1、1,资料制作及发表技巧,班组长梯队班培训教材之,2,1.1 资料制作基本事项 1.2 如何制作简单易懂的资料 1.3 资料制作的自检,目录,一、资料制作方法,三、发表的技巧,2.1 什么是A3资料 2.2 A3资料的特征 2.3 使用A3资料的好处 2.4 A3资料的制作步骤,3.1 发表的意义和目的 3.2 发表的技巧,二、A3资料制作,3,情报、信息的传达 记录 方案、资料的收集整理,1.1 资料制作基本事项,资料制作目的：,资料制作方法,4,1.1 资料制作基本事项,资料的种类：,5,1.1 资料制作基本事项,资料制作的基本步骤：,确定资料的基本框架,收集必要的资料、信息,结合制定的框架
2、，整理资料,对资料的有效性和价值加以判断,6,1.2 如何制作简单易懂的资料,(1)制作资料的注意事项：,站在对方的立场上,读者不一定具备初步知识增加易于理解的说明 论点论述要简明扼要明确整体架构及各部分侧重点 写得太多易使人失去阅读的兴趣书写数量控制在理解的最小限度 一目了然重点部分进行特写,7,1.2 如何制作简单易懂的资料,(2)资料的布局：,决定大概布局，各部分分配空间 留出适度空白，保持适度占有率（70%） 如需装订，装订侧留出2位置,8,1.2 如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,字体大小适当，避免错字、漏字、白字等 各部分标注序号，如、或1、2等 重点部分加粗或加下划
3、线，起强调作用 简洁，删除没用的修饰性语言例：怀着无论如何也要干好的心情来完成工作目标。 工作目标必须完成。,9,1.2 如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,回避长句，尽可能分条列项 具体，避免抽象的表达方式例：车间今年的创意、方案尚算可以。 车间今年的创意提案情况为263件（为去年110%）。 直截了当，开门见山（双重否定等）例：安全的问题并不是不比量的问题重要。 安全的问题比量的问题更重要。,10,1.2 如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,采用主动语态，避免被动表达例：成果受下属的干劲所左右。 下属的干劲影响成果的大小。 对专业用语进行简单说明 一句话中不要重复使
4、用同一词语例：关于质量不合格的发生情况，去年发生了34件，今年已有18件发生。 关于质量不合格的发生情况，去年为34件，今年已达18件。,11,1.2 如何制作简单易懂的资料,(3)资料书写的技巧：,Concise （简洁）,Correct（准确）,Clear（易懂）,3C原则,12,1.2 如何制作简单易懂的资料,(4)图表应用技巧：,数值保留3位为宜 根据目的不同选择不同图表 加上易懂的标题、序号，注明单位 注明数据出处、调查方法等 刻度、划线要清楚 图形曲线需分清：单位不同曲线、图表刻度划分、数据分析等,13,1.3 资料制作的自检,制作前,主题是否明确？ 制作资料所需的数据和信息是否充
5、足？,制作中,文字表达是否简明易懂？ 图表的选用是否合理？,制作后,主题是否得到了有效论证？ 是否对资料进行了全面检查？,14,阶段小结,1.1 资料制作基本事项 1.2 如何制作简单易懂的资料 1.3 资料制作的自检,15,将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等）归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料。,运用问题解决的思路制作的A3资料。,2.1 什么是A3资料,A3资料制作,狭义的定义：,广义的定义：,16,2.1 什么是A3资料,例1,例2,17,用一张A3纸即可展现问题解决整体“过程” A3资料是丰田公司的核心沟通工具 。,A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的“一目了然”的资料。,2.2
6、 A3资料的特征,通过A3资料，运用/遵循问题解决的步骤，可以促使下属/上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。A3资料是人才培养的重要工具。,18,通过制作A3资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。 清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决定。 作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。,2.3 使用A3资料的好处,19,2.4 A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,ST
7、EP5 检查校对资料,完成A3资料,20,制作什么样的资料要依其目的而定,STEP1 明确制作目的,21,考虑是“面向谁”的A3资料,因为A3资料是说明传达信息的工具，看资料的人不同，其内容也要相应变化。你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、状态、兴趣以及理解能力。本公司/外公司、头衔、部门、专业性,STEP1 明确制作目的,22,考虑“如何使用”A3资料,考虑资料使用的场合:场景决定内容阐述内容 资料应表述清晰，无需任何解释讨论 从与会者那里容易地得到补充信息考虑资料使用人:使用者（说明人）也决定了内容A3文件应当具有易于使用的特征,STEP1 明确制作目的,23,考虑A3资料用于“何
8、种用途”,即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: 事实、对策、及时报告提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释- 需要决策的内容,STEP1 明确制作目的,24,考虑A3资料要传达“什么内容”,考虑应该强调的要点在明确前3项之后，开始确定需强调的要点考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤最后，确定A3资料的标题,STEP1 明确制作目的,25,小A在某子公司负责推进“创意功夫提案”工作。有一天，小A接到领导B指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提案制度的工作计划。B说：“在这次的公司会议上，我决定就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们去年
9、的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得各部门的支持。”,案例分析：创意功夫提案的工作1,STEP1 明确制作目的,26,简明易懂，遵循问题解决的步骤 是撰写说明纲要的关键,STEP2 撰写资料纲要,27, 每个问题解决步骤的简单讯息 （最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 场景的核心内容长度应为一分钟, 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”？ 是否具有清晰的“因果
10、关系”？, 反复思考 面向谁、如何使用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程,确定纲要的主体,确定对纲要主体 进行补充的内容,检查纲要整体,STEP2 撰写资料纲要,28,小A按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。去年公司整体目标为：一等奖及以上提案50件以上，二等奖及以上提案100件以上。部门目标为：提案数量为每人每月至少1件，即平均每人每年不低于12件提案。而个别部门没有完成目标。分析一下各部门状况，发现不同职级人员差别很大，技能职平均14件，管理职平均8件。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资料纲要,29,今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。 那么为什么
11、管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标不了解；三是对每月至少提交1件提案不理解；四是感觉即使提了也得不到好评，干脆就不提。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资料纲要,30,小A做出以上分析后，提出以下对策： 部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功 夫提案制度的主旨，对部门人员进行引导，使各成员了解本年度的活动目标。 重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最优秀的个人进行奖励。 每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。 每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。,案例分析：创意功夫提案的工作2,STEP2 撰写资
12、料纲要,31,STEP3 确定版面设计,1)排列好各个文本框为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框确定流程，如：“左= 右”，“上=下”，“顺时针旋转” 2)确定文本框的大小，兼顾版面保持平衡要特别注意重点内容文本框的大小3)设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐,1.根据纲要，确定版面设计,2.确定各文本框的标题,32,除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。,STEP3 确定版面设计,将须强调的重点放在中间位置,由结论展开,33,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件 有效地修饰。 “一目了然”
13、 地突出重点强调的内容,STEP4 撰写资料内容,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。,34,1）行文要“简明扼要”、“具体”和使用“主动语态”“简明扼要”“具体”：避免抽象的表达方式“主动语态”：尽量避免被动的表达方式,2）使用图表，强化视觉效果。,（一） 撰写各文本框的内容,STEP4 撰写资料内容,35,1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐。,2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。,例：,（二） 修饰资料，使内容一目了然, , ,STEP4 撰写资料内容,36,STEP5 检查校对资料,纲要
14、主体 是否醒目,是否遗漏了想说的内容,空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适,整体的思路是否清晰易懂,37,阶段小结,1.1 什么是A3资料 1.2 A3资料的特征 1.3 使用A3资料的好处 1.4 A3资料的制作步骤,38,发表的技巧,3.1 发表的意义和目的,锻炼在众人面前进行清晰讲解的能力； 培养讲话时的自信心； 从当众发表中得到成就感。,培养个人对发表的评判能力； 吸取发表者的优秀经验，并加以应用；,将发表中的优点加以横向展开； 通过发表，了解发表者水平，加以合理的指导；,发 表 者,听 众,上 司,39,3.2 发表的技巧,做到充分的准备和练习 遵守时间规定 让人容易理解：结构清晰、条理清楚 集中重点进行说明 讲解时注意对方的反应 善用你的声音：洪亮、有节奏、重点突出 资料的使用,完毕，谢谢！,
