软盘、光盘，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。（一）审计机关在执行审计监督和审计调查任务中，根据 审计法 、 审计法实施条例 和中国审计规范制作和使用的各种审计公文。（二）审计实施类文书。审计组在审计实施过程中，取得和制作的有关评价、证实、处理问题的审计作业文书。包括原始审计工作底稿、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计证据、审计取证材料清单、法规依据、审计报告等。（三）审计项目管理文件。审计机关和审计组在管理具体审计项目过程中，进行立项审批，编制审计
5、方案，审定、复核审计报告、审计意见书和审计决定，了解审计意见采纳情况，监督审计决定执行情况所产生的各种文件和记录。（四）审计项目往来文件。审计过程中与上级审计机关、本级政府、各有关部门、单位之间有关审计项目的请示、报告、问函、批复、批示、复函等。（五）与审计项目有关的各种举报材料。（六）其他有关文件。第七条 不归入审计档案的文件（一）与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件。（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性文件材料。（三）审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料。（四）未经领导审签的文电草稿。（五）其他不应归入审计档案的文件材料。第八条 审计文件材料的组卷方法（一）
6、审计文件材料的组合采用按职能分类，按项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷，多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下，不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。（二）跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。（三）行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷，各子项目的审计文件材料另行立卷。（四）定期审计项目的总体审计方案与综、审计报告单独立卷，对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。（五）建设项目预算、概算执行情况，年度决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。（六）经济责任年度审计、期满审计或离任审计以项目
7、为单位立卷。（七）审计行政复议项目，由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料，可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目，由应诉审计机关单独立卷。（八）专项审计调查项目，按项目立卷。第九条 审计案卷内文件材料的排列规则（一）项目审计产生的文件材料，一般应按三个单元作如下排列：1第一单元 结论性文件材料 逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：（1）通报或公布审计结果的文件；（2）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示；（3）审计决定与检查审计决定执行情况的文件；（4）采取审计行政强制措施的文件；（5）审计建议书、移送处理函；
8、（6）审计意见书与审计意见采纳情况的文件；（7）审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；（8）审定审计报告的会议纪要或记录摘要；（9）举行审计听证会的文件材料；（10）审计复核文件（亦可置于针对文件之后）。2. 第二单元证明性文件材料 按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列：（l）汇总审计工作底稿；（2）审计取证材料清单；（3）分项目审计工作底稿；（4）原始审计工作底稿；（5）审计证据；（6）审计所依据的法规目录或摘要。3第三单元 立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列：（1）上级机关及有关部门的指令性
9、文件或授权审计通知书；（2）与审计项目有关的举报材料；（3）审计方案及编制审计方案所形成的文件材料；（4）审计通知书；（5）审计文书送达回证（亦可置于针对文件之后）。三个单元内未列入的其他文件（如审计行政复议文书、审计应诉法律文书等），可增设第四单元存入案卷；也可单独立卷。（二）各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。第十条 审计文件材料的立卷程序（一）审计方案经批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹，做好立卷
10、准备工作。（二）项目审计实施开始后，立卷责任人要随着审计程度各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。（三）项目审计终结以后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理，进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作，并按照本规程第九条的有关规定进行排列。（四）整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交*，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。（五）对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进
11、行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。（六）检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：1编写页号：在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，用铅笔书写阿拉伯数字；文件材料背面是空白的，不编写页号。2编写卷内文件目录：（1）顺序号 每份文件材料为一号。证明性文件材料，每一分项目（包括证实一项问题的所有审计证据和审计记录）为一号。按文件材料的排列次序逐一填写。（2）文件字号 按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填写。（3）责任者 结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定；证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者（即审计组）。（4）
12、题名 应照实填入。无标题或标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“【 】”注明。（5）日期 填写文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的数字后加“”号，一组证明材料的日期，可采用“1997111218”的省略写法。文件材料上无日期的，应准确判定后再行填写。（6）页号填写本份文件材料所在之页的编号。3填制备考表：（1）本卷情况说明 应写明本项目审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注说明日期。（2）立卷人 由立卷责任人签名并标注立卷日期。（3）检查人 由审计组组长或相关业务部门负责人在检查质量后签名并标注检查日期。
13、4书写案卷封面：（1）全宗名称 填写（或印制）立档单位全称或通用简称。（2）案卷分类名称 根据机关档案分类方案，填写审计项目承办部门名称，或审计项目类别名称。（3）审计案卷题名 于“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对（介词）+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。（4）审计时间 填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。（5）审计组负责人 填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。（6）本项目共 卷（第 卷） 填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，括号内不填数。（7）自 年 月至 年 月 填写本审计案卷卷内审计文件
14、材料最早形成日期（不包括引用法规原件的日期）和最晚形成日期。（8）本卷共 件 页 填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。（9）保管期限 按审计档案保管期限表的规定划注。（10）归档号 填写审计案卷立卷类目中的文书处理号。（七）审计案卷的装订1审计案卷的装具，可根据实际需要采用硬卷皮（规格为长 300mm、宽 220mm，用 250克牛皮纸制作）或软卷皮（规格为 297mm 210mm或 260mm185mm）。使用软卷皮装订案卷，应当将若干簿卷装入卷盒，并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。2装订审计案卷必须做到：（1）拆除文件材料上的金属物；（2）对破损、褪色的文件材料，要进行
15、修复或复制；（3）文件材料装订部分不足 25mm，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订；（4）文件材料纸面小的，要粘贴或托裱在标准的 16开纸上再装订；（5）文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明：（6）外文材料应附有中文译本；（7）每卷装订的文件材料，一般不得超过 200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷；（8）文件材料装订时应在右边和下边取齐；（9）装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。（八）审计证物的处理1与审计案卷相关的证物，凡能入卷保存的均应装入卷盒或卷皮所附的物品袋内。除在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源外，并应列入卷内目录，以便查
16、对和利用。2不能入卷保存的相关证物，应另行包装，并在包装上注明相应的审计案卷题名、案卷号、证物收集日期、品名、数量、来源等。包装后的证物可与审计案卷存放一处。3不宜保存的证物，应及时拍成照片存入审计案卷内。4与审计案卷相关的声像磁带、电脑软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并应在相应审计案卷的“备考表”中注明。第十一条 审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。第十二条 审计文件材料的归档（一）审计业务部门应以项目审计案卷为单位归档。无特殊情况，不得向档案部门移交单份审计文件材料。（二）对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”（一式两份），由机关档案人员逐卷清点验收。移交人和接收人在清册上签字盖章。（三）审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。（四）审计案卷归档后，对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用；确无价值的文件材料可经业务部门负责人审查后销毁。第十三条 本作业规程由审计署办公厅负责解释与修改。第十四条 本作业规程自发布之日起施行。
