1、 亳州职业技术学院毕业论文(设计)办公自动化在办公中的应用姓 名：张雪勤 学 号：030408116 系 别：信息工程系 专 业：市场营销(企业形象设计与办公自动化方向)指导老师：马 健 亳州职业技术学院2011 年 4 月毕业论文（设计）承诺书本人郑重承诺：1、本论文（设计）是在指导教师 的指导下， 查阅相关文献，进行分析研究，独立撰写而成的。2、本论文（设计）中，所有实验、数据和有关材料均是真实的。3、本论文（设计）中除引文和致 谢的内容外，不包含其他人或机构已经撰写发表过的研究成果。4、本论文（设计）如有剽窃他人研究成果的情况，一切后果自负。毕业论文（设计）作者签名： 签字日期： 年 月
2、 日毕业论文（设计）版权使用授权书本论文作者完全了解亳州职业技术学院有关保留、使用 论 文的规定，有 权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允 许论文被查阅和借 阅。本人授 权亳州职业技术学院可以将论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编论文。论文作者签名： 指导教师签名：签字日期： 年 月 日 签字日期： 年 月 日摘 要随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、
3、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后，那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。本为一次为例，展开研究阐述。关键词：办公自动化，应用，企业管理，计算机，信息系统ABSTRACTWith rapid development of the computer and network technology, the application of office automation growi
4、ng popularity in the global scope. However, some small and medium-sized enterprise due to its various reasons, its use also is backward. So, how those enterprise construction of office automation information system is worth everybody to ponder. This is just what this paper talk about. Key words：offi
5、ce automation ，application，enterprise，目 录1 引言.12 办公自动化的含义及特征.12.1 办公自动化的含义 .12.2 办公自动化的主要特征 .12.3 国内外办公自动化发展的现状 .12.4 办公自动化的发展趋势 .23 办公自动化在办公中的运用.23.1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 .23.2 处理大量的复合文档型的数据信息 .33.3 包含大量的工作流应用 .33.4 支持协同工作和移动办公 .33.5 应有完整的安全性 .43.6 能集成其他业务应用系统和 Internet.44 目前企业办公自动化的现状及问题.44.1 目前企
6、业办公自动化的现状 .44.2 企业使用办公自动化面临的问题 .55 办公自动化的组建.55.1 实施办公自动化的原则 .55.2 实施办公自动化在办公中运用的操作条件 ： .65.3 实施办公自动化在办公中的步骤 .66 对企业办公自动化在办公运用中的几点思考.76.1 企业适合使用办公自动化系统 .76.2 建立严格的使用权限和层次分明的管理制度 .77 总结.8致 谢.10亳州职业技术学院毕业论文(设计)11 引言随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势
7、，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后，那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。2 办公自动化的含义及特征2.1 办公自动化的含义办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称 office automation，缩写为 OA,办公自动化一般指具有现代化思想和技能的人，使用先进的办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信
8、息资源，提高办公室管理水平和工作质量，求取更好的经济效益。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。2.2 办公自动化的主要特征（1）办公自动化是一门综合性学科，他涉及到行政管理，电子，文秘，机械，物理等多个领域。（2）办公自动化是一个人机信息系统，是一门具有信息处理功能的科学。（3）办公自动化是对文字，数据，语音和图像等信息的一体化的处理过程。2.3 国内外办公自动化发展的现状（1） 传统办公模式 传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统轻印刷系统文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享交换传递；无法实现单位企业内部的协调；难以对非文本的如声频视频
9、图形扫描对象等多媒体信息超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，亳州职业技术学院毕业论文(设计)2以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。 （2） 网络办公模式 网络办公就是采用 internet/intranet 技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂低效的手工办公方式，实现迅速全方位的信息
10、采集信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。2.4 办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术：网络通讯技术计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的 OA 已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如： 汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字文字图象声音和
11、动画的综合处理。（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。 办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。3 办公自动化在办公中的运用3.1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同
12、的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。 1亳州职业技术学院毕业论文(设计)33.2 处理大量的复合文档型的数据信息办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。一般而言 “文档数据库”或“对象存储”的概念被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据” 。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。3
13、.3 包含大量的工作流应用所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签） ，最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库） 。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于部门与部门的相关单位之间。在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于
14、邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式” ）的。从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推” 、 “拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。3.4 支持协同工作和移动办公在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作” 。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大
15、大提高了工作效率。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理亳州职业技术学院毕业论文(设计)4的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接， “离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等） ，工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。3.5 应有完整的安全性安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。
16、企业办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。3.6 能集成其他业务应用系统和 Internet随着 Internet 技术的普及和应用，办公自动化系统作为 Intranet 的重要应用必须能够与 Internet 相连接，包括电子邮件、Web 发布等，这不仅沟通了企业内外的信息、对外宣传了企业单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。4 目前企业办公自动化的现状及问题4.1 目前企业办公自动化的现状 办公自动化建设因每个企业的自身情况其程度亦有所
17、不同，目前企业的办公自动化在办公中的运用大体存在以下几方面的特征：1 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office 系列wps 系列应用软件以提高个人办公效率。 2、 已经建立了自己的办公自动化系统，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。系统处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。 3、 已经建立了自己的办公自动化系统，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 4、已经建立了自己的办公自动化系统，能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过 internet 发布，宣传企业的产品技术服务；intranet
18、网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断亳州职业技术学院毕业论文(设计)5发展壮大。 4.2 企业使用办公自动化面临的问题 办公自动化系统从最初的汉字输入问题处理排版编辑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意： 1、 效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的
19、降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。 2、 安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。 .3、企业实现办公自动化的要求 办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。 办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待： (1) 第一类企业进行办公自动化建设
20、就需要较多投入，既要搭建企业 intranet 网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。 (2) 对于第二第三类企业，由于企业 intranet 网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。 (3) 对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。 5 办公自动化的组建5.1 实施办公自动化的原则 在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则： （1） 实用性原则 （2） 先进性及成熟性原则 （3） 可靠性原则 （4） 开放性及安全性原则 （5） 标准化原则 （6） 可扩充性原则 （7） 可维护性可管理性原则 （8） 节约性原则
