1、电子邮件礼仪一、 写邮件1、 主题：主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用表意明确的主题词，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。主题不要空白，也不要冗长。要让对方在收件箱页面里一次完整的看完你的标题。主题要能真正反映邮件的主要内容和重点。主题中可适当使用大写字母或特殊字符，以引起收件人的注意，但要适度。回复对方邮件时，应根据回复内容需要更改标题，不要“RE、RE”的一大串。2、 关于称呼与问候邮件的开头要称呼收件人，表示礼貌的同时也让对方知道邮件需要其正面回应。如对方有职务，应按职务尊称对方；如不清楚可用“某先生” 、“某小姐”代称。不熟悉的人不宜用英文名，对级别高于
2、自己的人也不用宜英文名。3、 开头和结尾最简单的开头结尾是“你好” ，结尾写“祝您顺利”之类的祝语就可以了。没封邮件在结尾都应签名。签名一般包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。4、 正文邮件的正文应简明扼要；如具体内容确实很多，正文只做摘要介绍，然后单独写电子文档作为附件进行描述。正文的每个段落要保持简短不冗长，正文的语言要多运用简单词汇和短句，最好不要让人家拉动滚动条才能看完你的邮件。5、 附件如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件。附件文件应用有意义的文件名，不要随意用几个字母或数字。正文中应对附件内容作简要的说明，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过 4 个，数目较多
3、时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响收件人使用。如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，或者使用文件中转站等网络工具进行发送。6、 字号和字体中文一般采用宋体或楷体，字号用小四号或五号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。二、 发邮件要区分“To（收件人） ”“CC（抄送） ”和“BCC （秘送） ”。“To”的对象是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。“CC”的对象则是只是知道这回事， “CC”的对象没有义务对邮件进行回复，如果“CC”的对象有建议，当然可以回 Email。“BCC”是秘送，即收信人是不知道你同时
4、发给了“BCC”的对象。 “BCC”可能用在非常规场合。“To”“CC”中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列或按职位等级从高到低均可。适当的规则有助于提升专业形象。三、 转发邮件转发邮件之前，首先确认所有收件人均需要此邮件。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部信息转发给外部人员或者未经过授权的接收人。如有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出关键信息。四、 回复邮件1、 及时要及时对接收的邮件作出相应，哪怕只是确认收到了对方的邮件。收到他人的重要电子邮件后，及时回复对方是必不可少的，理想的回复时间是 2 小时内。如果事情复杂，无法及时确切回复，至少应该及时回复说：收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。2、 有针对性当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄回到回件中，然后附上答案。回复不要太简单，应该对难理解的问题做必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流。3、 字数如果对方发来一大段邮件，你只回复“是的” “对” “谢谢” “已知道”等字眼是非常不礼貌的，回复的字数不能太少，起码应该完整全面地表达你的意思。同时也应避免长篇大论。4、 主动控制邮件的往来为避免回复收到无用的回复，造成时间的浪费，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上“仅供参考”等。
