1、秘书职业资格鉴定考前辅导安排,文书基础 办公自动化 沟通基础 会议管理 事务管理 文书拟写与处理,今天讲,秘书职业资格鉴定考前辅导,文书基础,文书基础,第一节 应用文书的概念与制发 第二节 应用文的格式 第三节 应用文的要素 第四节 应用文的表达方式,一、应用文书的概念 应用文是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。,第一节 应用文书的概念与制发,二、应用文的分类,行政公文（公文） 事务文书 商务文书,公务文书的概念 公务文书，又称文件，是机关公务文书的简称。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是
2、传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。,对“公文”这一基本含义的理解： 1. 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。 2. 公文形成的条件是行使职权和实施管理。 3. 公文是具有法定效力与规范格式的文书。 4. 公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。,文书、文件和公文,文书：以文字为主要方式记录信息的书面材料。 文件：指具有法定格式的，有红头文件并标有密级、编号等内容的正式公文。文书公文文件,公文的作用,公文的分类 公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规
3、公文 。 公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 公文按照制发机关，可以分为中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规。,二、公文制发的程序 公文的制发程序又叫发文办理，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,草拟的要求,1.符合国家的法律、法规和其他有关规定； 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，力求简短； 3.人名、地名、数字、引文准确； 4.结构层次序数正确； 5.使用国家法定计量单位； 6.文内使用简称，应当先用全称，并注明简称； 7.正确
4、使用公文中的数字。,审核的重点,1.行文方式是否妥当； 2.是否符合行文规则和草拟公文的有关要求； 3.公文格式是否符合办法的规定。,签发,签发就是负责人对已审核的文稿审定、签字，准予印发。,复核的重点,1.审核、签发手续是否完备； 2.附件材料是否齐全； 3.格式是否统一、规范。,事务文书、商务文书的制发程序,第二节 公文的格式,依据标准：GB/T9704-1999 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。,第二节 公文的格式,一、公文用纸幅面及版面尺寸 1
5、.公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸（党的机关公文也有用16K纸），其成品幅面尺寸为：210mm297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。 2.公文页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码) 3.公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,第二节 公文的格式,二、排版规格与印制装订要求 1.排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 2.制版要求：版面干净无底灰
6、，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,二、排版规格与印制装订要求 3.印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4.装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。,第二节 公文的格式,三、公文中各要素标识规则 标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,眉首,主体,版记,下行、平
7、行公文首页格式,上行公文首页版式,第二节 公文的格式,三、公文中各要素标识规则 1.眉首 （1）公文份数序号（左上角） ； （2）秘密等级和保密期限（右上角） ； （3）紧急程度 （右上角）； （4）发文机关标识 ； （5）发文字号（机关代字、年份、序号）； （6）签发人 。,第二节 公文的格式,三、公文中各要素标识规则 2.主体 （1）公文标题 ；（2）主送机关 ；（3）公文正文 ；（4）附件 ；（5）成文日期 ；（6）印章（7）附注。,第二节 公文的格式,三、公文中各要素标识规则 3.版记 （1）主题词 ； （2）抄送机关 ； （3）印发机关和印发日期 ； （4）版记中的反线 ； （5）版
8、记的位置。,公文末页版式,联合行文末页公文版式,版记示意图,一份不规范的联合行文,第二节 公文的格式,四、公文的特定格式 1.信函式格式 2.命令格式 3.会议纪要格式,信函式文件与便笺比较,命令（令）格式,第三节 应用文书的要素,文 章 写 作,人 体 构 成,一、材料材料是指作者为了某一写作目的，收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。,材料的来源,材料的选择与使用,二、主题主题就是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。,对主题的要求,三、结构结构是指文章内部的组织和构造。,结构的内容,应用文结构的要求,1.严谨：思维缜密、无懈可击
9、； 2.自然：文章行云流水，无人工雕琢的痕迹； 3.完整：主干饱满，首尾呼应； 4.统一：形式统一，通篇一贯。,四、语言语言是公文的基本要素，特殊的应用领域和应用目的使公文的语言具有一定的标准：准确、简洁、平实。,准确：明白、确切 1.用语慎审周密，分寸恰当 2.用限制性的词语表示出事物的差别 3.运用数字明确表述事物 4.注意前后照应，避免互相矛盾 5.不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号,1.准 确,2.简 洁,简洁：简单、精当 1. 从特定目的、特定对象出发，根据工作需要，写最重要的 2运用各种简省的表述方法 3认真修改,案例：瞿秋白的“26字”演讲,北伐战争开始前夕，国民革命军总司
10、令部在广州请瞿秋白先生给全军政工人员作演讲。与会者对他的演讲的名气早有耳闻，都把这当成是一次难得的学习机会，做好了详细记录的准备。然而出人意料的是他走上讲台只说了一句话：“宣传关键是一个要字，鲁智深三拳打死镇关西，拳拳打在要害上。”一句话，26个字，当他走下讲台时，全场愕然。寂静了几秒钟后，全场这才爆发出雷鸣般的掌声。,3.平 实,平实：平易、朴实1. 写作态度要诚实2.“少做作，勿卖弄”,应用文书专用语言,1.开头用语 2.承接用语 3.引述用语 4.批转用语 5.称谓用语 6.经办用语 7.表态用语 8.结尾用语,第四节 应用文书的表达方式,表达方式,叙述,议论,说明,描写,对话,抒情,公
11、文行文规则,（一）遵守行文规则的客观必要性加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关工作效率。,（二）行文规则的主要内容1根据机关之间的工作关系以及行文机关之间的工作关系主要有四种类型：（1）领导与被领导关系； （2）指导与被指导关系； （3）平行关系； （4）不相隶属关系。,机关之间的工作关系决定了公文传递的方向：处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指
12、导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。,2选择适宜的行文方式，一般不得越级行文3正确选择主送机关与抄送机关下列情况不得抄送：（1）请示在上报同时不得向下级机关抄送；（2）接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；（3）凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。,4坚持“党政分开”的原则5联合行文时，作者应是“同级机关”6行文前必须对有关问题协商一致 7严格控制公文数量，简化行文手续,（三）行政机关公文行文规则1行文应当确有必要，注重效用。2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除
13、以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,4同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。6属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。,7拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项
14、，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。8向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,9“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。10除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。11受双重
15、领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,小结,本章主要要求掌握：1.什么是公文？2.公文是如何制作的？3.公文的格式有哪些要求？4.公文的要素以及表达方式？,海天电器集团文件,海电200679号,关于做好安全保卫工作的通知各分公司： 为了xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:一、xxxxxxxxxx。二、xxxxxxxxxx。特此通知。二六年六月三十日 主题词：安全 保卫工作 通知抄送：XXXX、XXXX;XXX、XXXX。 海天集团办公室 2006年6月30日印发,
