茂明风电场工程资料的收集与管理.doc

1、茂明风电场工程资料的收集与管理发布日期：2010/1/19 11:20:19 来源：激情茂明 作者：刘英杰 0前 言工 程 资 料 就 是 在 工 程 建 设 过 程 中 形 成 各 种 形 式 的 信 息 记 录 ， 是 工 程 建 设 过 程 中 ， 施 工 单 位 进 行施 工 的 真 实 记 录 ， 是 一 项 系 统 工 程 。 做 好 工 程 资 料 收 集 与 管 理 工 作 ， 为 风 电 工 程 建 设 提 供 优 质 服 务是 风 电 档 案 管 理 工 作 的 重 中 之 重 。1茂 明 风 电 工 程 资 料 分 类要 科 学 的 管 理 好 工 程 资 料 ， 首 先

2、 要 明 确 工 程 资 料 的 分 类 。茂 明 风 电 场 的 工 程 资 料 归 纳 起 来 主 要 分 为 ， 合 同 文 件 、 招 投 标 文 件 、 设 计 图 纸 、 设 备 的 随 机 资料 、 施 工 单 位 移 交 竣 工 资 料 、 施 工 过 程 中 的 一 些 来 往 函 件 及 传 真 件 等 。合 同 文 件 及 招 投 标 文 件 是 施 工 过 程 的 管 理 、 组 织 施 工 的 重 要 指 导 ， 工 程 结 算 的 主 要 依 据 。 主 要包 括 ： 设 备 供 货 合 同 、 施 工 合 同 、 供 售 电 合 同 、 调 试 合 同 、 施 工

3、 单 位 资 质 、 施 工 人 员 资 质 、 设 备 检验 证 明 等 。 这 些 文 件 在 施 工 过 程 中 对 施 工 进 度 管 理 ， 施 工 安 全 管 理 、 施 工 质 量 管 理 、 工 程 造 价 管 理工 作 中 都 有 着 极 其 重 要 的 作 用 。设 计 图 纸 除 了 施 工 图 纸 及 竣 工 图 纸 两 部 分 ， 还 包 括 施 工 过 程 中 的 设 计 变 更 。 设 计 图 纸 是 工 程 施工 及 验 收 的 主 要 依 据 ， 也 是 施 工 单 位 工 作 量 的 审 核 依 据 。设 备 随 机 资 料 归 纳 起 来 也 就 是 设

4、备 本 体 图 、 设 备 基 础 图 、 设 备 外 形 尺 寸 图 、 设 备 安 装 图 、 设 备易 损 部 件 图 、 材 料 及 零 部 件 清 单 、 设 备 使 用 维 护 说 明 书 、 产 品 质 量 证 明 书 、 操 作 手 册 、 安 装 手 册 、技 术 手 册 、 商 检 及 储 运 文 件 、 装 箱 单 等 。 在 工 程 中 作 为 设 备 清 单 等 作 为 设 备 验 收 的 依 据 、 合 格 证 、实 验 报 告 等 在 设 备 出 现 质 量 问 题 时 可 以 作 为 索 赔 依 据 ， 说 明 书 、 图 纸 等 资 料 在 生 产 编 制 生

5、 产 规 程 中起 到 指 导 作 用 。施 工 单 位 移 交 竣 工 资 料 包 括 ： 施 工 过 程 中 的 验 收 资 料 、 竣 工 验 收 资 料 、 调 试 试 验 报 告 、 安 装 调试 记 录 、 以 及 施 工 单 位 采 购 设 备 的 相 关 资 料 。 是 工 程 施 工 过 程 的 真 实 记 录 ， 是 安 全 评 定 、 质 量 监 督 、工 程 评 审 过 程 中 的 重 要 依 据 。2茂 明 风 电 场 在 工 程 资 料 管 理 中 的 事 前 控 制 工 作为 了 避 免 工 程 资 料 在 整 理 时 出 现 各 种 常 见 问 题 ， 在 资

6、料 整 理 前 针 对 以 下 问 题 进 行 了 预 防 及 处 理解 决 方 案 。2.1随 机 资 料 不 齐 全为 防 止 随 机 资 料 不 能 完 整 归 档 ， 做 了 以 下 措 施 ：1、 随 机 资 料 在 设 备 到 货 开 箱 验 收 时 及 时 收 回 ， 在 没 有 专 职 工 程 档 案 管 理 人 员 时 ， 由 设备 验 收 人 员 负 责 。2、 为 防 止 施 工 单 位 施 工 过 程 中 造 成 随 机 图 纸 、 资 料 的 破 损 及 丢 失 ， 在 设 备 开 箱 后 ， 对随 机资 料 份 数 较 少 的 进 行 复 印 ， 将 原 件 存 档

7、 ， 附 件 借 出 。3、 要 求 施 工 单 位 设 专 人 进 行 设 备 资 料 、 竣 工 验 收 资 料 、 图 纸 等 的 管 理 工 作 。4、 针 对 对 于 开 箱 后 ， 发 现 随 机 资 料 缺 失 的 情 况 ， 其 主 要 原 因 是 设 备 厂 家 供 货 时 ， 随 机资 料 不 全 ， 或 运 输 途 中 丢 失 。 确 定 专 人 负 责 ， 及 时 联 系 设 备 供 货 方 ， 将 缺 失 的 资 料 补 充 完 整 ， 并 在资 料 整 理 完 整 后 方 进 行 验 收 签 证 工 作 。2.2资 料 整 理 不 规 范为 防 止 资 料 管 理

8、人 员 因 对 风 电 场 现 场 设 备 不 熟 悉 ， 对 施 工 单 位 的 施 工 范 围 不 清 楚 ， 对 电 力 系 统资 料 的 整 理 工 作 没 有 经 验 ， 而 造 成 工 程 资 料 的 整 理 中 出 现 资 料 混 乱 问 题 ， 做 了 以 下 预 防 性 工 作 ：1、 工 程 资 料 管 理 人 员 进 行 培 训 ， 在 工 程 资 料 收 集 整 理 前 ， 我 公 司 请 了 国 家 二 级 档 案 馆的 老 师 进 行 了 培 训 。2、 工 程 资 料 管 理 人 员 进 入 现 场 ， 熟 悉 现 场 设 备 的 情 况 。3、 及 时 翻 阅

9、供 货 、 施 工 合 同 ， 以 便 对 资 料 按 施 工 范 围 或 供 货 范 围 进 行 分 类 。4、 在 档 案 整 理 前 ， 编 制 好 分 类 方 案 ， 做 到 资 料 随 交 随 整 理 。 要 做 好 风 电 工 程 资 料 的 整理 工 作 首 先 要 编 制 好 分 类 方 案 ， 按 方 案 整 理 立 卷 、 分 类 。 工 程 中 形 成 的 文 件 材 料 要 科 学 地 分 类 ， 确定 分 类 方 案 ， 准 确 地 归 类 。 根 据 有 关 要 求 和 工 程 特 点 ， 按 照 验 收 资 料 、 施 工 技 术 管 理 资 料 、 工 程 质量

10、 保 证 技 术 资 料 、 工 程 质 量 评 定 资 料 、 竣 工 图 、 声 像 资 料 的 分 类 原 则 编 制 各 分 部 工 程 的 技 术 资 料 汇编 目 录 清 单 。5、 在 收 到 工 程 资 料 后 能 够 按 照 分 类 方 案 进 行 分 类 归 档 ， 并 登 记 在 册 ， 以 方 便 日 后 需 要 时 进 行查 阅 。6、 购 买 东 方 飞 扬 档 案 管 理 软 件 ， 建 立 档 案 目 录 ， 应 用 复 印 机 等 现 代 化 办 公 工 具 ， 实 现 归 档 文字 材 料 除 相 关 人 员 签 字 外 ， 全 部 实 现 计 算 机 管

11、理 。2.3验 收 资 料 内 容 不 准 确 ， 甚 至 不 完 善主 要 是 施 工 单 位 在 施 工 过 程 中 的 竣 工 资 料 管 理 不 完 善 造 成 的 ， 施 工 日 志 记 录 不 全 面 ， 造 成 资 料上 的 日 期 、 设 备 编 号 、 设 备 名 称 等 不 准 确 ， 尤 其 是 施 工 过 程 中 的 隐 蔽 工 程 验 收 资 料 ， 不 能 真 实 反 映施 工 过 程 中 的 情 况 ， 还 有 在 调 试 过 程 中 出 现 缺 项 、 漏 项 现 象 ， 因 此 ， 造 成 数 据 内 容 不 准 确 。为 防 止 该 问 题 ， 加 强 了

12、施 工 过 程 中 的 监 督 控 制 工 作 ：1、 工 程 资 料 管 理 员 经 常 进 入 施 工 现 场 ， 了 解 各 施 工 单 位 的 施 工 组 织 工 作 ， 在 施 工 过 程中 ， 与 施 工 单 位 工 程 资 料 员 及 时 进 行 沟 通 ， 在 施 工 过 程 中 ， 跟 踪 控 制 施 工 单 位 的 资 料 整 理 情 况 。2、 要 求 施 工 单 位 设 专 职 资 料 员 ， 做 好 施 工 日 志 、 及 时 整 理 施 工 竣 工 资 料 、 及 时 进 行 分部 分 项 工 程 及 隐 蔽 工 程 的 验 收 签 证 工 作 。3、 针 对 调

13、试 工 作 ， 做 好 监 理 及 专 业 工 程 师 的 监 督 工 作 ， 严 格 按 照 相 关 规 范 要 求 调 试 内容 ， 防 止 调 试 过 程 中 的 缺 项 漏 项 。4、 根 据 相 关 管 理 部 门 的 质 量 验 收 情 况 ， 以 及 安 全 性 评 价 标 准 ， 针 对 施 工 资 料 做 了 进 一步 规 范 ， 以 补 充 施 工 资 料 中 的 遗 缺 项 目 。2.4移 交 不 及 时主 要 是 施 工 单 位 的 资 料 整 理 工 作 没 有 跟 上 工 程 进 度 ， 造 成 工 程 完 工 后 ， 还 有 部 分 资 料 未 能 及 时移 交

14、。 这 也 是 建 设 工 程 中 普 遍 存 在 的 现 象 。1、 在 茂 明 风 场 施 工 过 程 中 ， 要 求 监 理 做 到 在 要 求 施 工 质 量 及 进 度 的 同 时 ， 对 施 工 单 位的 跟 踪 资 料 ， 要 及 时 进 行 签 证 验 收 ， 未 签 证 验 收 的 不 允 许 进 行 下 一 道 工 序 施 工 。2、 及 时 与 监 理 及 施 工 单 位 进 行 沟 通 ， 结 合 各 类 档 案 管 理 制 度 ， 制 定 竣 工 资 料 的 整 理 方案 ， 并 印 发 竣 工 资 料 整 理 办 法 。 以 方 便 施 工 单 位 竣 工 资 料

15、的 整 理 工 作 。2.5资 料 标 准 不 齐 全由 于 风 电 是 近 几 年 才 发 展 起 来 的 新 能 源 产 业 ， 各 项 标 准 不 齐 全 ， 只 能 综 合 参 考 火 电 、 水 电 以 及变 电 工 程 所 做 的 质 量 验 评 标 准 ， 工 程 项 目 划 分 标 准 等 来 制 定 相 关 的 验 评 资 料 体 系 ， 这 就 很 容 易 造 成有 关 风 电 的 部 分 验 评 资 料 不 齐 全 ， 因 此 在 施 工 准 备 阶 段 ， 我 公 司 就 参 考 其 他 风 电 项 目 的 验 评 资 料 管理 过 程 ， 公 司 制 定 了 自 己

16、的 验 评 标 准 体 系 ， 并 在 施 工 验 收 过 程 中 进 一 步 完 善 。2.6设 计 图 纸 数 量 不 足因 为 在 签 订 设 计 合 同 时 ， 没 有 考 虑 到 除 了 施 工 单 位 ， 还 要 给 工 程 验 评 、 报 批 、 审 核 等 单 位 提 供的 图 纸 ， 因 此 ， 施 工 图 纸 数 量 不 足 ， 经 过 与 施 工 单 位 协 商 ， 控 制 施 工 单 位 的 图 纸 用 量 ， 采 用 分 次 发放 方 式 ， 首 次 只 发 2份 ， 只 有 当 施 工 过 程 中 ， 图 纸 出 现 破 损 、 丢 失 等 问 题 时 ， 在 保

17、证 存 档 图 纸 份 数 足够 （ 2份 ） 的 情 况 下 才 进 行 第 二 次 发 放 。2.7资 料 保 存 不 善档 案 保 存 是 档 案 管 理 的 重 要 工 作 ， 档 案 保 存 不 善 将 会 造 成 档 案 资 料 的 散 失 、 受 潮 等 问 题 ， 我 风场 在 现 场 设 置 现 场 资 料 室 ， 配 置 统 一 档 案 夹 和 档 案 柜 ， 确 保 资 料 管 理 有 序 ， 不 散 失 ， 不 受 潮 ， 不 高温 暴 晒 ， 清 洁 整 齐 。3茂 明 风 电 工 程 资 料 的 收 集 与 管 理3.1合 同 文 件 的 收 集 与 管 理合 同

18、文 件 一 般 有 正 本 两 份 ， 副 本 若 干 份 ， 正 本 一 份 由 合 同 另 一 方 存 档 ， 在 签 订 合 同 后 ， 由 计 划合 同 管 理 部 门 移 交 到 资 料 室 。 同 样 ， 招 投 标 文 件 也 由 计 划 合 同 管 理 部 门 移 交 。拿 到 合 同 文 件 后 ， 做 好 原 件 的 存 档 工 作 ， 并 根 据 工 程 需 要 ， 将 副 本 （ 最 好 另 行 复 印 ） 各 一 份 交工 程 管 理 部 门 及 监 理 部 门 ， 以 便 作 为 工 程 项 目 管 理 中 的 依 据 。3.2设 计 图 纸 的 收 集 与 管 理

19、茂 明 风 电 设 计 单 位 共 有 两 家 ， 由 包 头 奥 拓 电 力 设 计 院 进 行220kV 线 路 的 设 计 工 作 ， 由 内 蒙 电 力 勘测 设 计 院 承 担 35kV 集 电 线 路 、 升 压 站 、 风 机 选 址 的 设 计 工 作 。施 工 图 纸 要 根 据 设 计 单 位 不 、 图 纸 的 编 号 及 名 称 进 行 登 记 存 档 工 作 ， 并 及 时 联 系 施 工 单 位 发 放施 工 图 纸 。竣 工 图 纸 要 做 好 竣 工 图 纸 与 实 际 工 程 竣 工 情 况 的 比 较 工 作 ， 竣 工 图 纸 要 真 实 反 映 工 程

20、的 最 终 情 况 。茂 明 风 电 场 建 设 过 程 中 存 在 多 次 设 计 变 更 情 况 ， 在 施 工 前 及 施 工 过 程 中 针 对 设 计 图 纸 中 的 不 足及 错 误 进 行 了 变 更 工 作 ， 要 求 设 计 单 位 出 具 设 计 变 更 单 ， 必 须 要 有 设 计 人 员 的 签 名 和 设 计 单 位 的 印 章 。3.3设 备 资 料 的 收 集 与 管 理茂 明 风 电 的 设 备 供 货 单 位 共 有 22家 ， 签 订 的 供 货 合 同 共 计 27份 ， 设 备 数 量 及 种 类 较 多 ， 也 为 设 备 资料 收 集 和 整 理

21、工 作 带 来 了 一 定 的 困 难 ， 更 加 需 要 工 程 资 料 管 理 人 员 的 专 业 性 ， 因 此 ， 该 工 作 还 需要 由 工程 专 业 工 程 师 配 合 进 行 。茂 明 风 电 场 的 设 备 资 料 收 集 工 作 主 要 有 以 下 3种 方 式 ：1、 一 是 图 纸 资 料 随 机 走 。 这 种 方 法 就 是 档 案 管 理 人 员 不 参 加 开 箱 验 收 工 作 ， 随 机 资 料 同 设 备 一起 交 给 施 工 单 位 ， 作 为 施 工 单 位 施 工 图 纸 使 用 ， 当 工 程 结 束 或 设 备 安 装 完 毕 ， 随 机 资 料

22、 作 为 竣 工 资料 移 交 档 案 部 门 。 这 种 方 法 手 续 简 便 程 序 少 ， 档 案 管 理 人 员 减 少 了 工 作 量 。 对 于 施 工 方 采 购 设 备 ，我 风 场 采 用 此 方 式 。2、 二 是 随 机 资 料 与 设 备 专 管 ， 这 种 方 法 是 是 购 置 设 备 开 箱 验 收 时 ， 档 案 管 理 人 员 到 现 场 ， 直接 参 加 随 机 资 料 的 验 收 工 作 把 随 机 资 料 收 回 档 案 部 门 登 记 造 册 ， 基 建 部 门 履 行 必 要 的 手 续 将 图 纸 资料 复 制 发 送 到 施 工 单 位 使 用

23、 ， 而 原 件 归 档 ， 对 于 由 我 公 司 采 购 的 设 备 资 料 收 集 主 要 以 该 方 式 为 主 。3、 在 工 程 中 如 发 现 设 备 的 随 机 资 料 丢 失 ， 根 据 缺 失 资 料 的 情 况 ， 由 工 程 或 合 同 管 理 部 门 联 系设 备 厂 家 进 行 补 发 。在 拿 到 设 备 随 机 资 料 后 主 要 做 了 以 下 工 作 ：1、 按 照 供 货 合 同 、 供 货 厂 家 以 及 资 料 内 容 进 行 整 理 ， 并 登 记 造 册 。2、 设 备 图 纸 及 说 明 书 复 印 后 借 给 施 工 单 位 、 工 程 管 理

24、 人 员 及 监 理 单 位 ， 如 厂 供 的 资 料 份 数 足够 多 ， 可 以 将 原 件 借 出 ， 并 登 记 借 阅 人 员 及 单 位 ， 以 方 便 资 料 的 收 回 。3、 所 有 合 格 证 不 足 A4纸 大 的 必 须 粘 贴 在 A4纸 上 ， 并 有 规 定 标 签 。 合 格 证 复 印 件 必 须 清 晰 。 并注 明 原 件 存 放 地 。3.4竣 工 资 料 的 收 集 与 管 理茂 明 风 主 要 有 5家 施 工 单 位 ， 在 竣 工 资 料 移 交 前 ， 根 据 施 工 单 位 的 施 工 任 务 做 好 资 料 的 归 档 序 号的 分 配

25、， 以 及 统 一 竣 工 资 料 封 面 及 内 容 版 式 的 制 作 （ 包 括 所 用 字 体 ， 字 体 大 小 ， 行 距 ， 左 右 边 距 ）。 统一 资 料 档 案 盒 的 用 料 。 所 交 档 案 必 须 符 合 档 案 馆 要 求 。 以 便 资 料 整 理 工 作 。竣 工 资 料 要 做 到 边 施 工 、 边 收 集 、 边 整 理 。 资 料 要 签 字 齐 全 ， 字 迹 清 晰 ， 纸 质 优 良 ， 保 持 整 洁 。分 类 分 项 明 确 ， 封 面 、 目 录 、 清 单 资 料 齐 全 ， 排 列 有 序 ， 逐 页 编 码 。 以 防 止 竣 工

26、资 料 成 为 回 忆 录 。为 了 能 够 更 好 的 对 竣 工 资 料 进 行 管 理 ， 我 风 场 在 工 程 竣 工 后 针 对 竣 工 资 料 的 验 收 与 整 理 做 了 以下 工 作 ：1、 开 了 一 次 资 料 移 交 专 题 会 议 ， 要 求 施 工 单 位 根 据【 验 评 】 、 【 安 评 】 、 华 能 包 头 风 力 发 电 有 限 公司 竣 工 资 料 整 理 办 法 及 合 同 的 要 求 进 行 整 理 、 归 档 、 移 交 。2、 华 能 茂 明 风 场 安 排 专 人 会 同 监 理 单 位 对 竣 工 资 料 进 行 监 督 指 导 工 作

27、。 并 所 有 资 料 移 交 后 ，进 行 资 料 的 整 理 工 作 。3、 在 资 料 移 交 前 ， 由 专 业 工 程 师 及 监 理 工 程 师 对 竣 工 资 料 的 内 容 进 行 审 核 ， 对 不 符 合 规 定 的资 料 要 求 施 工 单 位 进 行 整 改 ， 对 缺 少 的 竣 工 资 料 要 求 施 工 单 位 进 行 补 充 。4、 为 施 工 单 位 提 供 统 一 的 装 订 用 纸 及 装 订 工 具 ， 确 定 统 一 的 装 订 方 法 。4结 束 语茂 明 风 电 场 的 工 程 资 料 整 理 及 归 档 工 作 已 经 基 本 结 束 ， 尽 管

28、 工 程 资 料 的 整 理 还 存 在 很 多 不 足 之处或 者 各 种 问 题 ， 但 我 们 相 信 通 过 后 期 的 整 改 ， 资 料 的 管 理 会 越 来 越 完 善 。通 过 参 与 该 工 程 工 程 资 料 的 整 理 工 作 ， 我 们 也 认 识 到 风 电 场 的 工 程 资 料 整 理 需 要 有 一 定 的 专 业理 论 基 础 ， 能 够 熟 悉 风 电 设 备 ， 熟 悉 电 力 资 料 档 案 管 理 的 相 关 制 度 。 工 程 资 料 管 理 不 仅 仅 是 简 单 的搜 集 整 理 工 作 ， 它 还 是 工 程 进 度 管 理 、 质 量 管 理 、 造 价 管 理 的 控 制 手 段 之 一 ， 并 且 工 程 中 各 项 资 料在 电 力 主 管 单 位 验 评 、 安 全 评 审 等 工 作 中 的 有 非 常 重 大 的 作 用 ， 因 此 ， 工 程 资 料 管 理 在 施 工 过 程 还有 生 产 运 行 中 是 非 常 重 要 的 ， 加 强 工 程 资 料 的 管 理 工 作 ， 也 是 工 程 管 理 中 的 重 点 。