1、会务实训,会议管理指导要点,会议基本流程,培训要求,电话会议及视频会议的要求与特点（P4和P6）,一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案；,会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查（P15）、会议文件的准备,案例分析； 会议食宿、值班突发事件、医疗,与领导的沟通：开头、书面；问题和困难,会议管理指导要点,知识要点： 会议的涵义 会议的目的 会议的特点 会议筹备方案的内容 构成商务会议的要素 商务会议的类型与特点 确定会议议题和时间的基本步骤 会议主办者的职责 制定会议规则的基本要求 会前、会中和会后办会工作的基本内容 制定会议规则的基本要求 提高会议质量的方法,第一节 会前工作,会议策
2、划的要素（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员的职责） 会议的人员构成（正式代表的权利） 会议的策划方案（流程、列表；会议议题的原则：一支笔、唯一性、计划性、可行性；会议时间和会期；会议地点选择） 会议的筹备会议（策划方案的选择） 提高会议质量的措施,会议的策划,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织落实，成立工作团队组,会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报,策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组（指大型会议、活动），以便各自分工负责推进工作。一般分为以下几个小组：1、总指挥：一般由公司高层领导担任，对会议的目的、主题有明确的认识，对整个活动总
3、负责、总协调，是最好的资源。2、副总指挥：一般由牵头部门的总经理担任。协助总指挥，会议召集人，负责常务工作。3、策划组： 一般由负责市场推广的人员担任。会议的形式（严肃？活泼？）、颁奖形式（新意？）、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,4、会务组：负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等。5、秘书组：会议内容的策划、发言稿的跟踪修改、PPT制作、会议资料的整理、汇编。根据不同内容的会议，还可以成立其他TEAM组，如有展示活动、户外市场活动，可组成展示组、活动组等。各TEAM组之间都有许多
4、联系，因此需要经常开会沟通，了解各自的进程，推动会前准备工作的顺利进行。,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,会议篇 会前准备 - 策划案的内容,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等,策划案的内容,会议通知与会场的选择布置,会议通知拟写与发送,通知的内容与制订流程 发送形式和注意事项,主席台座次安排,依职务高低和选举结果 会议主持人的位次 主席台座次的审核 台签的摆放,会前准备工作要求,充分 周密 安全 会议策划方案和筹备方案的区别 会场的选择与检查,会议的组织和管理
5、 会前准备 - 会场勘察,会议地点与会场勘察,地点选择原则（四级） 会场勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作 会议筹备检查的内容P12）,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,原则,会议检查： 会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备（类型P17和审核P 18） 会场布置情况 会议保卫 会议筹备的准备方法（P14）,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,餐饮方面 车辆问题 服务价格问题,会议应急方案,人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 行为问题 住宿、餐饮、医疗、交通、通讯（标准、稳定、可靠、迅速）娱乐、值班,会议
6、的组织和管理 案例,案例分析： 1、北京每年都会举办大型图书订货会，下面给出2004年北京图书订货会的实施方案（摘要），请你根据该方案提供的信息，拟定一份旨在提高会议质量的措施要求。 2、拟写2006北京图书订货会实施方案 经新闻出版总署批准，中国出版工作者协会、中国书刊发行业协会定于2006年12月7日至11日，联合主办2006北京图书订货会。订货会地点：中国国际展览中心一号馆、六号馆、七号馆、八号馆。四号、五号馆作机动。预计展厅面积30000平方米左右，可设置3M3M标准展位1500-2000个左右。 订货会时间：1月7日至11日。1月5日至7日布展，7日下午预展；8日至11日看样订货、业
7、务研讨；11日下午3：30撤展；12日中午12：00前离会。大会统一于1月7日接待报到。 3请描述一次你亲自参加的会议，根据你所看到的现象，分析会议的成败。,第二节 会中工作,提示会议按计划进行原则 认真倾听 直接、坦诚和适当的方法 消除交流障碍 强调问题 精湛的人际交流 了解会议的议题和议程 准时宣布开会 有效引导议题,会议的成本控制（监督经费使用）,会议的经费预算（固定费用和可变费用） 会议的收入与支出（经费来源P34与经费使用方面P35） 使用的监督方法和原则：（P36）报告与会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核逐项检查（经费细目表）,会议的组织和管理 会中工作,会前的
8、最后检查（工作认真负责、细心、耐心） 组织签到和登记（任劳任怨能连续作战）做好联络协调（沟通协调能力强）会议记录与保密（业务素质与原则性） 会议后勤保障（服从分配，协作意 识好）,会中应负的责任,会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间,会务组的工作, 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自联系人 购物及准备工作 开预备会,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它,会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间,开会期间的工作, 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件,会议 联络工作,会议的组织和管理 会务的
9、实施 联络,关键：主办方与承办方 联络渠道、工具、方法 承办方内部联络与应急（处理突发事件P40） 秘书的联络,会后的工作,第三节 会后必须注意的问题,与会人员的返程,会议物品清退,会议文件整理立卷,会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩结合）,撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,会议结束的工作 退房； 整理物品；结帐； 回收问卷。,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,会后注意事项：会议记录、落实不力、不进行总结、不解散工作小组、与会人员对会议不满,识记：会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、编写、传递会议记录、纪要、简报与表格,了解：会议信息工作的主要流程；会议信息的主要分类与特点；,领会：会议新闻发布会的组织；会议记录、纪要和简报的编写方法。,应用：对会议信息管理工作的各项流程进行案例分析,会议的信息工作,会议的信息工作,会议的信息类型 会议的信息搜集 会议的信息加工 会议的信息传递 会议的信息利用 e时代的会议的信息,会议信息的收集（会前、会中、会后,会议信息加工,
