1、举办论坛活动流程（一）前期工作1. 确定组织方主办单位 联系人及联络方式 经费 经费用途承办单位 联系人及联络方式协办单位 联系人及联络方式2. 会前宣传事项 内容 落实人 备注宣传稿件 涵盖召开时间、地点、论坛主题、报名方式等信息网站宣传 注意活动信息是否有更新微信宣传 注意活动信息是否有更新新闻媒体宣传 注意活动信息是否有更新其他3. 联络嘉宾类型 姓名 职务 联系方式 联络人ABC政府部门DABC金融领域DABC新闻媒体DABC拟邀请嘉宾名单律师行业D4. 确定会议主题（二）筹备工作1活动安排事项 内容 备注上午下午第一天晚上上午下午确定时间第二天晚上会议地点 提前预定场地用餐地点考虑用
2、餐类型，中餐/西餐/自助餐选择地点住宿地点 提前与酒店联系，预定房间已报名 每天进行更新汇总统计报名人数待定 根据预计人数，有选择性跟进免费 每天进行更新汇总已缴费 每天进行更新汇总统计收费情况待定 根据预计人数，有选择性跟进参会人数共计 名第一类 单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。参会人数共计 名第二类 单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。参会人数共计 名统计住宿信息第三类 单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。2. 会务筹备人员及分工类别 人员 姓名 联系方式 工作内容组长领导小组副组长组长组员 A
3、负责准备背景板、横幅、音响、投影等工作组员 B 负责准备笔、本子、手提电脑、会议记录组员 C 负责打印胸牌、会议指南、准备资料袋、签到表、嘉宾牌组员 D 负责准备鲜花、水、餐券会务筹备组组员 E 负责更新统计报名人数、住宿信息组长组员 A 与嘉宾联络，准备嘉宾发言 PPT，嘉宾个人简介等组员 B 负责嘉宾机场酒店的接送组员 C 配合嘉宾其他需求，如退宿等嘉宾联系组组员 D 会后给嘉宾寄发票、写感谢信组长组员 A 布置背景板、横幅组员 B 调试投影仪、电脑、音响、麦克风现场布置组组员 C 摆放纸笔、水、及座位卡组长组员 A 联系媒体、记者组员 B 现场拍照、录音录像宣传报道组组员 C 通讯稿的整
4、理、会议速记3. 活动具体流程安排事项 具体安排 备注 时间时间：地点：在活动开始前的 2-3 个小时签到表 做好排序，尽量与会务材料一致，方便发放。签到台 提前与酒店协商好，并放置收纳名片的托盘打印机 检查是否可以打印签字笔 备用 2-3 支签到 准备事项微信指示牌设置微信公众账号，引导大家扫码加入讨论群组发言人领导 A 5分钟领导 B 5分钟领导致辞主持人合影 15分钟演讲人 主题 备注 时间X 法官 准备法官 PPT、法官简介、演讲大纲等Y 律师 准备律师 PPT、律师简介、演讲大纲等主题演讲主持人进行现场互动 提示嘉宾是否需要提前 30准备一些问题 分钟Z 律师 准备律师 PPT、律师
5、简介、演讲大纲等午餐 时间地点 统计好就餐人数 1-2 个小时演讲人 主题 备注 时间嘉宾 A 准备嘉宾 PPT、嘉宾简介、演讲大纲等嘉宾 B 准备嘉宾 PPT、嘉宾简介、演讲大纲等茶歇 15 分钟嘉宾 C 准备嘉宾 PPT、嘉宾简介、演讲大纲等主题演讲主持人现场现场互动 视活动具体时间情况而定会议总结 总结人： 15 分钟会后合影4. 经费预算类型 费用 备注餐费 统计好就餐人数场地费 与酒店提前协商嘉宾住宿费及车费酒店停车票背景板横幅会务资料摄影费材料会务费鲜花、水预算经费讲课费决算类型 预计支出 实际支出 备注餐费场地费嘉宾住宿费及车费材料会务费决算经费讲课费（三）会后工作事项 负责人 工作内容 备注组员 A 送嘉宾到机场、火车站组员 B 帮助嘉宾退宿送嘉宾及与会人员离场 组员 C 发放停车券组员 A 确保会场没有遗漏任何与论坛有关的资料组员 B 清理签到台会场清理组员 C 检查是否有参会人员遗漏物品组员 A 整理通讯稿件组员 B 向主要嘉宾发送感谢信会后宣传组员 C 向组织方寄送发票等资料组员 A 向酒店结算住宿费用组员 B 餐饮费结算会后结算组员 C 其他费用核算
