1、电子邮件 礼仪培训发送职业化的、 高效 的邮件Content01020304邮件的重要性和作用邮件的困扰及基本原则邮件的格式及案例分析邮件的回复及商务礼仪目录05 邮件的使用场景及要求电子邮件沟通的重要性你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。Phillip Hunsaker 管理技能与方法 附录 C电子邮件 重要性 1： 明晰责任如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从
2、此 “ 死无对证” 。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 重要性 2、记录过程使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。 Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端电子邮件沟通的重要性邮件的作 用4非常低廉 非常快速 较为正式宣传推广A获取信息BCDE避免分歧即时服务工作跟进邮件的困 扰5年全球用户平 均每天发送 2940亿垃 圾邮件 89%107万亿封你在工作
3、中每天接收多少邮件？有 多少是工作 邮件？有 多少是无用邮件 ？公司邮件使用情况公司邮件使用情况p 职员每天收到职员每天收到 1020 封邮件封邮件所有人都很繁忙，如何写邮件？p 产品经理、投资经理每天收到产品经理、投资经理每天收到 4050 封邮件封邮件p 部门负责人每天收到部门负责人每天收到 5070 封邮件封邮件p 总经理一天收到总经理一天收到 80100 封邮件封邮件邮件基本原则邮件基本原则p 便于阅读者理解便于阅读者理解 p 表达清楚，避免歧义表达清楚，避免歧义有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结果南辕北辙果南辕
4、北辙p 言简意赅言简意赅冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不利于沟通，甚至使情况恶化利于沟通，甚至使情况恶化p 有明确的时间要求有明确的时间要求无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患“ 在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得 替他节省时间”收件人正文内容01主题附件0204 05称呼、问候语签名、落款0306邮件的格式03 06 为邮件主体员工 部门经
5、理 副总经理 综合管理 部经理 人事专员员工 部门 经 理 、 副总 经理、 综合管理部经理 、人事专员员工 部门 经 理副总 经理 、 综合管理部经理 、人事专员员工 部门 经 理 部门 经 理 部门 经 理部门 经 理主送主送抄 送收件人收件人（ To） : 直接收信人 , 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。抄送（ Cc）： 间接收信人， 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。收件人v 收件人选事例：v 收件人（抄送）排列基本礼仪：邮件主题 收件人 抄送会议通知 必需参加人 可以参加会议记录 已经参加人 需要参加但没有参加的人相关领导申请 直接审批人 无
6、活动通知 活动成员 活动成员的领导主次客先 部门次序 职位高低客 户在前其他在部门在前优先收件人收件人 -邮件发送对象 的选择（ 1）v 工作计划的发送 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理v 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导v 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人， 抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持收件人 -邮件发送对象 的选择（ 2） 小
7、心使用抄送（ CC） / 密送（ BCC）功能CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况BCC与 CC的 区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）。 建议只 BCC给自己，作为邮件发送成功的检验 。将 CC人数降至最低 ， 确认收信对象是否 需要收到这封信 ，以免造成不必要的困扰 和 垃圾 “全部答复 ”可 能 产生一大堆不必要的邮件如果我给 12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议应该 只有我 收到 12封回复， 而不是大家收到 12*12=144封 ！收件人 -邮件发送对象 的选择（ 3） 选择邮件发送对象的
8、时候避免以下现象非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件随便向群体邮箱发送不必要消息 邮件对不相干的人员就是垃圾 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内容、邮件的性质、邮
9、件的重要性。所以标题不能空白。1标题要简明扼要，对外可以标记公司 “ 博彦科技关于 ” ，但不太长，标题出 “ ” 才能显示完整。2标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个主题。3主 题要适当用使用相关符号（如 “* ！ ” 等）来突出标题，引起收件人注意，不要随便使用 “ 紧急 ” 之类。4以 下邮件问题？April 2014-04-25 10:11主体邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因有所不同。称呼正文问侯语祝颂语署名（日期） /签名主体1 无论发给谁如要有称呼无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此
10、邮件是面向他的。2 使用适当的称谓多人收件使用统称，如：各位、各部门、 hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如 “ XX经理 ” ；如果不清楚职务，则应按通常的 “ XX先生 ” 、 “ XX小姐 ” 称呼（可别搞错性别）。中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个 “ Dear xxx” ，显得很熟一样。 3 内部沟通不在乎格式如果公司屏蔽了聊天工具， email取代成为了即时聊天工具就不用在乎格式了。称呼、问候语Email其实就是应用文写作一种载体，
11、所以书写时可参考以前学过的相关应用文写作。正文要尽量在邮件写完，包括表格或文档也要尽可能放到正文中（哪怕是图片也行），要避免对方打开邮件后还要打开附件的时间。简明扼要，行文通顺能够按 1、 2、 3 列条理说明的就不长篇大论。正文要段落分明，不一篇文章一段到底，让人看了眼累。对于正文段落格式是否要首先缩进 2格，就看各人习惯。只是段落分明、条理清晰就好。条理清析、段落分明对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会显得更加明子。图形 表格 文字图表给合正文根据自己与收件人的关系程度、业务层级，选择恰当的口吻语气。端正态度、尊重对方，对事不对人，不进
12、行人身攻击，因为发邮件时根本不知道对方的表现，邮件一出无法收回。多使用 “ 请 ” 、 “ 谢谢 ” 之类的敬词 。态度委婉，语气和协中文用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或 10号字即可。对于要需要加强的内容，可以使用彩色加粗字体或下画线字，但不能使用红色字体（ 红色字是不礼貌，而且书信中有绝交之意）合适字体字号、着重提示重要信息在一些误乐性的邮件中使用表情（ ）或网络用语（确认啊，亲），出一定的轻松气氛，但在商务信函里面最好要慎用，这样会显得比较随意、轻浮、不严谨，会让客户感觉不安。不使用怪异符号正文发送前多检查，一次成功发送前多检查，邮件是否把相关
13、信息全部说清楚，说准确；行文是否通顺，拼写是否有错误。 不要过两分钟之后再发一封 “ 补充 ” 、 “ 请以此为准 ” 、 “ 更正 ” 之类的邮件，这会让人很反感。 多检查23必要时放发附件，能不发附件尽量不发。 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果用附件 1、 2、 3来命名，应在正文罗列相应名称； 附件数目不宜超过 4个，数目较多分类压缩； 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 如果附件不宜过大（我们公司不能超过 8MB），过大应分割成几个小文件分别发送 。附件虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样
14、的工作。A企业邮箱，签名应该规范，而且大部分公司有自己的标准模板。C个人私人邮箱，签名可以随意，姓名 +电话即可。B签名、落 款25顺颂筹祺此 致敬礼身体健康祝 您宏图大展Best regards! 祝您顺利签名、落 款26如果有签名就无须在正文中再落款签 名。如果没有签名要落款，只需在左顶格落款即可，而无需使用纸制文档的右对齐落款（因为电脑宽屏显示，右齐会显得不协调）。个人落款案例分析 1发送会议记录时，所有参会人员是收件人，未能参会的相关人员是抄送人 .27案例分析 2If you have any query, pls let me know!If you have any question, dont hesitated to call me!如果有任何问题，请随时和我联系！28案例分析 3再简单的内容，也需要用一句完整的话，以示对对方的礼貌。29
