1、展会活动主要流程时期 序号 工作内容 工作细节 时间结点 协助部门活动前期1 策划 a 主题、创意、卖点、形式（确定大展、小展或专场）展前2-3个月维护组、相关开拓组b 预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定 维护组、相关开拓组c 拟定展会时间、地点 维护组、相关开拓组2 场地a 实际了解场地条件（交通、面积、硬件、是否为会员所熟悉、是否能够提供车辆接送）展前2个月场地方b 场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等） 场地方c 场地合同（ 与场地方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用） 场地方d 主管部门备案：治安消防工商备
2、案材料填写交至场地方 展前一个月 场地方3 搭建a 确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）展前2个月维护组、相关开拓组b 确定场地搭建费用预算 维护组、相关开拓组c 确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品） 维护组、相关开拓组d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿） 维护组、相关开拓组4 招商a 确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等现场需要支出的费用） 展前2个月维护组、相关开拓组b 招商函印制，提供给采购 维护组、相关开拓组c 采购招商（跟进招商进度，适
3、时调整方案） 维护组、相关开拓组d 制收支营收表确定收支营收情况e 确定赞助商，签署赞助商合同 1礼品赞助商确定 2奖品赞助商确定 3其他赞助确定（现场跟拍、场地布置） 展前1个月 维护组、相关开拓组5 审批报备a 预算统计（制作活动预算与预计营收表，预算中还应包括媒体推广费用、会员或新人的礼品奖品费用、会员活动的道具费用、邀请函制作邮寄费用等。 展前2个月 维护组、相关开拓组b 合同上报审批 （将“活动预算”、“场地租借合同”和“搭建合同”送金总、市场部、行政部等相关部门审批）部门经理、金总、市场部、行政部c 经费申请（填写付款申请，频道经理签字交财务部雪绒及李轶峰；活动前一周需要填写费用预
4、支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出，中小型活动约为30005000元，大型活动约为800010000元）展前2周 部门经理、财务部雪绒及李轶峰6 信息发布a 报名页面（页面设计、活动信息、跟进报名人数） 展前1个月 维护组设计人员、 技术部b 论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况） 展前1个月 论坛部7 设计宣传a 报名页面设计 展前1个月 维护组设计人员b 邀请函设计（设计制作会员邀请函） 展前3周 维护组设计人员c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品） 展前3周 维护组设计人员8 传达信息a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安
5、排） 展前1周 维护2组、全体开拓组相关采购b 商家信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议） 展前1周 维护2组、喜宴组c 会员短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知） 展前1周 技术部9 准备环节a 物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等） 展前1周 维护组b 人员准备：自愿报名人员统计、制作人员工作安排表 展前1周 维护组c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部申请加班，填写正式的加班申请 展前1-2天 维护组搭建当天1 准备物品运输 整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单及奖品
6、清单） 当天清晨 活动工作人员2 现场协调a 负责与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系）搭建全天活动工作人员b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题） 活动工作人员c 负责与商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作） 活动工作人员d 费用收取：采购向商家收取管理费用与额外电费 活动工作人员3 物品管理 a 物品保管：负责奖品与其它公司物品保管活动当天活动工作人员b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放 活动工作人员活动当天1 现场协调a 总体控制：随时解决突发
7、状况、监督现场秩序，协调现场 活动工作人员b 商家协调：负责商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算商家人流量、订单量、成交比、商家利润等数据 开拓组相关采购2 签到 a 会员签到：负责指引会员签到，填写抽奖联并放入抽奖箱，为会员粘贴贴纸 活动工作人员b 资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放 活动工作人员3 奖品发放 奖品管理：负责奖品保管、数量统计 活动工作人员奖品发放：根据订单发放相应奖品，做好信息登记及抽奖工作 活动工作人员4 会员引导 a 人流计数：工作人员入口处计数 活动工作人员b 场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引 活动工作人员5 现场咨询
8、处 设置咨询点、负责会员咨询、报名工作 活动工作人员6 秩序控制 会场内各点安排工作人员负责蜜蜂控制工作，维持秩序 活动工作人员7 赞助商协调 确保赞助商到场，完成赞助任务（婚庆布置、摄影摄像） 活动工作人员8 后勤保障 负责安排工作人员午餐、饮水 活动工作人员9 现场播报 a 播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛 活动工作人员b 主持活动：讲座主持、抽奖主持 活动工作人员10 观察员 负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点 活动工作人员11 活动结束清场 a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单） 活动工作人员活动前期b 商家清场：跟进商家撤展 开拓
9、组相关采购12 *订单跟踪 采购紧盯相应商家，防止飞单产生，及时通知订单会员领取奖品（喜宴组特别注意） 活动工作人员活动后期1 订单信息统计 整理统计全场所有定单展后一周内维护组整理会员信息（将签到信息、订单信息、报名信息交至客服部） 客服部2 资料收集 音频、视频收集，意见汇总 赞助商、相关负责采购3 总结分析报告制作 内部总结报告：用于内部归档及总结讨论 维护组对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传 维护组4 后期宣传 将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论 论坛部5 安排领奖事宜 做好会员领奖工作 维护组6 业绩汇总 订单返利统计， 根据当日工作情况公布奖惩分数，算入当月绩效
10、评分 维护组、支持部7 资料归档 将本次活动全部文字资料进行整理归档 维护组活动当天活动当天11 活动结束清场419准备物品物品分类 具体内容文件请帖打印版200张订单登记表预约单400张其它物品讲座ppt（放在u盘内）投影设备文具箱（双面胶、笔、纸、封箱带、印章、计算机）抽奖箱3个名片盆（盒）计数器3个拎带奖品电脑(当天带）序号 类别 商家1酒店类龙之梦丽晶大酒店2 宏泉丽笙大酒店3 紫金山大酒店4 吉臣酒店5 上海大厦6 海上宴餐厅7 明轩御膳8 金色港湾浦东店9 今海明珠浦东店10 金尊大酒店11 音乐之声大酒店天山店12 博龙国际大酒店13 陕西商务酒店14 大众大厦15 鲜墙坊16 泛阳度假村19 中房美林会所20 金玉门21酒店类大宁潮府22 泰蓝星酒店23 西郊庄园17 华美达和平大酒店24 金茂罗素25 虹桥城堡别墅26 阳光名邸27 由由大酒店28 老山东大酒店1其他类JASS爵色摄影2 巴黎恋人婚纱摄影3 海豚湾恋人摄影4 花嫁喜铺5 镜界摄影6 玩美空间摄影7 兄弟映像摄影机构8 唯一视觉摄影工作室9 小鸟钻石10 艺睿阁楼油画婚纱11 品尚12 至尊百纳
