1、Excel高效数据分析之道让您的分析报告更有说服力Excel的思考 Excel是什么 ? Excel能做什么 ? Excel怎样使用 ?使用 Excel的基本素养 充分认识 Excel是一个科学管理工具 Excel是一个科学管理工具 管理要用数据说话，而不是拍脑袋做决策 一个有说服力报告的重点内容是数据分析表格和图表 养成使用 Excel的好习惯 合理设计 Excel表单，为日常数据管理和处理分析打好基础 原始数据表格与数据处理分析表格分开保存 采用合理的方法获取外部数据 等等 自定义 Excel操作界面 添加常用的操作按钮（格式按钮、增大 /缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值按钮、等等）
2、 熟练使用常用的快捷键 等等 让你的 Excel发挥最大的效能 安装完全版（ Excel 2003） 加载分析工具库如何让你的分析报告更有说服力如何让你的分析报告更有说服力?用数据用数据说话说话完美的分析报告完美的分析报告用图表用图表说话说话本课程目标 用数据说话：掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧和各种应用 用图表说话：掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各种应用课程目录 第 1部分：不可忽视的基础性工作 第 2部分：快速掌握 Excel公式和函数 第 3部分：让表格数据更加清晰 第 4部分：用数据说话 第 5部分：用图表说话第 1部分 标准化与规范化 不可忽视的基础性工作 Exce
3、l的思考 表格数据的整理与规范 表格结构的整理与规范 其他数据整理技巧 Excel的思考 Excel是什么 ? Excel能做什么 ? Excel怎样使用 ?表格数据的整理与规范 很多表格中的数据是非法的、错误的、不规范的，需要进行整理规范和标准化。 正确处理日期数据 正确处理文本和数字 删除数据中的垃圾字符正确处理日期数据 Excel是如何处理日期的？ 日期是特殊的数字。日期永远是大于零的正整数。 正确输入日期 正确输入日期： 2010-10-8， 2010/10/8， 8/oct/2010， 8-oct-2010 错误的输入日期方式： 2010.10.08，或者 20101008 错误日期
4、的类型 输入错误 从系统导入的日期是文本格式 如何把日期显示为需要的格式？ 修改非法日期 （案例 01）正确处理文本和数字 如何将文本型数字转换为纯数字有些情况下，从数据库导入的数字是文本型数字。文本型数字无法使用 SUM等函数进行计算，需要转换为纯数字。 方法 1：利用智能标记 方法 2：利用 VALUE函数 方法 3：利用公式（两个负号或者乘以 1或除以 1） 方法 4：利用选择性粘贴的批量修改功能（乘以 1或者除以 1） 方法 5：利用分列工具 如何把数字转换为文本型数字 ? 使用分列工具 使用 TEXT函数 案例 02 将文本型数字转化为纯数字删除数据中的垃圾字符 从系统中导入的数据中
5、，可能会有很多 “垃圾 ”字符会影响到数据的处理和分析，应当予以删除。 比如：删除数据中的空格删除字符中的打印不出的特殊字符 （案例 03）表格结构的整理与规范 很多表格的结构是不规范的，影响数据处理分析的准确性和效率，必须予以整理和标准化。 数据分列 取消合并单元格并填充数据 将多表头表格整理为数据清单数据分列 有些情况下，从系统导入的数据是一列数据，需要根据实际情况进行分列。 基本方法 方法 1：使用 “分列 ”工具 方法 2：实用文本函数 案例 04 数据分列分列前的数据分列后的数据取消合并单元格并填充数据 对于不规范的表格，例如多表头，有合并单元格，等等，需要进行相应的整理。 方法：根
6、据情况，可以使用复制 /粘贴，函数、VBA等方法。 案例 05 取消合并单元格并快速填充数据错误的表格正确的表格将多表头表格整理为数据清单 很多表格是多行表头或者多列表头，造成数据处理分析很难，需要将其整理为数据清单。 案例 06 表格架构的重新搭建其他数据整理技巧 批量修改数据 转置数据位置 复制可见单元格数据 删除空行和空列 批量插入空行和空列 第 2部分 武装自己快速掌握 Excel公式和函数 将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效 让需要的数据迅速出现在您面前 合理有序制作计划 把需要的信息提炼出来 创建高效计算公式的技巧和方法将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效 低效率的加减公式，既不科学
7、，也容易出错。在很多情况下，可以使用相关的求和函数来解决。 常用求和函数 SUM函数：无条件求和。另类用法： 可以快速对多个工作表求和 SUMIF函数：单条件求和=SUMIF(条件判断区域，条件值，实际求和区域 ) SUMIFS函数（ Excel 2007新增函数）：多条件求和=SUMIFS(实际求和区域，条件判断区域 1，条件值 1，条件判断区域 2，条件值 2， ) SUMPRODUCT函数：计算乘积和，可以用于多条件求和与多条件计数= SUMPRODUCT(数组 1，数组 2，数组 3， ) 案例 07 高效求和汇总让需要的数据迅速出现在您面前 很多情况需要将需要的数据查找出来，此时有很
8、多查找函数可以选择使用。 常用的查找函数 VLOOKUP函数：根据首列数据进行查询=VLOOKUP(查找依据，查找区域，指定列位置，逻辑值 ) MATCH函数：定位函数，确定某数据的位置=MATCH(查找值，查找区域，匹配参数 ) INDEX函数：根据行列位置序号查找数据=INDEX(查找区域，行位置号，列位置号 ) 注意事项： 无法查找重复值 不区分大小写 案例 08 VLOOKUP MATCH INDEX函数应用合理有序制作计划 怎样才能做到工作有条不紊的进行：制作计划表！ 使用相关的日期函数，合理日期设置显示格式，可以让您的日程管理醒目而有序！ 日期小知识 常见日期函数及其应用 （案例
9、09）把需要的信息提炼出来 有时候，很多信息包含在文本文字中，需要把这些信息提取出来。 可以使用相关的文本函数解决问题 :LEN， LENbRIGHT， LEFT， MIDFIND 案例 10 文本函数及其应用创建高效计算公式的技巧和方法 很多实际问题，需要使用多个函数，创建复杂的计算公式来解决。 复杂的计算公式，就是很多函数的嵌套。 创建高效计算公式的方法： 仔细分析问题的本质所在 确定所要使用的函数 先分解公式，再综合公式 必要时使用辅助列 案例 11 创建高效计算公式第 3部分让表格数据更加清晰 使用自定义数字格式美化表格 使用条件格式标识特殊数据 让庞大复杂的表格变得更加容易察看使用自
10、定义数字格式美化表格 当数字很大时，表格既不便于查看数据，打印出的表格也很不美观。 可以通过设置数字的自定义格式来美化表格。 例如： 将数字缩小 1千倍显示 将数字缩小 1万倍显示 将数字缩小百万倍显示 将特殊的数字显示为指定的颜色 案例 12 自定义数字格式使用条件格式标识特殊数据 利用条件格式，可以标识表格的特殊数据。 比如： 标识非法数据 设计提前提醒模块 （案例 13）让庞大复杂的表格变得更加容易察看 很多表格中，既有合计数，也有明细数，使得表格看起来很不方便。 可以建立分类汇总和分级显示，让大型表格变得更加精炼 案例 14 创建多层次的分类汇总和分级显示第 4部分：用数据说话快速汇总多个工作簿和工作表数据数据透视表的使用技巧和实际应用快速汇总多个工作簿和工作表数据 使用函数 使用合并计算工具 使用数据透视表 使用导入数据 +SQL语句 使用 Microsoft Query工具使用函数 使用相关的函数，可以快速汇总大量工作表数据。 例如： 使用 SUM函数可以快速加总大量工作表 使用 INDIRECT函数可以动态汇总大量的个数不定的工作表 案例 15 动态汇总个数不定的工作表
