1、2012年3月7日,公文知识与写作,培训目的：,提高公文重要性的认识，明确规定性的要求，介绍公文理论和提高写作能力的方法，纠正常见问题。,一、以什么样的态度对待公文二、公文基础知识三、公文的格式要求四、公文常用文种介绍五、如何提高公文写作能力六、公文审核,提 纲,一、以什么样的态度对待公文,严肃和认真的态度,细致和专业的态度,创作和欣赏的态度,出师表,谏太宗十思疏,二、公文基础知识,定义： 广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文书材料。 狭义的公文专指法定公文，即指国家行政机关公文处理办法所列出的十三类公文。（南航行政公文为10类+党务3类）,公文的种类,命令（令）、
2、决定、公告、通告、通知 1、行政公文 通报、议案、报告、请示、批复、意见 函、会议纪要 决议、决定、指示、意见、通知 2、党的机关公文 通报、公报、报告、请示、批复 条例、规定、函、会议纪要 （行政）通告、决定、通知、通报 3、南航常用公文 报告、请示、批复、意见、函 会议纪要、（党）决议、规定、指示,国家行政机关公文处理办法2000年,南航公文处理暂行办法2009,中国共产党机关公文处理条例1996年,南航常用行政公文种类,（一）通告：适用于向社会和公司内部公布应遵守或者周知的事项。 （二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员 （三）通知：适用于批转下级的公文
3、，转发上级和不相隶属单位的公文，发布内部规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 （五）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复询问。 （六）请示：适用于向上级请求指示、批准。 （七）批复：适用于答复下级的请示事项。 （八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函：适用于平级和不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，批复有关请示事项。 （十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,公文功能,作用： 领导和指导 行为规范作用 宣传和教育 联系知照 依据和凭证作用,按行文关系和
4、行文方向分类,上行文下级机关向所属上级机关呈送的公文， 主要有报告、请示等。,下行文上级机关向下级机关送发的公文，主 要有决定、指示、批复等。,平行文 向同级机关或不相隶属的机关送交的 公文，主要有函等。,通知可是平行、下行，意见上行、下行、平行,党政要分开行文，行政、党委或党政联合行文。党政机关不互相行文。,公文行文方向,公文流转,发文办理： 拟制、审核、审批、签发、复核、印制、用印、编号分发、归档（代拟增加单位审核审批）收文办理： 收文登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档 注意：正确合理填写意见 文管员应每天清理流转中文件。 拟稿人及时删除未完成文件,提 问 ？,三、公文格式,公文的格
5、式： 指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。国家行政机关公文处理办法规定：“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。”,文头部分（眉首）,（1）公文编号。也叫公文份号，指公文的印制序号，由6位阿拉伯数字组成。（2）秘密等级。简称密级。分绝密、机密、秘密三级。南航：商秘A、商秘AA、商秘AAA。（纸质审批）（3）紧急程度。指对公文送达与办理的时限要求。它分特急、急件、平件三种。（充分考虑时限。限制自定义）（4）公文版头。即公文名称，也叫公文身份标题，一般由发文机关全称或规范化简称加“文件
6、”二字组成，如“国务院办公厅文件”、“南航股份新疆分公司文件”。套红印制。,文头部分,（5）发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三项组成，置于版头下面横隔线之上居中的位置。其基本格式有二：一是“发20号”，党政领导机关的下行文常用之，如“国发20001号” 。 （6）签发人。是最后签署意见对草拟公文表示认可、准予印发的领导人。凡上行文，要在发文字号右侧横隔线上方标明签发人和签发人的姓名。 （7）横隔线。也称间隔线、反线，即发文字号下的一条横线。,公文（主体）部分,1.标题2.主送机关3.正文4.附件5.发文机关署名6.成文日期7.印章8.附注,公文标题三要素：发文机关名称、事由、文种
7、。字体为2号小标宋体，行间距38磅。,举例：关于贯彻落实股份公司中转现场调研会情况的报告关于印发新疆分公司服务整顿工作方案的通知关于表彰2011年新闻宣传先进个人的通报,注意：1、有文头的情况下，发文机关一般省略2、事由应该尽可能简炼。3、换行时，同一个词不能分开。4、文种只限有南航规定的10种（党务另加3种），不能生造文种。,生造文种,请示本身就是未决内容，不用“拟”,主送机关：,标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格。主送机关有多个时，同一性质单位间用顿号，不同性质单位间用逗号。 主送单位过多时，可用“各相关单位”，抄送所有单位。 普发件主送机关是“各部、室，飞机维修基地”，
8、抄送：纪委、党委工作部、工会。 注意：国外办事处隶属市场销售部,标准称谓,新疆维吾尔自治区人民政府 中国南方航空集团公司（标准简称南航集团） 中国南方航空股份有限公司（标准简称南航股份） 民航新疆管理局 新疆机场（集团）公司 中国南方航空股份有限公司新疆分公司,正文：,主送机关名称下1行，用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。行间距28磅。（根据情况调整）,标题、正文段落间距过大标题：38磅正文：28磅,正文中一般不插入表格,附件,附件在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识 。 附件名称不加书名号，之后不加标点符号。 附件序号：1.2.3.4.不用加书名号 附件原文：应有附件+序
9、号标实附件，附件一、附件二,附件标注不规范不需加标点符号，回行应与附件名称对齐。,发文机关署名、成文日期,行政公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并加盖印章；当联合行文需加盖3个以上印章时，才署发文机关名称。 成文日期即公文生效的日期，以会议通过日期为准；以领导人签发日期为准。成文日期位置： （1）在标题之下，年月日用括号括起来，这适用于经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主送标识的公文。 （2）在文件末尾，正文右下方。日字靠右以空四个字格。行政公文要用汉字，“零”写为“”，例如“二一二年一月三十日”。,印章,印章上距正文约1行(2-4mm)。联合上报的公文，只由主
10、办机关加盖印章；联合下发的公文，都应当加盖印章。务使印章与正文同处一面。未经领导人签发的公文不得用印。,用印不规范印章必须与正文同处一面，不能在空白页面上加盖印章。,（此页无正文）,附注,公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 附注是标明印发传达范围，比如“（此件发至县团级）”，“（此件可以见报）”。非机密文件没有确定阅读范围的必要。对上行文不标注阅读范围。 对于行政公文中的请示，应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码，以便联系。,版记,主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。一份公文一般不超过七个主题词，而最后一
11、个主题词一般都表示文种。形式：类别+要点+文种,抄送机关、印发机关、印发日期,抄送机关在主题词下l行，居左空1字，用3号仿宋体字。抄送机关间用顿号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。抄送单位按照先上级、后下级，再不相隶属的次序排列。 注意：分号不换行印发机关用3号仿宋体字，左空l字；印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期要处于一行中，排不下则简化印发机关名称。,引文规范,先引标题，再引文号 中国南方航空股份有限公司机构编管理办法(暂行)(南航股发20061301号)发文机关+标题+文号股份公司关于开展安全整顿的通知(南航股发201213号),数字、日
12、期使用规范,除成文日期为汉字外，正文中的数字必须用阿拉伯数字。 日期应写明具体年、月、日，不得用“近日”、“去年”、“上个月”,序号,为条理清晰，4级以下序号尽可能少出现。运行手册中的序号排列方法不允许在公文中出现。,结构层次序数使用不规范一、黑体3号字，不加粗（一）楷体3号字，加粗1.仿宋3号字，加粗（1）仿宋3号字，不加粗,提 问 ？,四、常用文种介绍,报告请示通知函会议纪要,报 告 报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问时使用的文种，报告是陈述性的上行文。,*报告中的建议与请示事项的区别,报告的种类 工作报告。（工作开展情况）情况报告。（事件情况）答复
13、报告。（上级质询的答复）递送报告。（呈报工作方案、工作计划等）,标题 A发文机关、事由和文种； B事由和文种。 主送机关 报告的主送机关为直属的上级机关。正文 开头：交待写作报告的缘由(落笔入题，上承标题中的事由，下启正文主体的内容) 主体：报告的核心部分，说明报告的事项 结语：工作报告和情况报告 “特此报告”； 答复报告 “专此报告”； 递送报告 “请审阅”“请收阅” 。 落款,报告的结构和写法,请 示概念 请示是“适用于向上级请求指示、批准”的公文。 请示属于上行文，具有强制性回复的特点。种类 （1）请求批准的请示。我能不能做 （2）请求指示的请示。我该怎么做 （3）请求批转的请示。你或其
14、他人能不能做,标题 (1)发文机关名称、事由和文种 (2)事由和文种主送机关 指负责受理和答复该文件的直属的上级机关。正文 （1）开头：交代请示的缘由。 （2）主体：主要说明请求事项。(请示的事项要写得具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确的批复) （3）结语：习惯用语 “当否，请批示”，“妥否，请批复”等。落款 署名和成文时间,请示的结构和写法,范文,请示的写作要求 1）一文一事 2）不多头请示 3）不越级请示 4）不得抄送下级机关 5）提出初步意见和方案 6）语气恳切，平实,请示与报告的区分：事前请示 事后报告,通知 通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，
15、发布规章，转达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免人员”时使用的公文。,通知的种类 1、 发布性通知（制度、规定） 2、 批转性通知（下级） 3、 转发性通知（上级） 4、 指示性通知（工作安排、要求） 5、 会议性通知。 统一用会议通知模版。 6、 任免通知。,转发印发文的格式（禁用“下发”）,1、标题(发文机关、事由、文种)2、主送机关 (所有通知都必须有主送机关)3、正文 通知缘由 通知事项 通知要求4、落款,通知的结构,函 函是“适用于平级和不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”时使用的公文。 按格式划分，函可以分为公函和便函。 按行文方向划
16、分，函可以分为发函和复函两种,1）标题 发文机关、事由和文种2）主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位。3）正文（1）开头：说明发函的缘由和目的。 复函的缘由部分，先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由（2）主体：说明致函事项。（3）结语：应根据函的不同类型，选择运用不同的结束语。如“特此函询商”等。4）落款 署名和成文时间,会议纪要 会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种行政公文。会议纪要的特点：（1）内容的纪实性。（2）表达的要点性。 （3）称谓的特殊性。,会议纪要的结构和写法标题 （1）由会议名称和文种构成。一九九年经济特区工作会议纪要 （2）由发文事
17、由和文种构成。关于研究耕地占用税征收、管理、使用问题的会议纪要 （3）由发文机关、事由和文种三部分构成。国家经济委员会、进出口管理委员会、交通部、对外贸易部关于外贸运输管理体制问题会议纪要正文 （1）前言：概述会议基本情况。具体写法常见的有两种： 平列式:将会议的时间、地点，参加人员、主持人、会议议程等基本情况分条列项地写出来。这种写法多见于办公会议纪要。 鱼贯式:将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。,（2）主体：主体是核心部分，主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种： 条文式:把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。 综述式:将会议所讨论、研
18、究的问题综合、提炼，分成若干部分，然后逐一介绍。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。 摘记式:把与会人员的发言要点记录下来。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。 （3）结尾 提出希望和要求。3）落款一般会议纪要不需要署名，不加盖公章。成文时间也可以在标题之下注明。,会议纪要格式,一、格式,会议纪要格式,呈批件、呈阅件的使用,呈批件 公司二级部门向公司请示事项 呈阅件 公司二级部门向公司报告事项 主送单位： 公司 格式和内容：与公文要求相同 印章： 不需要 分子公司一般不得向公司行呈批件，除某些规定事务类(出国审批、工作号申请、开通短信业务申请等)。,提 问 ？,五、如何提高公文写作
19、能力,学：基础知识烂熟于心读：优秀公文强化感觉写：训练实践提高能力改：精益求精不断提高,应用文的写作过程,文章写作,准备,平时准备特定准备,构思,表达,修改,提炼主旨选取材料谋篇布局,选词炼句准确表达一气呵成,查文种选择查写作要素查标点符号,行政公文的语言,(1)准确扼要、精炼简约(2)直述不曲、平实庄重(3)明白晓畅、文通字顺,准确扼要、精炼简约,公文写作的基本功是词语锤炼。目的是选用最恰当、最能说明特定事物的词语。要锤炼语言，就必须精心辨析词义。辨析词义 成绩 成就 考查 考察 成效 成果 订 定（过程和结果）,准确扼要、精炼简约,构思并合理安排层次；明晓语言的逻辑关系；正确使用过渡句；使
20、用规范的普通话书面语；部分双音词可改用用单音词：如：希望望但是但 曾经曾 这位同志该同志 使用部分文言用语打算拟 不多介绍了不赘（zhui）“遵照”、“承蒙”、“任免”、“审核”、“特此通报”、“予以查处”、“不得有误”、“当否”、“妥否”、“此复”、“此布”、“特地回复”、“专此回复”等有些文言词语已成为现代公文语体的专用词语。例如“兹因”、“欣悉”、“此致”、“值此之际”、“如”、“为盼”、“为妥”等。,公文词语的运用,开头用语：据查、据反映、根据、遵照、依照称谓用语：我、本，贵、你，该经办用语：经、业经引叙用语：悉、谨悉期请用语：请、敬请、恳请表态用语：拟同意、原则批准、准予、宜征询用语
21、：当否、可否、妥否期复用语：请批示、请回复、当否，请批示承转用语：为此、据此、故此、综合上述、有鉴于此结尾用语：特此通知（通报、函复、函达）,直述不曲、平实庄重,忌华丽词藻；公文一般不使用抒情性、描述性语言。忌虚假浮夸；如：“无比高涨” “冲天干劲” “人有多大胆，地有多大产”等。忌拐弯抹角；应开门见山，直截了当。忌无用的套话。如给文件的开头和结尾“戴帽、穿靴”。,直述不曲、平实庄重,公文组织意志的体现,是权威信息的表达,应庄重得体应有时代感例:与时俱进、和谐社会、科学发展观、改革开放等忌口语化例:把将 啥什么 这中间期间 叫人让人忌方言色彩例:夜天昨天 赶明儿明天 咋啦怎么样忌用歇后语例:旗
22、杆顶上绑鸡毛好大的掸(胆)子胆大妄为。例:百年松枝，十年芭蕉粗枝大叶粗心大意。忌流行语例:哇噻、嘢、靓仔、老公、大款、粉丝等。,明白晓畅、文通字顺,公文应使各类人员、各种文化程度的人都能读懂、听懂，都能理解并有效执行。因此，拟写公文应做到：公文应使用规范汉字和标点符号。公文用语应符合语法规范。公文用语应使用普通话书面语，而非口语。公文的段落层次一般不超过四层，层级符号、数字引用等应符合规范。,提 问 ？,六、审核,审核的内容 行文的必要性（防止文山会海） 行文的名义及规则（谁发谁收、文种） 行文的内容，结构语句 行文的格式 行文的程序,公文审核的注意事项,通读文稿，弄清目的、内容耐心细致，虚心请教，有惑必问紧张有序，先急后缓不改本意，改动过多重走程序,提 问 ？,最重要的人？最重要的事？最重要的时间？,共同开展好“公文加强月”活动！感谢大家的一贯支持！,谢谢!,
