1、第二章 会展项目管理,Keyword:会展项目； 展览项目；会议项目;特殊活动项目,项目引导,2010年5.18（海交会、商品交易会）将在新建成的海峡国际会展中心举办。由于展出面积扩大近十倍，组委会决定把汽车展也融入这次会展中，并决定把汽车展的承办权委托给有多年组织车展经验的福州会展业有限公司。主要目的是做汽车展示。 请问你对这种决定有何感想？ 如果你是该公司的总经理将如何运作这项工作？,知识点：,第一节 项目与项目管理 第二节 项目经理 第三节 项目团队 第四节 会议项目管理 第五节 展览项目管理,第一节 会展项目管理概述,一、项目 二、项目管理 三、会展项目管理,一、项目,（一）项目定义1
2、、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，达到预定质量水平的一项一次性任务。 （中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）,2、项目是一个特殊的将被完成的有限任务。它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。(CPMBOK：ChineseProject Management Body Of Knowledge）综上所述项目可定义如下： 3、项目是作为管理对象，在时间、资源、质量标准等约束条件下完成的，具有明确目标的一次性任务。,（二）项目涉及的因素,（三）项目的生命期和阶段性,概念（启动）阶段（Conceive） 开发（规划）阶段（Develop ） 实施阶段（Execute ）
3、收尾（结束）阶段（Finish）,二、 项目管理,1、项目管理定义项目管理是通过项目经理和项目组织的努力，运用系统理论和方法对项目及其资源进行计划、组织、协调、控制，旨在实现项目的特定目标的管理方法体系。从项目的开始到项目的完成，通过项目策划（PP）和项目控制（PC）以达到项目的费用目标（投资、成本目标）、质量目标和进度目标。,P M = P P + P C,2、项目管理的目标,项目管理的目标通常指实现项目成果性目标而必须满足的规定要求，及项目管理的约束性目标。项目的约束性目标往往是多重的，任何一个项目无论其大小如何、无论属何种类型，均受到时间、资金、技术性能的限制，故项目管理的基本目标可以表
4、为三个方面：时间、费用和功效。,费用,时间,功效,目标系统,有限预算,完成期限,功能要求,PM的三个基本目标（多目标属性）,目标,3、项目管理目标的特点（1）要素多重性,为达项目目标所要求完成的全部工作,（2）层次性,逐渐细化的过程,总目标,子目标,子目标,. . .,（战略性目标）,（策略性目标）,（实施性目标）,即首先设立项目总目标，采用系统方法将总目标分解成子目标和可执行目标(具体的和可计量的目标)，并将它们落实到各时间区段和各责任人（定义个体的管理职责），建立至上而下，由整体到分部的目标控制体系，并通过一系列的管理活动来保证总目标的实现。,（3） 优先性,项目的目标系统：多目标属性和层
5、次性重要性必不相同不同的权重。同一层次的目标在项目寿命周期的不同阶段，其权重也往往不同。,4、项目管理活动过程,（动态循环过程）,制定目标.计划,责任落实,成果评价,过程管理,（逐级授权落 实目标责任主 体的责权利）,（目的通过目标策划 转换为具体目标）,（追踪检察监督目标的执行过程）,（把目标执行 结果与计划目 标进行对比）,（调整）,三、会展项目管理,（一）会展项目1、定义：以会展活动为管理对象的新型项目形式。2、会展项目分类会议项目；展览项目；特殊活动项目,（1）展览项目分类,展会目的：展示类展览项目和交易类展览项目 会展的性质：贸易类、消费类会展项目和科技类项目 会展的内容：综合类和专
6、业类会展项目,（2）会议项目分类,会议的目的分类： （专项研究）学术会议；产品发布会 城市为基础的会议项目：国际会议和大型论坛 主办者划分： 社团组织会议；企业会议；政府会议；工会会议；教育会议；宗教会议,（3）特殊性活动项目,演艺 赛事 节庆,服务目标性 项目连带性 客户广泛性 效益整合性,3、特点,（二）会展项目管理,会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。,（三）会展项目管理的过程,启动阶段,规划阶段,执行阶段,结束阶段,调研、构思、立项,制定计划、项目分解设计,项目控制、调整,总结、评
7、估、信息反馈,控制,会展项目阶段中过程的重叠和活动强度,第二节 会展项目经理,一、会展项目经理的职位 二、会展项目经理角色定位 三、会展项目的素质 四、选择会展项目经理的标准,一、会展项目经理的职权,（一）会展项目经理的职责： 1、基本职责：负责展会项目的前期调研、产业报告，中期的招展招商工作管理，中后期的展会现场协调，以及后期的项目总结及新项目衍生工作； 2、负责内部工作的分配和协调，活动现场整体控制和协调；负责执行和监控会展的每项工作 3、 独立担当客户的沟通协调工作，并建立和保持良好的客户关系4、争取新项目， 开发新客户5、及时决策,（二）会展项目经理的权力 1、决策权 2、人力资源管理
8、权 3、资源支配权,二、会展项目经理人角色定位,1、领导者 把握市场； 战略经营高手； 项目的预算控制； 展位和观众的控制； 关于策展项目的创新点和成长点； 工作分工结构的开发； 管理流程变动的实施。,2、协调者按时；预算之内优质；完成整个项目， 激励团队有效、可靠地执行运作。各方主体协调：客户、自己的团队、施工人员、展会主办方等。时间：整个项目过程。立项 项目总结。协调能力一定要强，要善于交际、沟通，并且有良好的团队意识和合作精神。,人力 物力 财力,3、资源分配者,4、谈判者,跟客户不断接触沟通，若是遇到层次较高的客户，除了凭借经验办事外，还需要有很高的自身文化素质和修养进行应对。 全面了
9、解或精通所负责项目背景知识 保持高度的学习意愿和创新意图,制定一份完备的工作进度表，并在项目实施过程中监督执行 项目经理要能预测、规避及应对项目进行过程中的“风险” 冷静地发现、辨识、处理问题 及时作出调整方案,5、危机管理者,三、会展项目的素质,1、团队领导能力 2、会展项目经营能力 3、会展项目管理能力,四、选择会展项目经理的标准,1、会展项目管理的背景与经验 2、执行力 3、专业技术 4、人脉关系 5、管理才能力,第三节会展项目团队,一、会展项目团队的定义 二、项目团队的成员选择的标准 三、会展项目团队建设,一、会展项目团队的定义,1、定义：成员协同共同目标 2、特征： （1）目的性 （
10、2）临时性组织 （3）团队精神、协作精神 （4）成员不同的责权,二、项目团队的成员选择的标准,1、责任感强的人 2、灵活性 3、任务导向，清晰认识自己的任务，并能坚决执行。 4、遵循进度表，坚决执行计划。 5、相互信任与支持，团队导向。 6、适应性强。能胜任不同部门的工作。,三、会展项目团队建设,1、团队创建 2、绩效考核与激励 3、集中安排 4、培训,第四节 会议项目管理,会前管理,会中管理,会后管理,一、会前管理,1、会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。,一个对会议负有某些责任的团队，通常
11、由组办组织内部成员构成。 制定目标 确定人选 运作程序,（1）策划委员会,（2）会议市场调查,市场环境分析：宏观（经济、技术、政治法律、社会文化）和微观（机构内部、目标客户、服务商、社会公众） 目标市场需求分析 按主办者细分： 社团组织会议市场；企业会议市场；政府会议市场；工会会议市场；教育会议市场；宗教会议市场,公司与协会会议的差异,（3）策划方案,会议主题：宁简勿繁，可加副标题 会议规模：以参会总人数为主要依据 会议时间和议程 会议地点： 需要注意的问题,会议时间 包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素,议程： 一次会议所要讨论的问题及进展
12、程序,会议,会议地点 举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等 会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间4. 优越地位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知对提供优的服
13、务十分重要,选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间,需注意的问题,2、会议预算,（1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算,（2）预算内容,交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等 杂费 视听设备 住宿费 餐饮费,餐费,早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目：,编制会议预算,（一)编制会议预算的目的 ：编制会议预算能够提供出一个定量的会议财务计划，即反映出的会议固定支出和可变支出是多少；也估算了会议
14、收入是多少，预算反映了最终会议的盈亏。 (二)会议预算的组成：主要是由会议收入和支出两部分组成,支出项目包括： 2、固定支出：申办费用、市场宣传、考察活动、特邀报告人、会议机构活动、会场设备租金、基本办公费用、人工费用、工作人员费用。 3、可变支出：餐饮费、印刷费、邮寄费、征文通知、代表用品、服务费,3、会议营销,（1）营销对象,会议产品的吸引力要素,（2）宣传资料的设计与制作,会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等,（3）销售渠道,直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机
15、构等,（4）促销手段,广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系,4、会场布置,（1）会议室 上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列,会议室的布置,剧场一层,会议室设备完备的大剧场-二层,杏坛剧场,北青盈之宝剧场,中空形,圆形,中空-正方形,中空长方形,.中空-椭圆形,董事会长方形会议室,U形于马蹄铁形,叠层U形,E教室形,教室型,讨论会（宴会）形,常见座椅安排,U字形课堂型剧院型（礼堂型）会议型,讲台位于主席台的中
16、心或右边,（2）主席台和讲台,会标、标语和国旗 花卉或绿色植物,（3）会场装饰,（4）设施,音响：麦克风、音箱等 放映设备：投影和屏幕 灯光： 录像： 同声翻译系统 其他设备：挂图、黑板等,二、会中管理,1、接站 2、报到：发放资料、礼品、分配房间等 3、入场：,4、现场接待：会议记录、拍照、录音等 5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等 6、送站,会务组,責任： （1）各轮公告的编辑和印刷 （2）论文集的印刷 （3）各轮公告的邮寄 （4）各轮公告反馈表的搜集与制作数据表 （5）会场和设备的保障 （6）所有社会活动的安排 （7）代表注册用品准备 （8）现场注册 （9）工作人
17、员的管理,接待组,（1）会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格 （2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表的用房 （3）安排国内外的返程机、车票 （4）安排会议代表就餐 有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。,三、会后总结与评估,（一）、会议总结 从筹备到开会中的各项工作总结 效益分析和成本核算 本项目市场调查,（二）、会议评估,1、内容 主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通,1、会议评估的内容,A、会议议程及内容 （1）、会议主题、议题的恰当性 （2）、会议议程安排的合理性 会议议程安排的合理性是会议评估的重要
18、对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。 （3）、会议发言人选择的得当性 （4）、会议张贴论文 （5）、分组讨论的充分性 B、会议各项活动 （1）、会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？ （2）、参观、访问、游览活动安排的合适性,C、会议附设展览活动 （1）、展览场地的合适性 （2）、展品装卸、存储服务的质量 （3）、展览服务的质量 （4）、参展效果 D、会议场所设施、服务与环境 （1）、议场所的音响效果 （2）、场所是温度、湿度、照明度 （3）、会议场所的同声翻译设备的质量 （4）、会议场所指引系统的完美性 （5）、会议饮水服务的质量 （
19、6）、会议的茶/咖啡服务质量 （7）、会议的同声翻译质量 （8）、会议的环境质量,E、会议住宿、餐饮 （1）、会议指定宾馆的质量 （2）、会议餐饮及其服务的质量 F、会议目的地的质量 （1）、会议目的地的环境质量 （2）、会议目的地居民的好客程度 （3）、会议目的地旅游景点的吸引力 （4）、会议目的地的形象 G、会议宣传促销与接待工作 （1）、会议宣传促销工作的成效 （2）、会议接待工作的质量,2、程序：确立评估目标、择规范的评估标准、策划评估方案、实施评估、评估数据分析、后续工作,第五节 展览项目管理,展前管理,展中管理,展后管理,一、展前管理,1、项目策划 （1）市场调研产业环境、市场需求
20、、同类展会、相关法律法规,（2）题材选择（提出展会的基本框架 ）,确定展览行业： 选择展览题材：新立、分列、拓展、合并,（3）展会立项,名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业） 标识：标准字和LOGO 举办地点：城市和场馆 举办时间和频率 展会规模和定位： 办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等,展会名称和标识,选择展馆的因素,保证大规模人流的畅通、方便和安全 展馆形象 展馆性质 配套设施 展馆的规定,举办时间和频率,举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期 行业产品生命周期决定办展频率 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定有些展会的展览时间可以很
21、长，如世博会的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜,展会规模,在充分考虑产业的特征之后，展会规模包括三个方面的含义： 一是展会的展览面积是多少 二是参展单位的数量是多少 三是参观展会的观众有多少在策划举办一个展会 时，对这三个方面都要作出预测和规划,展会定位：,告诉参展企业和观众本展会是什么和有什么。展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜 明而独特的印象的过程明确的办展目标展会的主题等。 与背景资源密切相关 与差异化战略或策略选择密切相关 品牌展会的必经之路。,2、招展管理,（1）建立目标参展商的数据库现有参展商、行业企业名录、商会和行业协会、同
22、类展会、专业报纸杂志和网站、政府主管部门、电话黄页等,（2）展区和展位划分,充分利用场地，做好指示系统 利于展会现场管理和服务 合理安排功能服务区域 以大客户为中心,（3）价格制定,按展位：标准展位和光地价格 按场地：室内和室外价格,2008春季西安住博会（4月26日5月3日 ） 展区划分及收费标准,展馆划分：B1、B2、B3 房产展区 、B4 建筑科技、家居、家装展区 房地产交易会展区：室内光地：RMB880元/平方米 、国际标准展位：RMB8000元/展位 、 家居、家装及建筑科技展区：室内光地：RMB500元/平方米 、国际标准展位：RMB5000元/展位 注：国际标准展位规格3M3M，
23、配有2.5米高三面围板、一张洽谈桌、二张洽谈椅、二盏射灯、一个220V/5A电源插座、楣板制作；租用光地不含特装管理费、布展加班费及用电超标费。,（4）制定招展函,展会基本内容：名称、logo等 市场状况：题材所在行业状况等 展会招商和宣传推广计划 参展办法： 相关图片：,2008年伊朗国际工业展览会招展函,各有关企业及相关单位： 伊朗油气资源丰富，工业种类齐全，但其规模经济还很薄弱，大部分机械设备和零部件依赖进口。近年来，伊朗居民购买力日益增强，消费热情与日俱增，整体经济发展态势良好。国际货币基金组织认为国际油价持续走高使得伊朗经济前景令人乐观。伊朗是我国市场多元化战略和走出去战略重点地区，
24、也是我国在中东地区的重要经贸伙伴。伊大量的基础设施建设极大地拉动了我相关工程机械设备和成套设备的对伊出口，伊已成为我海外工程承包和机电产品出口的主要市场之一。中国商品质优价适，在伊朗市场具有较高的认同度，市场占有率逐年提高，二七年我国已成为伊第三大进口贸易伙伴。1-10月份出口额达58.67亿美圆，同比增涨67.7%。 二六年商务部外贸发展局与德黑兰国际工业博览会同期举办了“伊朗中国工业展览会” 展览会效果良好，目前已成功举办两届。二七年展览面积已达38000平米 ，来自24多个国家的近630家企业参加，专业客商13000多人，我国近70家著名企业参展。意向成交金额5218.8万美元。为借势能
25、源经济，开拓中东市场，商务部外贸发展局将与第八届德黑兰国际工业展览会同期举办“二八年伊朗中国工业展览会”共享客户资源。,一、展览会时间及地点 展会名称：2008年伊朗国际工业展览会 展会时间：2008年9月8-12展会地点：德黑兰国际会展中心 展会面积：38000平米 主办单位：商务部外贸发展局 二、展会规模及展览范围 机械与车辆展区：工程机械、建筑机械、矿山机械、工业机床、通用机械、橡胶机械、塑料加工机械、铸压机械及附件、冲压机械、商务车、越野车、重汽、卡车、客车、农业车辆、汽车配件等 建材与家电展区：建材产品、照明电器及灯具、卫浴及厨房、门窗涂料、瓷砖、冰箱、电视等。 五金电子展区：钢铁材
26、料、非铁金属材料、传动器材、辅助工具、气动工具、家庭五金、电梯、电子仪器仪表、石油钻探工具设备等。 化工与医疗设备：橡胶、药品及药剂、医药原材料，医院设备等。 三、联系方式： 联系人：黄小姐/赵先生 电 话: 020-82306591 E-MAIL: nan_,（5）宣传推广 展会宣传类型 A、显露型宣传推广 适合展会初期；迅速提高知名度；简洁的信息 B、认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深入认识、特点和优势 C、促销型宣传推广：短期、重点在于效应和轰动 D、竞争型宣传推广：针锋相对 F、形象型宣传推广：形象认同、沟通、忠诚度、信任,人员推广,人员 推广 方式,发函,电话,传真,拜访,广告
27、,A、广告内容和制作方式 广告的特征与目的：自由开放，受众自主；吸引受众；内容的客观与特色。 制作方式：前三四个月 B、媒体选择 媒体都有自己的受众群体 消费类：大众媒体 贸易类：经济媒体 大众传媒选择 专业刊物选择 户外广告选择 其他广告选择：夹页,（6）进度管理,启动时间要合理，把握黄金时段,3、招商管理,（1）建立目标观众数据库 观众分类：专业和普通、有效和无效 目标观众的范围：专业和有效观众 信息收集原则： 准确性原则 全面性原则时效性原则,（2）观众邀请函展会基本内容、招展情况、相关活动及参观回执表等 （3）宣传推广专业媒体、大众媒体、同类展会、参展企业等,二、展中管理,1、开幕式
28、主题 时间和地点：9点左右，展馆前广场 主要嘉宾 讲话稿和新闻通稿 程序,2、专业观众注册 （1）形式 网站；现场 （2）注册的内容联系方式 ； 为了让组委会能够确认您的专业观众身份，您必须在提交以下内容后组委会方能为您办理专业观众证，请在适当地方打“”。1、研发：2、生产商：3、销售： 4、服务： 5、职务(*)： 6、参会目的(*)： 7、公司/单位规模（员工数量）(*)： 8、获悉渠道(*)： 9、您是第几次参加,3、布展管理 组织、制作流程和规章、协调各部门、监督 （1）现场租赁服务处，办理展具、电源、电话、网络等 租赁手续 （2）展品的提取处，提交证明材料，交纳相关费用后， 提取展品
29、 （3）提交现场加班申请表，办理加班手续 撤展管理 （1）时间：月 日14：00- 日24：00 （2）现场租赁服务处，办理退回所租赁展具手续 （3）各展馆服务台办理出馆证 （4）凭出馆证撤出展品,4、现场广告和新闻管理 刊物及宣传片管理 展会刊物和宣传品符合要求，经组委会办公室审查批准后，方可在展会现场赠阅。,5、突发事件管理 展馆安全管理规定： 切实提高安全防范意识 制定安全保卫方案措施，加强宣传教育和管理，提高与会人员安全防范意识，确保大会安全。 全体与会人员须高度重视安全工作，自觉遵守大会各项规定，共同维护大会秩序，不参与法轮功邪教组织等非法活动，提高警惕，预防各类事故的发生。 从布展
30、之日起，所有进馆人员须将证件挂在胸前，服从和配合保卫人员检查。不准将证件转借他人和带无证人员进馆，违者按有关规定给予处罚。 认真做好安全防火工作。各单位加强对所属人员安全防火教育，做到防火工作人人皆知，自觉遵守，确保安全。,展样品摆放管理规定 ： 妥善保管好展样品和个人随身物品。每天闭馆前，要将贵重展样品存放展柜和保险柜内或采取其它有效保护措施，并由专人负责看守和管理，参展商应按时进馆，并请不要提前退馆，以确保展样品安全。 陈列的刀具、枪支等展样品，要由专人看护，妥善保管，上、下班要清点数目，防止被盗。 剧毒品、易燃易爆和放射性等展样品，只能使用仿制代用品，严禁携带实物进入展馆。 筹展期间使用
31、的展样品包装箱、纸屑等杂物务必在大会开幕前及时清理出馆外，严禁将其存放在展位内、柜顶或展位板壁背后，如有违反，按有关规定严肃处理。 全馆禁止吸烟 会展馆内（包括办公室、大厅、会议室、展位、仓库、走廊通道、天桥、楼（电）梯前室、咖啡室等地）禁止吸烟。违者将视情节参照消防法有关规定给予批评教育、吊扣或没收证件、通报批评、清出馆外等处罚。对外商违章吸烟者，进行批评教育，屡劝不改者，按照外国公民有关管理规定进行处理。,三、展后评估,1、内容 展览工作：展出目标、展览效率等 展览质量：参展企业数量、质量等 展览效果：成本利润等,2、程序,确定展会评估目标 选择规范的评估标准 制定评估方案 实施评估方案 撰写评估报告,3、评估报告,评估项目、目的、过程与方法、结果统计分析、结论、可行性建议及附录等,企业项目与任务,移动公司希望通过DM (Direct Marketing )的广告方式（展示）来扩大移动业务的影响性，博翔品牌策划有限公司承接这项目，所以公司决定通过主题具有一定的延续性（即这期创刊号，为以后奠定基础，其后在不同的时段推出不同的主题，不断增强宣传效果）的DM杂志来完成该项目，作为策划者，你将如何设计DM广告?,
